Mengontrol opsi chat ruang dan Chat eksternal

Artikel ini ditujukan untuk administrator Google Workspace. Jika Anda mencari bantuan pengguna, buka Mulai menggunakan Google Chat.

Anda dapat mengontrol cara pengguna melakukan chat dengan pengguna di luar organisasi. Jika mengizinkan pengguna melakukan chat secara eksternal, Anda juga dapat mengizinkan mereka untuk membuat dan bergabung ke ruang dengan pengguna di luar organisasi Anda.

Jika Anda menonaktifkan akses eksternal ke pesan & ruang chat yang ada

• Menonaktifkan chat eksternal tidak akan menghapus pesan chat, percakapan, dan ruang yang telah dibuat. Ruang tersebut akan tetap terlihat dan dapat diakses oleh pengguna eksternal yang telah diundang. Pengguna organisasi Anda tidak akan dapat lagi mengakses entitas tersebut, tetapi status keanggotaan mereka tidak akan berubah. Jika Anda mengaktifkan kembali setelan tersebut, pesan, percakapan, dan ruang akan dapat diakses lagi. 

• Menghapus akses eksternal ke ruang tidak akan mencegah anggota ruang mengakses data yang dibagikan ke ruang, seperti file atau tugas Google Drive. Tindakan ini hanya akan menghapus akses ke ruang itu sendiri. Untuk mencegah anggota eksternal mengakses ruang dan konten ruang, Anda harus menghapus mereka dari ruang. Untuk mengetahui detailnya, buka Mengelola ruang di konsol Google Admin. 

Mengaudit aktivitas yang dimulai oleh pengguna di luar organisasi Anda

Jika aktivitas dimulai oleh pengguna di luar organisasi Anda dalam percakapan yang dimiliki oleh organisasi Anda, detail peristiwa chat akan dicatat ke dalam log, sehingga admin dapat melihat bahwa chat tersebut terjadi. Namun, admin tidak dapat membaca konten dari chat tersebut.

Menyiapkan chat eksternal

Sebelum memulai: Pelajari lebih lanjut cara melakukan chat dengan pengguna eksternal.

Set up external chat

Sebelum memulai: Jika Anda perlu menyiapkan departemen atau tim untuk setelan ini, buka Menambahkan unit organisasi.

1. Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.

   Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.

2. Buka Menu  Aplikasi > Google Workspace >  Google Chat.

   Memerlukan Hak istimewa administrator Setelan Layanan.

3. Klik Setelan Chat Eksternal.
4. (Opsional) Untuk menerapkan setelan ke departemen atau tim, di bagian samping, pilih unit organisasi. Tunjukkan caranya
5. Untuk Mengizinkan pengguna mengirim pesan di luar organisasi, pilih Aktif atau Nonaktif:
   • Aktif—Mengizinkan pengguna di organisasi mengirim dan menerima pesan dari luar organisasi Anda.
     (Opsional) Untuk membatasi peserta bergabung ke domain tepercaya, centang kotak Hanya izinkan ini untuk domain yang diizinkan.
   • Nonaktif—Tidak mengizinkan pengguna mengirim pesan di luar organisasi Anda.
6. Klik Simpan. Atau, Anda dapat mengklik Ganti untuk unit organisasi.

   Untuk memulihkan nilai yang diwarisi pada lain waktu, klik Warisi.

Mengaktifkan atau menonaktifkan ruang eksternal

Edisi yang didukung untuk fitur ini: Business Standard dan Business Plus; Enterprise Standard dan Enterprise Plus; Enterprise Essentials dan Enterprise Essentials Plus; Nonprofit. Bandingkan edisi

Anda juga dapat mengontrol apakah pengguna dapat membuat atau bergabung ke ruang yang dibuat dalam organisasi Anda yang berisi pengguna eksternal di luar organisasi. Pengguna yang menonaktifkan setelan ini atau yang memiliki edisi yang tidak mendukung ruang eksternal tidak dapat membuat ruang tersebut. Namun, mereka dapat bergabung ke ruang yang ada dengan pengguna eksternal yang dibuat oleh domain menggunakan edisi yang memenuhi syarat.

Sebelum memulai: Setelan Ruang eksternal hanya berlaku jika Chat secara eksternal diaktifkan (dijelaskan di bagian atas). Jika tidak diaktifkan, pengguna tidak dapat membuat atau bergabung ke ruang eksternal di dalam atau di luar organisasi Anda, meskipun Ruang eksternal Aktif.

Turn external spaces on or off

1. Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.

   Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.

2. Buka Menu  Aplikasi > Google Workspace >  Google Chat.

   Memerlukan Hak istimewa administrator Setelan Layanan.

3. Klik Ruang eksternal.
   Setelan ini berlaku untuk seluruh organisasi Anda.
4. Untuk Mengizinkan pengguna membuat & bergabung ke ruang dengan pengguna di luar organisasi, pilih Aktif atau Nonaktif:
   • Aktif—Mengizinkan pengguna di organisasi membuat dan bergabung ke ruang eksternal di dalam organisasi Anda.
     (Opsional) Untuk membatasi peserta eksternal bergabung ke domain tepercaya, centang kotak Hanya izinkan pengguna untuk menambahkan orang dari domain yang diizinkan. Jika Anda mencentang kotak domain yang diizinkan untuk Chat secara eksternal (dijelaskan di bagian sebelumnya), Anda juga harus mencentang kotak ini untuk ruang. Jika tidak, pengguna yang telah mencentang kotak domain yang diizinkan untuk Chat secara eksternal tidak akan dapat membuat atau mengakses ruang eksternal. Mereka masih dapat melakukan chat dengan pengguna domain yang diizinkan melalui percakapan lain (seperti pesan langsung), tetapi tidak dapat melakukan chat dengan pengguna eksternal.
   • Nonaktif—Mencegah pengguna agar tidak membuat atau bergabung ke ruang di dalam organisasi Anda yang berisi pengguna eksternal. Pengguna masih dapat bergabung ke ruang eksternal di luar organisasi Anda jika Chat secara eksternal (dijelaskan di bagian sebelumnya) diaktifkan.  
5. Klik Simpan.