Med dela med besökare kan du låta användarna bjuda in personer utan ett Google-konto att samarbeta i filer och mappar. Du kan tillåta delning med besökare med alla eller enbart besökare på betrodda domäner. Du kan alltid granska vem som har åtkomst till organisationens filer och mappar.
- Så fungerar dela med besökare
- Följande händer när dela med besökare är aktiverat
- Aktivera dela med besökare
- Uppgradera en besökssession till ett Google Workspace-konto
- Kända problem och begränsningar
Så här fungerar dela med besökare
Användare delar med besökare på samma sätt som de delar med Google-användare. Besökare får en e-postinbjudan om att samarbeta och en pinkod för att verifiera sin identitet. De kan redigera, kommentera eller visa ett objekt i sju dagar efter att de har verifierat sin identitet. Om besökaren behöver samarbeta under längre tid än sju dagar kan hen använda den ursprungliga länken för att verifiera sin identitet igen.
Följande händer när dela med besökare är aktiverat
- Besökare kan använda Drive på webben för att visa, kommentera, föreslå ändringar och redigera filer som delas med dem. Mer information om vad som kan delas finns i Dela dokument med besökare.
- Användarna kan dela filer och mappar på delade enheter med besökare. Besökare kan skapa filer och ladda upp filer i mapparna som delas med dem. De kan inte läggas till som medlemmar på den delade enheten.
- En besökare som har redigeringsåtkomst till en fil kan dela filen med en annan Google-användare, men inte med en annan besökare.
- Besökare kan inte få åtkomst till filer på mobila enheter eller i nedladdade klienter, till exempel Google Drive för datorn.
- Besökare kan radera sin session. Då tas deras namn bort från dokumenthistoriken och eventuella kommentarer som de har gjort.
- Sessioner i en delad fil kan visas och ändras och åtkomsten till dem återkallas, precis som för alla andra användare med skrivbehörighet.
Aktivera dela med besökare
-
Logga in på Googles administratörskonsol.
Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).
-
På administratörskonsolen går du till menyn
Appar
Google Workspace
-
Klicka på Delningsinställningar
-
Om du vill att inställningen ska gälla alla väljer du organisationsenheten på den högsta nivån. Välj i annat fall en underordnad organisationsenhet eller en konfigurationsgrupp.
-
Så här tillåter du delning med besökare enbart för betrodda domäner:
- Lägg till domänerna på listan över betrodda domäner i organisationen om du inte redan har gjort det. Mer information finns i Tillåt extern delning enbart med betrodda domäner.
- Välj Godkända domäner.
- Markera Tillåt användare eller delade enheter i organisationen att dela objekt med personer utanför organisationen som inte använder ett Google-konto.
Känt problem: Du kan bortse från meddelandet Ej kompatibel med godkända domäner. Dina användare kan dock fortfarande dela med personer på den betrodda domänen.
Så här tillåter du att dela med besökare aktiveras för vem som helst:
- Välj På.
- Markera Tillåt användare eller delade enheter i organisationen att dela objekt med personer utanför organisationen som inte använder ett Google-konto.
- (Valfritt) Om du vill varna användare innan de delar med någon utanför organisationen markerar du Varna när filer som ägs av användare eller delade enheter i organisationen delas utanför organisationen.
- För Åtkomstkontroll väljer du Enbart mottagare, föreslagen målgrupp eller offentligt (inget Google-konto krävs).
- Klicka på Spara. Om du har konfigurerat en organisationsenhet eller grupp kan något av alternativen Ärv eller Åsidosätt vara tillgängligt för en överordnad organisationsenhet eller Inget angivet för en grupp.
Uppgradera en besökassession till ett Google Workspace-konto
Som administratör kan du uppgradera en användares besökssession till ett Google Workspace-konto. Du skapar ett Google Workspace-konto med samma e-postadress som besökssessionen. I den här processen lagras besökssionens samarbetshistorik, inklusive dokumentkommentarer och ändringar. Mer information finns i Alternativ för att lägga till användare.
Obs! Det går inte att ändra från en besökssession till en Google-grupp. Om du vill använda e-postadressen för en grupp måste du kontakta besökaren eller support för Google Workspace och be att besökssessionen raderas.
Så här uppgraderar en besökare till ett Google-konto
En besökare som vill uppgradera från en besökssession till ett Google-konto med samma e-postadress måste först radera sin besökssession. Därefter kan hen skapa ett Google-konto eller registrera sig för Google Workspace.
Kända problem och begränsningar
- Vissa webbplatser som använder en Google-inloggning kan visa besökarens konto i kontoväxlaren. Men trots att besökare har loggat in får de endast åtkomst till Google Drive, Dokument, Kalkylark, Presentationer och Sites.
- När användare delar en mapp på en delad enhet med en besökare är deltagaråtkomst den högsta behörighet som användaren kan få. Besökare får inte åtkomst till rotmappen för en delad enhet.
- Det går inte att lägga till besökare i en grupp i Google Grupper och besökare kan inte redigera i Sites. De kan dock ha visningsåtkomst för en publicerad webbplats.
- Om du begränsar delning med personliga Google-konton i organisationen begränsas även dela med besökare. Om du (eller någon av dina användare) försöker dela med dessa konton visas ett felmeddelande.
- En besökare kan inte ladda ned mappar.
Relaterade ämnen
Google, Google Workspace och relaterade märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.
