Dzięki funkcji udostępniania użytkownikom zewnętrznym można zapraszać osoby, które nie mają konta Google, do wspólnej pracy nad plikami i folderami. Możesz zezwolić na udostępnianie treści wszystkim użytkownikom lub tylko gościom z zaufanych domen. W każdej chwili możesz sprawdzić, kto ma dostęp do plików i folderów Twojej organizacji.
- Jak działa udostępnianie użytkownikom zewnętrznym
- Gdy udostępnianie użytkownikom zewnętrznym jest włączone
- Włączanie udostępniania użytkownikom zewnętrznym
- Przenoszenie sesji użytkownika zewnętrznego na konto Google Workspace
- Znane problemy i ograniczenia
Jak działa udostępnianie użytkownikom zewnętrznym
Użytkownicy mogą udostępniać treści gościom w ten sam sposób co innym użytkownikom Google. Użytkownicy otrzymają e-maila z zaproszeniem do współpracy i kodem PIN do potwierdzenia tożsamości. Gdy potwierdzą swoją tożsamość, będą mogli edytować, komentować i wyświetlać element przez 7 dni. Jeśli współpraca trwa dłużej niż 7 dni, użytkownik może skorzystać z pierwotnego linku, aby ponownie potwierdzić swoją tożsamość.
Gdy udostępnianie użytkownikom zewnętrznym jest włączone
- Korzystając z Dysku w internecie, użytkownicy zewnętrzni mogą wyświetlać, komentować i edytować udostępnione im pliki, a także sugerować w nich zmiany. Szczegółowe informacje o tym, jakie informacje można udostępniać, znajdziesz w artykule Udostępnianie dokumentów użytkownikom zewnętrznym.
- Użytkownicy mogą udostępniać użytkownikom zewnętrznym pliki i foldery z dysków współdzielonych. Użytkownicy zewnętrzni mogą tworzyć pliki i przesyłać je do udostępnionych im folderów. Nie można ich dodać jako użytkowników dysku współdzielonego.
- Jeśli użytkownik zewnętrzny ma uprawnienia do edycji pliku, może go udostępnić innemu użytkownikowi Google (ale nie innemu użytkownikowi zewnętrznemu).
- Użytkownicy zewnętrzni nie mają dostępu do plików na urządzeniach mobilnych ani w pobranych klientach, takich jak Dysk Google na komputer.
- Użytkownicy zewnętrzni mogą usunąć sesję, co spowoduje usunięcie ich nazwy z historii dokumentu i wszelkich dodanych przez nich komentarzy.
- Sesje w udostępnionym pliku są widoczne i możliwe do zmiany, a dostęp użytkowników zewnętrznych można anulować, jak w przypadku każdego innego współpracownika.
Włączanie udostępniania użytkownikom zewnętrznym
-
Zaloguj się w usłudze konsoli administracyjnej Google.
Użyj swojego konta administratora (jego adres nie kończy się na @gmail.com).
-
W konsoli administracyjnej otwórz menu
Aplikacje
Google Workspace
-
Kliknij Ustawienia udostępniania
-
Aby zastosować to ustawienie do wszystkich użytkowników, pozostaw wybraną jednostkę organizacyjną najwyższego poziomu. W innym przypadku wybierz podrzędną jednostkę organizacyjną lub grupę konfiguracji.
-
Aby zezwolić na udostępnianie treści użytkownikom zewnętrznym tylko w zaufanych domenach:
- Dodaj te domeny do listy zaufanych domen Twojej organizacji, jeśli jeszcze nie zostały na niej umieszczone. Więcej informacji znajdziesz w artykule Zezwalanie na udostępnianie jedynie zaufanym domenom zewnętrznym.
- Wybierz Lista dozwolonych domen.
- Zaznacz opcję Zezwalaj użytkownikom i dyskom współdzielonym w Twojej organizacji na udostępnianie elementów osobom spoza Twojej organizacji, które nie korzystają z konta Google.
Znany problem: możesz zignorować komunikat „Brak zgodności z domenami na białej liście”. Użytkownicy wciąż mogą udostępniać treści osobom z zaufanych domen.
Aby zezwolić każdemu na udostępnianie użytkownikom zewnętrznym:
- Wybierz opcję włączenia udostępniania.
- Zaznacz opcję Zezwalaj użytkownikom i dyskom współdzielonym w Twojej organizacji na udostępnianie elementów osobom spoza Twojej organizacji, które nie korzystają z konta Google.
- (Opcjonalnie) Aby ostrzegać użytkowników, zanim udostępnią treści osobom spoza organizacji, zaznacz opcję dotyczącą wyświetlania ostrzeżenia, gdy pliki użytkowników lub dysków współdzielonych w Twojej organizacji są udostępniane poza Twoją organizacją.
- Przy obszarze Narzędzie do sprawdzania dostępu wybierz Tylko adresaci, sugerowana grupa odbiorców lub publicznie (nie jest wymagane konto Google).
- Kliknij Zapisz. Jeśli masz skonfigurowaną jednostkę organizacyjną lub grupę, może pojawić się opcja Odziedzicz lub Zastąp (w przypadku nadrzędnej jednostki administracyjnej) lub Cofnij ustawienie (w przypadku grupy).
Przenoszenie sesji użytkownika zewnętrznego na konto Google Workspace
Jako administrator możesz zmienić sesję użytkownika zewnętrznego w konto Google Workspace. W ramach tego procesu tworzysz konto Google Workspace przy użyciu tego samego adresu e-mail, który jest używany w trakcie sesji użytkownika zewnętrznego. Ten proces pozwala na zachowanie historii współpracy sesji użytkownika zewnętrznego, w tym komentarzy i zmian w dokumentach. Więcej informacji znajdziesz w artykule Opcje związane z dodawaniem kont użytkowników.
Uwaga: nie możesz przekształcić sesji użytkownika w grupę dyskusyjną Google. Jeśli chcesz użyć adresu e-mail grupy, musisz skontaktować się z użytkownikiem zewnętrznym lub zespołem pomocy Google Workspace i poprosić ich o usunięcie sesji użytkownika zewnętrznego.
Jak użytkownik przechodzi na konto Google
Aby przejść z sesji użytkownika zewnętrznego na konto Google o tym samym adresie e-mail, użytkownik zewnętrzny musi najpierw usunąć tę sesję. Następnie może utworzyć konto Google lub zarejestrować się w Google Workspace.
Znane problemy i ograniczenia
- W niektórych witrynach korzystających z logowania przez Google konto użytkownika zewnętrznego może być widoczne podczas przełączania kont. Nawet jeśli taki użytkownik się zaloguje, ma dostęp tylko do Dysku Google, Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji i Witryn.
- Gdy użytkownik udostępni folder na dysku współdzielonym użytkownikowi zewnętrznemu użytkownik taki może otrzymać uprawnienie nie wyższe niż „współtwórca”. Nie może on uzyskać dostępu do folderu głównego na dysku współdzielonym.
- Użytkowników zewnętrznych nie można dodawać do grup dyskusyjnych Google. Nie mogą też oni edytować stron w Witrynach Google, mogą być jednak przeglądającymi stronę w Witrynach.
- Jeśli ograniczasz możliwość udostępniania treści osobistym kontom Google w organizacji, udostępnianie treści użytkownikom zewnętrznym również jest ograniczone. Jeśli Ty lub jeden z Twoich użytkowników spróbujecie udostępnić treści tym kontom, wyświetli się komunikat o błędzie.
- Użytkownik zewnętrzny nie może pobierać folderów.
Powiązane artykuły
- Udostępnianie dokumentów użytkownikom zewnętrznym
- Ustaw uprawnienia użytkowników do udostępniania na Dysku.
Google, Google Workspace oraz powiązane znaki i logotypy są znakami towarowymi firmy Google LLC. Wszystkie inne nazwy firm i produktów są znakami towarowymi odpowiednich podmiotów.
