Dzięki funkcji udostępniania użytkownikom zewnętrznym można zapraszać osoby, które nie mają konta Google, do wspólnej pracy nad plikami i folderami. Możesz zezwolić na udostępnianie treści wszystkim użytkownikom lub tylko gościom z zaufanych domen. W każdej chwili możesz sprawdzić, kto ma dostęp do plików i folderów Twojej organizacji.
- Jak działa udostępnianie użytkownikom zewnętrznym
- Gdy udostępnianie użytkownikom zewnętrznym jest włączone
- Włączanie udostępniania użytkownikom zewnętrznym
- Przenoszenie sesji użytkownika zewnętrznego na konto Google Workspace
- Znane problemy i ograniczenia
Jak działa udostępnianie użytkownikom zewnętrznym
Użytkownicy mogą udostępniać treści gościom w ten sam sposób co innym użytkownikom Google. Użytkownicy otrzymają e-maila z zaproszeniem do współpracy i kodem PIN do potwierdzenia tożsamości. Gdy potwierdzą swoją tożsamość, będą mogli edytować, komentować i wyświetlać element przez 7 dni. Jeśli współpraca trwa dłużej niż 7 dni, użytkownik może skorzystać z pierwotnego linku, aby ponownie potwierdzić swoją tożsamość.
Gdy udostępnianie użytkownikom zewnętrznym jest włączone
- Korzystając z Dysku w internecie, użytkownicy zewnętrzni mogą wyświetlać, komentować i edytować udostępnione im pliki, a także sugerować w nich zmiany. Szczegółowe informacje o tym, jakie informacje można udostępniać, znajdziesz w artykule Udostępnianie dokumentów użytkownikom zewnętrznym.
- Użytkownicy mogą udostępniać użytkownikom zewnętrznym pliki i foldery z dysków współdzielonych. Użytkownicy zewnętrzni mogą tworzyć pliki i przesyłać je do udostępnionych im folderów. Nie można ich dodać jako użytkowników dysku współdzielonego.
- Jeśli użytkownik zewnętrzny ma uprawnienia do edycji pliku, może go udostępnić innemu użytkownikowi Google (ale nie innemu użytkownikowi zewnętrznemu).
- Użytkownicy zewnętrzni nie mają dostępu do plików na urządzeniach mobilnych ani w pobranych klientach, takich jak Dysk Google na komputer.
- Użytkownicy zewnętrzni mogą usunąć sesję, co spowoduje usunięcie ich nazwy z historii dokumentu i wszelkich dodanych przez nich komentarzy.
- Sesje w udostępnionym pliku są widoczne i możliwe do zmiany, a dostęp użytkowników zewnętrznych można anulować, jak w przypadku każdego innego współpracownika.
Włączanie udostępniania użytkownikom zewnętrznym
-
Zaloguj się na konto administratora w konsoli administracyjnej Google.
Jeśli nie używasz konta administratora, nie możesz uzyskać dostępu do konsoli administracyjnej.
-
Otwórz menu
Aplikacje > Google Workspace > Dysk i Dokumenty.
Wymaga uprawnień administratora Ustawienia usług.
-
Kliknij Ustawienia udostępniania
Opcje udostępniania.
-
(Opcjonalnie) Aby zastosować to ustawienie tylko do niektórych użytkowników, z boku wybierz jednostkę organizacyjną (często używaną na potrzeby działów) lub grupę konfiguracji (zaawansowane). Pokaż mi, jak to zrobić
Ustawienia grupy zastępują jednostki organizacyjne. Więcej informacji
-
Aby zezwolić na udostępnianie treści użytkownikom zewnętrznym tylko w zaufanych domenach:
- Dodaj te domeny do listy zaufanych domen Twojej organizacji, jeśli jeszcze nie zostały na niej umieszczone. Więcej informacji znajdziesz w artykule Zezwalanie na udostępnianie jedynie zaufanym domenom zewnętrznym.
- Wybierz Lista dozwolonych domen.
- Zaznacz opcję Zezwalaj użytkownikom i dyskom współdzielonym w Twojej organizacji na udostępnianie elementów osobom spoza Twojej organizacji, które nie korzystają z konta Google.
Znany problem: możesz zignorować komunikat „Brak zgodności z domenami na białej liście”. Użytkownicy wciąż mogą udostępniać treści osobom z zaufanych domen.
Aby zezwolić każdemu na udostępnianie użytkownikom zewnętrznym:
- Wybierz opcję włączenia udostępniania.
- Zaznacz opcję Zezwalaj użytkownikom i dyskom współdzielonym w Twojej organizacji na udostępnianie elementów osobom spoza Twojej organizacji, które nie korzystają z konta Google.
- (Opcjonalnie) Aby ostrzegać użytkowników, zanim udostępnią treści osobom spoza organizacji, zaznacz opcję dotyczącą wyświetlania ostrzeżenia, gdy pliki użytkowników lub dysków współdzielonych w Twojej organizacji są udostępniane poza Twoją organizacją.
- Przy obszarze Narzędzie do sprawdzania dostępu wybierz Tylko adresaci, sugerowana grupa odbiorców lub publicznie (nie jest wymagane konto Google).
-
Kliknij Zapisz. Możesz też kliknąć Zastąp przy jednostka organizacyjna.
Aby później przywrócić odziedziczoną wartość, kliknij Odziedzicz (lub Cofnij ustawienie w przypadku grupy).
Przenoszenie sesji użytkownika zewnętrznego na konto Google Workspace
Jako administrator możesz zmienić sesję użytkownika zewnętrznego w konto Google Workspace. W ramach tego procesu tworzysz konto Google Workspace przy użyciu tego samego adresu e-mail, który jest używany w trakcie sesji użytkownika zewnętrznego. Ten proces pozwala na zachowanie historii współpracy sesji użytkownika zewnętrznego, w tym komentarzy i zmian w dokumentach. Więcej informacji znajdziesz w artykule Opcje związane z dodawaniem kont użytkowników.
Uwaga: nie możesz przekształcić sesji użytkownika w grupę dyskusyjną Google. Jeśli administrator utworzy grupę dyskusyjną Google przy użyciu adresu e-mail z sesją użytkownika, ta sesja zostanie usunięta.
Jak użytkownik przechodzi na konto Google
Aby przejść z sesji użytkownika zewnętrznego na konto Google o tym samym adresie e-mail, użytkownik zewnętrzny musi najpierw usunąć tę sesję. Następnie może utworzyć konto Google lub zarejestrować się w Google Workspace.
Znane problemy i ograniczenia
- W niektórych witrynach korzystających z logowania przez Google konto użytkownika zewnętrznego może być widoczne podczas przełączania kont. Nawet jeśli taki użytkownik się zaloguje, ma dostęp tylko do Dysku Google, Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji i Witryn.
- Gdy użytkownik udostępni folder na dysku współdzielonym użytkownikowi zewnętrznemu użytkownik taki może otrzymać uprawnienie nie wyższe niż „współtwórca”. Nie może on uzyskać dostępu do folderu głównego na dysku współdzielonym.
- Użytkowników zewnętrznych nie można dodawać do grup dyskusyjnych Google. Nie mogą też oni edytować stron w Witrynach Google, mogą być jednak przeglądającymi stronę w Witrynach.
- Jeśli ograniczasz możliwość udostępniania treści osobistym kontom Google w organizacji, udostępnianie treści użytkownikom zewnętrznym również jest ograniczone. Jeśli Ty lub jeden z Twoich użytkowników spróbujecie udostępnić treści tym kontom, wyświetli się komunikat o błędzie.
- Użytkownik zewnętrzny nie może pobierać folderów.
Powiązane artykuły
Google, Google Workspace oraz powiązane znaki i logotypy są znakami towarowymi firmy Google LLC. Wszystkie inne nazwy firm i produktów są znakami towarowymi odpowiednich podmiotów.