Als u delen met bezoekers toestaat, kunnen uw gebruikers mensen zonder Google-account uitnodigen om samen te werken aan bestanden en mappen. U kunt delen met bezoekers toestaan voor iedereen of alleen voor bezoekers in vertrouwde domeinen. U kunt altijd controleren wie er toegang heeft tot de bestanden en mappen van uw organisatie.
- Hoe delen met bezoekers werkt
- Als delen met bezoekers aanstaat
- Delen met bezoekers aanzetten
- Een bezoekerssessie upgraden naar een Google Workspace-account
- Bekende problemen en beperkingen
Hoe delen met bezoekers werkt
Gebruikers delen op dezelfde manier met bezoekers als met Google-gebruikers. Bezoekers krijgen een e-mailuitnodiging om samen te werken en een pincode om hun identiteit te laten verifiëren. Daarna kunnen ze een item gedurende 7 dagen bewerken, bekijken of erop reageren. Als bezoekers langer dan 7 dagen moeten samenwerken, kunnen ze de oorspronkelijke link gebruiken om hun identiteit opnieuw te laten verifiëren.
Als delen met bezoekers aanstaat
- Bezoekers kunnen Drive op het web gebruiken om bestanden die met ze zijn gedeeld te bekijken, te bewerken, erop te reageren of suggesties voor bewerkingen te doen. Ga naar Documenten delen met bezoekers voor meer informatie over wat kan worden gedeeld.
- Uw gebruikers kunnen bestanden en mappen in gedeelde Drives delen met bezoekers. Bezoekers kunnen bestanden maken en uploaden in de mappen die met ze zijn gedeeld. Ze kunnen niet worden toegevoegd als lid van de gedeelde Drive.
- Als bezoekers bewerkingsrechten hebben voor een bestand, kunnen ze het bestand delen met andere Google-gebruikers, maar niet met andere bezoekers.
- Bezoekers hebben geen toegang tot bestanden op mobiele apparaten of in gedownloade clients, zoals Google Drive voor desktop.
- Bezoekers kunnen hun sessie verwijderen. Hun naam wordt dan verwijderd uit de documentgeschiedenis en bij eventuele reacties die ze hebben toegevoegd.
- Sessies in een gedeeld bestand kunnen worden gezien en gewijzigd en de toegang kan worden ingetrokken, net als bij andere bijdragers.
Delen met bezoekers aanzetten
-
Log in bij de Google Beheerdersconsole.
Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).
-
Ga in de Beheerdersconsole naar Menu
Apps
Google Workspace
-
Klik op Instellingen voor delen
-
Laat de organisatie-eenheid op het hoogste niveau geselecteerd als u wilt dat de instelling voor iedereen geldt. Selecteer anders een onderliggende organisatie-eenheid of een configuratiegroep.
-
Zo staat u delen met bezoekers alleen toe voor vertrouwde domeinen:
- Voeg deze domeinen toe aan de lijst met vertrouwde domeinen van uw organisatie, als u dat nog niet heeft gedaan. Ga naar Extern delen alleen toestaan met vertrouwde domeinen voor meer informatie.
- Selecteer Domeinen op de toelatingslijst.
- Vink het vakje aan voor Gebruikers of gedeelde Drives in uw organisatie toestaan items te delen met mensen buiten uw organisatie die geen Google-account gebruiken.
Bekend probleem: U kunt het bericht Werkt niet met domeinen op de toelatingslijst negeren. Uw gebruikers kunnen gewoon bestanden delen met mensen in het vertrouwde domein.
Zo zet u delen met bezoekers aan voor iedereen:
- Selecteer Aan.
- Vink het vakje aan voor Gebruikers of gedeelde Drives in uw organisatie toestaan items te delen met mensen buiten uw organisatie die geen Google-account gebruiken.
- (Optioneel) Als u wilt dat gebruikers een waarschuwing krijgen voordat ze items delen met iemand buiten uw organisatie, vinkt u het vakje aan voor Waarschuwen als bestanden waarvan gebruikers of gedeelde Drives in uw organisatie de eigenaar zijn, worden gedeeld buiten uw organisatie.
- Selecteer bij Toegangscontrole de optie Alleen ontvangers, gesuggereerde doelgroep of openbaar (geen Google-account vereist).
- Klik op Opslaan. Als je een organisatie-eenheid of groep hebt ingesteld, kun je de instelling mogelijk laten overnemen of overschrijven van een bovenliggende organisatie-eenheid of instellen op Niet ingesteld voor een groep.
Een bezoekerssessie upgraden naar een Google Workspace-account
Als beheerder kunt u de bezoekerssessie van een gebruiker upgraden naar een Google Workspace-account. U maakt een Google Workspace-account met hetzelfde e-mailadres als de bezoekerssessie. Bij dit proces wordt de samenwerkingsgeschiedenis van de bezoekerssessie, inclusief reacties en bewerkingen in documenten, bewaard. Ga naar Opties voor het toevoegen van gebruikers voor meer informatie.
Opmerking: U kunt een bezoekerssessie niet wijzigen in een Google-group. Als u het e-mailadres wilt gebruiken voor een groep, moet u de bezoeker of Google Workspace-support vragen de bezoekerssessie te verwijderen.
Hoe een bezoeker upgradet naar een Google-account
Als een bezoeker wil upgraden van een bezoekerssessie naar een Google-account met hetzelfde e-mailadres, moet de bezoeker eerst de bezoekerssessie verwijderen. Daarna kan de bezoeker een Google-account maken of zich aanmelden voor Google Workspace.
Bekende problemen en beperkingen
- Op sommige sites waarop gebruikers moeten inloggen met Google staat misschien het account van de bezoeker in de accountschakelaar. Maar zelfs als gebruikers zijn ingelogd, hebben ze alleen toegang tot Google Drive, Documenten, Spreadsheets, Presentaties en Sites.
- Als gebruikers een map in een gedeelde Drive delen met een bezoeker, kunnen ze bezoekers geen uitgebreidere toegang geven dan Bijdrager. Bezoekers hebben geen toegang tot de hoofdmap van een gedeelde Drive.
- Bezoekers kunnen niet worden toegevoegd aan groepen in Google Groepen. Ze kunnen ook geen Sites bewerken. Maar ze kunnen wel kijkers van gepubliceerde items zijn voor een site.
- Als u delen met persoonlijke Google-accounts in uw organisatie niet toestaat, is delen met bezoekers ook niet mogelijk. Als u (of een van uw gebruikers) een account probeert te delen met deze accounts, krijgt u een foutmelding.
- Een bezoeker kan geen mappen downloaden.
Gerelateerde onderwerpen
Google, Google Workspace en de gerelateerde merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waarmee ze in verband worden gebracht.
