Melalui fitur berbagi dengan pengunjung, Anda dapat memungkinkan pengguna mengundang orang lain yang tidak memiliki Akun Google untuk berkolaborasi pada file dan folder. Anda dapat mengizinkan fitur berbagi dengan pengunjung dengan semua orang atau hanya dengan pengunjung di domain tepercaya. Anda selalu dapat meninjau siapa saja yang memiliki akses ke file dan folder organisasi.
- Cara kerja fitur berbagi dengan pengunjung
- Saat fitur berbagi dengan pengunjung diaktifkan
- Mengaktifkan fitur berbagi dengan pengunjung
- Mengupgrade sesi pengunjung ke akun Google Workspace
- Masalah umum dan batasan
Cara kerja fitur berbagi dengan pengunjung
Pengguna berbagi dengan pengunjung seperti halnya berbagi dengan pengguna Google. Pengunjung mendapatkan undangan email untuk berkolaborasi, dan PIN untuk memverifikasi identitas. Pengunjung dapat mengedit, memberi komentar, atau melihat item selama 7 hari setelah memverifikasi identitas. Jika perlu berkolaborasi lebih dari 7 hari, pengunjung dapat menggunakan link awal untuk memverifikasi identitasnya lagi.
Saat fitur berbagi dengan pengunjung diaktifkan
- Pengunjung dapat menggunakan Drive di web untuk melihat, mengomentari, memberikan saran pengeditan, dan mengedit file yang dibagikan kepada mereka. Untuk mengetahui item apa saja yang dapat dibagikan, lihat Membagikan dokumen kepada pengunjung.
- Pengguna dapat berbagi file dan folder di drive bersama dengan pengunjung. Pengunjung dapat membuat dan mengupload file dalam folder yang dibagikan kepada mereka. Mereka tidak dapat ditambahkan sebagai anggota drive bersama.
- Jika memiliki akses edit ke file, pengunjung dapat berbagi file dengan pengguna Google lain. Namun, mereka tidak dapat melakukannya dengan pengunjung lain.
- Pengunjung tidak dapat mengakses file di perangkat seluler atau di klien yang didownload, seperti Google Drive untuk desktop.
- Pengunjung dapat menghapus sesi mereka, yang juga akan menghapus nama mereka dari histori dokumen dan semua komentar yang mereka buat.
- Sesi di file bersama dapat dilihat dan diubah, atau dicabut aksesnya, sama halnya seperti kolaborator lainnya
Mengaktifkan fitur berbagi dengan pengunjung
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
Aplikasi
Google Workspace
-
Klik Setelan berbagi
-
Untuk menerapkan setelan ke semua orang, biarkan unit organisasi teratas dipilih. Jika tidak, pilih unit organisasi turunan atau grup konfigurasi.
-
Untuk mengizinkan fitur berbagi dengan pengunjung hanya ke domain tepercaya:
- Tambahkan domain tersebut ke daftar domain tepercaya organisasi jika Anda belum melakukannya. Untuk mengetahui detailnya, buka Mengizinkan berbagi eksternal hanya dengan domain tepercaya.
- Pilih Domain yang Diizinkan.
- Centang kotak Izinkan pengguna atau drive bersama di organisasi Anda untuk berbagi item dengan orang di luar organisasi Anda yang tidak menggunakan Akun Google.
Masalah umum: Anda dapat mengabaikan pesan "Tidak kompatibel dengan domain yang diizinkan." Namun, pengguna Anda tetap dapat berbagi dengan orang-orang di domain tepercaya.
Untuk mengizinkan fitur berbagi dengan pengunjung dengan semua orang:
- Pilih Aktif.
- Centang kotak Izinkan pengguna atau drive bersama di organisasi Anda untuk berbagi item dengan orang di luar organisasi Anda yang tidak menggunakan Akun Google.
- (Opsional) Untuk memperingatkan pengguna sebelum mereka berbagi dengan seseorang di luar organisasi Anda, centang Peringatkan saat file milik pengguna atau drive bersama di organisasi Anda dibagikan dengan pengguna di luar organisasi.
- Untuk Pemeriksa Akses, pilih Hanya penerima, target audiens yang disarankan, atau publik (Akun Google tidak diperlukan).
- Klik Simpan. Jika mengonfigurasi unit organisasi atau grup, Anda mungkin dapat menetapkan ke Warisi atau Ganti untuk unit organisasi induk, atau Tidak disetel untuk grup.
Mengupgrade sesi pengunjung ke akun Google Workspace
Sebagai administrator, Anda dapat mengupgrade sesi pengunjung pengguna ke akun Google Workspace. Anda membuat akun Google Workspace dengan alamat email yang sama dengan sesi pengunjung. Proses ini menyimpan histori kolaborasi sesi pengunjung, termasuk komentar dan hasil edit dokumen. Untuk mengetahui informasi selengkapnya, buka Opsi untuk menambahkan pengguna.
Catatan. Anda tidak dapat mengubah sesi pengunjung menjadi grup Google. Agar dapat menggunakan alamat email untuk grup, Anda perlu menghubungi pengunjung atau Dukungan Google Workspace agar dia menghapus sesi pengunjung.
Cara pengunjung mengupgrade ke Akun Google
Untuk mengupgrade dari sesi pengunjung ke Akun Google dengan alamat email yang sama, pengunjung harus menghapus sesi pengunjung terlebih dahulu. Kemudian, dia dapat membuat Akun Google atau mendaftar ke Google Workspace.
Masalah umum dan batasan
- Beberapa situs yang menggunakan login dengan Google mungkin menampilkan akun pengunjung di pengalih akun. Namun, meskipun jika telah login, pengunjung hanya dapat mengakses Google Drive, Dokumen, Spreadsheet, Slide, dan Sites.
- Saat pengguna berbagi folder di drive bersama dengan pengunjung, izin tertinggi yang dapat diberikan oleh pengunjung tersebut adalah akses kontributor. Pengunjung tidak dapat mengakses folder root dari drive bersama.
- Pengunjung tidak dapat ditambahkan ke grup di Google Grup atau mengedit di Sites. Namun, mereka dapat menjadi Pelihat Pasca-Publikasi di situs.
- Jika Anda membatasi berbagi dengan Akun Google pribadi di organisasi, fitur berbagi dengan pengunjung juga dibatasi. Jika Anda (atau salah satu pengguna) mencoba berbagi dengan semua akun ini, Anda akan menerima pesan error.
- Pengunjung tidak dapat mendownload folder.
Topik terkait
Google, Google Workspace, serta merek dan logo yang terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang masing-masing perusahaan yang terkait.
