Le partage avec des visiteurs vous permet d'autoriser vos utilisateurs à inviter des personnes sans compte Google à collaborer sur des fichiers et des dossiers. Vous pouvez autoriser ce partage avec n'importe quel visiteur ou uniquement avec des visiteurs de domaines de confiance. Vous pouvez toujours vérifier qui a accès aux fichiers et aux dossiers de votre organisation.
- Fonctionnement du partage avec des visiteurs
- Quand le partage avec des visiteurs est activé
- Activer le partage avec des visiteurs
- Convertir une session visiteur en compte Google Workspace
- Limites et problèmes connus
Fonctionnement du partage avec des visiteurs
Les utilisateurs peuvent partager du contenu avec des visiteurs de la même manière qu'avec les utilisateurs Google. Les visiteurs reçoivent une invitation par e-mail pour collaborer et un code pour valider leur identité. Une fois leur identité validée, ils peuvent modifier, commenter ou consulter un élément pendant jusqu'à sept jours. Si la collaboration doit durer plus de sept jours, l'utilisateur peut valider à nouveau son identité à l'aide du lien d'origine.
Quand le partage avec des visiteurs est activé
- Les visiteurs peuvent utiliser Drive sur le Web pour afficher, commenter et suggérer des modifications, ainsi que pour modifier les fichiers partagés avec eux. Pour en savoir plus sur les éléments pouvant être partagés, consultez Partager des documents avec des visiteurs.
- Vos utilisateurs peuvent partager des fichiers et des dossiers dans les Drive partagés avec des visiteurs. Les visiteurs peuvent créer des fichiers et les importer dans les dossiers partagés avec eux. Ils ne peuvent pas être ajoutés en tant que membres du Drive partagé.
- Si un visiteur est autorisé à modifier un fichier, il peut le partager avec un autre utilisateur Google, mais pas avec un autre visiteur.
- Les visiteurs ne peuvent pas accéder aux fichiers sur mobile ni dans les applications clientes téléchargées, comme Google Drive pour ordinateur.
- Les visiteurs peuvent supprimer leur session, ce qui supprime leur nom de l'historique du document et des commentaires qu'ils ont laissés.
- Vous pouvez consulter et modifier les sessions des visiteurs dans un fichier partagé, et ils peuvent se voir retirer l'accès à ces sessions, comme n'importe quel autre collaborateur.
Activer le partage avec des visiteurs
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Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
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Dans la console d'administration, accédez à Menu
Applications
Google Workspace
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Cliquez sur Paramètres de partage
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Pour appliquer le paramètre à tous les utilisateurs, vérifiez que l'unité organisationnelle racine est sélectionnée. Sinon, sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou un groupe de configuration.
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Pour autoriser le partage avec des visiteurs uniquement pour des domaines de confiance :
- Si vous ne l'avez pas déjà fait, ajoutez ces domaines à la liste des domaines de confiance de votre organisation. Pour en savoir plus, consultez Autoriser le partage externe uniquement avec des domaines approuvés.
- Sélectionnez Domaines ajoutés à la liste d'autorisation.
- Cochez la case Autoriser les utilisateurs ou les Drive partagés de votre organisation à partager des éléments avec des personnes externes à votre organisation qui n'utilisent pas de compte Google.
Problème connu : Vous pouvez ignorer en toute sécurité le message "Incompatible avec les domaines en liste blanche". Vos utilisateurs peuvent continuer à partager des contenus avec les membres du domaine de confiance.
Pour autoriser le partage avec des visiteurs pour tous les utilisateurs :
- Sélectionnez Activé.
- Cochez la case Autoriser les utilisateurs ou les Drive partagés de votre organisation à partager des éléments avec des personnes externes à votre organisation qui n'utilisent pas de compte Google.
- (Facultatif) Pour avertir les utilisateurs avant qu'ils ne partagent du contenu avec une personne externe à votre organisation, cochez Afficher un avertissement lorsque des fichiers appartenant à des utilisateurs ou figurant dans des Drive partagés de votre organisation sont partagés en dehors de votre organisation.
- Sous Vérificateur d'accès, sélectionnez Destinataires uniquement, audience cible suggérée ou public (aucun compte Google nécessaire).
- Cliquez sur Enregistrer. Si vous avez configuré une unité organisationnelle ou un groupe, vous pourrez peut-être utiliser les options Hériter ou Remplacer pour une unité organisationnelle parente ou Non défini pour un groupe.
Convertir une session visiteur en compte Google Workspace
En tant qu'administrateur, vous pouvez convertir la session visiteur d'un utilisateur en compte Google Workspace. Vous créez un compte Google Workspace avec la même adresse e-mail que celle utilisée pour la session visiteur. Ce processus permet de conserver l'historique de collaboration de la session visiteur, y compris les modifications et les commentaires ajoutés aux documents. Pour en savoir plus, consultez Options disponibles pour l'ajout de comptes utilisateur.
Remarque : Vous ne pouvez pas passer d'une session visiteur à un groupe Google. Pour utiliser l'adresse e-mail d'un groupe, vous devez contacter le visiteur ou l'assistance Google Workspace et leur demander de supprimer la session visiteur.
Comment un visiteur peut-il passer à un compte Google ?
Pour passer d'une session visiteur à un compte Google avec la même adresse e-mail, l'utilisateur doit d'abord supprimer sa session visiteur. Il peut ensuite créer un compte Google ou s'inscrire à Google Workspace.
Limites et problèmes connus
- Il arrive que certains sites nécessitant une connexion Google affichent le compte du visiteur dans le sélecteur de compte. Toutefois, même s'ils sont connectés, les visiteurs n'ont accès qu'à Google Drive, Docs, Sheets, Slides et Sites.
- Lorsqu'un utilisateur partage un dossier d'un Drive partagé avec un visiteur, l'autorisation la plus élevée qui peut lui être accordée est celle de contributeur. Les visiteurs ne peuvent pas accéder au dossier racine d'un Drive partagé.
- Les visiteurs ne peuvent ni être ajoutés à un groupe Google Groupes, ni effectuer de modifications dans Sites. Ils peuvent toutefois accéder aux éléments publiés d'un site.
- Si vous limitez le partage avec des comptes Google personnels dans votre organisation, le partage avec des visiteurs est également limité. Si vous (ou l'un de vos utilisateurs) tentez de partager des fichiers avec ces comptes, un message d'erreur s'affichera.
- Un visiteur ne peut pas télécharger de dossiers.
Articles associés
- Partager des documents avec des visiteurs
- Définir les autorisations de partage des utilisateurs Drive
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