Autoriser le partage avec des utilisateurs sans compte Google grâce au partage avec des visiteurs

Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : Business Standard et Business Plus, Enterprise, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade et Education Plus, Google Workspace for Nonprofits, G Suite Basic et G Suite Business, Essentials.  Comparer votre édition

Vous pouvez autoriser les utilisateurs de votre domaine à inviter des utilisateurs ne possédant pas de compte Google à collaborer sur les fichiers et les dossiers. Les visiteurs utilisent un code pour valider leur identité. Vous pouvez autoriser tout le monde ou uniquement les visiteurs des domaines de confiance que vous indiquez. Vous pouvez toujours vérifier qui a accès aux fichiers et aux dossiers de votre organisation.

Fonctionnement

Les utilisateurs peuvent partager du contenu avec des visiteurs de la même manière qu'avec les utilisateurs Google. Les visiteurs reçoivent une invitation par e-mail pour collaborer et un code pour valider leur identité. Les visiteurs peuvent modifier, commenter ou consulter un élément jusqu'à sept jours après avoir validé leur identité. Si la collaboration doit durer plus de sept jours, l'utilisateur peut valider à nouveau son identité à l'aide du lien d'origine.

Quand le partage avec des visiteurs est activé :

Vous et vos utilisateurs pouvez ajouter des visiteurs aux Drive partagés et aux dossiers, mais pas en tant que membres. Un visiteur :

  • peut consulter les fichiers et les dossiers de Mon Drive et des Drive partagés sur le Web, les commenter, suggérer des modifications et les modifier directement, y compris dans Google Drive, Docs, Sheets, Slides et Sites, et faire de même pour les images au format JPEG, les fichiers PDF et Microsoft Office ainsi que les fichiers vidéo ;
  • ajouté au dossier d'un Drive partagé peut créer des fichiers et en importer dans ce dossier ;
  • qui est autorisé à modifier les fichiers peut les partager avec un autre utilisateur Google, mais pas avec un autre visiteur ;
  • ne peut pas accéder aux documents des applications clientes téléchargées, y compris Google Drive pour ordinateur ;
  • peut supprimer sa session ;
  • peut se voir retirer l'accès, comme n'importe quel autre collaborateur, et vous pouvez consulter et modifier ses sessions dans un fichier partagé.

Activer le partage avec des visiteurs

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Dans la console d'administration, accédez à Menu "" puis "" Applications puis Google Workspace puisDrive et Docs.
  3. Cliquez sur Paramètres de partage puis Options de partage.
  4. Pour appliquer le paramètre à tous les utilisateurs, vérifiez que l'unité organisationnelle racine est sélectionnée. Sinon, sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou un groupe de configuration.
  5. Sélectionnez une option :
    Pour autoriser le partage avec des visiteurs provenant uniquement de domaines de confiance :

    1. Ajoutez ces domaines à la liste des domaines de confiance de votre organisation, s'ils ne s'y trouvent pas déjà. Pour en savoir plus, consultez Autoriser le partage externe uniquement avec des domaines approuvés.
    2. Suivez les instructions pour restreindre le partage à certains domaines. Assurez-vous de cocher la case Autoriser les utilisateurs de votre organisation à envoyer des invitations à des comptes autres que Google en dehors de votre organisation.

      Problème connu : vous pouvez ignorer en toute sécurité le message "Incompatible avec les domaines en liste blanche". Vos utilisateurs peuvent continuer à partager des contenus avec les membres du domaine de confiance.
    Pour autoriser le partage avec des visiteurs pour tous les utilisateurs :
    1. Sélectionnez Activé. 
    2. (Facultatif) Pour avertir les utilisateurs qui partagent des données en dehors de votre organisation, cochez l'option Avertir avant de partager.
    3. Cochez l'option Autoriser les utilisateurs de votre organisation à envoyer des invitations à des comptes autres que Google en dehors de votre organisation.
    4. Cochez l'option Lorsque le partage en dehors de votre organisation est autorisé, les utilisateurs de votre organisation peuvent rendre des fichiers et du contenu Web publié visibles à toute personne disposant du lien.
  6. Sous Vérificateur d'accès, sélectionnez Destinataires uniquement, audience cible suggérée ou public (aucun compte Google nécessaire).
  7. Cliquez sur Enregistrer. Si vous avez configuré une unité organisationnelle ou un groupe, vous pourrez peut-être utiliser les options Hériter ou Remplacer pour une unité organisationnelle parente ou Non défini pour un groupe.

Convertir une session visiteur en compte Google Workspace

En tant qu'administrateur, vous pouvez créer un compte Google Workspace pour un utilisateur à partir de sa session visiteur en utilisant la même adresse e-mail. En passant à un compte Google Workspace, l'utilisateur conserve l'historique de collaboration de sa session visiteur, y compris les modifications et commentaires ajoutés aux documents. Pour en savoir plus, consultez Options disponibles pour l'ajout de comptes utilisateur.

Comment un visiteur peut-il passer à un compte Google ?

Pour passer d'une session visiteur à un compte Google avec la même adresse e-mail, l'utilisateur doit d'abord supprimer sa session visiteur. Il peut ensuite créer un compte Google ou s'inscrire à Google Workspace.

Limites et problèmes connus

  • Il arrive que certains sites nécessitant une connexion Google affichent le compte du visiteur dans le sélecteur de compte. Toutefois, même s'ils sont connectés, les visiteurs n'ont accès qu'à Google Drive, Docs, Sheets, Slides et Sites.
  • Le nombre de visiteurs avec lesquels vous pouvez partager un fichier ou un dossier sur une période donnée est limité. Si un utilisateur atteint cette limite, il est informé de la date à partir de laquelle le partage avec d'autres visiteurs peut reprendre.
  • Dans les Drive partagés, lorsque vous partagez un dossier avec un compte visiteur, l'autorisation d'accès la plus élevée que vous pouvez lui accorder est celle de contributeur. Les contributeurs ne peuvent pas accéder au dossier racine d'un Drive partagé.
  • Les visiteurs ne peuvent ni être ajoutés à un groupe Google Groupes, ni effectuer de modifications dans Sites. Ils peuvent toutefois accéder aux versions publiées d'un site.
  • Si vous limitez le partage avec des comptes Google personnels dans votre organisation, le partage avec des visiteurs est également limité. Si vous (ou l'un de vos utilisateurs) tentez de partager des fichiers avec ces comptes, un message d'erreur s'affiche.

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