Mit der Besucherfreigabe können Sie zulassen, dass Ihre Nutzer Personen ohne Google-Konto einladen, mit ihnen zusammen an Dateien und Ordnern zu arbeiten. Sie können die Besucherfreigabe für alle oder nur für Besucher in vertrauenswürdigen Domains festlegen. Sie können jederzeit überprüfen, wer Zugriff auf Dateien und Ordner in Ihrer Organisation hat.
- So funktioniert die Besucherfreigabe
- Wenn die Besucherfreigabe aktiviert ist
- Besucherfreigabe aktivieren
- Upgrade einer Besuchersitzung auf ein Google Workspace-Konto ausführen
- Bekannte Probleme und Beschränkungen
So funktioniert die Besucherfreigabe
Nutzer können Zugriff für Besucher wie auch für Google-Nutzer freigeben. Besucher erhalten eine E‑Mail-Einladung zur Zusammenarbeit und eine PIN, um ihre Identität zu bestätigen. Nachdem ein Nutzer seine Identität bestätigt hat, kann er ein Element sieben Tage lang bearbeiten, kommentieren oder ansehen. Wird mehr Zeit für die Zusammenarbeit benötigt, können Besucher über den ursprünglichen Link ihre Identität noch einmal bestätigen.
Wenn die Besucherfreigabe aktiviert ist
- Über Google Drive im Web können Besucher Dateien, die für sie freigegeben wurden, ansehen, kommentieren, direkt bearbeiten und Änderungen daran vorschlagen. Weitere Informationen dazu, was freigegeben werden kann, finden Sie im Hilfeartikel Dokumente für Besucher freigeben.
- Nutzer können Dateien und Ordner in geteilten Ablagen für Besucher freigeben. Besucher können Dateien in den für sie freigegebenen Ordnern erstellen und hochladen. Sie können nicht als Mitglieder zur geteilten Ablage hinzugefügt werden.
- Wenn ein Besucher Bearbeitungszugriff auf eine Datei hat, kann er die Datei für einen anderen Google-Nutzer freigeben, aber nicht für einen anderen Besucher.
- Besucher können nicht auf Mobilgeräten oder in heruntergeladenen Clients wie Google Drive for Desktop auf Dateien zugreifen.
- Besucher können ihre Sitzung löschen. Dadurch wird ihr Name aus dem Dokumentverlauf und allen von ihnen verfassten Kommentaren entfernt.
- Besucher können Sitzungen in einer freigegebenen Datei wie alle anderen Mitbearbeiter ansehen und ändern und ihr Zugriff kann widerrufen werden.
Besucherfreigabe aktivieren
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Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.
Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.
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Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“ AppsGoogle WorkspaceDrive und Docs.
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Klicken Sie auf FreigabeeinstellungenFreigabeoptionen.
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Optional: Wenn Sie die Einstellung nur auf bestimmte Nutzer anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit (häufig für Abteilungen verwendet) oder eine Konfigurationsgruppe (erweitert) aus. Anleitung zeigen
Organisationseinheiten werden durch Gruppeneinstellungen überschrieben. Weitere Informationen
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So erlauben Sie die Besucherfreigabe nur für vertrauenswürdige Domains:
- Fügen Sie diese Domains zur Liste der vertrauenswürdigen Domains Ihrer Organisation hinzu, falls noch nicht geschehen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Externe Freigabe nur für vertrauenswürdige Domains erlauben.
- Wählen Sie Domains auf der Zulassungsliste aus.
- Klicken Sie auf das Kästchen Nutzern oder geteilten Ablagen in der Organisation erlauben, Elemente für Personen außerhalb der Organisation freizugeben, die kein Google-Konto verwenden.
Bekanntes Problem: Sie können die Meldung „Inkompatibel mit Domains auf der Zulassungsliste“ ignorieren. Ihre Nutzer können weiterhin Elemente für Personen in der vertrauenswürdigen Domain freigeben.
So erlauben Sie die Besucherfreigabe für jeden:
- Wählen Sie die Option An aus.
- Klicken Sie auf das Kästchen Nutzern oder geteilten Ablagen in der Organisation erlauben, Elemente für Personen außerhalb der Organisation freizugeben, die kein Google-Konto verwenden.
- Optional: Wenn Sie Nutzer warnen möchten, bevor sie etwas für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben, klicken Sie auf Warnung erhalten, wenn Dateien von Nutzern oder aus geteilten Ablagen in Ihrer Organisation außerhalb von Ihrer Organisation freigegeben werden.
- Wählen Sie für die Zugriffsprüfung die Option Nur Empfänger, vorgeschlagene Zielgruppe oder öffentlich (kein Google-Konto erforderlich) aus.
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Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.
Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen oder für eine Gruppe auf Aufheben.
Upgrade einer Besuchersitzung auf ein Google Workspace-Konto ausführen
Als Administrator können Sie ein Upgrade für die Besuchersitzung eines Nutzers auf ein Google Workspace-Konto durchführen. Sie erstellen ein Google Workspace-Konto, das dieselbe E-Mail-Adresse wie die Besuchersitzung hat. Bei diesem Vorgang wird der Verlauf der Zusammenarbeit während der Besuchersitzung beibehalten, einschließlich der Kommentare und Änderungen am Dokument. Weitere Informationen finden Sie unter Optionen zum Hinzufügen von Nutzern.
Hinweis: Sie können nicht von einer Besuchersitzung zu einer Google-Gruppe wechseln. Wenn ein Administrator eine Google-Gruppe mit einer E-Mail-Adresse mit einer Besuchersitzung erstellt, wird die Besuchersitzung gelöscht.
Upgrade eines Besuchers auf ein Google-Konto
Für das Upgrade einer Besuchersitzung auf ein Google-Konto mit derselben E‑Mail-Adresse muss ein Besucher zuerst die Besuchersitzung löschen. Anschließend kann er entweder ein Google-Konto erstellen oder sich für Google Workspace registrieren.
Bekannte Probleme und Beschränkungen
- Auf einigen Websites mit Google Log-in wird unter Umständen das Besucherkonto in der Kontoauswahl angezeigt. Allerdings haben Besucher, auch wenn sie angemeldet sind, nur Zugriff auf Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Präsentationen und Google Sites.
- Wenn Nutzer einen Ordner in einer geteilten Ablage für einen Besucher freigeben, ist die höchste Zugriffsberechtigung, die dieser Besucher erhalten kann, die des Beitragenden. Besucher können nicht auf den Stammordner einer geteilten Ablage zugreifen.
- Besucher können keiner Gruppe in Google Groups hinzugefügt werden und keine Inhalte in Google Sites bearbeiten, aber Betrachter veröffentlichter Elemente auf einer Website sein.
- Wenn Sie die Freigabe für private Google-Konten in Ihrer Organisation einschränken, ist auch die Besucherfreigabe eingeschränkt. Wenn Sie oder einer Ihrer Nutzer versuchen, Dateien für diese Konten freizugeben, erhalten Sie eine Fehlermeldung.
- Ein Besucher kann keine Ordner herunterladen.
Weitere Informationen
Google, Google Workspace sowie zugehörige Marken und Logos sind Marken von Google LLC. Alle anderen Unternehmens- und Produktnamen sind Marken der Unternehmen, mit denen sie verbunden sind.