Menyiapkan saran pemesanan ruangan Google Kalender

Bantu penyelenggara rapat memesan ruang dan fasilitas yang bagus bagi tamu di lokasi mana pun.

Dengan saran ruang otomatis, Kalender memeriksa lokasi kerja semua orang yang diundang ke rapat. Di tab Ruang, Kalender secara cerdas menampilkan ruang terbaik yang lokasinya terdekat dengan setiap tamu. Kalender memperhitungkan lokasi gedung dan lantai setiap orang, histori pemesanan sebelumnya, penggunaan perlengkapan audio dan video, serta kebutuhan kapasitas.

Penting untuk diketahui

Saran ruangan otomatis akan berfungsi maksimal jika Anda melakukan kedua tindakan berikut:

Menambahkan lokasi kantor untuk semua pengguna—Jika pengguna belum menetapkan lokasi kantor utama, Kalender tidak akan mempertimbangkannya dalam saran ruangan. Ini berarti bahwa ruangan yang disarankan mungkin terlalu kecil, atau ruangan dalam gedung mungkin tidak disarankan sama sekali.
Menggunakan format terstruktur untuk ruangan—Hanya informasi ruangan terstruktur yang digunakan oleh Kalender untuk saran ruangan otomatis. Kalender membuat keputusan cerdas berdasarkan informasi detail setiap ruangan.
Untuk mengetahui cara membuat struktur fasilitas, lihat Dampak menggunakan fasilitas terstruktur dan Beralih ke fasilitas terstruktur.

Detail tambahan

Saat menambahkan ruang ke acara, saran ruang berbasis lokasi atau yang sering digunakan dapat muncul.

Saran berbasis lokasi muncul saat Anda menambahkan ruang ke acara jika lokasi dari setidaknya satu tamu diketahui. Lihat Menambahkan ruang ke acara.
- Lokasi dapat ditentukan dengan menetapkan gedung kantor utama atau lokasi kerja. Lihat Menetapkan lokasi kerja default.
- Lokasi kerja harus diaktifkan oleh administrator. Lihat Mengaktifkan atau menonaktifkan lokasi kerja untuk pengguna.
- Saran berbasis lokasi hanya muncul saat lokasi pengguna ditujukan untuk gedung dengan ruang terstruktur, dan pengguna tidak merespons acara sebagai "akan bergabung secara virtual" atau tidak bergabung.
Saran yang sering digunakan akan muncul jika orang yang menambahkan ruang tidak memiliki lokasi yang ditetapkan. Saran ini didasarkan pada penggunaan orang tersebut dan hanya dapat dilihat oleh pengguna tersebut.

Menambahkan lokasi kerja utama

Ada 2 cara untuk menambah lokasi kerja utama. Anda dapat melakukannya untuk pengguna atau meminta pengguna menambahkannya sendiri.

Membantu memutuskan penyiapan pengguna vs. admin

Setiap lingkungan kerja berbeda. Pikirkan tentang aspek setiap penyiapan untuk mengetahui yang terbaik bagi perusahaan Anda.

Penyiapan admin

Penyiapan pengguna

Data lokasi kerja pengguna diketahui, terbaru, dan akurat.

Manfaat

Memastikan data pengguna di Google disinkronkan dengan data Anda sendiri
Menghindari error pengguna

Metode

API (gedung, lantai, bagian lantai, kantor)
GCDS (gedung, lantai)

Pengalaman pengguna

Lokasi kerja yang bersifat hanya lihat

Anda tidak memiliki atau tidak yakin tentang data lokasi kerja pengguna di organisasi.

Manfaat

Penyiapan 1 klik cepat
Notifikasi Kalender bagi pengguna untuk menambahkan dan memperbarui data lokasi
Tugas admin jadi lebih ringan

Metode

Penyiapan awal dari konsol Google Admin
Data lokasi kerja (gedung, lantai) diperbarui oleh pengguna itu sendiri

Pengalaman pengguna

Kontrol pengguna untuk menampilkan dan memperbarui lokasi kerja
Lokasi kerja pengguna diasumsikan dan terkadang ditetapkan oleh Google
Pengguna diminta oleh Google untuk memperbarui informasi

Menambahkan lokasi sebagai admin

Jika Anda memilih untuk menetapkan lokasi kerja utama bagi pengguna, gunakan API atau Google Cloud Directory Sync (GCDS).

Menggunakan Google Cloud Directory Sync

Gunakan GCDS untuk menambahkan lokasi kerja pengguna pada salah satu kasus berikut:

Ada banyak pengguna dan lokasi pengguna.
Anda memiliki perubahan dan pembaruan berkelanjutan untuk lokasi pengguna.
GCDS sudah digunakan untuk menyinkronkan profil pengguna dari Microsoft Active Directory ke Akun Google.

Di GCDS Configuration Manager pada tab User Profile Attributes, petakan kolom lokasi kerja ini ke tempat Anda menyimpan informasi gedung dan lantai hari ini:

ID Gedung
Nama Lantai

Sinkronisasi kolom ini bersifat opsional. Pastikan ID gedung sesuai dengan ID gedung yang Anda buat dalam pengelolaan gedung.

Untuk mengetahui detailnya, lihat Tentang Google Cloud Directory Sync.

Menggunakan API

Gunakan API untuk menambahkan lokasi kerja pengguna pada salah satu kasus berikut:

Ada banyak pengguna dan lokasi pengguna.
Anda sudah memiliki sistem yang menampilkan lokasi pengguna melalui API.
Perubahan dan pembaruan pada lokasi pengguna dilakukan secara rutin.
Anda ingin cara otomatis agar lokasi pengguna tetap disinkronkan.
Terdapat nilai untuk bagian lantai dan kode kantor.

Untuk mengetahui detailnya, lihat Panduan Google Workspace Admin SDK untuk Pengguna.

Diperlukan waktu hingga 24 jam agar informasi lokasi pengguna yang diformat diterapkan dan terlihat dalam profil pengguna.

Gunakan properti berikut ketika Anda menyiapkan API:

Nama properti	Deskripsi	Contoh
type (string)*	Jenis lokasi: CUSTOM, DEFAULT, DESK Catatan: Jenis lokasi harus disetel ke DESK untuk memperbarui lokasi kantor utama pengguna.	DESK
customType (string)	Jika jenisnya CUSTOM, kolom ini menyertakan nilai kustom	teks_bebas
area (string)*	Lokasi tekstual paling berguna untuk tujuan tampilan guna menggambarkan lokasi secara singkat. Misalnya, "Mountain View, CA", atau "Dekat Palo Alto"	Mountain View, CA
buildingId (string)*	ID gedung harus sama persis dengan buildingId yang Anda buat untuk gedung String nilai yang telah digunakan: Menunjukkan bahwa pengguna tidak memiliki gedung kantor. Misalnya, jika pengguna bekerja dari jarak jauh, gunakan $$NO_BUILDING$$ Untuk menunjukkan bahwa gedung belum dibuat dalam fasilitas gedung, gunakan $$MISSING_BUILDING$$	NYC
floorName (string)	ID lantai harus sama persis dengan lantai yang ditentukan dalam buildingId. Catatan: Nama lantai tanpa ID gedung yang ditentukan dianggap tidak valid	Lobi, Mezanin, 2, 3, 4, 5, 5M, 6
floorSection (string)	Indikasi lantai tempat pengguna bekerja	A, sayap selatan
deskCode (string)*	Indikasi lokasi kantor yang tepat	Pod 17, 13-A

* Wajib diisi

Mengizinkan pengguna menambahkan lokasi

Aktifkan permintaan Kalender untuk membantu pengguna menambahkan lokasi kerja utamanya.

Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
Di konsol Admin, buka Menu DirektoriSetelan direktori.
Klik Pengeditan profil.
Di panel kiri pada bagian Unit Organisasi, pilih organisasi tempat Anda ingin menerapkan perubahan.
Peringatan: Jika Anda menerapkan perubahan ini di unit organisasi root untuk seluruh organisasi, perubahan tersebut tidak akan diterapkan pada unit organisasi yang sebelumnya Anda ganti informasi profilnya
Centang kotak di samping Lokasi kerja, lalu klik Simpan.