以管理員身分控管共用雲端硬碟

支援這項功能的版本：Business Standard 和 Business Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade 和 Education Plus；Essentials、Enterprise Essentials 和 Enterprise Essentials Plus；Nonprofits；G Suite Business。 版本比較

如果您是共用雲端硬碟的管理員，請改為參閱這篇文章。

管理員可以變更機構中任何共用雲端硬碟的成員和他們的存取層級，也可以變更共用雲端硬碟的共用設定，以及所有新共用雲端硬碟的預設共用設定。舉例來說，如果您對特定使用者擁有共用雲端硬碟的存取權有所顧慮，可以移除這些使用者，或變更他們的存取層級。

本頁面提供下列資源說明：

• 新增或移除共用雲端硬碟的成員
• 變更共用雲端硬碟成員的存取層級
• 調整共用雲端硬碟的預設共用設定
• 變更共用雲端硬碟的共用設定
• 限制可以將內容移至外部共用雲端硬碟的成員
• 查看共用雲端硬碟中的使用者活動
• 查看已停用的共用雲端硬碟並對停用處置提出申訴

新增或移除共用雲端硬碟的成員

如果共用雲端硬碟中沒有任何成員或管理員，系統管理員可能需要透過管理控制台為共用雲端硬碟新增成員。如果成員不應存取相關內容，您或許也需要將他們從共用雲端硬碟中移除。

注意：您最多可以為一個共用雲端硬碟指派 100 個群組以及 600 位成員 (這些成員可以是群組或個別使用者)。無論是由群組還是個人加入，共用雲端硬碟中最多只能有 50,000 名個別成員。

1. 登入 Google 管理控制台。

   請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

2. 在管理控制台中，依序點選「選單」圖示  「應用程式」「Google Workspace」「雲端硬碟與文件」。
3. 按一下「管理共用雲端硬碟」。
4. 將滑鼠游標移至您要更新的共用雲端硬碟，然後按一下「管理成員」。如果您有多個共用雲端硬碟，可以依據共用雲端硬碟名稱或其他屬性篩選清單。
   1. 如要尋找沒有成員的共用雲端硬碟，請依序按一下「新增篩選器」「沒有成員」。
   2. 如要尋找沒有管理員的共用雲端硬碟，請依序按一下「新增篩選器」「沒有管理員」。
5. 如要新增使用者或群組，請按照下列步驟操作：
   1. 輸入邀請對象的電子郵件地址。
   2. 選取存取層級。
   3. 選擇是否通知使用者，如要通知的話，請視需要加入訊息。
   4. 按一下「傳送」 (如果選擇通知使用者) 或「共用」 (如果選擇不要通知使用者)。
6. 如要移除使用者或群組：
   1. 按一下使用者或群組名稱旁邊的存取層級。
   2. 按一下 [移除存取權]。

      注意：從共用雲端硬碟移除成員後，他們也無法再存取共用雲端硬碟中直接與其共用的任何檔案和資料夾。

7. 按一下「儲存」。

變更共用雲端硬碟成員的存取層級

系統管理員可以變更共用雲端硬碟成員的存取層級，即使您不是該共用雲端硬碟的管理員也沒問題。舉例來說，如果您對特定使用者擁有共用雲端硬碟的管理員存取權有所顧慮，可以調降他們的存取層級。

1. 登入 Google 管理控制台。

   請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

2. 在管理控制台中，依序點選「選單」圖示  「應用程式」「Google Workspace」「雲端硬碟與文件」。
3. 按一下「管理共用雲端硬碟」。
4. 找到要更新的成員，將滑鼠游標移至對方所屬的共用雲端硬碟，然後按一下「管理成員」。如果您有多個共用雲端硬碟，則可依據共用雲端碟名稱或其他屬性篩選清單。
5. 找出要更新的成員，然後在相應的資料列中按一下對方目前的存取層級，然後按一下新的存取層級。
6. 按一下「完成」。

調整共用雲端硬碟的預設共用設定

系統管理員可以依據獲派共用雲端硬碟的機構單位，為共用雲端硬碟指定預設共用設定。他們也可以禁止具備管理員權限的成員變更這些設定。舉例來說，如果您不希望機構單位中的使用者與機構外的使用者共用內容，可以停用外部共用功能，並禁止管理員變更這項設定。

重要事項：預設共用設定只會套用至新的共用雲端硬碟。如果您想變更共用雲端硬碟的現有設定，請前往下一個部分。

事前準備：如要為特定使用者套用設定，請將他們的帳戶加入同一個機構單位。

1. 登入 Google 管理控制台。

   請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

2. 在管理控制台中，依序點選「選單」圖示  「應用程式」「Google Workspace」「雲端硬碟與文件」。
3. 選取「共用設定」。
4. 如要為所有使用者套用設定，請選取頂層機構單位；如果只要為部分使用者套用設定，請選取子機構單位。
5. 指定新共用雲端硬碟的預設共用設定，並選擇是否讓共用雲端硬碟管理員能夠覆寫這些設定。

   • 如要禁止外部使用者存取共用雲端硬碟中的檔案，請取消勾選第二個方塊。即使您允許使用者與機構外部人員共用檔案，外部使用者仍沒有存取權。這項設定也會禁止共用雲端硬碟管理員將外部使用者新增為成員。如果使用者不允許與機構外部人員共用雲端硬碟內的項目，則由於這項設定無法覆寫共用設定，因此不會產生任何影響。
   • 如要禁止共用雲端硬碟成員將共用雲端硬碟中檔案的檢視、加註或編輯權限授予非成員，或透過連結共用這些檔案，請取消勾選第三個方塊。如果機構單位需要處理不應對外共用的機密資料，您可以為其執行這項操作。
   • 如要禁止內容管理員共用資料夾，請取消勾選「允許內容管理員將資料夾設為共用」。如果您只想讓管理員能夠共用資料夾，就適合這麼做。
   • 如要禁止具備檢視者或加註者的共用雲端硬碟成員下載、複製或列印共用雲端硬碟中的檔案，請取消勾選第四個方塊。您可以針對處理機密資料或專案的機構單位執行這項操作。
     注意：即便將檔案和資料夾移出共用雲端硬碟，這項設定仍會保留。如果是資料夾，則檔案位於「我的雲端硬碟」後就無法還原設定。
   • 如要禁止具備管理員存取權的共用雲端硬碟成員變更這些預設設定，請取消勾選第一個方塊。在多數情況下，建議您允許共用雲端硬碟管理員變更共用雲端硬碟的存取權設定，讓他們可與外部使用者或其他團隊協作。
6. 按一下 [儲存]。如果您已設定某個子機構單位，或許可以沿用或覆寫上層機構單位的設定。

變更最多可能需要 24 小時才會生效，但通常不會這麼久。瞭解詳情

變更共用雲端硬碟的共用設定

事前準備：

• 如果採用較為嚴格的共用設定，部分使用者可能會失去存取權；如果採用較不嚴格的共用設定，部分使用者可能會獲得存取權。請務必檢查共用雲端硬碟的內容，瞭解應該共用及不應共用哪些內容。
• 如果雲端硬碟的設定更為嚴格，此設定會覆寫共用雲端硬碟的共用設定。如要進一步瞭解共用設定和共用雲端硬碟，請參閱「管理特定共用雲端硬碟的資料政策」。

如要更新共用雲端硬碟的共用設定：

1. 登入 Google 管理控制台。

   請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

2. 在管理控制台中，依序點選「選單」圖示  「應用程式」「Google Workspace」「雲端硬碟與文件」。
3. 按一下「管理共用雲端硬碟」。
4. 將滑鼠游標移至您要更新的共用雲端硬碟，然後按一下「設定」。如果您有多個共用雲端硬碟，則可依據共用雲端碟名稱或其他屬性篩選清單。
5. 更新共用設定。系統會在更新時自動儲存變更。
6. (選用) 如要禁止共用雲端硬碟管理員覆寫您的新設定，請取消勾選第一個方塊。
7. 按一下「完成」。

變更最多可能需要 24 小時才會生效，但通常不會這麼久。瞭解詳情

限制可以將內容移至外部共用雲端硬碟的成員

支援這項功能的版本：Business Standard 和 Business Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade 和 Education Plus；Essentials、Enterprise Essentials 和 Enterprise Essentials Plus；G Suite Business。 版本比較

您可以管理哪些使用者能從以下位置將檔案和資料夾移出機構：

• 從貴機構的共用雲端硬碟移至：
  • 其他機構擁有的共用雲端硬碟
  • 其他機構中某位使用者的「我的雲端硬碟」
• 從貴機構中某位使用者的「我的雲端硬碟」移至其他機構擁有的共用雲端硬碟

1. 登入 Google 管理控制台。

   請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

2. 在管理控制台中，依序點選「選單」圖示  「應用程式」「Google Workspace」「雲端硬碟與文件」。
3. 依序按一下「共用設定」「共用選項」。
4. 選取目標機構單位或群組。
5. 在「將內容發布至 <貴機構> 外」部分，選取下列任一選項：
   • 所有人
     • 凡是擁有共用雲端硬碟管理員存取權的使用者，都可以將該共用雲端硬碟中的檔案移至其他機構的雲端硬碟。瞭解詳情
     • 指定機構單位或群組的使用者可以將自己的「我的雲端硬碟」內容移至其他機構 (例如其他公司、群組或學校) 的共用雲端硬碟。瞭解詳情
   • 僅限 <貴機構> 中的使用者
     • 凡是擁有共用雲端硬碟管理員存取權的使用者，都可以將該共用雲端硬碟中的檔案移至其他機構的雲端硬碟。
     • 指定機構單位或群組的使用者可以將自己的「我的雲端硬碟」內容移至其他機構的共用雲端硬碟。
   • 一律不允許
     • 禁止將共用雲端硬碟中的檔案移至其他機構的雲端硬碟。
     • 凡是屬於指定機構單位或群組的使用者，都無法將自己的「我的雲端硬碟」內容移至其他機構的共用雲端硬碟。
     • 凡是屬於指定機構單位或群組的使用者，都無法在其他機構的共用雲端硬碟中建立檔案。
6. 按一下 [儲存]。

重要事項：如果您選取子機構單位或子群組，這項設定只會控管是否能將某位使用者的「我的雲端硬碟」內容移至其他機構 (例如其他商家或學校) 的共用雲端硬碟。如果頂層機構單位允許使用者與機構外部人員共用檔案，但子機構單位不允許與機構外部人員共用檔案，則使用者無法與機構外部人員共用檔案。

您所做的變更最多可能需要 24 小時才會生效。在此期間，系統可能會強制交替執行新舊兩種設定。

查看共用雲端硬碟中的使用者活動

如要查看共用雲端硬碟中檔案、設定或成員的變更時間，以及進行變更的使用者，您可以參考雲端硬碟稽核記錄。

查看已停用的共用雲端硬碟並對停用處置提出申訴

如果 Google 偵測到共用雲端硬碟含有違反《服務條款》的內容，可能會停用該共用雲端硬碟。您的內容不會遭到刪除，但要等 Google 審核您的申訴並恢復共用雲端硬碟後，使用者才能存取內容。

如果您認為共用雲端硬碟不該遭到停用，可以提交審查要求。請在共用雲端硬碟遭停用的 29 天內提出申訴。如未提出申訴，系統會在期限過後刪除已停用的共用雲端硬碟。

1. 登入 Google 管理控制台。

   請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

2. 在管理控制台中，依序點選「選單」圖示  「應用程式」「Google Workspace」「雲端硬碟與文件」。
3. 按一下「管理共用雲端硬碟」。
4. 依序按一下「新增篩選器」「狀態」「已停用」，然後按一下「套用」。
5. 將滑鼠游標移至要對停用處置提出申訴的共用雲端硬碟，然後依序按一下「更多」「要求審查」。

你提出的共用雲端硬碟申訴會進入審查階段。如果通過核准，該共用雲端硬碟就會恢復啟用。