控制对共享云端硬盘中的文件的访问权限

G Suite 企业版、教育专用企业版、G Suite 基本功能版、商务版、教育版和公益版提供此功能。版本对比

作为您单位的管理员,您可以限制对共享云端硬盘中文件的访问权限。您也可以为新的共享云端硬盘设置默认访问权限。您可以将这些限制应用到特定单位部门,也可以应用到整个单位。

您还可以禁止拥有共享云端硬盘管理员权限的成员修改设置。在共享云端硬盘中,您可以限制以下操作:

  • 非成员用户访问文件
  • 单位以外的人访问文件
  • 评论者和查看者下载、复制及打印文件
移动和共享文件

将某一文件移到共享云端硬盘后,系统会保留该文件的共享权限设置。因此,如果所有者将文件设为禁止下载、复制和打印,那么文件被移到共享云端硬盘后将保留该设置。移动文件不会影响共享权限设置或用户角色,例如内容管理员或查看者。

用户无法与共享云端硬盘限制范围之外的人共享文件。举例来说,如果某个共享云端硬盘禁止单位以外的用户访问其中的内容,系统日后就会在设置共享云端硬盘文件的共享对象时移除外部用户。

更改共享云端硬盘的限制设置不会自动移除现有用户,也不会更改文件的共享权限设置。举例来说,假设单位以外的一位用户被添加为文件的共享对象,而共享云端硬盘随后应用了一项限制。在这种情况下,外部用户不会被移除。也就是说,如果日后放宽限制,该用户可能会重新获得访问权限。

为所有新的共享云端硬盘设置默认访问权限
单位管理员可以使用以下选项来限制对所有新的共享云端硬盘的访问权限。请参阅 G Suite 最新动态博客,了解详情。

通过默认共享限制,您可以限制对所有新的共享云端硬盘中内容的访问权限。您必须自行启用这些设置。

指定默认共享限制

  1. 登录您的Google 管理控制台

    请使用您的管理员帐号(不是以“@gmail.com”结尾的帐号)登录。

  2. 在管理控制台首页,转到应用 接着点击 G Suite 接着点击 云端硬盘和文档。
  3. 选择共享设置
  4. 要将设置应用于所有人,请将顶级单位部门保持为已选中状态。否则,请选择一个下级单位部门配置群组

    只有当您使用 G Suite 企业版、商务版、教育版、公益版或 G Suite 基本功能版时,才能选择为特定单位部门或群组启用此功能(G Suite 版本对比)。

  5. 创建共享云端硬盘旁边,选择要默认应用于所有新的共享云端硬盘的设置。
    • 禁止 <您单位> 中的用户新建共享云端硬盘
    • 禁止拥有完整访问权限的成员修改共享云端硬盘设置
    • 禁止 <您单位> 以外的用户访问共享云端硬盘中的文件
    • 禁止非成员用户访问共享云端硬盘中的文件
    • 禁止评论者和查看者下载、复制和打印共享云端硬盘中的文件

注意:如果未勾选禁止拥有完整访问权限的成员修改共享云端硬盘设置,那么拥有完整访问权限的成员可以针对个别共享云端硬盘替换上述任意默认限制。

重要注意事项

  • 如果将文档移到启用了默认共享限制的共享云端硬盘:
    • 这些默认设置会替换所有文档级共享设置,并可能导致部分用户失去对文档的访问权限。如果有成员会失去访问权限,系统会在移动文档前显示警告。
    • 如果共享云端硬盘的保护限制条件比文档的限制条件宽松,那么文档本身的保护限制依然适用。
  • 如果在同一单位中将文档从共享云端硬盘移到“我的云端硬盘”:
    • 文档会改用原有的共享设置。这可能会让用户获得或失去访问权限。
    • 文档级限制会一直存在,除非专门从文档中进行更改或移除。只有当文档位于共享云端硬盘之内时,才适用相应共享云端硬盘限制。
  • 更改这些默认限制不会影响现有的共享云端硬盘:
    • 如果这些默认限制发生变更,用户不会从共享云端硬盘中被移除,也不会失去文件单独给予的权限。
    • 不过,如果共享云端硬盘的限制条件比文件的权限限制更严格,部分用户将失去对相应文件的访问权限。
    • 如果共享云端硬盘的默认限制被移除,部分用户可能会重新获得访问权限。
限制对现有共享云端硬盘的访问权限
  1. 登录您的Google 管理控制台

    请使用您的管理员帐号(不是以“@gmail.com”结尾的帐号)登录。

  2. 在管理控制台首页,转到应用 接着点击 G Suite 接着点击 云端硬盘和文档。
  3. 选择管理共享云端硬盘
  4. 在共享云端硬盘旁边,点击“设置”图标
  5. 选择禁止拥有完整访问权限的成员修改共享云端硬盘设置,以防止他人替换共享云端硬盘的默认设置。
  6. 如果拥有完整访问权限的成员可以修改共享云端硬盘设置,则可以点击修改以更改以下任意选项: 
    • 与 <单位> 之外的用户共享 - 允许或禁止外部人员访问共享云端硬盘中的文件。
    • 与非成员用户共享 - 允许或禁止共享云端硬盘成员授予非成员访问共享云端硬盘中文件的权限。
    • 下载、复制和打印 - 允许或禁止评论者和查看者下载、复制和打印共享云端硬盘中的文件。

控制单位的文件共享设置

您可以使用以下设置来限制单位内的共享行为。这些设置适用于所有云端硬盘文件。举例来说,如果您的单位禁止与单位外的用户共享内容,那么对共享云端硬盘内容的共享也会受到限制。

限制用户将内容从您的网域内移出
 

G Suite 企业版、教育专用企业版、G Suite 基本功能版、商务版、教育版和公益版提供此功能。版本对比

您可以控制哪些用户能在以下情况下将文件和文件夹移出您的单位:

  • 将您单位的共享云端硬盘中的内容移至其他单位拥有的共享云端硬盘中
  • 将您单位的共享云端硬盘中的内容移至其他单位某位用户的“我的云端硬盘”中
  • 将您单位某位用户的“我的云端硬盘”中的内容移至其他单位拥有的共享云端硬盘中
  1. 登录您的Google 管理控制台

    请使用您的管理员帐号(不是以“@gmail.com”结尾的帐号)登录。

  2. 在管理控制台首页,转到应用 接着点击 G Suite 接着点击 云端硬盘和文档。
  3. 点击共享设置
  4. 选择所需的单位部门

    重要提示:如果您选择的是子级单位部门,则此设置仅控制将内容从某人的“我的云端硬盘”移至其他单位(如其他企业或学校)的共享云端硬盘。将内容从共享云端硬盘移至其他单位的操作一律通过顶级单位的设置来控制。这是因为共享云端硬盘是归顶级单位所有的。
     
  5. 将内容分发到 <您的单位> 以外部分,从下方表格中选择一个选项,然后点击保存
     
    选项 说明
    任何人 拥有某个共享云端硬盘的管理员权限的任何人均可将该共享云端硬盘中的文件移至其他单位的云端硬盘。了解用户访问权限

    此外,所选单位部门中的任何人都可将内容从“我的云端硬盘”复制到其他单位(如其他企业、群组或学校)所拥有的共享云端硬盘中。了解如何将内容迁移到共享云端硬盘
     
    仅限 <您的单位> 中的用户 只有您单位中拥有某个共享云端硬盘的管理员权限的用户可将文件从该共享云端硬盘移至其他单位的云端硬盘中。

    此外,所选单位部门中的用户可将内容从“我的云端硬盘”复制到其他单位所拥有的共享云端硬盘中。
     
    没有人 共享云端硬盘中的文件无法移至其他单位的云端硬盘中。

    此外,所选单位部门中的任何人都不可将内容从“我的云端硬盘”复制到其他单位所拥有的共享云端硬盘中。
     

更改最长可能需要 24 小时才会显示。在此期间,新老设置可能会交替执行。

设置文件共享权限

为您的单位设置权限

作为单位的管理员,您可以控制用户是否可以与单位以外的人员共享文件。请参阅为单位设置文件共享权限
共享云端硬盘使用的是顶级单位设置。例如,如果用户所属单位部门已停用外部共享功能,但顶级单位允许使用,那么该用户可以与公司或学校以外的人员共享共享云端硬盘中的文档。
管理员可以使用针对新建共享云端硬盘的默认设置,为各单位部门指定额外的限制。共享云端硬盘的限制条件不能比顶级单位的限制条件更严格。不过,您可以使用默认设置进一步限制对特定单位部门中共享云端硬盘的访问权限。

将共享云端硬盘中的所有文件和文件夹进行共享

为共享云端硬盘添加成员即可与其共享其中的文件。

有关详情,请参阅使用共享云端硬盘存储和共享文件

共享特定文件

共享云端硬盘成员也可以与不是共享云端硬盘成员的用户共享特定文件。

有关详情,请参阅与不是共享云端硬盘成员的用户共享文件

 

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