Kontrollera åtkomst till filer på delade enheter

Den här funktionen är tillgänglig i G Suite Enterprise, Enterprise for Education, G Suite Essentials, Business, Education och Nonprofits. Jämför utgåvor

Som administratör kan du begränsa åtkomsten till filer i en delad enhet. Du kan även ange standardåtkomst för nya delade enheter. Du kan tillämpa dessa begränsningar på en viss organisationsenhet eller hela organisationen.

Du kan även förhindra att medlemmar med åtkomst som ansvarig ändrar inställningarna för den delade enheten. På den delade enheten kan du begränsa:

  • personer som inte är medlemmar från att få åtkomst till filer 
  • personer utanför organisationen från att få åtkomst till filer
  • personer med behörighet att kommentera och läsbehöriga från att ladda ned, kopiera och skriva ut filer.
Flytta och dela filer

När en fil flyttas till en delad enhet behåller den sina fildelningsbehörigheter. Så om en ägare konfigurerar sin fil för att förhindra nedladdning, kopiering och utskrift, finns denna inställning kvar när den har flyttats till en delad enhet. Flyttning av filer påverkar inte delningsbehörigheter eller användarroller för delade enheter, som Innehållshanterare eller Läsbehörig.

Användare kan inte dela filer med någon utanför begränsningarna för den delade enheten. Om en delad enhet till exempel begränsar användare utanför organisationen från att få åtkomst till innehållet, tas externa användare från filer i den delade enheten i framtiden.

Om du ändrar begränsningsinställningarna för en delad enhet tas inte användare bort och delningsbehörigheterna för en fil ändras inte. Låt säga att en användare utanför organisationen läggs till i en fil. Senare tillämpas en begränsning på filens delade enhet. I detta fall tas den externa användaren inte bort från filen. Det betyder att en användare kan få åtkomst igen om begränsningarna reduceras i framtiden.

Ange standardåtkomst för alla nya delade enheter
Administratörer kan definiera följande alternativ för att begränsa åtkomsten till alla nya delade enheter. Mer information finns i G Suite Updates-bloggen.

Använd standardbegränsningarna för delning för att begränsa åtkomsten till alla nya delade enheter. Dessa inställningar måste aktiveras. 

 Definiera standardbegränsningar för delning

  1. Logga inGoogles administratörskonsol.

    Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).

  2. Öppna Appar följt av G Suite följt av Drive och dokument på startsidan för administratörskonsolen.
  3. Välj Delningsinställningar.
  4. Om du vill att inställningen ska gälla alla väljer du organisationsenheten på den högsta nivån. Välj i annat fall en underordnad organisationsenhet eller en konfigurationsgrupp.

    Det går endast att välja en organisationsenhet eller grupp för funktionen om du har G Suite Enterprise, Business, Education, Nonprofits eller G Suite Essentials. (Jämför G Suite-utgåvor.)

  5. Bredvid Skapad delad enhet väljer du standardbegränsningarna för alla nya delade enheter.
    • Hindra användare i din organisation från att skapa nya delade enheter
    • Förhindra medlemmar med full åtkomst från att ändra inställningarna för den delade enheten
    • Förhindra att personer utanför din organisation får åtkomst till filer i den delade enheten
    • Förhindra att personer som inte är medlemmar på en delad enhet får åtkomst till filer på den
    • Förhindra att personer med behörighet att kommentera och läsbehörighet laddar ned, kopierar och skriver ut filer från den delade enheten

Obs! Om Förhindra medlemmar med full åtkomst från att ändra inställningarna för den delade enheten inte har markerats kan medlemmar med full åtkomst åsidosätta någon av dessa standardbegränsningar för enskilda delade enheter.

Viktiga saker att komma ihåg

  • Om ett dokument flyttas till en delad enhet med standardbegränsningar för delning:
    • Dessa standardinställningar åsidosätter alla delningsinställningar på dokumentnivå, vilket kan leda till att vissa användare förlorar åtkomst till dokument. Om medlemmarna förlorar åtkomst visas en varning innan filen flyttas. 
    • Dokumentets skydd gäller fortfarande om den delade enheten har mindre restriktiva skydd. 
  • Om ett dokument flyttas från en delad enhet till Min enhet inom samma organisation:
    • Dokumentets ursprungliga delningsinställningar används istället. Detta kan leda till att användarna får eller förlorar åtkomst.
    • Begränsningar på dokumentnivå finns kvar om de inte specifikt ändras eller tas bort från dokumentet. Begränsningar för delade enheter gäller enbart för dokument när de finns i den delade enheten. 
  • Ändringar av dessa standardbegränsningar påverkar inte befintliga delade enheter.
    • Om dessa standardbegränsningar ändras tas användarna inte bort från den delade enheten eller enskilda filbehörigheter. 
    • Om begränsningarna på den delade enheten är mer restriktiva än filbehörigheterna kan vissa användare förlora åtkomst till filen. 
    • Om standardbegränsningarna för den delade enheten tas bort kan vissa användare återfå åtkomsten.
Begränsa åtkomsten för en befintlig delad enhet
  1. Logga inGoogles administratörskonsol.

    Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).

  2. Öppna Appar följt av G Suite följt av Drive och dokument på startsidan för administratörskonsolen.
  3. Välj Hantera delade enheter.
  4. Klicka på Inställningar  bredvid en delad enhet. 
  5. Välj Förhindra medlemmar med full åtkomst från att ändra inställningarna för den delade enheten för att hindra människor från att åsidosätta standardinställningarna för den delade enheten.
  6. Om medlemmar med full åtkomst kan ändra inställningar för delad enhet klickar du på Redigera för att ändra något av följande alternativ: 
    • Dela utanför din organisation – tillåt eller hindra att externa personer får åtkomst till filer i den delade enheten.
    • Dela med personer som inte är medlemmar – tillåt eller hindra medlemmar på den delade enheten får att ge personer som inte är medlemmar åtkomst till filer i den delade enheten.
    • Ladda ned, kopiera och skriv ut – tillåt eller hindra kommentatorer och läsbehöriga från att ladda ned, kopiera och skriva ut filer från den delade enheten.

Styr delningen för organisationen

Använd följande inställningar för att begränsa delning för organisationen. Dessa inställningar gäller för alla Drive-filer. Om organisationen till exempel begränsar delning utanför organisationen är även delning av innehåll på delad enheter begränsad.

Begränsa användarna från att flytta innehåll utanför organisationen
 

Den här funktionen är tillgänglig i G Suite Enterprise, Enterprise for Education, G Suite Essentials, Business, Education och Nonprofits. Jämför utgåvor

Du kan styra vem som kan flytta filer och mappar utanför organisationen i följande situationer:

  • Flytta innehåll från en delad enhet i organisationen till en delad enhet som ägs av en annan organisation
  • Flytta innehåll från en delad enhet i organisationen till Min enhet för någon i en annan organisation
  • Flytta innehåll från Min enhet för någon i organisationen till en delad enhet som ägs av en annan organisation
  1. Logga inGoogles administratörskonsol.

    Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).

  2. Öppna Appar följt av G Suite följt av Drive och dokument på startsidan för administratörskonsolen.
  3. Klicka på Delningsinställningar.
  4. Välj organisationsenhet.

    Viktigt: Om du väljer en underordnad organisationsenhet styr den här inställningen enbart flytt av innehåll från Min enhet för en person till en delad enhet i en annan organisation (till exempel ett annat företag eller en annan skola). Flytten av innehåll från en delad enhet till en annan organisation styrs alltid av organisationsinställningen på överordnad nivå. Detta beror på att delade enheter ägs av organisationen på toppnivå.
     
  5. I Distribution av innehåll utanför din organisation väljer du ett alternativ från tabellen nedan. Klicka sedan på Spara.
     
    Alternativ Beskrivning
    Alla Alla som har chefsåtkomst till en delad enhet kan flytta filer och mappar från denna enhet till en Drive-plats i en annan organisation. Läs om behörigheter för användaråtkomst.

    Dessutom kan vem som helst i den valda organisationsenheten kopiera innehåll från sin enhet på Drive till en delad enhet som ägs av en annan organisation (till exempel en annan verksamhet, grupp eller skola). Läs mer om migrering av innehåll till en delad enhet.
     
    Endast användare i din organisation Endast personer i organisationen med chefsåtkomst till en delad enhet kan flytta filer och mappar från denna delade enhet till en Drive-plats i en annan organisation.

    Dessutom kan användare i den valda organisationsenheten kopiera innehåll från sin enhet till en delad enhet som ägs av en annan organisation.
     
    Ingen Filer på en delad enhet kan inte flyttas till en Drive-plats i en annan organisation.

    Ingen i den valda organisationsenheten kan heller kopiera innehåll från Min enhet till en delad enhet som ägs av en annan organisation.
     

Det kan ta upp till 24 timmar att se ändringar. Under den här tiden kan både gamla och nya inställningar tillämpas tillfälligt.

Ange fildelningsbehörigheter

Ange behörigheter för organisationen

Administratörer kan styra om användare kan dela filer med personer utanför organisationen. Mer information finns i Ange fildelningsbehörigheter för organisationen
Delade enheter använder organisationsinställningarna på högsta toppnivån. Om extern delning har inaktiverats för en användares organisationsenhet men tillåts i organisationen på toppnivå, kan användaren dela dokument i delade enheter med personer utanför företaget eller skolan.
Administratörer kan definiera ytterligare begränsningar för varje organisationsenhet med standardinställningarna för att skapa nya delad enheter. Begränsningarna för en delad enhet kan inte vara bredare än begränsningarna för organisationen på toppnivå. Du kan dock använda standardinställningarna för att ytterligare begränsa åtkomsten till delad enheter som har skapats i specifika organisationsenheter.

Dela alla filer och mappar på en delad enhet

Lägg till medlemmar i en delad enhet för att ge åtkomst till filer i den delade enheten.

Mer information finns i Lagra och dela filer med delade enheter.

Dela en specifik fil

Medlemmar på delade enheter kan även dela specifika filer med personer som inte är medlemmar på den delade enheten.

Mer information finns i Dela filer utanför delade enheter.

 

Var det här till hjälp?
Hur kan vi förbättra den?