Как управлять общими дисками (инструкции для администраторов)

Эта функция доступна в версиях Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard и Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade и Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials и Enterprise Essentials Plus, Nonprofits и G Suite Business. Сравнение версий

Если вы менеджер общего диска, ознакомьтесь со статьей Как создать общий диск.

Как администратор, вы можете изменить состав пользователей и их уровень доступа для любого общего диска в организации, а также изменить настройки доступа для отдельного общего диска и настройки доступа по умолчанию для всех новых общих дисков. Например, чтобы запретить отдельному сотруднику доступ к общему диску, вы можете удалить его из числа пользователей общего диска или изменить уровень доступа.

Содержание

• Как добавить или удалить пользователей общего диска
• Как изменить уровень доступа пользователя общего диска
• Как установить настройки доступа по умолчанию для общих дисков
• Как изменить настройки доступа для общего диска
• Как указать, кто может переносить контент на внешние общие диски
• Как посмотреть действия пользователей на общих дисках
• Как посмотреть отключенные общие диски и подать по ним апелляцию

Как добавить или удалить пользователей общего диска

Вам может потребоваться добавить пользователей общего диска с помощью консоли администратора, особенно если у него нет пользователей или менеджеров. Кроме того, вы можете удалить пользователей общего диска, у которых не должно быть доступа к его содержимому.

Примечание. Вы можете назначить для общего диска до 100 групп и до 600 пользователей (в составе групп и по отдельности). У общего диска может быть не больше 50 000 пользователей с учетом участников групп и отдельных пользователей.

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню ПриложенияGoogle WorkspaceДиск и Документы.
3. Нажмите Управление общими дисками.
4. Наведите указатель на нужный общий диск и нажмите Управление участниками. Список общих дисков можно отфильтровать по названию или другим атрибутам.
   1. Чтобы найти общие диски без пользователей, нажмите Добавить фильтрНет участников.
   2. Чтобы найти общие диски без менеджеров, нажмите Добавить фильтрНет администраторов.
5. Чтобы добавить пользователя или группу:
   1. Введите адрес электронной почты.
   2. Выберите уровень доступа.
   3. Укажите, нужно ли уведомить пользователей. Если да, можно ввести сообщение.
   4. Если вы решили уведомить пользователей, нажмите Отправить, в противном случае выберите Поделиться.
6. Чтобы удалить пользователя или группу:
   1. Рядом с именем пользователя или названием группы нажмите на уровень доступа.
   2. Нажмите кнопку Запретить доступ.

      Примечание. Когда вы исключаете участника из общего диска, этот пользователь также теряет доступ к файлам и папкам на общем диске, которыми с ним поделились напрямую.

7. Нажмите Сохранить.

Как изменить уровень доступа пользователя общего диска

Как администратор, вы можете изменить уровень доступа для пользователя общего диска, даже если не являетесь менеджером этого диска. Например, чтобы лишить пользователя прав менеджера общего диска, вы можете снизить для него уровень доступа.

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню ПриложенияGoogle WorkspaceДиск и Документы.
3. Нажмите Управление общими дисками.
4. Наведите указатель на общий диск с участником, уровень доступа которого нужно изменить, и нажмите Управление участниками. Список общих дисков можно отфильтровать по названию или другим атрибутам.
5. В строке пользователя, настройки которого вы хотите изменить, нажмите на текущий уровень доступа, а затем выберите новый уровень доступа.
6. Нажмите Готово.

Как установить настройки доступа по умолчанию для общих дисков

Администратор может установить настройки доступа по умолчанию для общих дисков в зависимости от организационного подразделения, к которому они относятся. Кроме того, вы можете запретить пользователям с правами менеджера менять эти настройки. Например, если вы хотите запретить сотрудникам в организационном подразделении делиться контентом с пользователями за пределами организации, заблокируйте внешний доступ и запретите менеджерам менять этот параметр.

Важно! Настройки доступа по умолчанию применяются только к новым общим дискам. Если нужно изменить настройки доступа для созданных ранее общих дисков, ознакомьтесь со следующим разделом.

Подготовка. Чтобы применить настройку для определенной группы пользователей, поместите их аккаунты в организационное подразделение.

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню ПриложенияGoogle WorkspaceДиск и Документы.
3. Выберите Настройки доступа.
4. Чтобы применить настройки ко всем пользователям, выберите организационное подразделение верхнего уровня. В обратном случае выберите дочернее подразделение.
5. Установите настройки общего доступа по умолчанию для новых общих дисков и укажите, разрешено ли менеджерам общего диска переопределять эти настройки.

   • Чтобы внешние пользователи не могли получить доступ к файлам на общих дисках, снимите второй флажок. Им будет запрещен доступ, даже если вы разрешите сотрудникам предоставлять доступ к файлам внешним пользователям. Если этот параметр включен, менеджеры общих дисков не смогут добавлять внешних пользователей в качестве участников. Если сотрудникам запрещено делиться элементами на Диске с внешними пользователями, этот параметр ни на что не влияет, потому что он не может переопределить настройки доступа.
   • Чтобы запретить пользователям общего диска предоставлять тем, кто не является его пользователем, право просматривать, комментировать или изменять файлы на общих дисках, а также запретить предоставлять доступ по ссылке, снимите третий флажок. Рекомендуем сделать это для организационных подразделений, чьи сотрудники работают с конфиденциальными данными, доступ к которым для пользователей за пределами подразделения должен быть ограничен.
   • Чтобы запретить менеджерам контента делиться папками, снимите флажок Разрешить менеджерам контента предоставлять доступ к папкам. Это может потребоваться, если вы хотите, чтобы только менеджеры могли делиться папками.
   • Чтобы запретить пользователям общего диска с правами читателя или комментатора скачивать, копировать и печатать хранящиеся на нем файлы, снимите четвертый флажок. Рекомендуем сделать это для организационных подразделений, в которых ведется работа с конфиденциальными данными или над конфиденциальными проектами.
     Примечание. Эта настройка продолжает действовать для файлов и папок, даже когда они переносятся за пределы общего диска. Для папок эту настройку нельзя отменить после того, как файл перемещен в раздел "Мой диск".
   • Чтобы запретить пользователям общего диска с правами менеджера менять эти настройки по умолчанию, снимите первый флажок. В большинстве случаев рекомендуем разрешить менеджерам общих дисков менять настройки доступа для общего диска, чтобы предоставить им возможность работать совместно с внешними пользователями или другими командами.
6. Нажмите Сохранить. В дочернем организационном подразделении можно выбрать вариант Наследовать или Переопределить для настроек родительского подразделения.

Изменения вступают в силу в течение 24 часов (обычно быстрее). Подробнее…

Как изменить настройки доступа для общего диска

Подготовка

• Если вы сделаете настройки доступа более строгими, некоторые пользователи могут потерять доступ к общему диску, и наоборот. Обязательно ознакомьтесь с содержимым общего диска, чтобы понять, к каким данным следует предоставить доступ, а к каким – ограничить.
• Ограничения для общего диска будут переопределены настройками доступа к Диску, если последние будут более строгими. Подробнее о том, как управлять правилами в отношении данных для отдельных общих дисков…

Чтобы изменить настройки доступа для общего диска:

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню ПриложенияGoogle WorkspaceДиск и Документы.
3. Нажмите Управление общими дисками.
4. Наведите указатель на нужный общий диск и нажмите Настройки. Список общих дисков можно отфильтровать по названию или другим атрибутам.
5. Измените настройки доступа. Все изменения автоматически сохраняются во время работы.
6. Чтобы запретить менеджерам общих дисков переопределять ваши настройки, снимите первый флажок.
7. Нажмите Готово.

Изменения вступают в силу в течение 24 часов (обычно быстрее). Подробнее…

Как указать, кто может переносить контент на внешние общие диски

Эта функция доступна в версиях Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard и Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade и Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials и Enterprise Essentials Plus и G Suite Business. Сравнение версий

Вы можете разрешить или запретить пользователям следующее:

• Перемещение контента с общего диска организации на:
  • общий диск другой организации;
  • "Мой диск" сотрудника другой организации.
• Перемещение контента из папки "Мой диск" сотрудника вашей организации на общий диск другой организации.

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню ПриложенияGoogle WorkspaceДиск и Документы.
3. Нажмите Настройки доступа Параметры доступа.
4. Выберите организационное подразделение или группу.
5. В разделе Распространение контента за пределами домена ваша организация выберите нужный параметр:
   • Все
     • Пользователи с правами менеджера общего диска могут перемещать хранящиеся на нем файлы за пределы организации. Подробнее…
     • Пользователи из выбранного организационного подразделения или группы могут перенести данные из раздела "Мой диск" на общий диск другой организации, например компании, группы или учебного заведения. Подробнее…
   • Только пользователи домена ваша организация
     • Пользователи с правами менеджера общего диска могут перемещать хранящиеся на нем файлы за пределы организации.
     • Пользователи из выбранного организационного подразделения или группы могут перенести данные из раздела "Мой диск" на общий диск другой организации.
   • Никто
     • Никто не может перемещать хранящиеся на общем диске файлы за пределы организации.
     • Ни один пользователь из выбранного организационного подразделения или группы не может переносить данные из раздела "Мой диск" на общий диск другой организации.
     • Ни один пользователь из выбранного организационного подразделения или группы не может создавать файлы на общем диске другой организации.
6. Нажмите Сохранить.

Важно! Если вы выбрали дочернее организационное подразделение или группу, эта настройка управляет только перемещением данных из раздела "Мой диск" на общий диск в другой организации (например, в другой компании или учебном заведении). Если настройки организационного подразделения верхнего уровня разрешают пользователю открывать доступ к файлам за пределами своей организации, но на уровне дочернего организационного подразделения это запрещено, он не сможет открыть доступ внешним пользователям.

Изменения вступят в силу в течение 24 часов. В это время могут действовать как старые, так и новые настройки.

Как посмотреть действия пользователей на общих дисках

Чтобы узнать, когда были изменены файлы, настройки и состав пользователей общих дисков и кто внес изменения, можно использовать журнал аудита Диска.

Как посмотреть отключенные общие диски и подать по ним апелляцию

Если на общем диске будет обнаружен контент, который нарушает Условия использования, этот общий диск может быть отключен. Контент не будет удален, но пользователи не смогут получить к нему доступ, пока общий диск не будет снова включен по результатам рассмотрения вашей апелляции.

Если вы считаете, что общий диск был отключен по ошибке, вы можете отправить запрос на проверку. Период ожидания апелляции длится 29 дней, после чего отключенный диск будет автоматически удален.

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню ПриложенияGoogle WorkspaceДиск и Документы.
3. Нажмите Управление общими дисками.
4. Выберите Добавить фильтрСтатусОтключено и нажмите Применить.
5. Наведите указатель на отключенный диск, для которого нужно подать апелляцию, и нажмите ЕщёЗапросить проверку.

Ваша апелляция будет рассмотрена, и в случае положительного решения диск будет восстановлен.