Как управлять доступом к файлам и папкам на общих дисках

Эта функция доступна в версиях Business Standard и Plus, Enterprise, Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade и Plus, Nonprofits, G Suite Business, Essentials.  Сравнение версий

Как администратор, вы можете применить эти ограничения ко всей организации либо задать различные правила для отдельных групп или отделов.

Вы также можете запретить участникам с правами менеджера изменять настройки общего диска. Для общего диска можно установить следующие ограничения:

  • запретить доступ к файлам всем, кроме участников;
  • запретить доступ к файлам пользователям не из вашей организации;
  • запретить пользователям с правами "Комментатор" и "Читатель" скачивать, распечатывать и копировать файлы.

Как управлять общим доступом к файлам

Как перемещение файлов влияет на настройки доступа

Чтобы разрешить пользователям без аккаунта Google гостевой доступ к файлам для совместной работы, следуйте этим инструкциям.

Когда файл помещается на общий диск, настройки доступа к файлу не меняются. Таким образом, если владелец запретил скачивать, копировать и распечатывать файл, те же ограничения будут действовать и после его перемещения на общий диск. При перемещении файлов настройки доступа общих дисков и права пользователей, например разрешения на управление контентом или просмотр, остаются прежними.

Пользователи могут делиться файлами с общих дисков только с теми, у кого есть доступ. Например, если администратор запретил доступ к контенту вне организации, все пользователи вне домена будут автоматически исключаться из разрешений общего доступа.

Если вы поменяете настройки общих дисков, это не приведет к удалению пользователей или изменению разрешений файла. Например, если доступ к файлу был предоставлен кому-то за пределами домена, а позже администратор настроил ограничение для общего диска, пользователь за пределами домена не удаляется из настроек общего доступа и при снятии ограничений снова сможет получить доступ к файлу.

Как задать настройки по умолчанию для новых общих дисков
В настоящее время администраторы могут задавать для всех новых общих дисков указанные ниже ограничения. Более подробную информацию можно найти в блоге Google Workspace.

Чтобы ограничить доступ к контенту на всех новых общих дисках, используйте ограничения по умолчанию. Сначала их необходимо включить.

Как задать ограничения по умолчанию

  1. Войдите в консоль администратора Google.

    Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложенияа затемGoogle Workspaceа затемДиск и Документы.
  3. Выберите Настройки доступа.
  4. Чтобы применить настройки ко всем пользователям, выберите организационное подразделение верхнего уровня. В противном случае выберите дочернее организационное подразделение или группу конфигурации.

    Эта функция доступна в версиях Business Standard и Plus, Enterprise, Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade и Plus, G Suite Business, Nonprofits, Essentials.  Сравнение версий

  5. В разделе Создание общих дисков выберите настройки, которые должны по умолчанию применяться ко всем новым общим дискам.
    • Запретить пользователям в организационном подразделении ваша организация создавать общие диски.
    • Запретить пользователям с полным доступом изменять настройки общих дисков.
    • Запретить доступ к файлам на общем диске пользователям вне организационного подразделения ваша организация.
    • Запретить доступ к файлам на общем диске всем, кто не является его пользователем.
    • Запретить скачивание, печать и копирование файлов на общем диске для пользователей, у которых есть право просматривать и комментировать их.

Примечание. Если флажок Запретить пользователям с полным доступом изменять настройки общего диска не установлен, они могут переопределять настройки по умолчанию для отдельных дисков.

Что важно помнить

  • Если документ перемещается на общий диск, для которого задано ограничение доступа по умолчанию:
    • Настройки общего диска имеют приоритет перед настройками, заданными на уровне документа, из-за чего некоторые пользователи могут потерять доступ к файлу. В этом случае при перемещении файла появляется предупреждение.
    • Если ограничения, заданные на уровне документа, строже настроек доступа общего диска, действуют настройки документа.
  • Если документ перемещается с общего диска в раздел "Мой диск" в пределах организации:
    • Действуют исходные настройки документа. В результате некоторые пользователи могут потерять или получить доступ к файлу.
    • Ограничения на уровне документа остаются в силе, пока владелец сам не изменит или не удалит их. Настройки доступа общего диска действуют, пока файл находится на общем диске.
  • Изменение настроек по умолчанию не отражается на существующих общих дисках.
    • При изменении настроек по умолчанию пользователи не удаляются из разрешений общего диска или отдельных файлов.
    • Если ограничения, заданные для общего диска, строже ограничений, заданных на уровне файла, некоторые пользователи могут потерять доступ к документу.
    • При удалении ограничений для общего диска пользователи могут снова получить доступ к файлам.
Как ограничить доступ к существующему общему диску
  1. Войдите в консоль администратора Google.

    Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложенияа затемGoogle Workspaceа затемДиск и Документы.
  3. Выберите Управление общими дисками.
  4. Наведите курсор мыши на общий диск и нажмите кнопку Настройки
  5. Чтобы пользователи не могли переопределять настройки по умолчанию для отдельных дисков, установите флажок Запретить пользователям с полным доступом изменять настройки общих дисков.
  6. Если пользователи с полным доступом могут менять настройки общих дисков, нажмите Изменить, чтобы разрешить или запретить следующие действия:
    • Доступ за пределами организации ваша организация: разрешите или запретите доступ к файлам на общем диске внешним пользователям.
    • Предоставление доступа пользователям, не являющимся участниками общего диска: разрешите или запретите участникам диска предоставлять доступ к его файлам пользователям, не являющимся участниками общего диска.
    • Скачивание, копирование и печать. Разрешите или запретите пользователям с правами "Комментатор" и "Читатель" скачивать, копировать и распечатывать файлы с общего диска.

Как управлять общим доступом к папкам

Развернуть все | Свернуть все

Вы можете открыть другим пользователям доступ к отдельной папке. Кроме того, можно изменить права участников общих дисков, чтобы предоставить пользователям дополнительные разрешения для отдельных папок на этих дисках.

Зачем настраивать общий доступ к папке

Существует несколько сценариев, когда важно предоставить доступ только к одной папке, а не ко всему общему диску. Например:

  • Для отдела маркетинга у вас может быть общий диск, открытый для всех сотрудников организации, на котором отдельная папка с рекламными материалами доступна стороннему агентству.
  • Создав общий диск для подготовки мероприятия, можно разрешить участникам диска просматривать там все файлы, а определенным сотрудникам – редактировать материалы, за которые они отвечают.
Как работает общий доступ к папке

Назначенный вами уровень доступа к общему диску будет служить минимальным уровнем прав пользователей для любого файла или папки на этом диске. Уровень доступа, который задается для любой папки на этом диске, может быть таким же или выше. Вы (и ваши пользователи) не можете назначить для папок уровень доступа ниже этого минимального значения.

Например, пользователь с правом "Комментатор" для общего диска не может иметь уровень доступа "Читатель" для папки на этом диске. Если права в отношении файла или папки сужаются, также снижается уровень доступа к родительским папкам.

Change permission on parent folder

 

Кто может делиться папками

Менеджер общего диска может открывать доступ к папкам на этом диске. Для папок на общих дисках применяются те же уровни доступа, что и для самих общих дисков, кроме уровня "Менеджер". Подробнее об уровнях доступа к общим дискам

Что происходит при перемещении файла или папки

Когда кто-нибудь перемещает файл или папку на общий диск, в пределах одного диска, между дисками или в раздел "Мой диск", наследуемый доступ к контенту обновляется соответствующим образом, а прямой доступ остается без изменений.

Предположим, что у вас есть документ на общем диске отдела продаж. Все сотрудники этого отдела имеют доступ к общему диску с правом "Читатель" и унаследовали такой же уровень доступа к этому документу. Пяти сотрудникам отдела продаж был назначен доступ к документу с правом "Редактор". Если мы переместим этот файл с общего диска отдела продаж, то сотрудники с правом "Читатель" потеряют наследуемый доступ, а пятеро с правом "Редактор" его сохранят.

Перемещение папок на общих дисках может привести к существенному изменению прав доступа к контенту. Поэтому перемещать папки на общий диск или между дисками могут только пользователи с правами менеджера как для исходного, так и для целевого диска.

Примечание. Если вы предоставите для родительской папки на общем диске разрешение "Просматривать могут все участники группы, у которых есть эта ссылка", то потеряете возможность предоставлять разрешение "Все, у кого есть ссылка" для дочерних элементов этой родительской папки. Обойти это ограничение можно одним из следующих способов:

  • Сначала предоставьте доступ к дочерней папке, а затем к родительской.
  • Чтобы предоставить доступ к дочерней папке после родительской, используйте API (в отличие от пользовательского интерфейса, в API поддерживается эта возможность).

Как найти общие папки

Папки с общих дисков можно найти в разделе Доступные мне на Google Диске. Участникам общего диска общая папка также видна под этим диском в меню. Пользователь, которому предоставили доступ к папке, получает уведомление. Любой сотрудник может упорядочить общие папки с помощью ярлыков.

Папки не появляются автоматически в приложении "Google Диск для компьютеров" или на общем диске, если у вас нет прав менеджера. Однако вы можете создать ярлык общей папки, чтобы обращаться к ней в приложении "Диск для компьютеров" и синхронизировать контент.

Как управлять настройками доступа в организации

Ниже описано, как ограничить доступ к контенту в организации. Эти настройки применяются ко всем общим дискам. Например, если в организации запрещено предоставлять доступ пользователям за ее пределами, это будет касаться и общих дисков.

Как запретить перемещать контент за пределы организации
 

Эта функция поддерживается в следующих версиях: Business Standard, Business Plus, Enterprise, Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade и Plus, G Suite Business и Essentials. Сравнение версий

Вы можете разрешить или запретить пользователям следующее:

  • Перемещение контента с общего диска организации на:
    • общий диск другой организации;
    • "Мой диск" сотрудника другой организации.
  • Перемещение контента из папки "Мой диск" сотрудника вашей организации на общий диск другой организации.
  1. Войдите в консоль администратора Google.

    Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложенияа затемGoogle Workspaceа затемДиск и Документы.
  3. Нажмите Настройки доступа а затем Параметры доступа.
  4. Выберите организационное подразделение или группу.
  5. В разделе Распространение контента за пределами домена ваша организация выберите нужный параметр:
    • Все
      • Пользователи с правами менеджера общего диска могут перемещать хранящиеся на нем файлы за пределы организации. Подробнее…
      • Пользователи из выбранного организационного подразделения или группы могут перенести данные из раздела "Мой диск" на общий диск другой организации, например компании, группы или учебного заведения. Подробнее…
    • Только пользователи домена ваша организация
      • Пользователи с правами менеджера общего диска могут перемещать хранящиеся на нем файлы за пределы организации.
      • Пользователи из выбранного организационного подразделения или группы могут перенести данные из раздела "Мой диск" на общий диск другой организации.
    • Никто
      • Никто не может перемещать хранящиеся на общем диске файлы за пределы организации.
      • Ни один пользователь из выбранного организационного подразделения или группы не может переносить данные из раздела "Мой диск" на общий диск другой организации.
      • Ни один пользователь из выбранного организационного подразделения или группы не может создавать файлы на общем диске другой организации.
  6. Нажмите Сохранить.

Важно! Если вы выбрали дочернее организационное подразделение или группу, эта настройка управляет только перемещением данных из раздела "Мой диск" на общий диск в другой организации (например, в другой компании или учебном заведении). Перемещением контента из общего диска в другую организацию управляют настройки организационного подразделения верхнего уровня, которому принадлежит общий диск.

Изменения вступят в силу в течение 24 часов. В это время могут действовать как старые, так и новые настройки.

Как настроить разрешения для совместного доступа к файлам

Как настроить разрешения для организации

Как администратор, вы можете разрешать или запрещать пользователям предоставлять доступ к файлам за пределами организации. Изучите статью Как настроить пользовательские разрешения на предоставление доступа к объектам на Диске.
Для всех общих дисков действуют настройки организации верхнего уровня в домене. Например, если предоставление внешнего доступа запрещено для организационного подразделения пользователя, но разрешено в организации верхнего уровня, пользователь может предоставлять доступ к документам на общих дисках людям за пределами компании или учебного заведения.
Администраторы могут задавать дополнительные ограничения для организационных подразделений, устанавливая настройки по умолчанию для новых общих дисков. Ограничения общего диска не могут быть строже ограничений, заданных для организации верхнего уровня. Однако настройки по умолчанию можно использовать для создания дополнительных ограничений на общих дисках конкретных подразделений.

Как предоставить доступ ко всем файлам и папкам на общем диске

Чтобы предоставить пользователям доступ ко всем папкам и файлам на общем диске, добавьте их в качестве участников этого общего диска.

Дополнительные сведения можно найти в статье Как работать с файлами на общих дисках.

Как предоставить доступ к отдельному файлу

Участники общего диска могут делиться отдельными файлами с пользователями, которые не являются его участниками.

Подробнее о том, как предоставлять доступ к файлам внешним пользователям

 

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?

Требуется помощь?

Войдите в свой аккаунт, чтобы мы могли предоставить вам дополнительные варианты поддержки и быстрее решить вашу проблему.

Поиск
Удалить поисковый запрос
Закрыть поиск
Приложения Google
Главное меню
Поиск по Справочному центру
true
73010
false