Mengelola drive bersama sebagai admin

Edisi yang didukung untuk fitur ini: Business Standard dan Business Plus; Enterprise Standard dan Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, dan Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, dan Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business.  Bandingkan edisi

Jika Anda adalah pengelola drive bersama, buka di sini.

Sebagai administrator, Anda dapat mengubah anggota dan tingkat akses mereka untuk drive bersama apa pun di organisasi Anda. Anda juga dapat mengubah setelan berbagi untuk suatu drive bersama, dan setelan berbagi default untuk semua drive bersama baru. Misalnya, jika Anda mengkhawatirkan pemberian akses ke drive bersama kepada pengguna tertentu, Anda dapat menghapusnya atau mengubah tingkat aksesnya.

Di halaman ini

• Menambahkan atau menghapus anggota drive bersama
• Mengubah tingkat akses anggota drive bersama
• Menentukan setelan berbagi default untuk drive bersama
• Mengubah setelan berbagi untuk drive bersama
• Membatasi siapa saja yang dapat memindahkan konten ke drive bersama eksternal
• Meninjau aktivitas pengguna di drive bersama
• Meninjau dan mengajukan banding atas drive bersama yang dinonaktifkan

Menambahkan atau menghapus anggota drive bersama

Sebagai administrator, Anda mungkin perlu menambahkan anggota ke drive bersama melalui konsol admin jika drive bersama tidak memiliki anggota atau pengelola. Atau, Anda mungkin perlu menghapus anggota dari drive bersama jika mereka seharusnya tidak memiliki akses ke konten dalam drive.

Catatan: Anda dapat memberi maksimal 100 grup dan maksimal 600 anggota (baik grup maupun pengguna individual) akses ke suatu drive bersama. Drive bersama tidak boleh memiliki lebih dari 50.000 anggota individual melalui grup dan sebagai individu.

1. Login ke Konsol Google Admin.

   Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).

2. Di konsol Admin, buka Menu  AplikasiGoogle WorkspaceDrive dan Dokumen.
3. Klik Kelola drive bersama.
4. Arahkan kursor ke drive bersama yang ingin Anda perbarui, lalu klik Kelola anggota. Jika memiliki banyak drive bersama, Anda dapat memfilter daftar berdasarkan nama drive bersama atau atribut lainnya.
   1. Untuk menemukan drive bersama yang tidak memiliki anggota, klik Tambahkan filterTidak ada anggota.
   2. Untuk menemukan drive bersama yang tidak memiliki pengelola, klik Tambahkan filterTidak ada pengelola.
5. Untuk menambahkan orang atau grup:
   1. Masukkan alamat email.
   2. Pilih tingkat akses.
   3. Pilih apakah Anda ingin mengirimkan pemberitahuan. Jika ya, Anda dapat menyertakan pesan.
   4. Klik Kirim (jika Anda ingin mengirimkan pemberitahuan) atau Bagikan (jika tidak ingin mengirimkan pemberitahuan).
6. Untuk menghapus orang atau grup:
   1. Di samping nama orang atau grup, klik tingkat akses.
   2. Klik Hapus akses.

      Catatan: Jika Anda menghapus anggota dari drive bersama, dia juga akan kehilangan akses ke semua file dan folder di drive bersama yang dibagikan secara langsung kepadanya. 

7. Klik Simpan.

Mengubah tingkat akses anggota drive bersama

Sebagai administrator, Anda dapat mengubah tingkat akses anggota drive bersama, meskipun jika Anda bukan pengelola drive bersama tersebut. Misalnya, jika Anda mengkhawatirkan pemberian akses Pengelola ke drive bersama kepada pengguna tertentu, Anda dapat mengurangi tingkat aksesnya.

1. Login ke Konsol Google Admin.

   Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).

2. Di konsol Admin, buka Menu  AplikasiGoogle WorkspaceDrive dan Dokumen.
3. Klik Kelola drive bersama.
4. Arahkan kursor ke drive bersama yang anggotanya ingin Anda perbarui, lalu klik Kelola anggota. Jika memiliki banyak drive bersama, Anda dapat memfilter daftar berdasarkan nama drive bersama atau atribut lainnya.
5. Di baris untuk anggota yang ingin diperbarui, klik tingkat aksesnya saat ini, lalu klik tingkat akses baru.
6. Klik Selesai.

Menentukan setelan berbagi default untuk drive bersama

Sebagai administrator, Anda dapat menetapkan setelan berbagi default untuk drive bersama berdasarkan unit organisasi yang ditetapkan untuknya. Anda juga dapat mencegah anggota dengan akses Pengelola mengubah setelan tersebut. Misalnya, jika tidak ingin pengguna di unit organisasi berbagi konten dengan orang di luar organisasi, Anda dapat memblokir berbagi eksternal dan mencegah pengelola mengubah setelan tersebut.

Penting: Setelan berbagi default hanya berlaku untuk drive bersama baru. Jika Anda memiliki drive bersama yang ingin diubah setelan berbaginya, buka bagian berikutnya.

Sebelum memulai: Untuk menerapkan setelan bagi pengguna tertentu, masukkan akun mereka di unit organisasi.

1. Login ke Konsol Google Admin.

   Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).

2. Di konsol Admin, buka Menu  AplikasiGoogle WorkspaceDrive dan Dokumen.
3. Pilih Setelan berbagi.
4. Untuk menerapkan setelan ke semua orang, biarkan unit organisasi teratas dipilih. Jika tidak, pilih unit organisasi turunan.
5. Tetapkan setelan berbagi default untuk drive bersama baru, lalu pilih apakah pengelola drive bersama dapat mengganti setelan tersebut.

   • Untuk mencegah pengguna eksternal mengakses file di drive bersama, hapus centang kotak kedua. Pengguna eksternal tidak akan memiliki akses, meskipun jika Anda mengizinkan pengguna berbagi file di luar organisasi. Setelan ini juga memblokir pengelola drive bersama agar tidak menambahkan pengguna eksternal sebagai anggota. Jika pengguna tidak diizinkan membagikan item yang ada dalam Drive ke luar organisasi, setelan ini tidak berpengaruh karena tidak dapat mengganti setelan berbagi.
   • Untuk mencegah anggota drive bersama memberikan akses lihat, komentar, atau edit ke file dalam drive bersama kepada orang yang bukan anggota, atau membagikan file tersebut menggunakan link, hapus centang pada kotak ketiga. Anda dapat melakukan tindakan ini untuk unit organisasi yang menangani data sensitif yang tidak boleh dibagikan ke luar unit organisasi tersebut.
   • Untuk mencegah Pengelola konten berbagi folder, hapus centang Izinkan pengelola konten berbagi folder. Anda mungkin perlu melakukannya jika hanya ingin Pengelola dapat membagikan folder.
   • Untuk mencegah anggota drive bersama yang memiliki akses komentar atau pelihat mendownload, menyalin, atau mencetak file di drive bersama, hapus centang kotak keempat. Anda dapat melakukan tindakan ini untuk unit organisasi yang bekerja dengan project atau data rahasia.
     Catatan: File dan folder di drive bersama akan mempertahankan setelan ini saat dipindahkan dari drive bersama. Untuk folder, setelan tidak dapat dikembalikan setelah file berada di Drive Saya.
   • Agar anggota drive bersama dengan akses pengelola tidak mengubah setelan default ini, hapus centang kotak pertama. Di sebagian besar kasus, Anda mungkin ingin mengizinkan pengelola drive bersama mengubah setelan akses untuk drive bersama sehingga mereka tidak dicegah untuk berkolaborasi dengan pengguna eksternal atau tim lain.
6. Klik Simpan. Jika mengonfigurasi unit organisasi turunan, Anda mungkin dapat Mewarisi atau Mengganti setelan unit organisasi induk.

Perubahan dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam, tetapi biasanya berlangsung lebih cepat. Pelajari lebih lanjut

Mengubah setelan berbagi untuk drive bersama

Sebelum memulai:

• Jika Anda membuat setelan berbagi menjadi lebih ketat, beberapa pengguna dapat kehilangan akses. Jika Anda membuat setelan berbagi menjadi lebih longgar, beberapa pengguna mungkin mendapatkan akses tambahan. Pastikan Anda meninjau konten drive bersama untuk memahami apa saja yang boleh dan tidak boleh dibagikan.
• Setelan berbagi drive bersama akan digantikan oleh setelan berbagi Drive jika setelan Drive lebih ketat. Untuk mengetahui informasi selengkapnya tentang setelan berbagi dan drive bersama, lihat Mengelola kebijakan data untuk drive bersama tertentu.

Guna memperbarui setelan berbagi untuk drive bersama:

1. Login ke Konsol Google Admin.

   Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).

2. Di konsol Admin, buka Menu  AplikasiGoogle WorkspaceDrive dan Dokumen.
3. Klik Kelola drive bersama.
4. Arahkan kursor ke drive bersama yang ingin diperbarui, lalu klik Setelan. Jika memiliki banyak drive bersama, Anda dapat memfilter daftar berdasarkan nama drive bersama atau atribut lainnya.
5. Perbarui setelan berbagi. Setelan akan otomatis disimpan saat Anda memperbaruinya.
6. (Opsional) Untuk mencegah pengelola drive bersama mengganti setelan baru Anda, hapus centang kotak pertama.
7. Klik Selesai.

Perubahan dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam, tetapi biasanya berlangsung lebih cepat. Pelajari lebih lanjut

Membatasi siapa saja yang dapat memindahkan konten ke drive bersama eksternal

Edisi yang didukung untuk fitur ini: Business Standard dan Business Plus; Enterprise Standard dan Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, dan Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, dan Enterprise Essentials Plus; G Suite Business.  Bandingkan edisi

Anda dapat mengontrol siapa yang dapat memindahkan file dan folder ke luar organisasi saat memindahkan konten dari:

• Drive bersama di organisasi Anda ke: 
  • Drive bersama yang dimiliki oleh organisasi lain
  • Drive Saya milik seseorang di organisasi lain
• Drive Saya milik seseorang di organisasi Anda ke drive bersama milik organisasi lain 

1. Login ke Konsol Google Admin.

   Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).

2. Di konsol Admin, buka Menu  AplikasiGoogle WorkspaceDrive dan Dokumen.
3. Klik Setelan berbagiOpsi berbagi.
4. Pilih unit organisasi atau grup yang diinginkan. 
5. Pada bagian Mendistribusikan konten di luar organisasi Anda, pilih salah satu opsi:
   • Siapa saja
     • Orang yang memiliki akses Pengelola ke drive bersama dapat memindahkan file dari drive bersama tersebut ke lokasi Drive di organisasi lain. Pelajari lebih lanjut
     • Orang di unit organisasi atau grup yang dipilih dapat memindahkan konten dari Drive Saya milik mereka ke drive bersama milik organisasi lain (misalnya, bisnis, grup, atau sekolah lain). Pelajari lebih lanjut
   • Hanya pengguna di organisasi Anda
     • Orang yang memiliki akses Pengelola ke drive bersama dapat memindahkan file dari drive bersama tersebut ke lokasi Drive di organisasi lain.
     • Pengguna di unit organisasi atau grup yang dipilih dapat memindahkan konten dari Drive Saya milik mereka ke drive bersama milik organisasi lain.
   • Tak seorang pun
     • File di drive bersama tidak dapat dipindahkan ke lokasi Drive di organisasi lain.
     • Tidak ada seorang pun di unit organisasi atau grup yang dipilih yang dapat memindahkan konten dari Drive Saya ke drive bersama milik organisasi lain.
     • Tidak ada seorang pun di unit organisasi atau grup yang dipilih yang dapat membuat file di drive bersama milik organisasi lain.
6. Klik Simpan.

Penting: Jika Anda memilih unit organisasi atau grup turunan, setelan ini hanya mengontrol pemindahan konten dari Drive Saya milik seseorang ke drive bersama dalam organisasi lain (misalnya, bisnis atau sekolah lain). Jika unit organisasi tingkat atas mengizinkan pengguna membagikan file ke luar organisasi mereka, tetapi unit organisasi turunan tidak mengizinkannya, pengguna tidak dapat membagikan file ke luar organisasi mereka.

Diperlukan waktu hingga 24 jam agar perubahan terlihat. Selama waktu ini, setelan lama dan baru mungkin diterapkan secara bergantian.

Meninjau aktivitas pengguna di drive bersama

Untuk meninjau waktu dan pelaku perubahan file, setelan, atau anggota drive bersama, Anda dapat menggunakan log audit Drive.

Meninjau dan mengajukan banding atas drive bersama yang dinonaktifkan

Jika Google mendeteksi bahwa drive bersama berisi konten yang melanggar Persyaratan Layanan, drive bersama tersebut dapat dinonaktifkan. Konten Anda tidak dihapus, tetapi pengguna tidak dapat mengaksesnya hingga drive bersama diaktifkan kembali oleh Google setelah Anda mengajukan banding.

Jika Anda yakin bahwa penonaktifan drive bersama merupakan kesalahan, Anda dapat mengirimkan permintaan peninjauan. Anda memiliki waktu 29 hari untuk mengajukan banding. Jika Anda tidak mengajukan banding, drive bersama yang dinonaktifkan akan dihapus secara otomatis.

1. Login ke Konsol Google Admin.

   Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).

2. Di konsol Admin, buka Menu  AplikasiGoogle WorkspaceDrive dan Dokumen.
3. Klik Kelola drive bersama.
4. Klik Tambahkan filterStatusNonaktif, lalu klik Terapkan.
5. Arahkan kursor ke drive bersama nonaktif yang memerlukan pengajuan banding, lalu klik LainnyaMinta peninjauan.

Banding Anda untuk drive bersama ditinjau. Jika disetujui, drive bersama akan diaktifkan kembali.