Investigar el uso compartido de archivos

Como administrador de G Suite, quizá tengas que buscar documentos sensibles compartidos con usuarios ajenos a tu dominio o con demasiados usuarios internos.

Sigue las instrucciones de este artículo para investigar los archivos que usuarios concretos de tu organización hayan compartido externamente.

1. Empezar la investigación
  1. Inicia sesión para usar la herramienta de investigación.
  2. En el menú Fuente de datos, haz clic en Eventos de registro de Drive.
  3. Haz clic en AÑADIR CONDICIÓN.
  4. En el menú Condición, haz clic en Cambio de la visibilidad.
  5. Comprueba que esta condición tenga asignado el valor Externo.
  6. Haz clic en AÑADIR CONDICIÓN.
  7. En el menú Condición, haz clic en Actor.
  8. En el campo Usuario, introduce el nombre del usuario que ha compartido el archivo; por ejemplo, usuario@example.com
  9. Haz clic en AÑADIR CONDICIÓN.
  10. En el menú Condición, haz clic en Fecha.
  11. Cambia la condición a Después.
  12. En el campo Fecha, introduce la fecha y hora a partir de las cuales se puede haber compartido el archivo externamente.
  13. Haz clic en BUSCAR.
2. Ver y exportar los resultados de búsqueda

Una vez completados los pasos anteriores, los resultados de búsqueda se muestran en una tabla situada en la parte inferior de la página. En ella, se indican la fecha y la hora en las que el archivo se compartió externamente, el ID y el tipo de documento, la visibilidad, el título, el tipo de evento (por ejemplo, Cambiar el acceso del usuario), el nombre de usuario del actor y el propietario del documento.

El actor es el usuario que ha cambiado la visibilidad del documento de alguna forma.

Para guardar estos resultados de búsqueda en la carpeta Mi unidad, haz clic en el botón Exportar file_download_grey600_24dp.png situado en la parte superior de la tabla. 

Para obtener más información, echa un vistazo al artículo Consultar los resultados de búsqueda de la herramienta de investigación.

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