Dateifreigabe überprüfen

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Sie sind Administrator und möchten nach einem vertraulichen Dokument suchen, das extern oder für zu viele Personen freigegeben wurde?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Dateien finden, die von einem bestimmten Nutzer in Ihrer Organisation extern freigegeben wurde.

Dateifreigabe überprüfen

1. Prüfung beginnen

1. Melden Sie sich im Prüftool an.
2. Klicken Sie im Menü Datenquelle auf Drive-Protokollereignisse.
3. Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen.
4. Klicken Sie im Menü Bedingung auf Sichtbarkeit ändern.
5. Achten Sie darauf, dass die Bedingung auf Extern festgelegt ist.
6. Klicken Sie auf BEDINGUNG HINZUFÜGEN.
7. Klicken Sie im Menü Bedingung auf Akteur.
8. Geben Sie in das Feld Nutzer den Namen des Nutzers ein, der die Datei freigegeben hat, z. B. [e-mail]. 
9. Klicken Sie auf BEDINGUNG HINZUFÜGEN.
10. Klicken Sie im Menü Bedingung auf Datum.
11. Ändern Sie die Bedingung in Nach.
12. Geben Sie in das Feld Datum das frühestmögliche Datum und die Uhrzeit für die Dateifreigabe ein.
13. Klicken Sie auf SUCHEN.

2. Suchergebnisse aufrufen und exportieren

Nachdem Sie die Schritte oben abgeschlossen haben, werden die Suchergebnisse unten auf der Seite in einer Tabelle angezeigt. Dort finden Sie folgende Angaben: das Datum und die Uhrzeit der externen Dateifreigabe, die Dokument-ID, den Dokumenttyp, die Sichtbarkeit, den Titel, den Ereignistyp (z. B. Nutzerzugriff ändern), den Nutzernamen des Akteurs und den Eigentümer des Dokuments.

Der Akteur ist der Nutzer, der die Sichtbarkeit des Dokuments geändert hat.

Wenn Sie diese Suchergebnisse im Ordner „Meine Ablage“ speichern möchten, klicken Sie oben in der Tabelle auf Alle exportieren. 

Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Suchergebnisse im Prüftool aufrufen.