在刪除使用者前取消或轉移他們的日曆活動

當使用者從貴機構離職時，您可以透過管理員身分採取行動，避免與他們相關的活動發生問題。如果您直接將使用者刪除或停權，事前並未處理他們的活動，那麼往後就沒有人能夠變更、變更或取消這些活動。這些活動也不會在使用者之間統一更新，並可能占用某些資源，導致您的團隊即使有需要也無法預訂資源。

在管理員刪除使用者後，系統不一定會將他們建立的活動副本從邀請對象的日曆中清除，這些副本仍會保留在邀請對象和預訂資源的日曆中。將使用者停權也一樣，他們的活動仍會保留在日曆中，只有超級管理員可以修改，邀請對象並不能代為修改。如要避免以上情況，您可以採取下列做法。

轉移活動

您可以轉移使用者主日曆中尚未開始的非私人活動，而這類活動至少要有一位邀請對象或一項資源才符合轉移條件。主日曆中尚未開始的私人活動會直接取消，並不會保留在資源日曆和其他使用者的日曆中。因此，如果您不需要保留使用者的資料，就可以取消他們尚未開始的所有活動。系統不會轉移次要日曆及其中的活動。

活動轉移完畢後，轉移對象的日曆清單中將出現一個名為「轉移自 <使用者>@<網域>.com」的次要日曆，離職使用者原先建立的活動就位於這個日曆中。

釋出預訂資源及轉移活動

您無法從已刪除或處於訴訟保留狀態的帳戶中釋出資源。但是您可以在離職使用者的帳戶遭到刪除前，釋出他們所預訂的資源，方便其他人預訂。

1. 登入 Google 管理控制台。

   請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

2. 在管理控制台中，依序點選「選單」圖示  「應用程式」「Google Workspace」「日曆」。
3. 按一下 [管理活動]。
4. 依需要轉移活動的使用者 (例如離職員工)，在「轉移活動」下方的 [使用者名稱] 文字欄位中輸入相應的使用者名稱。
5. 選取 [釋出資源]。
6. (選用) 如要將活動轉移給其他使用者，請按一下 [將活動轉移給其他使用者]，然後輸入轉移對象的使用者名稱。
7. 按一下 [轉移活動]。如果僅勾選 [釋出資源] 方塊，請按一下 [釋出資源]。

這項作業大約會在 10 分鐘後開始執行，過程可能需要 15 分鐘時間。您可以在日曆稽核記錄中追蹤釋出的資源。

在刪除使用者時轉移活動 (僅限超級管理員)

刪除使用者時，請記得將他們尚未開始的活動轉移給新擁有者，以免有人錯過重要活動。您無法轉移處於訴訟保留狀態使用者的活動。

您必須以超級管理員的身分登入才能執行這項工作。

1. 登入您的 Google 管理控制台。

   使用具備超級管理員權限的帳戶 (結尾不是 @gmail.com) 登入。

2. 在管理控制台中，依序點選「選單」圖示  「目錄」「使用者」。
3. 選擇下列其中一種做法：
   • 如要刪除單一使用者：
     1. 在「使用者」清單中找出該使用者。
     2. 將滑鼠游標移至要刪除的使用者上，然後依序點選「更多」「刪除使用者」 (您也可以在使用者帳戶頁面的左側找到這個選項)。
   • 如要刪除多位使用者：
     1. 在「使用者」清單中逐一勾選要刪除的使用者。 
        提示：如果要刪除的使用者都屬於同一個機構單位，您可以在左側選取這個機構單位以加快搜尋速度 (按一下左上方的 [開啟] 查看機構樹狀結構)。如果要選取的使用者屬於不同機構單位，則可在左側選取 [所有機構單位中的使用者]。
     2. 在頁面頂端按一下 [刪除所選使用者]。
4. 在「將擁有權轉移給」部分中搜尋使用者帳戶 (輸入使用者名稱或電子郵件地址的前幾個字元) 選取所需帳戶。
5. (選用) 根據要轉移的資料勾選對應方塊。
6. 勾選 [一併釋出這位使用者規劃的活動中所有預訂日曆資源] 方塊，確保系統會轉移未來的非私人日曆活動與相關資源。
7. 按一下 [刪除使用者]。
8. 如有必要，您可以從聯絡人清單中刪除使用者。請按照刪除或還原聯絡人的步驟進行。

取消尚未開始的活動

您可以手動取消特定使用者尚未開始的活動，也可以讓系統自動取消這類活動。無論您採取哪一種做法，Google 日曆都不會傳送活動取消通知，以免活動邀請對象認為 Google 日曆在濫發垃圾郵件。您可以在日曆稽核記錄中追蹤活動取消作業。

自動取消使用者的活動

如果您啟用「自動取消由已刪除使用者主辦的未來活動」，那麼在刪除使用者的 21 天後，系統就會自動取消他們尚未開始的活動。

1. 登入 Google 管理控制台。

   請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

2. 在管理控制台中，依序點選「選單」圖示  「應用程式」「Google Workspace」「日曆」。
3. 按一下 [管理活動]。
4. 在「由已刪除使用者主辦的活動」之下，選取 [自動取消由已刪除使用者主辦的未來活動]。
5. 按一下 [儲存]。

為了讓這項功能順利運作，請務必在刪除使用者後的 20 天內啟用這項功能。因為這項功能不會溯及先前已刪除的使用者。

在刪除使用者前手動取消他們尚未開始的活動

您可以一次取消使用者尚未開始的所有活動。

重要事項：這項作業無法復原。如果不小心誤刪使用者尚未開始的活動，請按照還原刪除的活動的步驟進行。

1. 登入 Google 管理控制台。

   請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

2. 在管理控制台中，依序點選「選單」圖示  「應用程式」「Google Workspace」「日曆」。
3. 按一下 [管理活動]。
4. 依需要轉移活動的使用者 (例如離職員工)，在「取消/轉移活動」下方的 [使用者] 欄位中輸入相應的使用者名稱。
5. 按一下 [取消活動] 或 [轉移活動]。
6. 按一下 [完成]。

取消程序大約會在 10 分鐘後開始執行，最多需要 15 分鐘時間。

相關主題

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