Som administratör kan du förhindra problem som kan uppstå med händelser när en användare lämnar organisationen. Om du raderar eller stänger av en användare utan att hantera användarens händelser, har dessa händelser inte längre en organisatör som kan ändra, uppdatera eller avbryta dem. Dessa händelser uppdateras inte heller enhetligt för användare och kan låsa resurser som teamet behöver för bokningar.
När en administratör raderar en användare raderas inte nödvändigtvis inbjudnas kopior av händelser som den tidigare användaren skapade. Dessa kopior finns kvar i gästers och bokade resursers kalendrar. Avstängda användares händelser finns också kvar i Kalender och det är enbart avancerade administratörer som kan ändra dem, inte gäster. Du kan förhindra dessa situationer på följande sätt.
Flytta över händelser
Du kan överföra framtida händelser som inte är privata med minst en gäst eller resurs från primära kalendrar. Systemet avbryter framtida privata händelser så att de inte finns var i resurser och i andra användares kalendrar. Om du inte behöver behålla användarens data tar du bort personens alla framtida händelser. Sekundära kalendrar och händelser överförs inte.
När händelseöverföringen är klar visas en ny sekundär kalender med den tidigare användares händelser och namnet Överfört från användare@domän.com visas i den nya ägarens kalenderlista.
Frisläpp och överför tidigare bokade resurser och händelser
Du kan inte frisläppa resurser för raderade konton eller som lagras inför eventuell rättstvist. Du kan dock frisläppa resurser som har bokats av en tidigare (men ännu inte raderad) användare. När du frisläpper resurser kan andra boka dem.
-
Logga in på Googles administratörskonsol.
Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).
-
På administratörskonsolen går du till menyn
Appar
Google Workspace
- Klicka på Hantera händelser.
- Under Händelseöverföring i textfältet Användarnamn anger du källanvändaren (till exempel den tidigare medarbetaren) vars händelser måste överföras.
- Välj Relaterade resurser.
- (Valfritt) Om du vill överföra händelser till en annan användare klickar du på Överför händelser till en annan användare och anger användarnamnet för den användare du vill överföra händelserna till.
- Klicka på Överför händelser eller, om enbart rutan Frisläpp resurser har markerats, Frisläpp resurser.
Denna åtgärd startar ungefär 10 minuter senare och kan ta upp till 15 minuter. Du kan spåra frisläppta resurser i granskningsloggen för Kalender.
Överför händelser när du tar bort en användare (endast avancerad administratör)
När du raderar en användare överförs användarens framtida händelser till en ny ägare så att ingen missar viktiga händelser. Du kan inte överföra händelser för en användare som lagras inför eventuell rättstvist.
Du måste vara inloggad som avancerad administratör för den här uppgiften.
-
Logga in på Googles administratörskonsol.
Logga in med ett konto som har behörighet som avancerad administratör (slutar inte på @gmail.com).
- På administratörskonsolen går du till menyn
Katalog
- Välj ett alternativ:
- Radera en användare:
- Leta reda på användaren i listan Användare.
- Peka på användaren som du vill ta bort och klicka på Mer
- Så här raderar du flera användare:
- Markera rutan för varje användare du vill radera i listan Användare.
Tips! Om alla användare tillhör samma organisationsenhet väljer du den till vänster för att lättare hitta användarna. (Uppe till vänster kan du klicka på Öppnaför att se organisationsträdet.) Om användarna finns i olika organisationsenheter väljer du Användare från alla organisationsenheter till vänster.
- Klicka på Radera markerade användare högst upp på sidan.
- Markera rutan för varje användare du vill radera i listan Användare.
- Radera en användare:
- I avsnittet Överför ägarskap söker du efter ett användarkonto genom att ange de första tecknen i användarens namn eller e-postadress
- (Valfritt) Markera rutorna och välj vilken data som ska överföras.
- Markera Frigör även alla kalenderresurser som har bokats i händelser som användaren organiserar för att säkerställa att framtida, icke-privata kalenderhändelser och resurser överförs.
- Klicka på Radera användare.
- Om det behövs raderar du användaren från kontaktlistan. Följ stegen i Radera eller återställa kontakter.
Avboka kommande händelser
Du kan avsluta vissa användares framtida händelser manuellt eller automatiskt. Om du väljer något av dessa alternativ skickas inte avbokningsaviseringar i Kalender för att undvika att gästerna ska få stora mängder meddelanden. Du kan spåra avbokningsåtgärder i granskningsloggen för Kalender.
Avboka en användares händelser automatiskt
Om du väljer att ta bort framtida händelser för raderade användare automatiskt tas framtida händelser bort automatiskt 21 dagar efter det att en användare har raderats.
-
Logga in på Googles administratörskonsol.
Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).
-
På administratörskonsolen går du till menyn
- Klicka på Hantera händelser.
- Under Händelser för borttagna användare väljer du Avbryt raderade användares framtida händelser utan avisering.
- Klicka på Spara.
Om den här funktionen ska fungera måste du välja att använda den inom 20 dagar från det att användaren har raderats. Den tillämpas inte retroaktivt på användare som har raderats tidigare.
Ta bort framtida händelser manuellt för en användare som ännu inte har raderats
Du kan ta bort alla framtida händelser för en användare samtidigt.
-
Logga in på Googles administratörskonsol.
Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).
-
På administratörskonsolen går du till menyn
- Klicka på Hantera händelser.
- Under Avboka händelse eller Överför händelse i fältet Användare anger du källanvändaren (till exempel den tidigare medarbetaren) vars händelser måste överföras.
- Klicka på Avbryt händelser eller Överför händelser.
- Klicka på Klar.
Avbokningsprocessen startar ungefär 10 minuter senare och kan ta upp till 15 minuter.
