Agenda-afspraken annuleren of overzetten voordat u een gebruiker verwijdert

Als beheerder kunt u voorkomen dat zich problemen voordoen met afspraken als een gebruiker de organisatie verlaat. Als u gebruikers verwijdert of opschort zonder hun afspraken te beheren, hebben die afspraken geen organisator meer die ze kan wijzigen, updaten of annuleren. De afspraken worden ook niet op de juiste manier geüpdatet voor gebruikers en kunnen faciliteiten bevatten die uw team wil boeken.

Als een beheerder een gebruiker verwijdert, worden de kopieën voor genodigden van afspraken die de voormalige gebruiker heeft gemaakt, niet altijd verwijderd uit het systeem. Ze blijven in de agenda van gasten en geboekte faciliteiten staan. Afspraken van opgeschorte gebruikers blijven ook in Agenda staan. Alleen hoofdbeheerders kunnen deze aanpassen, gasten niet. U kunt deze situaties op de volgende manieren voorkomen:

Afspraken overzetten

U kunt toekomstige afspraken die niet privé zijn en die minstens één gast of faciliteit bevatten overzetten vanuit primaire agenda's. Toekomstige privéafspraken worden geannuleerd door het systeem. Deze blijven dus niet in de agenda van faciliteiten en andere gebruikers staan. Als de gegevens van gebruikers niet bewaard hoeven te blijven, kunt u al hun toekomstige afspraken annuleren. U kunt secundaire agenda's en de afspraken daarin niet overzetten.

Nadat de afspraken zijn overgezet, verschijnt er in de agendalijst van de nieuwe eigenaar een secundaire agenda met de naam Overgedragen van [e-mail].

Eerder geboekte faciliteiten en afspraken vrijgeven en overzetten

U kunt geen faciliteiten vrijgeven voor accounts die zijn verwijderd of waarvoor een bewaarplicht geldt. U kunt wel faciliteiten vrijgeven die zijn geboekt door een voormalige, maar nog niet verwijderde gebruiker. Als u faciliteiten vrijgeeft, kunnen anderen ze boeken.

1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

   Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

2. Ga in de Beheerdersconsole naar Menu  AppsGoogle WorkspaceAgenda.
3. Klik op Afspraken beheren.
4. Vul onder Afspraken overzetten, in het tekstveld Gebruikersnaam, de brongebruiker in (bijvoorbeeld de voormalige werknemer) van wie de afspraken moeten worden overgezet.
5. Selecteer Faciliteiten vrijgeven.
6. (Optioneel) Als u de afspraken wilt overzetten naar een andere gebruiker, klikt u op Afspraken overzetten naar een andere gebruiker en voert u de gebruikersnaam in van de gebruiker naar wie u de afspraken wilt overzetten.
7. Klik op Afspraken overzetten of, als alleen het vakje is aangevinkt voor Faciliteiten vrijgeven, op Faciliteiten vrijgeven.

Het proces begint ongeveer 10 minuten later en kan 15 minuten duren. U kunt zien welke faciliteiten zijn vrijgegeven in het controlelogboek Agenda.

Afspraken overzetten wanneer u een gebruiker verwijdert (alleen hoofdgebruikers)

Als u een gebruiker verwijdert, kunt u de toekomstige afspraken van de gebruiker overzetten naar een nieuwe eigenaar, zodat niemand belangrijke afspraken mist. U kunt geen afspraken overzetten van een gebruiker voor wie een juridische bewaarplicht geldt.

U moet zijn ingelogd als hoofdbeheerder om deze taak te kunnen uitvoeren.

1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

   Log in met een account met hoofdbeheerdersrechten (eindigt niet op @gmail.com).

2. Ga in de Beheerdersconsole naar Menu  DirectoryGebruikers.
3. Kies een optie:
   • Ga als volgt te werk om één gebruiker te verwijderen:
     1. Zoek de gebruiker in de lijst Gebruikers.
     2. Plaats de muisaanwijzer op de gebruiker die u wilt verwijderen en klik op MeerGebruiker verwijderen. (U vindt deze optie ook links op de accountpagina van de gebruiker.)
   • Ga als volgt te werk om meerdere gebruikers tegelijk te verwijderen:
     1. Vink in de lijst Gebruikers het vakje aan voor elke gebruiker die u wilt verwijderen. 
        Tip: Als alle gebruikers bij dezelfde organisatie-eenheid horen, selecteert u links de organisatie-eenheid om de gebruikers makkelijker te vinden. (U kunt linksboven op Openen  klikken om de organisatiestructuur te zien.) Als de gebruikers bij verschillende organisatie-eenheden horen, selecteert u links Gebruikers uit alle organisatie-eenheden.
     2. Klik bovenaan de pagina op Geselecteerde gebruikers verwijderen.
4. Zoek in het gedeelte 'Eigendom overdragen aan' naar een gebruikersaccount door de eerste tekens van de naam of het e-mailadres van de gebruiker in te vullenselecteer het gewenste account.
5. (Optioneel) Vink de vakjes aan voor de gegevens die u wilt overzetten.
6. Vink het vakje aan voor Ook alle agendafaciliteiten vrijgeven die zijn geboekt in afspraken georganiseerd door de gebruiker tozodat faciliteiten en toekomstige Agenda-afspraken die niet privé zijn, worden overgezet.
7. Klik op Gebruiker verwijderen of Gebruikers verwijderen.
8. Verwijder indien nodig de gebruiker uit de contactenlijst. Volg de stappen in Contacten verwijderen of herstellen.

Toekomstige afspraken annuleren

U kunt de toekomstige afspraken van bepaalde gebruikers handmatig of automatisch annuleren. Als u een van deze opties gebruikt, stuurt Agenda geen meldingen dat afspraken zijn geannuleerd, om te voorkomen dat gasten te veel e-mails ontvangen. U kunt zien welke afspraken zijn geannuleerd in het controlelogboek Agenda.

De afspraken van een gebruiker automatisch annuleren

Als u De toekomstige afspraken van verwijderde gebruikers annuleren zonder melding aanzet, worden toekomstige afspraken 21 dagen nadat een gebruiker is verwijderd automatisch geannuleerd door het systeem.

1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

   Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

2. Ga in de Beheerdersconsole naar Menu  AppsGoogle WorkspaceAgenda.
3. Klik op Afspraken beheren.
4. Selecteer onder 'Afspraken van verwijderde gebruikers' de optie De toekomstige afspraken van verwijderde gebruikers annuleren zonder melding.
5. Klik op Opslaan.

U moet de functie aanzetten binnen 20 dagen nadat u de gebruiker heeft verwijderd, anders werkt deze niet. De functie geldt niet met terugwerkende kracht voor eerder verwijderde gebruikers.

Toekomstige afspraken van een nog niet verwijderde gebruiker handmatig annuleren

U kunt de toekomstige afspraken van een gebruiker allemaal tegelijk annuleren.

Opmerking: U kunt dit niet ongedaan maken. Als u de toekomstige afspraken van een gebruiker per ongeluk heeft verwijderd, volgt u de stappen in Verwijderde afspraken herstellen.

1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

   Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

2. Ga in de Beheerdersconsole naar Menu  AppsGoogle WorkspaceAgenda.
3. Klik op Afspraken beheren.
4. Vul onder 'Afspraken annuleren' of 'Afspraken overzetten', in het veld Gebruiker, de brongebruiker in (bijvoorbeeld de voormalige werknemer) van wie de afspraken moeten worden overgezet.
5. Klik op Afspraken annuleren of Afspraken overzetten.
6. Klik op Gereed.

Het annuleringsproces begint na ongeveer 10 minuten en kan 15 minuten duren.

Gerelateerde onderwerpen

• Het account van een gebruiker verwijderen
• Een gebruiker tijdelijk opschorten
• De afspraken van verwijderde gebruikers verwijderen uit een agenda

• Hoe instellingen voor Google Meet worden toegepast op afspraken die zijn gemaakt in of overgezet naar andere Google-agenda's