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Kalendertermine absagen oder übertragen, bevor Sie einen Nutzer löschen

Wichtige Aktionen vor dem Löschen eines Nutzers

Als Administrator können Sie Probleme mit Terminen verhindern, die unter Umständen auftreten, wenn ein Nutzer eine Organisation verlässt. Wenn Sie einen Nutzer löschen oder sperren, ohne seine Termine zu verwalten, haben die Termine keinen Organisator mehr, der sie ändern, aktualisieren oder absagen kann. Diese Termine werden auch nicht einheitlich für alle Nutzer aktualisiert und können Ressourcen belegen, die Ihr Team für die Buchung benötigt. 

Wenn ein Administrator einen Nutzer löscht, werden die an die eingeladenen Personen gesendeten Kopien der Termine, die der ehemalige Nutzer erstellt hat, nicht zwangsläufig dauerhaft vom System gelöscht. Diese Kopien bleiben in den Kalendern der Gäste und der gebuchten Ressourcen. Auch die Termine von gesperrten Nutzern bleiben im Kalender. Sie können nur von Super Admins geändert werden, nicht von Gästen. Solche Fälle lassen sich mit den folgenden Aktionen verhindern.

Termine übertragen

Sie können zukünftige, nicht private Termine mit mindestens einem Gast oder einer Ressource aus primären Kalendern übertragen. Zukünftige private Termine werden vom System abgesagt, sodass sie nicht in den Kalendern von Ressourcen und anderen Nutzern verbleiben. Müssen die Daten des Nutzers nicht aufbewahrt werden, sollten Sie alle ausstehenden Termine absagen. Sekundäre Kalender und Termine werden nicht übertragen. 

Nach der Terminübertragung erscheint in der Kalenderliste des neuen Inhabers ein neuer sekundärer Kalender mit den Terminen des ehemaligen Nutzers und dem Namen „Übertragen von nutzer@beispiel.de“.

Zuvor gebuchte Ressourcen und Termine freigeben und übertragen 

Sie können keine Ressourcen für Konten freigeben, die gelöscht wurden oder die einem Litigation Hold unterliegen. Sie können aber Ressourcen für ehemalige (aber noch nicht gelöschte) Nutzer freigeben. Durch die Freigabe haben andere Nutzer die Möglichkeit, die Ressourcen zu buchen.

  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“ und dann Appsund dannGoogle Workspaceund dannKalender.
  3. Klicken Sie auf Termine verwalten.
  4. Geben Sie unter „Termine übertragen“ im Textfeld „Nutzername“ den Namen des Nutzers ein, dessen Termine übertragen werden sollen (zum Beispiel ein Mitarbeiter, der die Organisation verlässt).
  5. Wählen Sie Ressourcen freigeben aus.
  6. Optional: Wenn Sie Termine auf einen anderen Nutzer übertragen möchten, klicken Sie auf Termine auf anderen Nutzer übertragen und geben Sie den Namen des Nutzers ein, auf den die Termine übertragen werden sollen.
  7. Klicken Sie auf Termine übertragen oder, wenn nur das Kästchen „Ressourcen freigeben“ angeklickt ist, auf Ressourcen freigeben

Der Vorgang beginnt nach etwa 10 Minuten und kann bis zu 15 Minuten dauern. Sie können freigegebene Ressourcen im Audit-Log für Google Kalender verfolgen.

Termine übertragen, wenn ein Nutzer gelöscht wird (nur für Super Admin)

Wenn Sie einen Nutzer löschen, übertragen Sie seine zukünftigen Termine an einen neuen Inhaber. So sorgen Sie dafür, dass niemand wichtige Termine verpasst. Sie können keine Termine eines Nutzers übertragen, der einem Litigation Hold unterliegt.

Für diese Aufgabe müssen Sie als Super Admin angemeldet sein.

  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Verwenden Sie zur Anmeldung ein Konto mit Super Admin-Berechtigungen (endet nicht auf @gmail.com).

  2. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann  Verzeichnis und dann Nutzer.
  3. Wählen Sie eine Option aus:
    • So löschen Sie einen einzelnen Nutzer:
      1. Suchen Sie in der Liste „Nutzer“ nach dem gewünschten Namen.
      2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Nutzer, den Sie löschen möchten, und klicken Sie auf Mehrund dannNutzer löschen. Diese Option finden Sie auch links auf der Kontoseite des Nutzers.
    • So löschen Sie mehrere Nutzer:
      1. Klicken Sie in der Liste „Nutzer“ auf das Kästchen für jeden Nutzer, den Sie löschen möchten. 
        Tipp: Wenn alle Nutzer derselben Organisationseinheit angehören, können Sie diese auf der linken Seite auswählen, um die Nutzer leichter zu finden. Sie können links oben auf „Öffnen“  klicken, damit die Organisationsstruktur angezeigt wird. Wenn die Nutzer unterschiedlichen Organisationseinheiten angehören, wählen Sie links Nutzer aus allen Organisationseinheiten aus.
      2. Klicken Sie oben auf der Seite auf Ausgewählte Nutzer löschen.
  4. Suchen Sie im Abschnitt „Inhaberschaft übertragen an“ nach einem Nutzerkonto: Geben Sie die ersten Zeichen des Namens oder der E-Mail-Adresse des Nutzers einund dannwählen Sie das gewünschte Konto aus.
  5. Optional: Klicken Sie die Kästchen an, um auszuwählen, welche Daten übertragen werden sollen.
  6. Klicken Sie das Kästchen Alle gebuchten Kalenderressourcen in Terminen freigeben, die vom Nutzer organisiert wurden an. Damit werden zukünftige nicht private Termine und Ressourcen in Google Kalender nicht übertragen.
  7. Klicken Sie auf Nutzer löschen.
  8. Löschen Sie den Nutzer ggf. aus Ihrer Kontaktliste. Folgen Sie der Anleitung unter Kontakte und Gruppen löschen oder wiederherstellen.

Zukünftige Termine absagen

Sie können zukünftige Termine von bestimmten Nutzern manuell oder automatisch absagen. Wenn Sie sich für eine dieser Optionen entscheiden, werden keine Benachrichtigungen über Terminabsagen versendet – so wird Spam für die Gäste vermieden. Sie können die Vorgänge zur Absage von Terminen im Audit-Log für Google Kalender verfolgen.

Termine eines Nutzers automatisch absagen lassen 

Wenn Sie die Option In der Zukunft liegende Termine gelöschter Nutzer ohne Benachrichtigung absagen aktivieren, werden 21 Tage nach dem Löschen eines Nutzers dessen zukünftige Termine automatisch vom System abgesagt.

  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“ und dann Appsund dannGoogle Workspaceund dannKalender.
  3. Klicken Sie auf Termine verwalten
  4. Wählen Sie unter „Termine von gelöschten Nutzern“ die Option In der Zukunft liegende Termine gelöschter Nutzer ohne Benachrichtigung absagen aus.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Damit das funktioniert, müssen Sie die Funktion innerhalb von 20 Tagen nach dem Löschen des Nutzers aktivieren. Sie gilt nicht rückwirkend für bereits gelöschte Nutzer.

Zukünftige Termine eines noch nicht gelöschten Nutzers manuell absagen 

Sie können alle zukünftigen Termine eines Nutzers auf einmal absagen. 

Wichtig: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Wenn Sie die zukünftigen Termine eines Nutzers versehentlich löschen, folgen Sie der Anleitung unter Gelöschte Termine im Papierkorb wiederherstellen (nur am Computer).
  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“ und dann Appsund dannGoogle Workspaceund dannKalender.
  3. Klicken Sie auf Termine verwalten.
  4. Geben Sie unter „Termine absagen“ oder „Termine übertragen“ im Feld „Nutzer“ den Namen des Nutzers ein, dessen Termine übertragen werden sollen (zum Beispiel ein Mitarbeiter, der die Organisation verlässt).
  5. Klicken Sie auf Termine absagen oder Termine übertragen
  6. Klicken Sie auf Fertig.

Der Vorgang beginnt nach etwa 10 Minuten und kann bis zu 15 Minuten dauern. 

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