Como administrador, puedes evitar los problemas que pueden surgir con los eventos cuando un usuario deja una organización. Si eliminas o suspendes la cuenta de un usuario sin haber gestionado sus eventos, estos ya no tendrán ningún organizador que pueda modificarlos, actualizarlos o cancelarlos. Además, esos eventos tampoco se actualizarán de manera uniforme para todos los usuarios y podrían bloquear recursos que tu equipo necesite reservar.
Cuando un administrador elimina un usuario, el sistema no purga necesariamente las copias de los eventos creados por el antiguo usuario que tienen los invitados. Esas copias permanecen en los calendarios de los invitados y de recursos reservados. Asimismo, los eventos de los usuarios suspendidos siguen apareciendo en Calendar, y solo pueden modificarlos los superadministradores, no los invitados. Para evitar que se den estas situaciones, sigue las distintas indicaciones que se proporcionan en este artículo.
Transferir eventos
Puedes transferir desde calendarios principales eventos futuros no privados con al menos un invitado o un recurso. El sistema cancela los eventos futuros privados para que no permanezcan en los recursos ni en los calendarios de otros usuarios. Si no te hace falta conservar los datos de un usuario, cancela todos sus eventos futuros. Los calendarios secundarios y sus eventos no se transfieren.
Después de transferir un evento, en la lista de calendarios del nuevo propietario aparecerá un calendario secundario con los eventos del antiguo usuario y el nombre Transferido desde usuario@dominio.com.
Liberar y transferir eventos y recursos previamente reservados
No puedes liberar recursos de cuentas eliminadas o sujetas a retenciones por motivos legales. Sin embargo, puedes liberar recursos que haya reservado un usuario antiguo que todavía no se haya eliminado. Cuando se liberan recursos, otros usuarios pueden reservarlos.
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
Aplicaciones
Google Workspace
- Haz clic en Gestionar eventos.
- En Transferencia de eventos, ve al campo de texto del nombre de usuario y escribe el usuario de origen (por ejemplo, el antiguo empleado) cuyos eventos se deben transferir.
- Selecciona Liberar recursos.
- (Opcional) Para transferir eventos a otro usuario, haz clic en Transferir eventos a otro usuario y escribe el nombre del usuario al que quieres transferirlos.
- Haz clic en Transferir eventos o, si la casilla Liberar recursos está marcada, en Liberar recursos.
La operación comenzará unos 10 minutos más tarde y puede durar 15 minutos. Puedes consultar los recursos liberados en el registro de auditoría de Calendar.
Transferir eventos al eliminar un usuario (solo superadministradores)
Cuando elimines un usuario, transfiere sus eventos futuros a un nuevo propietario para que nadie se pierda ningún evento importante. No puedes transferir eventos de un usuario que esté sujeto a una retención por motivos legales.
Para hacer esta tarea, tienes que haber iniciado sesión como superadministrador.
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Inicia sesión con una cuenta que tenga privilegios de superadministrador (y que no termine en @gmail.com).
- En la consola de administración, ve a Menú
Directorio
- Elige una opción:
- Para eliminar un solo usuario:
- En la lista Usuarios, busca el usuario.
- Coloca el cursor sobre el usuario que quieras eliminar y haz clic en Más
- Para eliminar varios usuarios:
- En la lista Usuarios, marca la casilla de cada usuario que quieras eliminar.
Consejo: Si todos los usuarios pertenecen a la misma unidad organizativa, selecciónala en la parte izquierda para encontrar a los usuarios más fácilmente. En la parte superior izquierda, puedes hacer clic en Abrirpara ver el organigrama. Si los usuarios están en distintas unidades organizativas, a la izquierda, selecciona Usuarios de todas las unidades organizativas.
- En la parte superior de la página, haz clic en Eliminar usuarios seleccionados.
- En la lista Usuarios, marca la casilla de cada usuario que quieras eliminar.
- Para eliminar un solo usuario:
- En la sección Transferir la propiedad a, busca la cuenta del usuario escribiendo los primeros caracteres de su nombre o su dirección de correo
- (Opcional) Marca las casillas de los datos que quieras transferir.
- Marca Liberar todos los recursos de calendario reservados en eventos organizados por el usuario para que se transfieran los eventos futuros no privados y los recursos de Calendar.
- Haz clic en Eliminar usuario o Eliminar usuarios.
- Si fuera necesario, elimina el usuario de tu lista de contactos. Sigue los pasos para eliminar o restaurar contactos.
Cancelar eventos futuros
Puedes cancelar los eventos futuros de ciertos usuarios de forma manual o automática. Si eliges una de estas opciones, para evitar enviar spam a los invitados, Calendar no envía notificaciones de cancelación de eventos. Puedes consultar las operaciones de cancelación de eventos en el registro de auditoría de Calendar.
Hacer que los eventos de un usuario se cancelen automáticamente
Si habilitas la opción Cancelar sin aviso eventos futuros de usuarios eliminados, el sistema cancelará automáticamente los eventos futuros 21 días después de que los usuarios se hayan eliminado.
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en Gestionar eventos.
- En Eventos de usuarios eliminados, selecciona Cancelar sin aviso eventos futuros de usuarios eliminados.
- Haz clic en Guardar.
Para que esta opción funcione, se debe activar antes de que pasen 20 días desde la eliminación del usuario. No se aplica de manera retroactiva a los usuarios eliminados con anterioridad.
Cancelar manualmente los eventos futuros de un usuario que aún no se ha eliminado
Puedes cancelar todos los eventos futuros de un usuario a la vez.
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en Gestionar eventos.
- En las secciones Cancelación de eventos o Transferencia de eventos, ve al campo de texto Usuario y escribe el usuario de origen (por ejemplo, el antiguo empleado) cuyos eventos se deben transferir.
- Haz clic en Cancelar eventos o en Transferir eventos.
- Haz clic en Listo.
Este proceso comenzará unos 10 minutos más tarde y puede durar hasta 15 minutos.
