Annuler ou transférer des événements d'agenda avant de supprimer un compte utilisateur

Mesures à prendre avant de supprimer un compte utilisateur Agenda

En tant qu'administrateur, vous pouvez éviter les problèmes liés aux événements lorsqu'un utilisateur quitte une organisation. Si vous supprimez ou suspendez un compte utilisateur sans gérer les événements qui lui sont associés, ceux-ci se trouvent sans organisateur. Il n'est alors plus possible de les modifier, de les mettre à jour, ni de les annuler. De plus, ces événements ne sont pas mis à jour de manière uniforme pour tous les utilisateurs et sont susceptibles de monopoliser des ressources nécessaires à votre équipe.

Lorsqu'un administrateur supprime un compte utilisateur, le système ne supprime pas toujours définitivement les copies des événements créés par l'ancien utilisateur. Celles-ci sont conservées dans les agendas des invités et des ressources réservées. De plus, les événements créés par des utilisateurs dont le compte a été suspendu sont conservés dans Agenda, et seuls les super-administrateurs peuvent les modifier, pas les invités. Pour éviter ces situations, suivez l'une des méthodes suivantes.

Transférer les événements

À partir des agendas principaux, vous pouvez transférer les événements non privés à venir s'ils comportent au moins un invité ou une ressource. Le système annule les événements privés à venir afin qu'ils disparaissent des ressources et des agendas des autres utilisateurs. Si vous n'avez pas besoin de conserver les données de l'utilisateur, annulez tous ses événements à venir. Les agendas et événements secondaires ne sont pas transférés.

Une fois les événements transférés, un nouvel agenda secondaire contenant les événements de l'ancien utilisateur et intitulé "Transférés depuis utilisateur@domaine.com" apparaît dans la liste des agendas du nouveau propriétaire.

Libérer les ressources réservées et transférer les événements

Vous ne pouvez pas libérer de ressources pour des comptes supprimés ou soumis à une obligation de conservation pour litige. Vous pouvez toutefois libérer les ressources réservées par un ancien compte utilisateur qui n'a pas encore été supprimé. En libérant des ressources, vous permettez à d'autres utilisateurs de les réserver.

Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
Dans la console d'administration, accédez à Menu Applications Google Workspace Agenda.
Cliquez sur Gérer les événements.
Sous "Transfert d'événements", saisissez le nom de l'utilisateur dont les événements doivent être transférés (un ancien employé, par exemple) dans le champ "nom d'utilisateur".
Sélectionnez Libérer les ressources.
(Facultatif) Pour transférer les événements, cliquez sur Transférer les événements à un autre utilisateur et saisissez le nom de l'utilisateur.
Cliquez sur Transférer les événements ou sur Libérer les ressources s'il s'agit de la seule option cochée.

Cette opération débute environ 10 minutes plus tard et peut durer jusqu'à 15 minutes. Vous pouvez consulter les ressources libérées dans le journal d'audit d'Agenda.

Transférer les événements lorsqu'un compte utilisateur est supprimé (super-administrateur uniquement)

Lorsque vous supprimez un compte utilisateur, vous pouvez transférer ses événements à venir vers un nouveau propriétaire afin qu'aucun participant ne manque un événement important. Vous ne pouvez pas transférer les événements d'un compte utilisateur soumis à une obligation de conservation pour litige.

Pour ce faire, vous devez être connecté en tant que super-administrateur.

Connectez-vous à votre Console d'administration Google.
Connectez-vous avec un compte disposant de droits de super-administrateur (ne se terminant pas par @gmail.com).
Dans la console d'administration, accédez à Menu Annuaire Utilisateurs.
Sélectionnez une option :
- Pour supprimer un compte utilisateur :
  1. Recherchez l'utilisateur dans la liste des utilisateurs.
  2. Placez le curseur sur le compte utilisateur que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur PlusSupprimer le compte utilisateur. (Cette option est également disponible en haut à gauche de la page du compte utilisateur.)
- Pour supprimer plusieurs comptes utilisateur :
  1. Cochez la case de chaque compte utilisateur que vous souhaitez supprimer dans la liste des utilisateurs.
    Conseil : Si les utilisateurs font tous partie de la même unité organisationnelle, sélectionnez-la sur la gauche pour trouver les utilisateurs plus facilement. (En haut à gauche, vous pouvez cliquer sur Ouvrirpour afficher l'arborescence organisationnelle.) En revanche, si les utilisateurs font partie de différentes unités organisationnelles, sélectionnez Utilisateurs de toutes les unités organisationnelles sur la gauche.
  2. En haut de la page, cliquez sur Supprimer les comptes utilisateur sélectionnés.
Dans la section "Transférer la propriété à", recherchez le compte utilisateur en saisissant les premiers caractères du nom ou de l'adresse e-mail du comptesélectionnez le compte souhaité.
(Facultatif) Cochez les cases correspondant aux données que vous souhaitez transférer.
Cochez Libérer également toutes les ressources d'agenda réservées pour les événements de l'utilisateur pour veiller à ce que les événements d'agenda non privés à venir et les ressources soient transférés.
Cliquez sur Supprimer le compte utilisateur ou Supprimer des comptes utilisateur.
Si nécessaire, retirez l'utilisateur de votre liste de contacts. Suivez la procédure décrite dans Supprimer ou restaurer des contacts et des groupes.

Annuler les futurs événements

Vous pouvez annuler manuellement ou automatiquement certains événements à venir. Si vous utilisez l'une des options suivantes, Agenda n'envoie aucune notification d'annulation des événements pour ne pas surcharger la boîte de réception des invités. Vous pouvez consulter les opérations d'annulation d'événements dans le journal d'audit d'Agenda.

Annuler automatiquement les événements d'un utilisateur

Si vous activez Annuler d'office les événements à venir des comptes utilisateur supprimés, les événements en question sont automatiquement annulés 21 jours après la suppression du compte.

Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
Dans la console d'administration, accédez à Menu Applications Google Workspace Agenda.
Cliquez sur Gérer les événements.
Sous "Événements associés aux comptes utilisateur supprimés", sélectionnez Annuler d'office les événements à venir des comptes utilisateur supprimés.
Cliquez sur Enregistrer.

Vous devez activer cette fonctionnalité dans les 20 jours suivant la suppression du compte utilisateur pour qu'elle fonctionne. Elle ne s'applique pas de manière rétroactive pour les comptes utilisateur déjà supprimés.

Annuler manuellement les événements à venir d'un compte utilisateur non supprimé

Vous pouvez annuler simultanément tous les événements à venir d'un utilisateur.

Important : Cette annulation est irréversible. Si vous supprimez par inadvertance les événements à venir d'un utilisateur, suivez la procédure Restaurer les événements supprimés.

Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
Dans la console d'administration, accédez à Menu Applications Google Workspace Agenda.
Cliquez sur Gérer les événements.
Sous "Annulation d'événements" ou "Transfert d'événements", saisissez le nom de l'utilisateur dont les événements doivent être transférés (un ancien collaborateur, par exemple).
Cliquez sur Annuler les événements ou sur Transférer les événements.
Cliquez sur OK.

Le processus d'annulation débute environ 10 minutes plus tard et peut durer jusqu'à 15 minutes.

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