Como administrador, puedes ayudar a los usuarios de tu organización que tengan problemas al crear, compartir y acceder a unidades compartidas.
Primero, pídeles que consulten el artículo Solucionar problemas relacionados con unidades compartidas, donde se indica cómo abordar numerosos problemas habituales. Si siguen teniendo problemas después de consultar ese recurso, prueba las soluciones que se incluyen en este artículo.
Problemas para crear o gestionar unidades compartidas
- El usuario no puede crear unidades compartidas
- El administrador no puede cambiar las opciones para compartir
- El administrador no puede cambiar las opciones para compartir
- Una unidad compartida no tiene ningún administrador
- Una unidad compartida no tiene miembros
Problemas para acceder a archivos y carpetas de unidades compartidas
- El usuario no puede acceder a un archivo de una unidad compartida después de que se haya movido
- El usuario no puede comentar ni editar un archivo de una unidad compartida
- El usuario no puede acceder a una unidad compartida, aunque sea miembro
Problemas para mover carpetas a unidades compartidas o quitarlas
Problemas para crear o gestionar unidades compartidas
El usuario no puede crear unidades compartidas
Si un usuario no puede crear unidades compartidas, es posible que su licencia no las admita o que esta opción esté desactivada en su unidad organizativa y no esté anulada por un grupo de configuración. Para consultar su estado, sigue estos pasos:
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
Directorio
Usuarios.
- Busca al usuario en la lista. Si hay muchos usuarios, haz clic en Añadir un filtro y elige un parámetro para acotar la lista, como su dirección de correo electrónico.
- Haz clic en el nombre del usuario.
- Busca la sección Licencias y confirma que su licencia es una de las siguientes:
Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Organizaciones sin Ánimo de Lucro y G Suite Business. Comparar ediciones
Si su licencia no permite usar unidades compartidas, puedes cambiar su licencia. En caso contrario, ve al paso siguiente.
- Anota la unidad organizativa que aparece debajo de su nombre y los grupos de configuración a los que pertenecen.
- A la izquierda, haz clic en Aplicaciones
- Haz clic en Opciones para compartir
- En Drive y Documentos, haz clic en la unidad organizativa del usuario.
Si la primera casilla está marcada, su unidad organizativa no podrá crear unidades compartidas.
- Si el usuario debe poder crear unidades compartidas, plantéate la mejor forma de darle permiso:
- Si todos los usuarios de su unidad organizativa deben poder crear unidades compartidas, desmarca la primera casilla y haz clic en Guardar o Anular.
- Si no todos los miembros de su unidad organizativa deberían poder crear unidades compartidas, busca o crea un grupo de configuración que tenga permiso para crear unidades compartidas y añade el usuario al grupo.
El administrador no puede cambiar las opciones para compartir
Si un usuario con acceso de administrador a una unidad compartida no puede cambiar sus opciones para compartir, es posible que su licencia o un ajuste de la consola de administración lo impidan. Para consultar su estado, sigue estos pasos:
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en el nombre del usuario.
- Busca la sección Licencias y confirma que su licencia es una de las siguientes:
Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Organizaciones sin Ánimo de Lucro y G Suite Business. Comparar ediciones
Si tienen una licencia Business Starter, solo pueden restablecer una opción para compartir para permitir todo.
Si su licencia no permite gestionar los ajustes de las unidades compartidas, puedes cambiar su licencia. En caso contrario, ve al paso siguiente.
- Anota la unidad organizativa que aparece debajo de su nombre y los grupos de configuración a los que pertenecen.
- A la izquierda, haz clic en Aplicaciones
- Haz clic en Opciones para compartir
- Busca la opción Permitir que los miembros con acceso de administrador anulen los ajustes indicados más abajo. Si la casilla no está marcada en la unidad organizativa o el grupo de configuración del usuario, no podrá cambiar las opciones para compartir.
- Si el administrador debe poder anular la configuración predeterminada de las unidades compartidas, plantéate la mejor forma de darle permiso:
- Si todos los administradores de su unidad organizativa deben poder actualizar la configuración, desmarca la primera casilla y haz clic en Guardar o en Anular.
- Si no todos los miembros de su unidad organizativa deben poder actualizar los ajustes, busca o crea un grupo de configuración que tenga permiso para actualizar las opciones para compartir y añade el usuario al grupo.
El administrador no puede cambiar las opciones para compartir
Comprueba tu edición de Google Workspace. Si tienes Business Starter, solo puedes restablecer las opciones para compartir a su valor predeterminado de permitir todo. Por ejemplo, si has cambiado de otra edición a Business Starter, es posible que en la consola de administración se reflejen las opciones para compartir predeterminadas que tenías cuando tenías la otra edición. Sin embargo, este ajuste no afecta a las nuevas unidades compartidas, que permiten todas las opciones para compartir.
Una unidad compartida no tiene ningún administrador
Si una unidad compartida no tiene administrador, algunas acciones, como añadir y quitar miembros de la unidad compartida, solo se podrán hacer desde la consola de administración. Si se da esta situación, es posible que se reduzca la eficacia de la unidad compartida. Para solucionar este problema, convierte a alguien en administrador o añade a una persona como administrador:
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
Aplicaciones
- Haz clic en Gestionar unidades compartidas.
- Coloca el cursor sobre una unidad compartida y haz clic en Gestionar miembros.
- Elige un miembro que deba ser administrador, actualiza su nivel de acceso y haz clic en Guardar. Si ningún miembro debería tener acceso de administrador, añade un usuario y dale acceso de administrador. Consulta más información en el artículo Gestionar unidades compartidas como administrador.
Una unidad compartida no tiene miembros
Si una unidad compartida no tiene miembros, solo tendrán acceso a los archivos y carpetas de la unidad compartida los usuarios con los que se hayan compartido los elementos directamente. Si se da esta situación, se reduce la posibilidad de que los usuarios colaboren en los archivos de la unidad compartida. Para solucionar este problema, añade al menos un miembro:
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en Gestionar unidades compartidas.
- Coloca el cursor sobre una unidad compartida y haz clic en Gestionar miembros.
- Añade al menos un miembro, ya sea un usuario o un grupo. Si das acceso de Administrador a un usuario, este puede añadir a otros usuarios y grupos como miembros. De lo contrario, debes añadir los usuarios y los grupos que deben tener acceso a todos los archivos. Consulta más información en el artículo Gestionar unidades compartidas como administrador.
- Busca la opción Permitir que los miembros con acceso de administrador anulen los ajustes indicados más abajo. Si la casilla no está marcada en la unidad organizativa del usuario, no podrá cambiar las opciones para compartir.
Problemas para acceder a archivos y carpetas de unidades compartidas
El usuario no puede acceder a un archivo de una unidad compartida después de que se haya movido
Para acceder a un archivo de una unidad compartida, el usuario debe ser miembro de dicha unidad o que se haya compartido con él directamente el archivo o la carpeta que contiene el archivo.
- Si el usuario debe tener acceso a ese archivo y a todos los demás archivos y carpetas de la unidad compartida, conviértelo en miembro de dicha unidad.
- Si el usuario solo necesita acceso a un archivo o carpeta, pide a un administrador de la unidad compartida que lo comparta con él.
Un usuario no puede comentar ni editar un archivo de una unidad compartida
- Pídeles que confirmen que tienen al menos los privilegios de comentadores en la unidad compartida.
- Confirma que la licencia es compatible con unidades compartidas (en el caso de las ediciones compatibles, consulta Configurar unidades compartidas en tu organización). De lo contrario, el usuario solo podrá ver los archivos a menos que se hayan compartido directamente con él. Para ver su licencia, sigue estos pasos:
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
- Busca al usuario en la lista. Si hay muchos usuarios, haz clic en Añadir un filtro y elige un parámetro para acotar la lista, como su dirección de correo electrónico.
- Haz clic en el nombre del usuario.
- Haz clic en Licencias.
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Para obtener más información sobre el acceso a unidades compartidas, consulta la sección Acceso de usuarios con licencias que no admiten unidades compartidas.
El usuario no puede acceder a una unidad compartida, aunque sea miembro
Como administrador, tienes distintas formas de evitar que se acceda a los archivos en función de su contenido o de la persona que intenta acceder a ellos. Estas políticas anulan las opciones para compartir que se hayan definido para una unidad compartida o para un archivo o una carpeta de una unidad compartida. Por ejemplo, si la configuración de la unidad compartida permite compartir contenido con usuarios externos, pero otras políticas no, los usuarios externos no podrán acceder a los archivos, aunque sean miembros.
Estas son algunas de las políticas que pueden impedir el acceso a una unidad compartida o a un archivo de una unidad compartida:
- Las opciones para compartir de Drive pueden impedir el acceso a la unidad compartida. Si el usuario debe tener acceso, quizá puedas asignar la unidad compartida a una unidad organizativa en la que se permita compartir contenido con él.
- Si defines reglas de confianza, pueden impedir el acceso a una unidad compartida.
- Si defines reglas de DLP, pueden impedir el acceso a un archivo concreto.
Problemas para mover carpetas a unidades compartidas o quitarlas
El usuario no puede mover una carpeta a una unidad compartida
Es posible que un usuario no pueda mover una carpeta a una unidad compartida por los siguientes motivos:
- La carpeta contiene demasiados archivos que no se pueden mover. En ese caso, prueba a moverla como administrador.
- La carpeta contiene demasiados archivos. Pídele que organice el contenido en subcarpetas para mover estas en su lugar.
- Al moverla, se superarían los límites de las unidades compartidas. Puedes optar por crear otra unidad compartida.
Para obtener más información, consulta el artículo Mover archivos y carpetas a unidades compartidas.