Votre organisation peut désigner un gestionnaire de ressources chargé d'accepter ou de refuser les réservations de ressources effectuées par les utilisateurs. Par exemple, un gestionnaire de ressources peut veiller à ce qu'une salle donnée ne puisse être réservée que par des formateurs le matin.
Configurer un gestionnaire de ressources
Un gestionnaire de ressources n'est pas nécessairement un administrateur, mais vous devez être un administrateur doté du droit de super-administrateur pour effectuer cette configuration.
- En tant qu'administrateur, connectez-vous à Google Agenda.
- Partagez la ressource avec les contacts autorisés à la réserver ou avec votre organisation.
- Partagez la ressource avec le gestionnaire de ressources. Accordez à ce dernier l'autorisation Apporter des modifications ET gérer le partage.
- Dans l'onglet Détails de l'agenda, sélectionnez Ajouter automatiquement toutes les invitations à cet agenda dans l'option Accepter automatiquement les invitations.
- Le gestionnaire de ressources doit ensuite faire en sorte de recevoir les notifications concernant cette ressource.
Dès lors, si un utilisateur réserve la ressource, le gestionnaire de ressources reçoit une notification et il peut accepter ou refuser l'événement correspondant.
Accepter ou refuser les événements associés à une ressource
- Si vous ne l'avez pas déjà fait, configurez un gestionnaire de ressources comme indiqué ci-dessus.
- En tant que gestionnaire de ressources, lorsque vous recevez un e-mail intitulé "Nouvel événement", cliquez sur plus d'infos pour accéder à l'événement.
Astuce : Si vous êtes vous-même invité à l'événement, vous recevez un message "Invitation" qui vous est destiné et le message "Nouvel événement" qui concerne la ressource. Dans un tel cas, assurez-vous de non seulement répondre à l'invitation, mais aussi accepter ou refuser la réservation de la ressource.
- Pour confirmer la réservation d'un événement, accepter provisoirement ou supprimer la ressource de l'événement, cliquez sur l'une des options suivantes :
- Oui
- Peut-être
- Non
Afficher tous les événements associés à une ressource
- Connectez-vous à Google Agenda.
- Sélectionnez la ressource dans la liste des agendas sur la gauche. Si vous êtes un administrateur, la ressource figure dans Mes agendas. Sinon, vous la retrouverez sous Autres agendas, une fois que vous aurez fait en sorte de recevoir les notifications concernant cette ressource.
