ให้นักเรียนที่จบการศึกษาโอนข้อมูล

บทความนี้มีไว้สำหรับผู้ดูแลระบบ Google Workspace for Education

อนุญาตให้นักเรียนและเจ้าหน้าที่ใช้ Google Takeout เพื่อคัดลอกไฟล์ในไดรฟ์และข้อความ Gmail ไปยังบัญชี Google อื่น เช่น นักเรียนที่จบการศึกษาจะคัดลอกและโอนข้อมูลไปยังบัญชี Google ส่วนบุคคลได้

ดูข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่ผู้ใช้คัดลอกเนื้อหาจากบัญชีโรงเรียนไปยังบัญชีอื่น

หากต้องการจัดการการโอนข้อมูลสำหรับบริการอื่นๆ ของ Google เช่น YouTube หรือ Google Photos โปรดดูหัวข้ออนุญาตหรือบล็อก Google Takeout ให้กับผู้ใช้

เนื้อหาที่ผู้ใช้คัดลอกและโอนได้

ระบบจะเปิดใช้สิทธิ์การโอนใน Takeout ให้กับทุกหน่วยขององค์กรโดยค่าเริ่มต้น ซึ่งสิทธิ์นี้ช่วยให้ผู้ใช้ดาวน์โหลดข้อมูลต่อไปนี้ใน Gmail และไดรฟ์ได้

• Gmail: คัดลอกและโอนอีเมล (ยกเว้นรายชื่อติดต่อ แชท หรืองาน)
• ไดรฟ์: ผู้ใช้สามารถโอนสำเนาของเอกสารและโฟลเดอร์ที่ตนเป็นเจ้าของในไดรฟ์ของฉันได้
  
  ในระหว่างกระบวนการโอนจะไม่มีการลบเอกสารใด กล่าวคือระบบจะสร้างสำเนาในบัญชีใหม่โดยไม่เปลี่ยนแปลงเอกสารต้นฉบับ ทั้งนี้ระบบจะไม่คัดลอกข้อมูลใดๆ ถ้าคุณปิดการแชร์ไฟล์กับภายนอกโดเมนไว้

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าสิทธิ์การโอน

ในขั้นตอนนี้ คุณต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบสำหรับหน่วยขององค์กร (ระดับบนสุด) และการตั้งค่าบริการ

1. ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ

   หากไม่ได้ใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ คุณจะเข้าถึงคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้

2. ไปที่เมนู   ข้อมูล  นำเข้าและส่งออกข้อมูล  Google Takeout

   ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบในการตั้งค่าบริการ

3. คลิกสิทธิ์การโอนเพิ่มเติม
4. เลือกหรือยกเลิกการเลือกอนุญาตให้ผู้ใช้ในหน่วยขององค์กรนี้เข้าถึงเมนู "โอนเนื้อหาของคุณ"
5. (ไม่บังคับ) หากต้องการอนุญาตหรือไม่อนุญาตหน่วยขององค์กร ให้ทำดังนี้
   1. เลือกหน่วยขององค์กรทางด้านซ้าย
   2. ให้เลือกหรือยกเลิกการเลือกการตั้งค่าที่ต้องการเปลี่ยน
   3. เลือกตัวเลือกต่อไปนี้
      • หากตั้งค่าสถานะบริการเป็นรับค่า และคุณต้องการคงการตั้งค่าที่อัปเดตแล้วไว้ แม้ว่าการตั้งค่าขององค์กรระดับบนสุดจะเปลี่ยนไป ให้คลิกลบล้าง
      • หากตั้งค่าสถานะบริการเป็นลบล้าง ให้คลิกรับค่าเพื่อเปลี่ยนกลับเป็นการตั้งค่าเดียวกันกับระดับบนสุด หรือคลิกบันทึกเพื่อคงการตั้งค่าใหม่ แม้ว่าการตั้งค่าขององค์กรระดับบนสุดจะเปลี่ยนไป

        ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโครงสร้างองค์กร

6. คลิกบันทึก

ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบว่าการตั้งค่าอนุญาตให้โอนข้อมูล

ตรวจสอบว่าเปิด Google Takeout สำหรับ Gmail และไดรฟ์ให้กับผู้ใช้แล้ว ไม่เช่นนั้น ผู้ใช้จะเข้าถึงเครื่องมือโอนเนื้อหาของคุณไม่ได้ แม้ว่าจะมีการเปิดใช้ไว้ก็ตาม นอกจากนี้ ต้องเปิดการแชร์ภายนอกในไดรฟ์เพื่อให้ผู้ใช้สามารถคัดลอกและโอนไฟล์ในไดรฟ์ที่ตนเป็นเจ้าของไปยังบัญชี Google สำหรับผู้ใช้ทั่วไป

โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่หัวข้ออนุญาตหรือบล็อก Google Takeout, ดูแอปที่เปิดไว้สำหรับผู้ใช้ กลุ่ม หรือหน่วยขององค์กร และจัดการการแชร์ภายนอกสำหรับองค์กรของคุณ

ขั้นตอนที่ 3 แจ้งให้นักเรียนทราบเกี่ยวกับขั้นตอนการโอน

หากนักเรียนพร้อมที่จะโอนหรือจบการศึกษา นักเรียนก็ตั้งค่าการโอนในหน้าบัญชี Google ของตนได้ โดยคุณสามารถแชร์วิธีการคัดลอกเนื้อหาจากบัญชีโรงเรียนไปยังบัญชีอื่นเพื่อช่วยนักเรียนเริ่มต้นใช้งาน