允许即将毕业的学生转移数据

本文供 Google Workspace 教育版管理员参考。

让学生和教职员工使用 Google 导出将他们的云端硬盘文件和 Gmail 邮件复制到其他 Google 账号。例如，即将毕业的学生可以复制数据并将其转移到个人 Google 账号。

了解用户如何将学校账号中的内容复制到另一账号

如需管理其他 Google 服务（例如 YouTube 或 Google 相册）的数据转移，请参阅为用户启用或停用 Google 导出。

用户可以复制和转移的内容

默认情况下，所有组织部门的 Google 导出转移权限都处于启用状态。这一权限允许用户下载自己的 Gmail 和云端硬盘数据：

• Gmail：复制并转移电子邮件（不包括联系人、聊天或任务）。
• 云端硬盘：用户可以转移“我的云端硬盘”中归自己所有的文档及文件夹的副本。
  
  转移过程中不会删除任何文档。系统会在新账号中创建副本，而原始文档保持不变。如果您停用与网域外的用户共享文件设置，则系统不会复制任何数据。

第 1 步：设置转移权限

如要执行此步骤，您需要拥有组织部门（顶级）和服务设置的管理员权限。

1. 登录您的 Google 管理控制台。

   请使用您的管理员帐号（不是以“@gmail.com”结尾的帐号）登录。

2. 在管理控制台中，依次点击“菜单”图标   帐号 Google 导出。

3. 点击其他转移权限。
4. 勾选或取消选中允许此组织部门中的用户访问“转移您的内容”部分
5. （可选）如需允许或不允许组织部门拥有转移权限，请执行以下操作：
   1. 在左侧，选择相应组织部门。
   2. 如需更改，请勾选或取消选中相应设置。
   3. 根据需要执行一项操作：
      • 如果“服务状态”被设为已继承，而您想保留更新后的设置（即使在上级组织的设置发生变化时也保留该设置），请点击覆盖。
      • 如果服务状态设置为已覆盖，您可以点击继承恢复为与上级组织相同的设置，也可以点击保存保留新设置（即使上级组织的设置发生变化也应用新设置）。

        详细了解组织结构

6. 点击保存。

第 2 步：确保您的设置允许数据传输

确保已为用户启用 Gmail 和云端硬盘的 Google 导出功能。否则，即使启用了“转移内容”工具，用户也无法使用该工具。此外，必须为云端硬盘启用外部共享功能，用户才能将自己拥有的云端硬盘文件复制并转移到个人 Google 账号。

有关详情，请参阅启用或停用 Google 导出、查看为用户、群组或组织部门启用了哪些应用，以及管理组织的外部共享。

第 3 步：让学生了解转移流程

如果学生正准备转学或即将毕业，那么他们可以在 Google 账号页面设置数据转移。分享将学校账号中的内容复制到另一账号的相关说明，帮助学生顺利开始转移。