Låta sistaårselever överföra data

Den här artikeln är avsedd för administratörer av Google Workspace for Education.

Låt elever och personal använda Google Takeout för att kopiera sina Drive-filer och Gmail-meddelanden till ett annat Google-konto. Elever kan till exempel kopiera och överföra data till sina personliga Google-konton.

Läs mer om hur användare kopierar innehåll från ett skolkonto till ett annat konto

Om du vill hantera dataöverföring för andra Google-tjänster, till exempel YouTube eller Google Foto, kan du gå till Tillåta eller blockera Takeout för användare.

Detta kan användare kopiera och överföra

Som standard är behörigheten för Takeout-överföring aktiverad för alla organisationsenheter. Med behörigheten kan användarna ladda ned sin data från Gmail och Drive:

• Gmail: Kopiera och överföra e-post (inte kontakter, chattar eller uppgifter).
• Drive: Användarna kan överföra kopior av dokument och mappar som de äger på Min enhet.
  
  Inga dokument raderas under överföringen. Kopior skapas på det nya kontot och originaldokumenten ändras inte. Inga uppgifter kopieras om fildelning utanför domänen har inaktiverats.

Steg 1: Ange överföringsbehörigheter

För detta steg behöver du administratörsbehörighet för organisationsenheter (på högsta nivån) och tjänstinställningar.

1. Logga in på Googles administratörskonsol.

   Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).

2.  Från administratörskonsolen öppnar du menyn  KontoGoogle Takeout.

3. Klicka på Ytterligare överföringsbehörigheter.
4. Markera eller avmarkera Tillåt att användare i den här organisationsenheten får åtkomst till Överför ditt innehåll.
5. (Valfritt) Så här tillåter eller tillåter du inte en organisationsenhet:
   1. Välj organisationsenheten till vänster.
   2. Markera eller avmarkera inställningen för att ändra den.
   3. Välj ett alternativ:
      • Om tjänstens status är inställd på Ärvd och du vill behålla den uppdaterade inställningen klickar du på Åsidosätt även om den överordnade inställningen ändras.
      • Om tjänstens status är Åsidosatt klickar du på Ärv för att återgå till samma inställning som dess överordnade eller så klickar du på Spara för att behålla den nya inställningen, även om den överordnade inställningen ändras.

        Läs mer om organisationsstrukturen.

6. Klicka på Spara.

Steg 2. Kontrollera att inställningarna tillåter dataöverföring

Kontrollera att Google Takeout för Gmail och Drive har aktiverats för användarna. Annars kan användarna inte få åtkomst till verktyget Överför innehållet även när det har aktiverats. Dessutom måste extern delning ha aktiverats för Drive om användarna ska kunna kopiera och överföra Drive-filerna de äger till ett Google-konsumentkonto.

Mer information finns i Tillåt eller blockera Google Takeout, Visa vilka appar som är aktiverade för en användare, grupp eller organisationsenhet och Hantera extern delning för organisationen. 

Steg 3. Informera eleverna om överföringsprocessen

Om eleverna förbereder sig för att överföra eller ta examen kan de konfigurera överföringen på sidorna för Google-kontot. Dela anvisningarna: Kopiera innehåll från ditt skolkonto till ett annat konto för att hjälpa eleverna att komma igång.