Mengizinkan siswa yang lulus mentransfer data

Artikel ini ditujukan untuk administrator Google Workspace for Education.

Anda dapat mengizinkan siswa dan staf menggunakan Google Takeout untuk menyalin file Drive dan pesan Gmail mereka ke Akun Google lain. Misalnya, siswa yang lulus dapat menyalin dan mentransfer data ke Akun Google pribadi mereka.

Pelajari cara pengguna Menyalin konten dari akun sekolah ke akun lain

Untuk mengelola transfer data bagi layanan Google lainnya, seperti YouTube atau Google Foto, buka Mengizinkan atau memblokir Takeout untuk pengguna.

Data yang dapat disalin dan ditransfer oleh pengguna

Secara default, izin transfer Takeout diaktifkan untuk semua unit organisasi. Izin tersebut memungkinkan pengguna mendownload data Gmail dan Drive mereka:

• Gmail: Menyalin dan mentransfer email (bukan kontak, chat, atau tugas).
• Drive: Pengguna dapat mentransfer salinan dokumen dan folder yang mereka miliki di Drive Saya.
  
  Tidak ada dokumen yang dihapus selama proses tersebut. Salinan dibuat di akun baru sedangkan dokumen asli tetap tidak berubah. Tidak ada data yang disalin jika Anda menonaktifkan berbagi file di luar domain.

Langkah 1: Tetapkan izin transfer

Untuk langkah ini, Anda memerlukan hak istimewa admin untuk Unit Organisasi (tingkat teratas), dan Setelan Layanan.

1. Login ke Konsol Google Admin.

   Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).

2.  Di konsol Admin, buka Menu  AkunGoogle Takeout.

3. Klik Izin transfer tambahan.
4. Centang atau hapus centang Izinkan pengguna di unit organisasi ini untuk mengakses Transfer konten Anda.
5. (Opsional) Untuk mengizinkan atau tidak mengizinkan unit organisasi:
   1. Di sebelah kiri, pilih unit organisasi.
   2. Untuk mengubah, centang atau hapus centang setelan.
   3. Pilih salah satu:
      • Jika status Layanan ditetapkan ke Diwariskan dan Anda ingin mempertahankan setelan yang telah diperbarui, meskipun jika setelan induknya berubah, klik Ganti.
      • Jika status Layanan ditetapkan ke Diganti, klik Warisi untuk kembali ke setelan yang sama dengan induknya, atau klik Simpan untuk menyimpan setelan baru meskipun setelan induknya berubah.

        Pelajari struktur organisasi lebih lanjut.

6. Klik Simpan.

Langkah 2. Pastikan setelan Anda memungkinkan transfer data

Pastikan Google Takeout untuk Gmail dan Drive diaktifkan bagi pengguna. Jika tidak, pengguna tidak akan dapat mengakses alat Transfer konten Anda meskipun alat diaktifkan. Selain itu, fitur berbagi eksternal harus diaktifkan agar pengguna dapat menyalin dan mentransfer file Drive mereka ke Akun Google konsumen.

Untuk mengetahui informasi selengkapnya, buka Mengizinkan atau memblokir Google Takeout, Melihat aplikasi yang diaktifkan untuk pengguna, grup, atau unit organisasi, dan Mengelola berbagi eksternal untuk organisasi Anda. 

Langkah 3. Beri tahu siswa tentang proses transfer

Jika siswa akan lulus atau siap melakukan transfer, mereka dapat menyiapkan transfer di halaman Akun Google. Bagikan petunjuk, Menyalin konten dari akun sekolah Anda ke akun lain untuk membantu siswa memulai.