Autoriser les étudiants de dernière année à transférer leurs données

Cet article s'adresse aux administrateurs Google Workspace for Education.

Autorisez les élèves et les membres du personnel à copier leurs fichiers Drive et leurs messages Gmail dans un autre compte Google à l'aide de Google Takeout. Par exemple, les étudiants de dernière année peuvent copier et transférer des données vers leur compte Google personnel.

Découvrez comment les utilisateurs copient le contenu d'un compte scolaire vers un autre compte.

Pour gérer le transfert de données pour d'autres services Google, tels que YouTube ou Google Photos, accédez à Autoriser ou bloquer Takeout pour les utilisateurs.

Ce que les utilisateurs peuvent copier et transférer

Par défaut, l'autorisation de transfert Takeout est activée pour toutes les unités organisationnelles. L'autorisation permet aux utilisateurs de télécharger leurs données Gmail et Drive :

• Gmail : les utilisateurs peuvent copier et transférer leurs e-mails (mais pas les contacts, les sessions de chat ni les tâches).
• Drive : les utilisateurs pourront transférer des copies des documents et des dossiers dont ils sont propriétaires dans Mon Drive.
  
  Aucun document n'est supprimé pendant le processus. Des copies sont créées dans le nouveau compte, tandis que les documents originaux restent inchangés. Si vous désactivez le partage de fichiers en dehors de votre domaine, aucune donnée n'est copiée.

Étape 1 : Définissez les autorisations de transfert

Pour cette étape, vous devez disposer des droits d'administrateur pour les unités organisationnelles (niveau racine) et pour les paramètres du service.

1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

   Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

2.  Dans la console d'administration, accédez à Menu  CompteGoogle Takeout.

3. Cliquez sur Autorisations de transfert supplémentaires.
4. Cochez ou décochez l'option Autorisez les utilisateurs de cette unité organisationnelle à accéder à l'outil Transférer vos contenus.
5. (Facultatif) Pour autoriser ou non une unité organisationnelle :
   1. Sur la gauche, sélectionnez l'unité organisationnelle.
   2. Pour modifier le comportement de cette option, cochez ou décochez la case.
   3. Choisissez une option :
      • Si l'état du service est défini sur Hérité et que vous souhaitez conserver le paramètre mis à jour, même si le paramètre parent est modifié, cliquez sur Remplacer.
      • Si l'état du service est défini sur Remplacé, cliquez sur Hériter pour rétablir le paramètre parent, ou cliquez sur Enregistrer pour conserver le nouveau paramètre, même si le paramètre parent est modifié.

        En savoir plus sur la structure organisationnelle

6. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 2 : Assurez-vous que vos paramètres autorisent le transfert de données.

Assurez-vous que Google Takeout pour Gmail et Drive est activé pour les utilisateurs. À défaut, les utilisateurs ne pourront pas accéder à l'outil "Transférer vos contenus", même s'il est activé. De plus, le partage externe doit être activé pour Drive pour que les utilisateurs puissent copier et transférer leurs fichiers Drive vers un compte Google personnel.

Pour en savoir plus, consultez Autoriser ou bloquer Google Takeout, Voir quelles applications sont activées pour un utilisateur, un groupe ou une unité organisationnelle et Gérer le partage externe pour votre organisation.

Étape 3. Informez vos élèves de la procédure de transfert

Si les élèves souhaitent transférer des documents ou sont sur le point de terminer leurs études, ils peuvent configurer le transfert sur les pages compte Google. Fournissez les instructions (Copier le contenu de votre compte scolaire vers un autre compte) aux élèves pour les aider à se lancer.