Cara kerja pemberian lisensi

Berlaku untuk Google Workspace, Essentials, Cloud Identity, dan layanan lain yang dikelola di konsol Google Admin.

Pengguna memerlukan lisensi untuk menggunakan layanan Google. Misalnya, pengguna harus memiliki lisensi Google Workspace sebelum dapat menggunakan Gmail, Google Drive, atau alat Google Workspace lainnya. Pengguna dapat memiliki lisensi untuk beberapa layanan. Satu lisensi Google Workspace tidak bisa digunakan oleh lebih dari satu pengguna, meskipun mereka tidak menggunakan semua alat.

Artikel ini berisi informasi pemberian lisensi umum yang berlaku untuk semua layanan Google yang dikelola di konsol Google Admin. Untuk informasi pemberian lisensi khusus Cloud Identity, lihat Cara kerja pemberian lisensi untuk Cloud Identity.

Lisensi berbasis situs dan lisensi berbasis pengguna

Untuk beberapa layanan Google, seperti Android, lisensinya berbasis situs. Saat Anda mendaftar ke layanan ini, setiap pengguna di organisasi Anda mendapatkan lisensi secara otomatis, meski pengguna sudah memiliki lisensi untuk layanan yang berbeda. Anda tidak perlu menetapkan lisensi berbasis situs.

Untuk layanan Google lainnya, seperti Google Workspace, pemberian lisensinya berbasis pengguna. Pada layanan tersebut, pengguna perlu diberi lisensi agar dapat menggunakan layanan. Untuk detailnya, lihat bagian berikutnya tentang menetapkan lisensi berbasis pengguna.

Menetapkan lisensi berbasis pengguna

Jika Anda hanya membeli satu layanan Google yang memiliki lisensi berbasis pengguna, semua pengguna Anda mendapatkan lisensi untuk layanan tersebut secara default. Anda tidak perlu menetapkan lisensi.

Anda perlu menetapkan lisensi jika salah satu dari pernyataan ini berlaku:

• Anda membeli lebih dari satu layanan Google berbasis pengguna, seperti Google Workspace dan Google Voice. Untuk layanan yang menyertakan layanan tambahan, pengguna hanya memerlukan lisensi untuk layanan induk. Misalnya, lisensi Google Workspace memberi pengguna akses ke Gmail, Google Kalender, Drive, dan semua layanan lainnya yang disertakan dengan Google Workspace.
• Anda membeli beberapa langganan untuk layanan yang sama, seperti edisi Google Workspace yang berbeda.

Anda dapat menetapkan lisensi kepada setiap pengguna, semua orang dalam unit organisasi, atau semua orang di akun Anda.

Penting: Jika berlangganan Paket Tahunan, Anda hanya dapat menetapkan lisensi sebanyak yang dibeli, termasuk metode otomatis atau manual yang dijelaskan di bawah. Jika mencoba menetapkan lisensi melebihi jumlah lisensi yang dibeli, Anda akan menerima pesan error dan lisensi tersebut tidak akan ditetapkan. Jika demikian, Anda perlu menghapus pengguna atau mendapatkan lebih banyak lisensi.

Cara menetapkan lisensi berbasis pengguna

Penetapan lisensi berbasis pengguna secara otomatis

Jika lisensi tidak ditetapkan secara default dan Anda tahu bahwa semua orang di organisasi memerlukan layanan tertentu, Anda dapat mengaktifkan penetapan lisensi otomatis. Jika Anda melakukannya, pengguna di akun Anda yang tidak memiliki lisensi untuk layanan yang dipilih (dan pengguna baru yang Anda tambahkan nanti) akan mendapatkan lisensi untuk layanan tersebut. Jika memiliki beberapa layanan Google atau beberapa langganan untuk layanan yang sama, Anda hanya dapat mengaktifkan lisensi otomatis untuk satu layanan atau langganan.

Lisensi pengguna yang ada tidak berubah pada tingkat apa pun, termasuk lisensi untuk layanan yang sama atau langganan yang berbeda pada layanan yang sama.

Jika memiliki unit organisasi di bawah organisasi tingkat teratas, Anda dapat menetapkan opsi pemberian lisensi otomatis untuk unit organisasi tertentu.

Google Workspace pada Paket Tahunan

Jika Anda memiliki Paket Tahunan Google Workspace, mengaktifkan pemberian lisensi otomatis dapat membatasi jumlah pengguna yang dapat dibuat. Jika memiliki layanan lain dengan lisensi berbasis pengguna dan Anda mengaktifkan pemberian lisensi otomatis untuk layanan tersebut atau Google Workspace di tingkat teratas, jumlah pengguna maksimum yang dapat dibuat sama dengan jumlah lisensi terkecil di antara layanan berbasis pengguna.

Contoh: Misalnya Anda membeli 20 lisensi Google Workspace dan 5 lisensi Google Voice Premium. Jika penetapan lisensi otomatis diaktifkan pada tingkat organisasi teratas, jumlah maksimum pengguna yang dapat Anda buat adalah 5.

Penetapan lisensi berbasis pengguna secara manual

Jika Anda memiliki beberapa layanan Google dengan pemberian lisensi berbasis pengguna atau beberapa langganan untuk satu layanan, berikut cara kerja penetapan lisensi manual:

• Jika menetapkan lisensi untuk satu layanan atau langganan secara otomatis, Anda perlu menetapkan lisensi secara manual untuk layanan atau langganan lainnya.
• Jika menonaktifkan pemberian lisensi otomatis untuk semua layanan dan langganan, Anda perlu menetapkan semua lisensi secara manual.

Anda dapat menetapkan lisensi secara manual ke pengguna individu, daftar pengguna yang diupload, atau seluruh unit organisasi. Untuk detailnya, lihat Menetapkan, menghapus, dan menetapkan ulang lisensi.

Jika Anda menetapkan lisensi ke organisasi secara manual, hanya pengguna di organisasi tersebut yang mendapatkan lisensi. Pengguna dalam organisasi turunan tidak mendapatkan lisensi secara otomatis—Anda juga harus menetapkannya secara manual kepada pengguna tersebut.

Mengurangi lisensi

Anda dapat mengurangi lisensi untuk layanan berbayar seperti Google Workspace guna menurunkan pembayaran bulanan. Anda juga bisa mengurangi lisensi yang tidak diperlukan dan menggantinya dengan layanan gratis.

• Jika berlangganan Paket Tahunan—Anda hanya dapat mengurangi lisensi saat memperpanjang kontrak.
• Jika berlangganan Paket Fleksibel atau layanan Google memiliki pemberian lisensi berbasis situs—Anda tidak mengurangi lisensi secara langsung. Sebagai gantinya, Anda dapat menghapus pengguna kapan saja dan lisensi pengguna tersebut akan dihapus dari akun Anda.