Fonctionnement de l'attribution des licences

S'applique à Google Workspace, Essentials, Cloud Identity et aux autres services gérés dans la console d'administration Google.

Un utilisateur a besoin d'une licence pour utiliser un service Google. Il doit disposer, par exemple, d'une licence Google Workspace pour pouvoir utiliser Gmail, Google Drive ou tout autre outil Google Workspace. Un utilisateur peut détenir une licence pour plusieurs services. Une licence Google Workspace ne peut pas être partagée par plusieurs utilisateurs, même s'ils n'utilisent pas tous les outils disponibles.

Cet article contient des informations générales sur les licences qui s'appliquent à tous les services Google gérés dans la console d'administration Google. Pour plus d'informations sur les licences spécifiques à Cloud Identity, consultez l'article Fonctionnement de l'attribution des licences pour Cloud Identity.

Licences basées sur le site et licences basées sur l'utilisateur

Pour certains services Google, comme Android, les licences sont basées sur le site. Lorsque vous vous inscrivez au service, chaque utilisateur de votre organisation obtient automatiquement une licence même s'il possède déjà une licence pour un autre service. Ce type de licence ne requiert pas d'attribution.

Pour d'autres services Google tels que Google Workspace, l'attribution des licences est basée sur l'utilisateur. Pour ces services, une licence doit être attribuée à un utilisateur afin qu'il puisse utiliser le service. Pour plus de détails, reportez-vous à la section suivante concernant l'attribution de licences basées sur l'utilisateur.

Attribution de licences basées sur l'utilisateur

Si vous n'achetez qu'un seul service Google disposant d'une licence basée sur l'utilisateur, la licence est attribuée d'office à tous vos utilisateurs pour ce service. Vous n'avez pas besoin d'attribuer une licence individuellement.

Vous devez attribuer des licences dans les cas suivants :

  • Vous avez acheté plusieurs services Google associés à un utilisateur, tels que Google Workspace et l'espace de stockage Google Drive. Pour les services qui incluent d'autres services supplémentaires, un utilisateur n'a besoin que d'une licence pour le service parent. Par exemple, avec une licence pour Google Workspace, l'utilisateur peut accéder à Gmail, Google Agenda, Drive, ainsi qu'à tous les autres services inclus dans Google Workspace.
  • Vous avez souscrit plusieurs abonnements au même service, tels que plusieurs abonnements à l'espace de stockage Drive avec différentes capacités de stockage.

Vous pouvez attribuer des licences individuellement, à tous les utilisateurs d'une unité organisationnelle ou à tous les membres de votre organisation.

Important : Si vous bénéficiez du forfait annuel, vous ne pouvez attribuer que le nombre de licences correspondant au nombre de licences achetées, et ce à l'aide d'une des méthodes automatiques ou manuelles décrites ci-dessous. Si vous essayez d'attribuer des licences supplémentaires, vous recevrez un message d'erreur, et les licences ne seront pas attribuées. Dans ce cas, vous devez supprimer des comptes utilisateur ou obtenir des licences supplémentaires.

Méthodes d'attribution de licences basées sur l'utilisateur

Attribution automatique de licence basée sur l'utilisateur

Si les licences ne sont pas attribuées d'office et que tous les membres de votre organisation ont besoin d'utiliser un service donné, vous avez la possibilité d'activer l'attribution automatique de licences. Si vous choisissez d'activer cette fonction, les utilisateurs de votre compte qui ne disposent d'aucune licence pour le service sélectionné obtiennent une licence pour ce service (ainsi que tous les nouveaux utilisateurs ajoutés ultérieurement). Si vous disposez de plusieurs services Google ou de plusieurs abonnements au même service, vous pouvez uniquement activer la licence automatique pour un service ou un abonnement.

Les licences des utilisateurs existants ne sont aucunement affectées, y compris les licences pour un même service ou pour différents abonnements au même service.

Si vous avez créé des unités organisationnelles sous votre organisation racine, vous pouvez définir les options d'attribution automatique de licences pour une unité organisationnelle.

Google Workspace inclus dans le forfait annuel

Si Google Workspace est inclus dans le forfait annuel, l'activation de l'attribution automatique de licence peut limiter le nombre de comptes utilisateur que vous pouvez créer. Si vous disposez d'un autre service utilisant l'attribution de licences en fonction des utilisateurs, tel que l'espace de stockage Drive, et que vous avez activé l'attribution automatique des licences dans l'organisation racine pour ce service ou pour Google Workspace, le nombre maximal d'utilisateurs que vous pouvez créer est égal au plus petit nombre de licences parmi vos services basés sur l'utilisateur.

Exemple : supposons que vous ayez acheté 20 licences Google Workspace et 5 licences d'espace de stockage Drive. Si l'attribution automatique des licences est activée au niveau de l'organisation racine, vous ne pouvez pas créer plus de 5 comptes utilisateur.

Attribution manuelle de licences basées sur l'utilisateur

Si vous disposez de plusieurs services Google avec des licences basées sur l'utilisateur, ou de plusieurs abonnements à un service, voici comment fonctionne l'attribution manuelle des licences :

  • Si vous attribuez automatiquement des licences pour un service ou un abonnement, vous devez attribuer manuellement des licences pour tous les autres services ou abonnements.
  • Si vous désactivez l'attribution automatique des licences pour tous les services et abonnements, vous devez attribuer manuellement toutes les licences.

Vous pouvez attribuer manuellement des licences à des utilisateurs donnés, à un groupe d'utilisateurs figurant sur une liste importée ou à tous les membres d'une unité organisationnelle. Pour plus d'informations, consultez l'article Attribuer, retirer et réattribuer des licences.

Si vous attribuez manuellement des licences à une organisation, seuls les utilisateurs de cette organisation obtiendront une licence. Les utilisateurs de sous-organisations ne reçoivent pas de licence automatiquement. Vous devez également leur attribuer manuellement une licence.

Réduire le nombre de licences

Vous pouvez réduire le nombre de licences pour un service payant tel que Google Workspace afin de diminuer votre paiement mensuel. Vous pouvez également réduire le nombre de licences payantes dont vous n'avez pas besoin pour les remplacer par un service gratuit.

  • Si vous disposez du forfait annuel, vous ne pouvez réduire le nombre de licences qu'au moment du renouvellement de votre contrat.
  • Si vous disposez du forfait modulable ou que votre service Google bénéficie de licences basées sur le site, vous ne réduisez pas directement le nombre de licences. Vous pouvez néanmoins supprimer des comptes utilisateur quand vous le souhaitez, et les licences de ces utilisateurs seront alors supprimées de votre compte.
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