Buscar y gestionar cuentas

Con la herramienta de transferencia de usuarios no gestionados puedes buscar y gestionar usuarios que tengan cuentas de Google. La herramienta comprueba si los usuarios de tu organización tienen cuentas personales de Google con la misma dirección de correo electrónico que tienen en tu organización. Más información sobre cuentas en conflicto

Si hay usuarios con cuentas en conflicto, pídeles que transfieran su cuenta personal de Google a una cuenta de Google que gestione tu organización. La herramienta te permite controlar a quién se ha enviado la solicitud y quién la ha aceptado o rechazado.

Para llevar a cabo esta tarea, tienes que haber iniciado sesión como superadministrador.

Si tienes una gran cantidad de cuentas no gestionadas

Puedes descargar la lista de cuentas en una hoja de cálculo en formato CSV para:

  • Hacer más fácilmente el seguimiento de las invitaciones de los usuarios.
  • Enviar, volver a enviar o cancelar sus invitaciones en bloque actualizando la hoja de cálculo y, a continuación, subiéndola a la consola de administración.
  • Usarla como referencia en análisis que hagas a posteriori para, por ejemplo, comparar las cuentas que aparecen ahí con las de nuestro servidor LDAP.

Qué sucede cuando se transfiere una cuenta

Las cuentas personales de Google que se transfieren a cuentas de usuario gestionadas de Google Workspace: 

Las cuentas transferidas obtienen acceso a:

No se garantiza que los servicios que no se incluyen en estos artículos funcionen con cuentas personales que se transfieren a cuentas gestionadas.

Las cuentas personales transferidas pierden datos y contenido de algunos servicios de Google, entre los que se incluyen AdSense, Google Analytics, Google Finance, Google Maps, Google My Business, Google Nest, Google Pay/Wallet, aplicaciones de Google Play y YouTube.

Es posible que tus usuarios quieran revisar y descargar la información de su cuenta personal antes de transferirla.

Antes de empezar

Detectar posibles conflictos y enviar solicitudes de transferencia

Detectar qué usuarios podrían tener cuentas en conflicto
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Usuarios.

  3. En la parte superior derecha de la página, haz clic en Más > Herramienta de transferencia de usuarios no gestionados.
    En la página Usuarios no gestionados se muestra la lista de los usuarios que no están gestionados en ese momento.

Nota: También puedes abrir esta lista desde la página principal de la consola de administración.

  1. En la parte superior derecha de la página principal, haz clic en Abrir "".
  2. En Herramientas, haz clic en Herramienta de transferencia de usuarios no gestionados.
¿Por qué no encuentro un usuario que sé que existe?
  • Aún no se han sincronizado todos los datos. Esto suele ocurrir si has verificado recientemente tu dominio. Todas las cuentas pueden tardar hasta 24 horas en aparecer.
  • El dominio del usuario es un alias de dominio. Estas cuentas no se pueden transferir. Las cuentas solo se pueden transferir si el dominio de la dirección de correo electrónico es principal o secundario.
  • El usuario tiene el correo electrónico de la organización como dirección alternativa de su cuenta. Las cuentas solo se pueden transferir si la dirección de correo electrónico principal del usuario pertenece a la organización. Cuando crees una cuenta para ese usuario, el correo electrónico de la organización ya no aparecerá como dirección alternativa en su cuenta actual.
  • La dirección de correo electrónico del usuario contiene caracteres especiales no admitidos. Para poder transferir la cuenta, el usuario debe quitar esos caracteres.
Enviar solicitudes a los usuarios para que transfieran su cuenta a tu organización

Para identificar a los usuarios a los que no se haya enviado una solicitud para transferir su cuenta, se muestra Aún no ha sido invitado en la columna Estado de la solicitud.

Para ver solo a los usuarios que aún no han recibido una invitación:

  1. Haz clic en Añadir un filtro y luego Estado de la solicitud.
  2. Selecciona No enviado y, a continuación, haz clic en Aplicar
    Se mostrará la lista de usuarios seleccionados.

Sigue estos pasos para enviar una solicitud de transferencia a un solo usuario:

  1. Coloca el cursor sobre la dirección de correo electrónico del usuario.
    El botón Enviar solicitud de transferencia por correo aparece a la derecha de la última columna.
  2. Haz clic en Enviar solicitud de transferencia por correo.
    Cuando envíes la solicitud, recibirás un mensaje de confirmación. El estado del usuario cambia a Invitado

    Nota: Puedes enviar solicitudes a varios usuarios a la vez o enviar una solicitud en bloque mediante un archivo CSV.  Consulta más información en la sección Enviar y gestionar solicitudes de transferencia a partir de un archivo CSV, incluida más abajo.

Para enviar una solicitud de transferencia a varios usuarios, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en la casilla Correo electrónico del usuario, situada en la parte superior de la lista de usuarios no invitados.
    Aparecerán en la pantalla el número de usuarios seleccionados y el botón Enviar solicitudes de transferencia por correo.
  2. Haz clic en Enviar solicitudes de transferencia por correo.  
    Cuando envíes la solicitud a varios usuarios, recibirás un mensaje de confirmación. El estado de cada usuario cambiará a Invitado.

    Consulta más información en la sección Cómo aceptan los usuarios las solicitudes de transferencia
Gestionar solicitudes para transferir una cuenta

Para identificar a qué usuarios se les ha pedido que transfieran su cuenta a la cuenta de Google gestionada de tu organización, se muestra Enviado en la columna Estado de la solicitud. En la parte izquierda, selecciona Enviados y haz clic en Aplicar para ver la lista de usuarios que tienen solicitudes pendientes.

Puedes hacer dos cosas después de enviar una solicitud de transferencia:

  • Volver a enviarla
  • Cancelarla
Sigue estos pasos para volver a enviar una solicitud de transferencia a un solo usuario:
  1. Coloca el cursor sobre la dirección de correo electrónico del usuario. 
  2. Haz clic en Volver a enviar solicitud de transferencia.
    Cuando envíes la solicitud, recibirás un mensaje de confirmación. El recuento que aparece en Solicitudes enviadas del usuario aumenta en 1.

    Nota: Puedes volver a enviar solicitudes a varios usuarios a la vez o enviar una solicitud en bloque mediante un archivo CSV. Consulta más información en la sección Enviar y gestionar solicitudes de transferencia a partir de un archivo CSV, incluida más abajo.

Para volver a enviar una solicitud de transferencia a varios usuarios, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en la casilla Correo electrónico del usuario, situada en la parte superior de la lista de usuarios invitados.
    Aparecerán en la pantalla el número de usuarios seleccionados y el botón Volver a enviar solicitudes de transferencia.
  2. Haz clic en Volver a enviar solicitudes de transferencia.  
    Cuando envíes la solicitud a varios usuarios, recibirás un mensaje de confirmación. El recuento que aparece en Solicitudes enviadas de cada usuario aumenta en 1.

Sigue estos pasos para cancelar una solicitud de transferencia a un solo usuario:

  1. Coloca el cursor sobre la dirección de correo electrónico del usuario. 
  2. Haz clic en Cancelar solicitud de transferencia.
    Cuando realices la solicitud de cancelación, recibirás un mensaje de confirmación. El correo electrónico del usuario se elimina de la lista Enviados y su estado de solicitud cambia a Aún no ha sido invitado

    Nota: Puedes cancelar solicitudes a varios usuarios a la vez o hacer una cancelación en bloque mediante un archivo CSV. Consulta más información en la sección Enviar y gestionar solicitudes de transferencia a partir de un archivo CSV, incluida más abajo.

Para cancelar una solicitud de transferencia a varios usuarios, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en la casilla Correo electrónico del usuario, situada en la parte superior de la lista de usuarios invitados.
    Aparecerán en la pantalla el número de usuarios seleccionados y el botón Cancelar solicitudes de transferencia.
  2. Haz clic en Cancelar solicitudes de transferencia.  
    Cuando realices la solicitud de cancelación, recibirás un mensaje de confirmación. El correo electrónico del usuario se elimina de la lista Enviados y el estado de su solicitud cambia a Aún no ha sido invitado.

Enviar y gestionar solicitudes de transferencia a partir de un archivo CSV

Paso 1: Descarga la lista de usuarios no gestionados
  1. Abre la herramienta de transferencia de usuarios no gestionados. Consulta información detallada en la sección Detectar qué usuarios podrían tener cuentas en conflicto, incluida más arriba.
  2. En la parte superior de la página, haz clic en Actualizar usuarios en bloque.
  3. Haz clic en Descargar todos los usuarios no gestionados en un archivo CSV para descargar un archivo de valores separados por comas (.csv).

    La lista Tareas se abre automáticamente y muestra el progreso de la descarga.

  4. Cuando acabe de procesarse, haz clic en Descargar CSV.
  5. Abre el archivo CSV en una aplicación de hojas de cálculo, como Hojas de Cálculo de Google o Microsoft Excel.

    Este archivo contiene columnas obligatorias con información que puedes editar y otras columnas que son de solo lectura.

Paso 2: Actualiza el archivo para enviar o cancelar invitaciones
  1. Edita la información que aparece en cualquiera de las columnas obligatorias de la hoja de cálculo:
    • Email address (Correo del usuario): debe utilizar el formato nombredeusuario@example.com.
    • (Re)Send transfer requests (Enviar o volver a enviar solicitudes de transferencia): debe ser Yes (Sí) o No.
    • Cancel transfer requests (Cancelar solicitudes de transferencia): debe ser Yes (Sí) o No.
  2. Guarda la hoja de cálculo como archivo CSV (.csv). Los cambios de estado se procesan al subir el archivo.

Nota:

  • Las columnas mencionadas a continuación contienen información de solo lectura. Puedes incluirlas o quitarlas al subir el archivo CSV actualizado:
    • Requests sent (Solicitudes enviadas)
    • Requests status (Estado de las solicitudes)
    • Requests modified (Solicitudes modificadas)
  • Si añades otras columnas al archivo CSV, no se tendrán en cuenta al subir el archivo.
  • Si añades otras cuentas al archivo CSV, no se tendrán en cuenta al subir el archivo.
Paso 3: Sube el archivo para procesar las actualizaciones
  1. En la parte superior de la página Usuarios, haz clic en Actualizar usuarios en bloque.
  2. Haz clic en Adjuntar archivo CSV.
  3. Busca el archivo CSV en el ordenador y adjúntalo.
  4. Haz clic en Subir. Si se produce algún error, introduce la información que falte en la hoja de cálculo y vuelve a subir el archivo. Consulta más información en la sección Errores habituales, incluida más abajo.

    La lista Tareas se abre automáticamente y muestra el progreso de la subida. Cuando acabe de procesarse, recibirás un informe por correo electrónico.

    Si se produce un error de procesamiento, descarga el archivo de registro de la lista Tareas. Consulta más información en la sección Errores habituales, incluida más abajo.

Errores habituales

Es posible que veas alguno de estos errores al subir el archivo CSV:

Error Causa/solución
El archivo está vacío El archivo no contiene información.
Formato de archivo incorrecto o nombre de columna desconocido

Las columnas que figuran en tu archivo deberían tener como títulos User email [Required] (Correo del usuario [Obligatorio]), (Re)Send transfer requests [Required] (Enviar o volver a enviar solicitudes de transferencia [Obligatorio]), Cancel transfer requests [Required] (Cancelar solicitudes de transferencia [Obligatorio]).

Comprueba que los títulos de las columnas son los mismos que aparecen arriba, escritos con las mismas mayúsculas y minúsculas, y que están en el mismo orden.

El archivo debe incluir la columna "nombre de columna" Falta una columna obligatoria.


Errores habituales del archivo de registro:

Error Causa/solución
Row nn: INVALID_COLUMN NAME (Fila nn: [noválido_nombrecolumna]) Una columna obligatoria contiene caracteres no válidos, como espacios en el correo de un usuario, o bien falta una columna de una fila específica.
Row nn: INVALID_EMPTY (Fila nn: [noválido_vacío]) En una columna obligatoria falta información, como un valor Yes (Sí) o No.

Saber qué decisión toman los usuarios

Cómo aceptan los usuarios las solicitudes de transferencia

Cuando envías una solicitud de transferencia a los usuarios, reciben un correo electrónico donde pueden hacer clic en Transferir mi cuenta. Al hacerlo, se les solicitará que inicien sesión en su cuenta personal de Google, si aún no lo han hecho.

Los usuarios deberán aceptar determinadas condiciones para iniciar la transferencia. Para obtener más información sobre el acuerdo, consulta la sección ¿Qué ocurre con los datos del usuario?

Si transfieren la cuenta, el estado de los usuarios cambiará a Aceptada. Para ver solo estos usuarios, en la parte izquierda, selecciona Aceptada.

¿Qué ocurre si un usuario rechaza realizar la transferencia?

Si un usuario hace clic en Rechazar solicitud en el correo electrónico, su estado cambia a Rechazada. Una vez que hayas creado su cuenta de Google gestionada, se le pedirá que cambie el nombre de su cuenta personal la próxima vez que inicie sesión.

Para ver qué usuarios han rechazado una solicitud, en la parte izquierda, selecciona Rechazada. Si un usuario rechaza por error una solicitud de transferencia, puedes volver a enviarla.

¿Qué ocurre si un usuario ignora la solicitud?

En la cuenta de Google gestionada de tu organización, puedes crear una cuenta con la misma dirección de correo electrónico que la del usuario. Una vez que hayas creado su cuenta de Google gestionada, se le pedirá que cambie el nombre de su cuenta personal la próxima vez que inicie sesión.

¿Qué ocurre con los datos del usuario?

Si el usuario acepta la solicitud de transferencia, puedes:

  • Gestionar la cuenta.

    Nota: La nueva cuenta de Google no puede gestionar ni los sitios web de Google Sites ni los calendarios secundarios creados por el usuario antes de la transferencia. 

  • Acceder a los datos de la cuenta y eliminarlos.
  • Restringir el acceso a los servicios de Google.

Cuando un usuario cambia el nombre de su cuenta personal, sus datos:

  • Permanecen en su cuenta personal.
  • Están seguros y solo el usuario tendrá acceso a ellos. 
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