Чтобы настроить отправку писем в карантин, войдите в аккаунт суперадминистратора.
Карантин для электронных писем – это функция Google Workspace Moderation Tool. С его помощью администраторы Google Workspace могут задавать правила, чтобы входящие и исходящие письма отправлялись в карантин, а не сразу доставлялись получателям. Подробнее о Moderation Tool…
Когда письма помещаются в карантин, вы и другие сотрудники организации можете изучить их, прежде чем они будут доставлены получателям. Карантин помогает улучшить защиту от спама, уменьшить потерю данных и защитить конфиденциальную информацию. Карантин также облегчает управление прикрепленными файлами: с его помощью можно задать правила, не позволяющие пользователям открывать и отправлять то, что не нужно.
Как администратор, вы можете добавить в консоли администратора Google специальные правила относительно того, какие письма нужно отправлять в карантин. Например, вы можете решить отправлять в карантин исходящие письма, которые содержат конфиденциальную информацию, входящие письма с подозрительными ссылками или прикрепленными файлами или все письма с личной или конфиденциальной информацией, например номерами кредитных карт или идентификационными номерами налогоплательщиков.
Если письмо попадает в карантин, вы можете:
- Определить правило, согласно которому письмо было отправлено в карантин.
- Переместить письмо из карантина, чтобы оно было доставлено исходному получателю.
- Заблокировать доставку письма получателю и, при необходимости, сообщить отправителю причину блокировки.
Письма хранятся в карантине до тех пор, пока не будет выполнено одно из указанных выше действий. Если вы ничего не предпримете, письмо будет удалено навсегда через 30 дней. Подробнее о том, как управлять сообщениями в карантине…
Функции и ограничения карантина
В этом разделе описаны принципы работы и ограничения карантина для электронных писем, о которых вам следует знать при его использовании.
Срок хранения в карантинеПисьма в карантине хранятся до 30 дней после отправки. После этого срока они автоматически удаляются навсегда – их не смогут восстановить ни администраторы, ни пользователи.
Если вы используете расширенное хранилище для электронной почты с увеличенным сроком хранения, например Google Сейф, отправленные в карантин письма, которым больше 30 дней, будут доступны в нем до истечения срока хранения. Подробная информация о сроках хранения в Сейфе приведена в статье Как настроить правила хранения для Gmail с помощью Сейфа.В аккаунте Google Workspace изначально настроен один карантин. Он называется основным карантином. Карантины, которые вы можете создавать, называются специальными карантинами. Если вы добавите правило для отправки писем в карантин, но не укажете в нем специальный карантин, соответствующие письма будут отправляться в основной карантин.
Если вы удалите специальный карантин, письма из него будут перемещены в основной карантин.
Суперадминистраторы могут создавать специальные карантины, чтобы:
- Удовлетворить определенные потребности организации. Например, можно отправлять в карантин все исходящие письма, которые содержат фразу "Для служебного пользования".
- Предоставить доступ к письмам в карантине определенным группам пользователей. В таком случае к карантину будет ограничен доступ.
- Оповещать отправителей о случаях, когда вы блокируете доставку их писем, помещенных в карантин.
- Отправлять администраторам автоматические уведомления о письмах, отправленных в карантин.
Вы можете создать несколько специальных карантинов. Например, вы можете создать один карантин для исходящих писем, содержащих конфиденциальный контент, а другой – для входящих писем с потенциально опасными прикрепленными файлами.
Письма можно помещать сразу в несколько карантинов. Это возможно при наличии нескольких карантинов и нескольких настроек, согласно которым письма отправляются в разные карантины. Если письмо удовлетворяет критериям сразу нескольких настроек карантина, оно отправляется во все соответствующие карантины.
Вы можете выполнять действия только с помещенными в карантин письмами, адресатами или отправителями которых являются пользователи, зарегистрированные в вашем аккаунте Google Workspace. В карантин нельзя поместить письма следующих типов:
- письма, отправленные группам Google;
- письма, адресатами или отправителями которых являются заблокированные или деактивированные аккаунты.
- Помещенные в карантин исходящие письма появляются у отправителя в папке Отправленные. Удаление письма из этой папки не влияет на его статус карантина.
- Чтобы в карантин не помещалось слишком много писем, не используйте большие списки рассылки для отправки почты за пределы организации. В карантин помещаются копии писем для всех получателей из группы или списка рассылки, из-за чего в нем может оказаться большое количество писем.
Включите уведомления в настройках карантина:
- Чтобы уведомлять пользователей, когда отправленные ими письма попадают в карантин, установите флажок Отправлять стандартное сообщение об отклонении.
- Чтобы периодически уведомлять администраторов о новых письмах, помещенных в карантин, установите параметр Периодически отправлять уведомления о письмах, попадающих в карантин.
Адресаты не получают уведомлений об отправленных в карантин письмах.
- Если отправитель требует, чтобы исходящее письмо было зашифровано по стандарту S/MIME, в случае отклонения оно не попадет в карантин.
- Если администратор настроил для исходящих писем правило соответствия или маршрутизации, требующее шифрования S/MIME, письма, соответствующие критериям, попадут в карантин.
Как настроить правила карантина
В Google Workspace есть основной карантин, который можно использовать для всех отправленных в карантин писем. Если в организации относительно мало пользователей или в ней не происходит активного обмена письмами, основного карантина может быть достаточно.
Администраторы могут создавать специальные карантины для лучшей гибкости и масштабируемости. Вы можете создать несколько специальных карантинов. Например, вы можете создать один карантин для исходящих писем, содержащих конфиденциальный контент, а другой – для входящих писем с потенциально опасными прикрепленными файлами.
Кроме того, при использовании специальных карантинов вы можете:
- Предоставить доступ к письмам в карантине определенным группам пользователей, настроив ограниченный доступ к нему.
- Оповещать отправителей о случаях, когда вы отклоняете доставку их писем, помещенных в карантин.
- Настроить автоматическую отправку сообщений о блокировке доставки писем, помещенных в карантин.
Чтобы настроить специальный карантин для электронных писем, сначала добавьте новый карантин, а затем добавьте правила, согласно которым письма отправляются в карантин.
Шаг 1. Добавьте карантин для электронных писем
Настройте один или несколько карантинов в консоли администратора Google.
Выполните этот шаг до добавления правил, согласно которым письма отправляются в карантин, поскольку в них нужно указать существующий карантин.
Как создать карантин
-
Войдите в консоль администратора Google.
Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).
-
In the Admin console, go to Menu
Apps
Google Workspace
- Нажмите Добавить карантин.
- В окне настроек Добавление карантина выполните следующие действия:
Параметр Что вам нужно сделать Название Введите название карантина. Рекомендуем использовать название, описывающее тип правила, по которому письма отправляются в карантин, например Подозрительные прикрепленные файлы. Это название будет показано рядом с каждым письмом на панели управления карантином.
Описание Вы можете добавить подробные сведения о карантине. Это описание появится на панели управления карантином. Группа для просмотра карантина Вы можете предоставить другим пользователям в организации доступ к карантину. Для этого их нужно поместить в специально настроенную для этой цели группу. Если не выбрать группу, доступ к этому карантину будет только у суперадминистраторов, а также у администраторов, которым было назначено право Gmail Доступ к административному карантину.
Чтобы создать группу для доступа к карантину, в окне Добавление карантина нажмите Управление группами. Подробнее о том, как предоставить пользователям доступ к отправленным в карантин письмам…
Чтобы предоставить существующей группе доступ к этому карантину:
- Нажмите Выбрать группы.
- В окне Выбрать группы найдите нужную группу.
- Нажмите на название группы, чтобы выбрать ее.
- В правом верхнем углу окна Выбрать группу нажмите X, чтобы закрыть окно и сохранить группу в правиле карантина.
- Чтобы предоставить доступ к другим группам, повторите первые четыре шага.
Что делать при отклонении входящего письма Выберите, что нужно делать, когда вы блокируете доставку входящих писем, помещенных в карантин согласно этому правилу:
- Удалить письмо. Письмо будет удалено без доставки получателям. Отправитель не получит уведомления об этом.
- Отправлять стандартное сообщение об отклонении. Письмо будет удалено без доставки получателям. Отправитель получит уведомление об отклонении.
Подробнее о стандартных сообщениях об отклонении…
Что делать при отклонении исходящего письма Выберите, что нужно делать, когда вы блокируете доставку исходящих писем, помещенных в карантин согласно этому правилу:
- Удалить письмо. Письмо будет удалено без доставки получателям. Отправитель не получит уведомления об этом.
- Отправлять стандартное сообщение об отклонении. Письмо будет удалено без доставки получателям. Отправитель получит уведомление об отклонении.
Подробнее о стандартных сообщениях об отклонении…
Периодически отправлять уведомления о письмах, попадающих в карантин Вы можете включить этот параметр, чтобы суперадминистраторам периодически отправлялись уведомления о помещенных в карантин письмах.
Содержимое уведомлений. В уведомлениях указывается количество писем, добавленных в каждый карантин, и общее число писем, отправленных в карантин за время, прошедшее с предыдущего уведомления.
Время. Уведомления отправляются в пределах часа после отправки письма в карантин. Периодичность уведомлений зависит от частоты отправки писем в карантин, однако в любом случае не превышает одного раза в час.
Получатели. Уведомления отправляются только суперадминистраторам. Они не отправляются ни пользователям с правами администратора "Доступ к административному карантину", ни группам с правами доступа к карантину.
- В нижней части окна Добавление настроек нажмите Сохранить. Новый карантин будет добавлен в таблицу Управление карантинами.
Изменения вступают в силу в течение 24 часов (обычно быстрее). Подробнее… - Чтобы добавить другие карантины, повторите указанные выше действия.
Чтобы удалить или изменить карантин, в таблице Управление карантинами выберите в столбце Действия нужное действие.
Как использовать стандартные сообщения об отклонении
Этот раздел содержит важную информацию о параметре Отправлять стандартное сообщение об отклонении в правилах карантина.
- Если вы отклоните входящее письмо, адресованное группе, отправитель не получит сообщения об отклонении, даже если соответствующий параметр будет включен в правиле карантина.
- Отправитель получает сообщение об отклонении каждый раз, когда вы одним действием отклоняете одно или несколько сообщений. Например, если вы выберете и отклоните сначала три, а потом пять писем от одного отправителя, он получит два сообщения об отклонении. Чтобы уменьшить число сообщений об отклонении, выбирайте все письма от одного отправителя и только затем нажимайте Отклонить. Тогда отправитель получит только одно сообщение со списком отклоненных писем и их получателей.
- В тексте сообщения об отклонении указывается тема исходного письма, помещенного в карантин. Таким образом, если исходное письмо попало в карантин из-за темы, сообщение об отклонении также может быть туда отправлено. Чтобы избежать этого, в правилах карантина исключите письма типа "Исходящие" или "Внутренние исходящие".
Шаг 2. Добавьте правила для помещения писем в карантин
Когда вы создадите один или несколько карантинов, добавьте правила, указывающие, какие письма будут отправляться в карантин.
Письма отправляются в карантин на основе правил, добавленных в консоли администратора Google. С помощью настроек Gmail, описанных в таблице ниже, можно отправлять в карантин письма, соответствующие указанным критериям, а также указать, в какой из карантинов их следует помещать. Вы можете отправлять письма в основной карантин или в специальный карантин, созданный вами.
Подробные инструкции по добавлению, удалению и изменению правил, согласно которым письма отправляются в карантин, приведены по ссылкам в столбце Правило ниже.
| Правило | Описание |
|---|---|
| Требования к прикрепленным файлам |
Отправляйте письма в карантин в зависимости от названия или типа прикрепленного файла, а также общего размера письма с учетом прикрепленных файлов. Например, можно отправлять в карантин входящие или исходящие письма, которые содержат прикрепленные файлы с расширением EXE, поскольку такой файл может быть вредоносной программой. Уведомления. С помощью этого параметра можно настроить отправку уведомления отправителям в организации, если отправленное адресату в домене письмо будет помещено в карантин. |
| Соответствие содержания |
Помещайте письма в карантин, если они содержат указанный тип конфиденциального контента в определенной части, например если в тексте исходящего письма есть номер кредитной карты. Уведомления. С помощью этого параметра можно настроить отправку уведомления отправителям в организации, если отправленное адресату в домене письмо будет помещено в карантин. |
| Нежелательное содержание | Отправляйте в карантин письма со словами из созданного вами списка, например с непристойной лексикой. |
| Маршрутизация |
Помещайте в карантин письма в зависимости от их отправителей и адресатов, например все входящие письма из домена, из которого пользователям в вашем домене ранее приходили вредоносные письма. Уведомления. С помощью этого параметра можно настроить отправку уведомления отправителям в организации, если отправленное адресату в домене письмо будет помещено в карантин. |
| Спам | Отправляйте в карантин входящие письма, которые Gmail определяет как спам. |
Статьи по теме
Как управлять сообщениями в карантине
Как предоставить пользователям доступ к отправленным в карантин письмам
