Configurar e gerenciar quarentenas de e-mail

Os superadministradores do G Suite podem definir políticas e configurações para colocar em quarentena as mensagens enviadas e recebidas pela sua organização. Você também pode atribuir privilégios de administrador a usuários específicos para que eles gerenciem mensagens em uma quarentena. 

As quarentenas ajudam a prevenir spam, evitar a perda de dados e proteger informações confidenciais. Elas também facilitam a administração de anexos de mensagens para que os usuários não enviem, abram ou cliquem em anexos indevidos. Quando uma mensagem é colocada em quarentena, ela é enviada para a quarentena de administrador, onde um administrador pode:  

  • exibir a regra que fez a mensagem ser colocada na quarentena;
  • entregar a mensagem ao destinatário;
  • impedir a entrega da mensagem;
  • não fazer nada. As mensagens são excluídas automaticamente quando o período de retenção do Vault expira. O período de retenção padrão é de 30 dias a partir do momento em que a mensagem foi enviada ou recebida.

 Você também pode receber alertas periódicos de quarentena. As mensagens em quarentena são armazenadas nos servidores do Google até que uma ação seja tomada. 

E os destinatários e remetentes das mensagens em quarentena?

  • Se uma mensagem recebida for colocada em quarentena, o destinatário só será informado se você liberar a entrega.
  • Uma mensagem enviada em quarentena aparecerá na pasta "Enviados" do remetente, mas só será entregue para o destinatário se o administrador liberar. Se o remetente excluir a mensagem da pasta "Enviados" depois que ela for para a quarentena, ela continuará lá até você decidir o que fazer ou até a exclusão 30 dias após a entrega. 

Observações

  • Você só pode administrar mensagens em quarentena de usuários do G Suite registrados.
  • Só as mensagens de usuários são enviadas para a quarentena, as de grupos não são. 

Configurar e gerenciar quarentenas de e-mail

Para criar quarentenas, basta definir políticas e configurações no Admin Console. Também é possível atribuir privilégios de administrador a determinados usuários para que eles possam acessar e gerenciar mensagens de e-mail de uma ou mais quarentenas.

Adicionar, editar, excluir e analisar quarentenas

No Google Admin Console, é possível adicionar, editar, excluir e analisar quarentenas de e-mail.

Para adicionar uma quarentena:

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. No Admin Console, acesse Apps > G Suite > Gmail > Gerenciar quarentenas.

  3. Clique em Adicionar quarentena.

  4. Atribua configurações de quarentena: 

    • Digite um nome e uma descrição.

    • Para mensagens de entrada e saída, escolha se uma mensagem de rejeição será enviada para o remetente quando você negar a entrega de uma mensagem em quarentena.

    • (Opcional) Selecione Enviar notificações periodicamente quando mensagens forem colocadas em quarentena.

  5. Clique em Salvar.

Para editar uma quarentena:

  1. No Admin Console, acesse Appse depoisG Suitee depoisGmaile depoisGerenciar quarentenas.
  2. Clique em Editar ao lado da quarentena que você procura.

  3. Faça as alterações e clique em Salvar.

Para excluir uma quarentena:

  1. No Admin Console, acesse Appse depoisG Suitee depoisGmaile depoisGerenciar quarentenas.
  2. Clique em Excluir à direita do nome da quarentena e confirme. Todas as mensagens que ainda estiverem na quarentena serão movidas para a quarentena padrão.
Observação: não é possível excluir as quarentenas que estão sendo usadas por uma ou mais configurações de política. Para excluir uma quarentena ativa, acesse a configuração pertinente e direcione-a para outra quarentena. 
 

Para analisar as configurações das quarentenas:

  1. No Admin Console, acesse Appse depoisG Suitee depoisGmaile depoisGerenciar quarentenas.
  2. Clique em Acessar a Quarentena de administrador. Todas as quarentenas, inclusive a de administrador, serão exibidas.
  3. À direita do nome da quarentena, clique em  e escolha Configurações para exibir as configurações atuais. 
  4. (Opcional) Para editar as configurações da quarentena nesta página, clique em Acessar o Admin Console do G Suite para editar.
Configurar políticas para colocar mensagens em quarentena

No Admin Console, você cria e configura políticas para colocar mensagens em quarentena usando qualquer uma destas configurações do Gmail:

Em cada configuração, você pode colocar em quarentena as mensagens que correspondam aos critérios de configuração e definir a quarentena para as mensagens selecionadas. No caso das configurações de compliance e roteamento, você também pode notificar os remetentes internos quando as mensagens deles para destinatários internos e externos forem colocadas em quarentena.

Gerenciar mensagens em quarentena

Após configurar e definir políticas para uma quarentena, você pode ver e gerenciar mensagens nela.

Para abrir a quarentena de administrador:

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. No painel do Admin Console, acesse Appse depoisG Suitee depoisGmaile depoisGerenciar quarentenas
  3. Clique em Acessar a Quarentena de administrador para ver todas as quarentenas. 
Dica: para ver as configurações atuais de qualquer quarentena, clique em  ao lado do nome da quarentena e escolha Configurações.

Mensagens recebidas e enviadas

As mensagens aparecem com o nome da quarentena e o status de recebida ou enviada.

  • Se uma mensagem recebida tiver vários destinatários, ela aparecerá uma vez para cada um deles. Por exemplo, uma mensagem com cinco destinatários aparece cinco vezes na quarentena.
  • As mensagens enviadas que forem liberadas para entrega serão colocadas em quarentena apenas uma vez. Por isso, se você quiser colocar os e-mails internos em quarentena, configure a quarentena como Interno – enviando em vez de Interno – recebendo. Essa configuração garante que apenas uma mensagem seja colocada em quarentena antes de ser enviada para cada destinatário.

Dica: para não sobrecarregar a quarentena com muitas mensagens, recomendamos que você não permita que listas de e-mails extensas recebam e-mails públicos. 

Ver e gerenciar mensagens em quarentena

Ação Como fazer

Ver mensagens em quarentena, permitidas e negadas

Por padrão, todas as mensagens em quarentena aparecem na lista quando você faz login. Para classificá-las, clique em um marcador à esquerda. Se você não encontrar a lista de quarentenas à esquerda, clique em Menu "".

Somente as mensagens entregues no período de retenção do Vault são exibidas em Negadas ou Permitidas. Se você não fizer nada ou negar uma mensagem, ela será excluída automaticamente quando o período de retenção expirar. O período de retenção padrão é de 30 dias a partir do momento em que a mensagem foi enviada ou recebida.

Exibir a mensagem e a definição da regra que acionou a quarentena

Clique na mensagem na lista para exibir a mensagem e a definição de regra que fez o e-mail ser direcionado para a quarentena.

  • Descrição da regra: nome ou descrição da regra.
  • Origem: área da mensagem que acionou a regra, por exemplo, o corpo da mensagem.  
  • String correspondente: string ou expressão correspondente ao conteúdo do e-mail. 

Se o valor da string correspondente for encontrado nos campos visíveis da mensagem (cabeçalho do remetente, cabeçalho do destinatário, corpo da mensagem ou assunto), ele será destacado na mensagem. 

Importante: a origem e a string correspondente são exibidas apenas quando estão disponíveis. Exibimos a regra associada a uma mensagem conforme o possível, mas algumas mensagens talvez não exibam uma regra. 

Pesquisar mensagens

Digite um termo de pesquisa no campo. A pesquisa retorna as mensagens atualmente na quarentena padrão e em outras quarentenas criadas por você. As mensagens Negadas ou Permitidas não são pesquisadas.

A mensagem inteira é pesquisada, incluindo o endereço do remetente e do destinatário, o assunto e o corpo da mensagem. Você pode usar operadores de pesquisa avançados para pesquisar uma determinada parte da mensagem.

Permitir a entrega de uma ou mais mensagens em quarentena

Marque a caixa à esquerda do nome de cada destinatário e clique em Permitir.

Se um usuário não encontrar uma mensagem permitida na Caixa de entrada, peça para ele pesquisar em todas as pastas, inclusive na "Lixeira".

Observação: como algumas mensagens são claramente spam, elas são rejeitadas assim que recebidas. Essas mensagens não são encaminhadas para a quarentena de administrador, mesmo que você tenha selecionado a opção "Colocar spam na quarentena administrativa" na configuração de spam.

Negar a entrega de uma ou mais mensagens em quarentena

Marque a caixa à esquerda do nome de cada destinatário e clique em Negar e em Negar novamente para confirmar.

Observações sobre avisos de rejeição:

  • Quando você nega uma mensagem, a quarentena remove a mensagem ou envia uma notificação padrão de rejeição, conforme a quarentena selecionada.
  • Se uma mensagem aparecer em várias quarentenas, a ação executada dependerá da quarentena selecionada no momento, mesmo que as outras quarentenas estejam configuradas para executar uma ação diferente.
  • Todas as mensagens são exibidas na quarentena padrão. Se você negar uma mensagem na quarentena padrão, a ação de rejeição criada para essa quarentena será aplicada.

Ação em massa

Quando você começa a selecionar mensagens, a opção de ação em massa fica disponível. Diferentemente da caixa "Selecionar tudo", que só é aplicável a mensagens na visualização atual, você pode negar ou aprovar todas as mensagens na quarentena selecionada ou pesquisar resultados usando a ação em massa.

 

Enviar mensagens de rejeição

Se você escolher a opção de enviar uma mensagem de rejeição quando negar uma mensagem em quarentena, lembre-se do seguinte:

  • Se você negar uma mensagem que foi enviada para vários destinatários do seu domínio, o remetente receberá uma mensagem de rejeição sempre que você selecionar um grupo de destinatários a ser negado. Para evitar isso, marque as caixas de todos os destinatários de mensagens para que o remetente receba uma única mensagem de rejeição que contenha toda a lista de destinatários rejeitados. Se você não selecionar todos os destinatários e depois rejeitar outros destinatários, o remetente receberá uma segunda notificação.
  • O assunto da mensagem original também aparecerá no corpo da mensagem de rejeição. Por isso, se o termo que motivou a quarentena da mensagem original aparecer no assunto, a mensagem de rejeição também será colocada em quarentena quando for negada. Isso depende da configuração da quarentena para incluir mensagens do tipo Saída ou Interno - enviando.
  • Se você negar uma mensagem de grupo recebida, a mensagem de rejeição não será entregue ao remetente. Ela será simplesmente removida.
Identificar tipos de mensagens não compatíveis 

Assinatura e criptografia S/MIME:       

  • Se um remetente solicitar uma assinatura e criptografia S/MIME para mensagens enviadas, as mensagens serão rejeitadas automaticamente e não irão para a quarentena. 
  • Se um administrador definir regras de compliance e roteamento para assinatura e criptografia S/MIME de mensagens enviadas, as mensagens não serão afetadas e irão para a quarentena.   
Receber alertas de quarentena

Se você selecionar Notificar periodicamente quando as mensagens estão colocadas em quarentena ao adicionar ou editar uma quarentena no Admin Console, receberá alertas periódicos quando novas mensagens forem para a quarentena.

Os alertas das quarentenas configuradas mostram as seguintes informações:

  • O número total de mensagens recebidas em cada quarentena

  • O número total de mensagens colocadas em quarentena durante o intervalo de notificação

Você receberá notificações sobre novos e-mails colocados em quarentena até uma hora depois que eles aparecerem na quarentena de administrador. A regularidade e o horário dos alertas variam de acordo com a frequência de chegada de novos e-mails na quarentena, mas nunca há mais de um alerta por hora.

Observação: o relatório de resumo da quarentena e a Quarentena de administrador são diferentes. Saiba mais.

Permitir que os usuários gerenciem quarentenas de e-mail

Os superadministradores do G Suite podem atribuir privilégios de administrador a determinados usuários para que eles gerenciem mensagens da quarentena padrão e de outras quarentenas personalizadas. 

Observação: para seguir as etapas desta seção, é necessário ter criado e configurado políticas de quarentena. Se você precisar de ajuda para configurar e definir quarentenas, consulte as instruções no início deste artigo.

Atribuir funções de administrador e quarentenas

A função de administrador que você atribui a um usuário determina quais quarentenas eles podem ver e gerenciar.

  • Acessar a quarentena de administrador: os usuários podem ver e gerenciar mensagens de todas as quarentenas, inclusive a padrão.
  • Acessar quarentenas restritas: os usuários podem ver e gerenciar mensagens de quarentenas restritas.

Para garantir a privacidade, sempre que um usuário fizer login em uma função de administrador para gerenciar mensagens de e-mail, o código da mensagem e o nome da quarentena serão registrados. Você pode pesquisar essas informações em relatórios de administração para ver o que foi feito.

Antes de começar

Como administrador do G Suite, você pode configurar e atribuir funções de administrador a determinados usuários para que eles possam acessar e gerenciar mensagens em quarentena. É necessário seguir todas as etapas abaixo para configurar e associar usuários a quarentenas.  

Etapa 1: criar uma nova função com privilégios de quarentena

  1. No Admin Console, clique em Funções de administrador. Em seguida, clique em Criar uma nova função.
  2. Digite um nome e uma descrição e clique em Criar.
  3. Na guia "Privilégios", no Gmail, marque a caixa de Acessar a quarentena de administrador ou Acessar quarentenas restritas.
  4. Clique em Salvar. A nova função é selecionada e exibida em Funções criadas pelo usuário.

Etapa 2: atribuir usuários à função de administrador

  1. Com a função selecionada, clique na guia Administradores e depois em Atribuir administradores. Digite um nome de usuário ou endereço de e-mail. Quando você digita o nome de um usuário, o endereço de e-mail dele aparece automaticamente.
  2. Se você estiver atribuindo mais de um usuário à função, clique em Atribuir mais. Quando terminar de inserir os nomes dos usuários, clique em Confirmar atribuição.

Etapa 3: criar um grupo para os usuários 

  1. No Admin Console, clique em Grupos e em Adicionar "".
  2. Digite um nome, um endereço de e-mail e uma descrição para o grupo.
  3. Em "Nível de acesso", selecione Restrito
  4. Clique em Criar.

Em seguida, adicione os usuários ao grupo.  

Etapa 4: adicionar usuários ao grupo 

  1. No Admin Console, acesse Usuários.
  2. Procure o usuário na lista e clique nele para abrir a página da conta.
  3. Na página da conta do usuário, clique em Grupos. Todos os grupos a que ele pertence são exibidos.
  4. Clique em Adicionar "".
  5. Procure e selecione o grupo que você criou para usuários com privilégios de quarentena.
  6. Clique em Adicionar.

Etapa 5: adicionar o grupo a uma quarentena  

  1. Acesse Apps > G Suite > Gmail para ver a página de configurações do Gmail.
  2. Selecione Gerenciar quarentena e clique em Editar ao lado da quarentena escolhida.
  3. No painel "Editar quarentena", clique em Selecionar grupos e marque o grupo que você criou para usuários da quarentena de administrador.
  4. Clique em Salvar.

Depois que você seguir as etapas acima, os usuários poderão fazer login e acessar a quarentena atribuída a eles. Os usuários com privilégios de administrador verão o Admin Console quando fizerem login.  

Observação: quando as mensagens de e-mail são colocadas em quarentena, as notificações são enviadas apenas para o superadministrador. Elas não são enviadas para grupos com privilégios de quarentena.

Gerenciar o acesso dos usuários às quarentenas

Depois que você atribuir privilégios de administrador de uma quarentena a um usuário, ele poderá acessar e gerenciar mensagens na quarentena.

Para gerenciar mensagens em quarentena:

  1. Faça login na sua conta do G Suite.
  2. No navegador da Web, acesse https://email-quarantine.google.com/adminreview. Dependendo das suas funções de administrador, todas as quarentenas associadas a um grupo de que você é participante serão exibidas.
  3. Selecione a quarentena à esquerda e veja e gerencie as mensagens
Outras regras de quarentena e administração

As mensagens aparecem em quarentena com base nos privilégios de administrador de um usuário e nas políticas configuradas para a quarentena. As seguintes diretrizes são aplicadas às quarentenas e aos usuários associados a elas e podem ajudar a resolver problemas comuns.

Mensagens na quarentena padrão

As mensagens na quarentena padrão foram identificadas como spam ou correspondem a uma política que você configurou. Algumas outras mensagens talvez apareçam na quarentena padrão pelos seguintes motivos:

  • Se você configurar uma regra de quarentena, mas não a associar a uma quarentena, as mensagens serão enviadas para a padrão.  
  • Se uma quarentena for excluída, todas as mensagens dela serão enviadas para a quarentena padrão. 

Mensagens na pasta "Todas as quarentenas"

As mensagens que aparecem na pasta "Todas as quarentenas" são baseadas no privilégio de administrador do usuário.

  • Acessar a quarentena de administrador: são exibidos os e-mails de todas as quarentenas, inclusive a padrão. 
  • Acessar a quarentena restrita: são exibidos os e-mails de quarentenas restritas que estão associadas ao administrador. As mensagens da quarentena padrão não são exibidas. 

Importante: se algum administrador negar a entrega de mensagens da pasta "Todas as quarentenas", as configurações associadas à quarentena padrão serão aplicadas mesmo que sejam diferentes das configurações da quarentena atual. 

Mensagens nas pastas "Negadas" e "Permitidas"

As mensagens que aparecem nas pastas "Negadas" e "Permitidas" são determinadas pelo privilégio de administrador do usuário.

  • Acessar a quarentena de administrador: são exibidos os e-mails das pastas "Negadas" e "Permitidas", inclusive da quarentena padrão.
  • Acessar a quarentena restrita: são exibidos apenas os e-mails das pastas "Negadas" e "Permitidas" com quarentenas associadas ao usuário. As mensagens da quarentena padrão não são exibidas. 

Mensagens em quarentenas restritas

As mensagens em quarentenas restritas só podem ser gerenciadas (permitidas ou negadas) por usuários com privilégios de administrador para essas quarentenas. As mensagens da quarentena padrão não são exibidas. 

Administrador removido de um grupo

Se um usuário com privilégios de administrador for removido de um grupo associado a uma quarentena, as mensagens dessa quarentena não serão mais exibidas e não poderão ser gerenciadas pelo usuário. Se ele tentar carregar uma quarentena ou gerenciar a entrega das mensagens, um erro será exibido.  

Grupos removidos de uma quarentena  

Se um grupo não estiver mais associado a uma quarentena, os administradores com privilégios de quarentena restrita perderão o acesso a ela. 

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