Konfigurowanie kwarantann e-maili i zarządzanie nimi

Superadministratorzy G Suite mogą konfigurować zasady i ustawienia, które pozwalają umieszczać w kwarantannie określone wiadomości przychodzące i wychodzące. Oprócz tego możesz przypisać uprawnienia administratora określonym użytkownikom, aby zezwolić im na zarządzanie wiadomościami objętymi kwarantanną. 

W ten sposób możesz zapobiec rozpowszechnianiu spamu, zminimalizować ryzyko utraty danych i chronić poufne informacje. Dodatkowo kwarantanna ułatwia moderowanie załączników w wiadomościach, co pozwala zapobiec wysyłaniu, otwieraniu i klikaniu nieodpowiednich elementów przez użytkowników. Wiadomość poddana kwarantannie jest umieszczana w kwarantannie administracyjnej, gdzie administrator może:  

  • wyświetlić regułę, która spowodowała umieszczenie wiadomości w kwarantannie;
  • dostarczyć wiadomość do adresata;
  • zablokować dostarczenie wiadomości;
  • nie wykonywać żadnej czynności. Wiadomości są usuwane automatycznie po wygaśnięciu okresu przechowywania w Vault. Domyślny okres przechowywania to 30 dni od daty wysłania lub odebrania wiadomości.

 Możesz też skonfigurować otrzymywanie okresowych alertów o kwarantannie. Wiadomości poddane kwarantannie są przechowywane na serwerze Google do czasu, gdy wykonasz na niej dowolną czynność. 

Czy nadawcy i adresaci są informowani o umieszczeniu wiadomości w kwarantannie?

  • W przypadku wiadomości przychodzących umieszczonych w kwarantannie adresat nie otrzymuje żadnego powiadomienia, chyba że zezwolisz na dostarczenie wiadomości.
  • Wiadomości wychodzące umieszczone w kwarantannie pozostają w folderze Wysłane nadawcy i nie są dostarczane do adresata, dopóki administrator na to nie zezwoli. Jeśli nadawca usunie wiadomość ze swojego folderu Wysłane, pozostanie ona w kwarantannie do czasu, gdy wykonasz na niej dowolną czynność lub zostanie usunięta po 30 dniach od jej dostarczenia. 

Uwagi

  • Możesz zarządzać tylko tymi wiadomościami umieszczonymi w kwarantannie, które zostały wysłane przez zarejestrowanych użytkowników G Suite.
  • W kwarantannie są umieszczane tylko wiadomości do użytkowników, nie grup. 

Konfigurowanie kwarantann e-maili i zarządzanie nimi

Kwarantanny tworzy się przez konfigurowanie zasad i ustawień w konsoli administracyjnej. Możesz też przypisywać uprawnienia administratora określonym użytkownikom, aby mogli oni otwierać e-maile i zarządzać nimi w wybranych kwarantannach.

Dodawanie, edytowanie, usuwanie i przeglądanie kwarantann

Konsola administracyjna Google umożliwia dodawanie, edytowanie, usuwanie i przeglądanie kwarantann poczty e-mail.

Aby dodać kwarantannę:

  1. Zaloguj się w Konsola administracyjna Google.

    Użyj swojego konta administratora (adres nie kończy się na @gmail.com).

  2. W konsoli administracyjnej otwórz Aplikacje > G Suite > Gmail > Zarządzaj kwarantannami.

  3. Kliknij Dodaj kwarantannę.

  4. Określ ustawienia kwarantanny: 

    • Wpisz jej nazwę i opis.

    • Wybierz, czy chcesz wysyłać do nadawców powiadomienia o odrzuceniu wiadomości wychodzących lub przychodzących, które zostały umieszczone w kwarantannie.

    • (Opcjonalnie) Wybierz Powiadamiaj okresowo o wiadomościach umieszczonych w kwarantannie.

  5. Kliknij Zapisz.

Aby edytować kwarantannę:

  1. W konsoli administracyjnej kliknij Aplikacjea potemG Suitea potemGmaila potemZarządzaj kwarantannami.
  2. Kliknij Edytuj obok odpowiedniej kwarantanny.

  3. Wprowadź zmiany i kliknij Zapisz.

Aby usunąć kwarantannę:

  1. W konsoli administracyjnej kliknij Aplikacjea potemG Suitea potemGmaila potemZarządzaj kwarantannami.
  2. Aby usunąć kwarantannę, po prawej stronie jej nazwy kliknij Usuń. Wszystkie wiadomości znajdujące się w tej kwarantannie zostaną przeniesione do kwarantanny domyślnej.
Uwaga: nie można usunąć kwarantanny używanej w co najmniej jednym ustawieniu zasad. Aby usunąć aktywną kwarantannę, musisz najpierw wskazać w odpowiednim ustawieniu inną kwarantannę. 
 

Aby przejrzeć ustawienia kwarantanny:

  1. W konsoli administracyjnej kliknij Aplikacjea potemG Suitea potemGmaila potemZarządzaj kwarantannami.
  2. Kliknij Otwórz kwarantannę administracyjną. Zostaną wyświetlone wszystkie kwarantanny, włącznie z kwarantanną administracyjną.
  3. Po prawej stronie odpowiedniej kwarantanny kliknij  i wybierz opcję Ustawienia, aby wyświetlić obecne ustawienia. 
  4. (Opcjonalnie) Aby edytować ustawienia kwarantanny z poziomu tej strony, kliknij Otwórz konsolę administracyjną G Suite, aby edytować.
Konfigurowanie zasad umieszczania wiadomości w kwarantannie

W konsoli administracyjnej możesz skonfigurować zasady, aby umieszczać w kwarantannie wiadomości spełniające kryteria dowolnego z tych ustawień Gmaila:

W każdym z tych ustawień możesz włączyć umieszczanie zgodnych wiadomości w kwarantannie, a następnie musisz wskazać kwarantannę docelową. W kontekście ustawień zgodności i routingu możesz skonfigurować powiadamianie nadawców z Twojej organizacji, gdy ich wiadomości wychodzące i wewnętrzne zostaną umieszczone w kwarantannie.

Zarządzanie wiadomościami w kwarantannie

Po skonfigurowaniu i ustawieniu zasad kwarantanny możesz wyświetlać umieszczone w niej wiadomości i zarządzać nimi.

Aby otworzyć kwarantannę administracyjną:

  1. Zaloguj się w Konsola administracyjna Google.

    Użyj swojego konta administratora (adres nie kończy się na @gmail.com).

  2. W panelu konsoli administracyjnej otwórz Aplikacje a potem G Suite a potem Gmail a potem Zarządzaj kwarantannami
  3. Kliknij Otwórz kwarantannę administracyjną, aby wyświetlić wszystkie kwarantanny. 
Wskazówka: aby wyświetlić aktualne ustawienia kwarantanny, kliknij  obok nazwy kwarantanny i wybierz Ustawienia.

Wiadomości przychodzące i wychodzące

Wiadomości są oznaczone nazwą kwarantanny i informacją o kierunku (przychodzące lub wychodzące).  

  • Wiadomości przychodzące mające kilku adresatów pojawiają się w kwarantannie tyle razy, ilu jest odbiorców. Jeśli na przykład wiadomość jest adresowana do pięciu osób, w kwarantannie występuje pięć razy.
  • Wiadomości wychodzące, na których dostarczenie zezwolisz, są umieszczane w kwarantannie tylko raz przed dostarczeniem. Dlatego jeśli planujesz umieszczać w kwarantannie pocztę wewnętrzną, ustaw opcję kwarantanny na Wewnętrzna – wysyłanie zamiast Wewnętrzna – odbieranie. Dzięki temu do kwarantanny będzie trafiać tylko jedna wiadomość przed dostarczeniem do poszczególnych odbiorców.

Wskazówka: aby uniknąć zapełnienia kwarantanny wieloma wiadomościami, zalecamy, by nie zezwalać na odbieranie wiadomości spoza organizacji przez duże listy e-mailowe. 

Wyświetlanie wiadomości w kwarantannie i zarządzanie nimi

Czynność Jak to zrobić

Wyświetlanie wiadomości przyjętych, odrzuconych i umieszczonych w kwarantannie

Domyślnie wszystkie wiadomości poddane kwarantannie są pokazywane, gdy się zalogujesz. Aby je posortować, kliknij etykietę po lewej. Jeśli nie widzisz listy kwarantann z lewej strony, kliknij Menu "".

Tylko wiadomości dostarczane w ramach okresu przechowywania w usłudze Vault pojawiają się w folderach Odrzucone lub Dozwolone. Jeśli nie zareagujesz na wiadomość lub jej nie odrzucisz, zostanie ona automatycznie usunięta po upływie okresu przechowywania. Domyślny okres przechowywania to 30 dni od daty wysłania lub odebrania wiadomości.

Wyświetlanie wiadomości oraz definicji reguły, która spowodowała objęcie jej kwarantanną

Kliknij wiadomość na liście, aby wyświetlić jej treść oraz definicję reguły, która wyzwoliła przeniesienie tego e-maila do kwarantanny.

  • Opis reguły: nazwa lub opis reguły
  • Źródło: obszar wiadomości, który wywołał regułę, na przykład treść e-maila  
  • Pasujący ciąg: wartość lub wyrażenie, które pasują do danych e-maila 

Jeśli dopasowana wartość znajduje się w widocznych polach wiadomości (nagłówek nadawcy, nagłówek adresatów, treść lub temat), zostanie ona wyróżniona w e-mailu. 

Ważne: źródło i pasujący ciąg są wyświetlane tylko wtedy, gdy są dostępne. Staramy się, aby każdy e-mail miał wskazaną regułę, która spowodowała umieszczenie go w kwarantannie, jednak niektóre wiadomości mogą nie zawierać tych informacji. 

Wyszukiwanie wiadomości

Wpisz wyszukiwane słowa w polu. W wynikach możesz znaleźć wiadomości aktualnie umieszczone zarówno w domyślnej kwarantannie, jak i wszystkich utworzonych przez Ciebie kwarantannach. Nie obejmuje to wiadomości odrzuconych ani dozwolonych.

Przeszukiwana jest cała zawartość wiadomości – w tym adresy nadawcy i odbiorcy, temat oraz treść. Aby przeszukać tylko wybraną część wiadomości, możesz użyć operatorów wyszukiwania zaawansowanego.

Zezwalanie na dostarczenie jednej lub wielu wiadomości umieszczonych w kwarantannie

Zaznacz pole wyboru z lewej strony każdej nazwy adresata, a następnie kliknij Zezwól.

Jeśli użytkownik nie zobaczy dozwolonej wiadomości w skrzynce odbiorczej, poleć mu wyszukanie jej we wszystkich folderach łącznie z Koszem.

Uwaga: niektóre wiadomości bez wątpienia zawierają spam i są odrzucane w trakcie nawiązywania połączenia. Takie wiadomości nie znajdą się w kwarantannie, nawet jeśli wybierzesz opcję „Umieść spam w kwarantannie administracyjnej” w ustawieniu Spam.

Odrzucanie jednej lub wielu wiadomości umieszczonych w kwarantannie

Zaznacz pole z lewej strony każdej nazwy adresata i kliknij Odrzuć. Aby potwierdzić tę czynność, jeszcze raz kliknij Odrzuć.

Uwagi związane z powiadomieniem o odrzuceniu:

  • Gdy odrzucisz wiadomość, kwarantanna ją usunie lub wyśle domyślne powiadomienie o odrzuceniu (w zależności od wybranej kwarantanny).
  • Jeśli wiadomość znajduje się w kilku kwarantannach, podjęte działanie zależy od obecnie wybranej kwarantanny, nawet jeśli pozostałe kwarantanny są skonfigurowane do wykonania innego działania.
  • Wszystkie wiadomości są widoczne w kwarantannie domyślnej. Jeśli odrzucisz wiadomość w kwarantannie domyślnej, zostanie wykonane działanie skonfigurowane w tej kwarantannie.

Zbiorcze obsługiwanie wiadomości

Gdy zaznaczysz kilka wiadomości, pojawi się opcja zbiorczej obsługi. W odróżnieniu od pola Zaznacz wszystko, które ma zastosowanie tylko do aktualnie widocznych wiadomości, ta opcja pozwala odrzucić lub zatwierdzić wszystkie e-maile w wybranej kwarantannie lub wynikach wyszukiwania.

 

Wysyłanie powiadomień o odrzuceniu

Jeśli chcesz wysyłać powiadomienia o odrzuceniu wiadomości umieszczonych w kwarantannie, pamiętaj o tych kwestiach:

  • Jeśli odrzucisz wiadomość przychodzącą wysłaną do wielu adresatów w Twojej domenie, jej nadawca otrzyma powiadomienie o odrzuceniu za każdym razem, gdy wybierzesz grupę odbiorców, którzy nie otrzymają odrzuconego e-maila. Aby temu zapobiec, możesz zaznaczyć pola wyboru wszystkich adresatów wiadomości, aby nadawca otrzymał tylko jedno powiadomienie o odrzuceniu zawierające pełną listę odbiorców, do których e-mail nie został dostarczony. Jeśli nie zaznaczysz wszystkich adresatów, a później odrzucisz wiadomość dla innych adresatów, nadawca otrzyma kolejne powiadomienie.
  • Powiadomienia o odrzuceniu zawierają w treści temat oryginalnej wiadomości. Jeśli więc termin, który spowodował umieszczenie oryginalnej wiadomości w kwarantannie, znajduje się w jej temacie, to gdy ją odrzucisz, powiadomienie o odrzuceniu też może trafić do kwarantanny. Jest to uzależnione od tego, czy kwarantanna obejmuje wiadomości w kategoriach Wychodzące lub Wewnętrzna – wysyłanie.
  • Jeśli odrzucisz przychodzącą wiadomość grupową, powiadomienie o odrzuceniu nie zostanie dostarczone do jej nadawcy. Zostanie ono po prostu pominięte.
Identyfikowanie nieobsługiwanych typów wiadomości 

Podpisywanie i szyfrowanie S/MIME:       

  • Jeśli nadawca prosi o podpisywanie i szyfrowanie S/MIME w przypadku wiadomości wychodzących, e-mail jest automatycznie odrzucany i nie jest umieszczany w kwarantannie. 
  • Jeśli administrator skonfiguruje reguły zgodności i routingu na potrzeby podpisywania i szyfrowania S/MIME dla wiadomości wychodzących, nie wpłynie to na wiadomość i zostanie ona umieszczona w kwarantannie.   
Otrzymywanie alertów związanych z kwarantanną

Jeśli podczas dodawania lub edytowania kwarantanny w konsoli administracyjnej wybierzesz Powiadamiaj okresowo o wiadomościach umieszczonych w kwarantannie, będziesz otrzymywać okresowe alerty o umieszczeniu nowych wiadomości w kwarantannie.

Alerty zawierają następujące informacje na temat kwarantann, w których są włączone:

  • liczba wiadomości otrzymanych w każdej kwarantannie,

  • łączna liczba wiadomości umieszczonych w kwarantannie w danym okresie.

Powiadomienie o nowych e-mailach w kwarantannie otrzymasz w ciągu godziny od umieszczenia ich w kwarantannie administracyjnej. Częstotliwość i czas wysyłania alertów są uzależnione od tego, jak często nowe wiadomości są umieszczane w kwarantannie. Nie otrzymasz jednak więcej niż jednego alertu na godzinę.

UWAGA: raport z podsumowaniem działania kwarantanny i kwarantanna administracyjna to nie to samo. Więcej informacji

Umożliwianie użytkownikom zarządzania kwarantannami poczty e-mail

Superadministratorzy G Suite mogą przypisywać określonym użytkownikom uprawnienia administratora, które umożliwiają zarządzanie wiadomościami w kwarantannie domyślnej i innych kwarantannach niestandardowych. 

Uwaga: w instrukcjach opisanych w tej sekcji przyjęto założenie, że zostały utworzone i skonfigurowane zasady kwarantann. Jeśli potrzebujesz pomocy przy konfigurowaniu i ustawianiu kwarantann, skorzystaj z instrukcji na początku tego artykułu.

Przypisywanie ról administratora a kwarantanny

Od roli administratora przypisanej użytkownikowi zależy, które kwarantanny on widzi i którymi może zarządzać.

  • Dostęp do kwarantanny administracyjnej – użytkownicy mogą otwierać e-maile w dowolnej kwarantannie (również domyślnej) i zarządzać nimi.
  • Dostęp do kwarantann objętych ograniczeniami – użytkownicy widzą wiadomości w kwarantannach objętych ograniczeniami i mogą nimi zarządzać.

Aby zagwarantować prywatność, kiedy tylko użytkownik loguje się przy użyciu dowolnej z tych ról administratora w celu zarządzania e-mailami, są rejestrowane identyfikator wiadomości i nazwa kwarantanny. W raportach administratora możesz wyszukiwać te zdarzenia, aby sprawdzić wykonane czynności.

Zanim zaczniesz

Jako administrator G Suite konfigurujesz i przypisujesz role administratora określonym użytkownikom, aby umożliwić im otwieranie wiadomości w kwarantannie i zarządzanie nimi. Aby prawidłowo przeprowadzić konfigurację i powiązać użytkowników z kwarantannami, musisz wykonać wszystkie poniższe kroki.  

Krok 1. Utwórz nową rolę z uprawnieniami do kwarantanny

  1. W konsoli administracyjnej kliknij Role administratora i wybierz Utwórz nową rolę.
  2. Wpisz nazwę i opis, a następnie kliknij Utwórz.
  3. Na karcie Uprawnienia w obszarze Gmail zaznacz pole Dostęp do kwarantanny administracyjnej lub Dostęp do kwarantann objętych ograniczeniami.
  4. Kliknij Zapisz. Nowa rola zostanie wybrana i wyświetlona w obszarze Role utworzone przez użytkowników.

Krok 2. Przypisz użytkowników do roli administratora

  1. Po wybraniu roli kliknij kartę Administratorzy i kliknij Przypisz administratorów. Wpisz nazwę użytkownika lub adres e-mail. Wpisanie nazwy użytkownika spowoduje automatyczne wyświetlenie jego adresu e-mail.
  2. Jeśli chcesz przypisać do roli więcej niż jednego użytkownika, kliknij Przypisz więcej. Kiedy wpiszesz odpowiednie nazwy użytkowników, kliknij Potwierdź przypisanie.

Krok 3. Utwórz grupę użytkowników 

  1. W konsoli administracyjnej kliknij Grupy, a następnie kliknij Dodaj "".
  2. Wpisz nazwę, adres e-mail i opis grupy.
  3. Wybierz poziom dostępu Z ograniczeniami 
  4. Kliknij Utwórz.

Następnie dodaj użytkowników do grupy.  

Krok 4. Dodaj użytkowników do grupy 

  1. W konsoli administracyjnej kliknij Użytkownicy.
  2. Znajdź użytkownika na liście i kliknij go, aby otworzyć stronę jego konta.
  3. Na stronie konta użytkownika kliknij Grupy. Zostaną wyświetlone wszystkie grupy, do których ten użytkownik należy.
  4. Kliknij Dodaj "".
  5. Znajdź i wybierz grupę utworzoną dla użytkowników z uprawnieniami do kwarantanny.
  6. Kliknij Dodaj.

Krok 5. Dodaj grupę do kwarantanny  

  1. Kliknij Aplikacje > G Suite > Gmail, aby wyświetlić stronę ustawień Gmaila.
  2. Kliknij Zarządzaj kwarantannami, a następnie kliknij Edytuj obok odpowiedniej kwarantanny.
  3. W panelu Edytuj kwarantannę kliknij Wybierz grupy i wybierz grupę utworzoną dla użytkowników będących administratorami kwarantanny.
  4. Kliknij Zapisz.

Gdy wykonasz te kroki, użytkownicy będą mogli się zalogować i uzyskać dostęp do kwarantanny, do której zostali przypisani. Użytkownicy z uprawnieniami administratora po zalogowaniu się zobaczą konsolę administracyjną.  

Uwaga: gdy e-maile są umieszczane w kwarantannie, powiadomienia są wysyłane tylko do superadministratora. Powiadomienia o kwarantannie nie są wysyłane do grup z uprawnieniami dotyczącymi kwarantanny.

Zarządzanie dostępem użytkowników do kwarantann

Po przypisaniu użytkownikowi uprawnień administratora do określonej kwarantanny może on otwierać wiadomości umieszczone w tej kwarantannie i zarządzać nimi.   

Aby zarządzać wiadomościami w kwarantannie:

  1. Zaloguj się na swoje konto G Suite.
  2. W przeglądarce wejdź na https://email-quarantine.google.com/adminreview. Zostaną wyświetlone wszystkie kwarantanny powiązane z grupą, do której należysz (zależnie od roli administratora, którą Ci przypisano).
  3. Wybierz odpowiednią kwarantannę po lewej, a następnie wyświetlaj wiadomości umieszczone w tej kwarantannie i zarządzaj nimi
Dodatkowe reguły dotyczące kwarantanny i administratorów

Wiadomości widoczne w kwarantannach zależą od uprawnień administratora i zasad skonfigurowanych dla tych kwarantann. Poniższe wskazówki mają zastosowanie do kwarantann i powiązanych z nimi użytkowników. Mogą one pomóc w rozwiązywaniu częstych problemów z kwarantannami.

Wiadomości w kwarantannie domyślnej

Wiadomości umieszczone w kwarantannie domyślnej zostały zidentyfikowane jako spam lub są zgodne ze zdefiniowanymi zasadami. W kwarantannie domyślnej mogą być umieszczane dodatkowe wiadomości z następujących powodów:

  • Jeśli skonfigurujesz regułę kwarantanny, ale nie powiążesz jej z kwarantanną, wiadomości będą umieszczane w kwarantannie domyślnej.  
  • Jeśli kwarantanna zostanie usunięta, wszystkie umieszczone w niej wiadomości zostaną wysłane do kwarantanny domyślnej. 

Wiadomości w folderze Wszystkie kwarantanny

Wiadomości widoczne w folderze Wszystkie kwarantanny zależą od uprawnień administratora przypisanych użytkownikowi.

  • Dostęp do kwarantanny administracyjnej – wyświetlane są e-maile ze wszystkich kwarantann (także z kwarantanny domyślnej). 
  • Dostęp do kwarantann objętych ograniczeniami – wyświetlane są e-maile z. kwarantann objętych ograniczeniami, z którymi administrator jest powiązany. Nie są wyświetlane wiadomości umieszczone w kwarantannie domyślnej. 

Ważne: jeśli którykolwiek administrator zablokuje dostarczenie wiadomości z folderu Wszystkie kwarantanny, będą stosowane ustawienia powiązane z kwarantanną domyślną – nawet jeśli różnią się od ustawień obecnej kwarantanny. 

Wiadomości w folderach Odrzucone i Dozwolone

Wiadomości widoczne w folderach Odrzucone i Dozwolone zależą od uprawnień administratora przypisanych użytkownikowi.

  • Dostęp do kwarantanny administracyjnej – wyświetlane są e-maile z folderów Odrzucone i Dozwolone (także z kwarantanny domyślnej).  
  • Dostęp do kwarantann objętych ograniczeniami – wyświetlane są tylko e-maile z folderów Odrzucone i Dozwolone tych kwarantann, z którymi użytkownik jest powiązany. Nie są wyświetlane wiadomości umieszczone w kwarantannie domyślnej. 

Wiadomości w kwarantannie objętej ograniczeniami

Wiadomościami w kwarantannach objętych ograniczeniami mogą zarządzać (zezwalając na nie i odrzucając je) tylko użytkownicy mający uprawnienia administratora dotyczące tych kwarantann. Nie są wyświetlane wiadomości umieszczone w kwarantannie domyślnej. 

Administrator usunięty z grupy

Jeśli użytkownik z uprawnieniami administratora zostanie usunięty z grupy powiązanej z kwarantanną, przestanie on widzieć wiadomości umieszczone w tej kwarantannie i nie będzie mógł nimi zarządzać. Jeśli ten użytkownik spróbuje załadować kwarantannę lub zarządzać dostarczaniem wiadomości, zostanie wyświetlony komunikat o błędzie.  

Grupy usunięte z kwarantanny  

Usunięcie powiązania grupy z kwarantanną spowoduje, że administratorzy mający uprawnienia do kwarantanny objętej ograniczeniami utracą do niej dostęp. 

Czy to było pomocne?
Jak możemy ją poprawić?

Potrzebujesz dodatkowej pomocy?

Zaloguj się i uzyskaj dodatkowe informacje, by szybko rozwiązać problem