E-mailquarantaines instellen en beheren

Als hoofdbeheerder kunt u beleid en instellingen instellen om berichten die van en naar uw organisatie worden gestuurd, in quarantaine te plaatsen. Daarnaast kunt u beheerdersrechten toewijzen aan specifieke gebruikers, zodat deze berichten in de quarantaine kunnen beheren. 

Quarantaines kunnen helpen spam te voorkomen, gegevensverlies minimaal te houden en vertrouwelijke gegevens te beschermen. Ze kunnen ook helpen bij de controle van berichtbijlagen, zodat gebruikers niet iets verzenden, openen of ergens op klikken waarvan dit niet de bedoeling is. Als een bericht in quarantaine wordt geplaatst, wordt het bezorgd in de beheerdersquarantaine, waar een beheerder een van de volgende acties kan ondernemen:  

  • De regel bekijken waardoor het bericht in quarantaine is geplaatst.
  • Het bericht laten bezorgen bij de opgegeven ontvanger.
  • Het bericht weigeren.
  • Geen actie ondernemen. Berichten worden automatisch verwijderd als de ingestelde Vault-bewaarperiode verloopt. De standaard bewaarperiode is dertig dagen vanaf het moment dat het bericht is verstuurd of ontvangen.

 U kunt er ook voor kiezen periodieke quarantainemeldingen te ontvangen. Berichten in de quarantaine worden opgeslagen op de servers van Google totdat een van de acties wordt uitgevoerd. 

Krijgen de afzenders en ontvangers van berichten in quarantaine een melding?

  • Wanneer een binnenkomend bericht in quarantaine wordt geplaatst, ontvangt de bestemde ontvanger geen indicatie van het bericht, tenzij u het bericht vrijgeeft voor bezorging.
  • Als een uitgaand bericht in quarantaine wordt geplaatst, verschijnt het bericht in de map 'Verzonden items' van de afzender, maar wordt het alleen bezorgd bij de ontvanger als een beheerder het bericht vrijgeeft uit de quarantaine. Als de afzender het bericht verwijdert uit de map 'Verzonden items' nadat het in quarantaine is geplaatst, blijft het bericht in de quarantaine staan totdat u het vrijgeeft of weigert, of totdat het dertig dagen na de bezorging wordt verwijderd. 

Opmerkingen

  • U kunt alleen acties uitvoeren op in quarantaine geplaatste berichten van geregistreerde Google Workspace-gebruikers.
  • Alleen berichten aan gebruikers worden in quarantaine geplaatst, berichten aan groepen niet. 

E-mailquarantaines instellen en beheren

U maakt quarantaines door beleid en instellingen te configureren in de Beheerdersconsole. U kunt ook beheerdersrechten toewijzen aan specifieke gebruikers, zodat deze berichten in een of meer quarantaines kunnen openen en beheren.

Quarantaines toevoegen, bewerken, verwijderen en controleren

In de Beheerdersconsole kunt u e-mailquarantaines toevoegen, bewerken, verwijderen en controleren.

Ga als volgt te werk om een quarantaine toe te voegen:

  1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

    Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

  2. Ga in de Beheerdersconsole naar Appsand thenGoogle Workspaceand thenGmailand thenQuarantaines beheren.

  3. Klik op Quarantaine toevoegen.

  4. Stel de quarantaine in: 

    • Voer een naam en een beschrijving in.

    • Kies voor binnenkomende en uitgaande berichten of een weigeringsbericht moet worden verzonden wanneer u een in quarantaine geplaatst bericht weigert.

    • (Optioneel) Selecteer Periodieke meldingen sturen als berichten in quarantaine zijn geplaatst.

  5. Klik op Opslaan.

Ga als volgt te werk om een quarantaine te bewerken:

  1. Ga in de Beheerdersconsole naar Appsand thenGoogle Workspaceand thenGmailand thenQuarantaines beheren.
  2. Klik naast de juiste quarantaine op Bewerken.

  3. Breng wijzigingen aan en klik op Opslaan.

Ga als volgt te werk om een quarantaine te verwijderen:

  1. Ga in de Beheerdersconsole naar Appsand thenGoogle Workspaceand thenGmailand thenQuarantaines beheren.
  2. Klik rechts van de naam van de quarantaine op Verwijderen en bevestig uw keuze. Berichten die nog in deze quarantaine staan, worden verplaatst naar de standaardquarantaine.
Opmerking: Quarantaines die nog worden gebruikt door een of meer beleidsinstellingen, kunnen niet worden verwijderd. Als u een actieve quarantaine wilt verwijderen, gaat u naar de betreffende instelling en laat u deze naar een andere quarantaine wijzen. 
 

Ga als volgt te werk om quarantaine-instellingen te bekijken:

  1. Ga in de Beheerdersconsole naar Appsand thenGoogle Workspaceand thenGmailand thenQuarantaines beheren.
  2. Klik op Ga naar de beheerdersquarantaine. Alle quarantaines, inclusief de beheerdersquarantaine, worden weergegeven.
  3. Klik rechts van de betreffende quarantaine op en kies Instellingen om de huidige instellingen weer te geven. 
  4. (Optioneel) Als u de instellingen van de quarantaine vanaf deze pagina wilt bewerken, klikt u op Ga naar Google Workspace Beheerdersconsole om te bewerken.
Beleid instellen om berichten in quarantaine te plaatsen

In de Beheerdersconsole kunt u met de volgende Gmail-instellingen beleid instellen en configureren om berichten in quarantaine te plaatsen:

Voor elke instelling kunt u berichten die voldoen aan de configuratiecriteria, in quarantaine laten plaatsen. U selecteert ook in welke quarantaine de berichten moeten worden geplaatst. Bij de compliance- en routingsinstellingen kunt u er ook voor kiezen de interne afzender op de hoogte te stellen als een uitgaand of intern verzonden bericht in quarantaine is geplaatst.

In quarantaine geplaatste berichten beheren

Nadat u beleidsregels voor een quarantaine heeft ingesteld en geconfigureerd, kunt u berichten bekijken en beheren in de quarantaine.

Ga als volgt te werk om de beheerdersquarantaine te openen:

  1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

    Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

  2. Ga op het dashboard van de Beheerdersconsole naar Appsand thenGoogle Workspaceand thenGmailand thenQuarantaines beheren
  3. Klik op Ga naar de beheerdersquarantaine om alle quarantaines weer te geven. 
Tip: U kunt de huidige instellingen van een quarantaine bekijken door naast de naam van de quarantaine op  te klikken en Instellingen te kiezen.

Binnenkomende en uitgaande berichten

Naast berichten staat de naam van de quarantaine en of het bericht binnenkomend of uitgaand is.  

  • Als een binnenkomend bericht meerdere ontvangers bevat, wordt het bericht één keer per ontvanger weergegeven in de quarantaine. Een bericht met vijf ontvangers wordt bijvoorbeeld vijf keer weergegeven in de quarantaine.
  • Uitgaande berichten die u vrijgeeft voor bezorging, worden slechts één keer in quarantaine geplaatst voordat deze worden bezorgd. Als u dus interne e-mails in quarantaine wilt plaatsen, stelt u de quarantaineoptie in op Intern - Verzenden en niet op Intern - Ontvangen. Er wordt dan slechts 1 bericht in de quarantaine geplaatst voordat het wordt bezorgd bij de individuele ontvangers.

Tip: We raden u aan grote e-maillijsten niet open te stellen voor iedereen, om te voorkomen dat de quarantaine wordt gevuld met een groot aantal berichten. 

Berichten in de quarantaine bekijken en beheren

Actie Procedure

In quarantaine geplaatste, toegestane en geweigerde berichten bekijken

Standaard worden alle berichten in de quarantaine weergegeven wanneer u inlogt. Klik links op een label om de berichten te sorteren. Als u de quarantainelijst links niet ziet, klikt u op Menu "".

Alleen berichten die zijn bezorgd binnen de Vault-bewaarperiode worden weergegeven in Geweigerd of Toegestaan. Als u geen actie onderneemt of een bericht weigert, wordt het automatisch verwijderd wanneer de bewaarperiode voorbij is. De standaard bewaarperiode is dertig dagen vanaf het moment dat het bericht is verstuurd of ontvangen.

Het bericht weergeven en de regel weergeven waardoor het bericht in quarantaine is geplaatst

Klik op het bericht in de lijst om het bericht weer te geven en de regel te bekijken waardoor de e-mail in quarantaine is geplaatst.

  • Regelbeschrijving: De naam of beschrijving van de regel.
  • Bron: Het gedeelte van het bericht dat de regel heeft getriggerd, zoals de berichttekst.  
  • Overeenkomende tekenreeks: De tekenreeks of expressie waarmee de e-mailinhoud overeenkomt. 

Als de overeenkomende tekenreekswaarde is gevonden in de zichtbare velden van het bericht (koptekst afzender, koptekst ontvangers, berichttekst of onderwerp), wordt de waarde gemarkeerd in het bericht. 

Belangrijk: De bron en overeenkomende tekenreeks worden alleen weergegeven als deze beschikbaar zijn. Het is helaas niet mogelijk altijd een regel weer te geven bij berichten. 

Zoeken naar berichten

Voer een zoekterm in het veld in. In de zoekresultaten staan berichten die momenteel in de standaardquarantaine staan en in quarantaines die u heeft gemaakt. Er wordt niet gezocht in de berichten onder Geweigerd of Toegestaan.

Het volledige bericht wordt doorzocht, inclusief het adres van de afzender en de ontvanger, het onderwerp en de berichttekst. U kunt geavanceerde zoekoperators gebruiken om alleen in een bepaald deel van het bericht te zoeken.

Bezorging van een of meer in quarantaine geplaatste berichten toestaan

Vink het vakje aan links van de naam van elke ontvanger en klik op Toestaan.

Als een gebruiker het toegestane bericht niet in de inbox ziet, moet u de gebruiker vragen alle mappen na te kijken, inclusief de Prullenbak.

Opmerking: Sommige berichten zijn zo overduidelijk spam, dat ze meteen worden geweigerd. Deze berichten worden niet doorgestuurd naar de beheerdersquarantaine, zelfs niet als u de optie 'Spam in beheerdersquarantaine plaatsen' heeft geselecteerd in de Spam-instellingen.

Bezorging van een of meer in quarantaine geplaatste berichten weigeren

Vink het vakje aan links van de naam van elke ontvanger en klik op Weigeren. Klik nogmaals op Weigeren om te bevestigen.

Opmerkingen over weigeringsberichten:

  • Wanneer u een bericht weigert, wordt het bericht verwijderd uit de quarantaine of wordt een standaardweigeringsbericht verzonden, afhankelijk van de geselecteerde quarantaine.
  • Als een bericht in meerdere quarantaines wordt geplaatst, hangt de actie af van welke quarantaine momenteel is geselecteerd, zelfs als voor de andere quarantaines een andere actie is ingesteld.
  • Alle berichten worden in de standaardquarantaine geplaatst. Indien u een bericht in de standaardquarantaine weigert, wordt de weigeringsactie toegepast die is ingesteld voor de standaardquarantaine.

Bulkactie

Wanneer u berichten begint te selecteren, wordt de optie 'Bulkactie' beschikbaar. In tegenstelling tot het vakje 'Alles selecteren', dat alleen van toepassing is op berichten in de huidige weergave, kunt u alle berichten in de geselecteerde quarantaine of zoekresultaten weigeren of goedkeuren met 'Bulkactie'.

 

Weigeringsberichten verzenden

Als u ervoor kiest een weigeringsbericht te verzenden wanneer u een in quarantaine geplaatst bericht weigert, moet u rekening houden met het volgende:

  • Als u een binnenkomend bericht weigert dat naar meerdere ontvangers in een domein is verzonden, ontvangt de afzender een bericht elke keer dat u een groep ontvangers selecteert waarvoor het bericht wordt geweigerd. Als u dit wilt voorkomen, kunt u de vakjes aanvinken voor alle ontvangers van het bericht, zodat de afzender slechts één weigeringsbericht ontvangt met de hele lijst van geweigerde ontvangers. Indien u niet alle ontvangers selecteert en later andere ontvangers weigert, ontvangt de afzender nog een melding.
  • In weigeringsberichten staat het onderwerp van het oorspronkelijke bericht in de berichttekst. Als de term die ervoor heeft gezorgd dat het oorspronkelijke bericht in quarantaine werd geplaatst, in het onderwerp staat, kan het weigeringsbericht ook in quarantaine worden geplaatst wanneer u het bericht weigert, afhankelijk van of u de quarantaine heeft ingesteld op Uitgaand of Intern - Verzenden.
  • Als u een binnenkomend groepsbericht weigert, wordt er geen weigeringsbericht bezorgd bij de afzender. Er wordt geen weigeringsbericht verzonden.
Niet-ondersteunde berichttypen identificeren 

S/MIME-ondertekening en -versleuteling:       

  • Als een afzender verzoekt om S/MIME-ondertekening en -versleuteling voor uitgaande berichten, wordt het bericht geweigerd en niet in de quarantaine geplaatst. 
  • Als een beheerder compliance- en routingsregels voor S/MIME-ondertekening en -versleuteling instelt voor uitgaande berichten, heeft dit geen invloed op het bericht en wordt het in de quarantaine geplaatst.   
Quarantainemeldingen ontvangen

Als u Periodieke meldingen sturen als berichten in quarantaine zijn geplaatst selecteert wanneer u een quarantaine toevoegt of bewerkt in de Beheerdersconsole, ontvangt u regelmatig meldingen wanneer nieuwe berichten in quarantaine worden geplaatst.

In de quarantainemeldingen staat het volgende over de quarantaines waarvoor geconfigureerd is dat u er meldingen over ontvangt:

  • Het aantal berichten dat is ontvangen in elke quarantaine.

  • Het totale aantal berichten dat in quarantaine is geplaatst sinds de laatste melding.

U ontvangt een melding binnen een uur nadat een bericht in de beheerdersquarantaine is geplaatst. De frequentie van de meldingen hangt af van hoe vaak e-mails in quarantaine worden geplaatst. U ontvangt echter niet meer dan één e-mail per uur.

OPMERKING: Het rapport van het quarantaineoverzicht en de beheerdersquarantaine zijn niet hetzelfde. Meer informatie

Toestaan dat gebruikers e-mailquarantaines beheren

Hoofdbeheerders kunnen beheerdersrechten toewijzen aan specifieke gebruikers zodat deze berichten kunnen beheren in de standaardquarantaine en andere aangepaste quarantaines. 

Opmerking: Voor de stappen in dit gedeelte gaan we ervan uit dat u beleidsregels voor de quarantaine heeft gemaakt en geconfigureerd. Als u hulp nodig heeft bij de installatie en configuratie van quarantaines, bekijkt u de instructies bovenaan dit artikel.

Beheerdersrollen en quarantaines toewijzen

Welke quarantaines een gebruiker kan zien en beheren, hangt af van de beheerdersrol die u toewijst aan de gebruiker.

  • Beheerdersquarantaine openen: gebruikers kunnen berichten openen en beheren in alle quarantaines, inclusief de standaardquarantaine.
  • Beperkte quarantaine openen: Gebruikers kunnen berichten in beperkte quarantaines bekijken en beheren.

Elke keer dat een gebruiker inlogt bij een beheerdersrol om e-mailberichten te beheren, worden de bericht-ID en quarantainenaam opgeslagen, om de privacy te waarborgen. U kunt deze gebeurtenissen zoeken in de Beheerdersrapporten om te zien welke actie is ondernomen.

Voordat u begint

Als beheerder kunt u beheerdersrollen instellen en toewijzen aan specifieke gebruikers zodat deze berichten in een quarantaine kunnen openen en beheren. U moet alle stappen hieronder uitvoeren om gebruikers in te stellen en aan quarantaines te koppelen.  

Stap 1: Een nieuwe rol met quarantainerechten maken

  1. Klik in de Beheerconsole op Beheerdersrollen. Klik vervolgens op Nieuwe rol maken.
  2. Voer een naam en een beschrijving in en klik op Maken.
  3. Vink op het tabblad Rechten, onder Gmail, het vakje aan voor Beheerdersquarantaine openen of Beperkte quarantaine openen.
  4. Klik op Opslaan. De nieuwe rol wordt geselecteerd en weergegeven onder Door gebruiker gemaakte rollen.

Stap 2: De beheerdersrol toewijzen aan gebruikers

  1. Zorg dat de rol is geselecteerd en klik op het tabblad Beheerders. Klik vervolgens op Beheerders toewijzen. Voer de naam of het e-mailadres van een gebruiker in. (Als u de naam van een gebruiker invoert, wordt zijn e-mailadres automatisch weergegeven.)
  2. Als u de rol wilt toewijzen aan meer dan één gebruiker, klikt u op Meer toewijzen. Klik nadat u de juiste gebruikersnamen heeft ingevoerd op Toewijzing bevestigen.

Stap 3: Een groep maken voor gebruikers 

  1. Klik in de Beheerdersconsole op Groepen en klik vervolgens op Toevoegen "".
  2. Voer een naam, e-mailadres en beschrijving voor de groep in.
  3. Selecteer Beperkt als het toegangsniveau. 
  4. Klik op Maken.

Voeg vervolgens de gebruikers toe aan de groep.  

Stap 4: Gebruikers toevoegen aan de groep 

  1. Ga in de Beheerdersconsole naar Gebruikers.
  2. Zoek de gebruiker in de lijst en klik op de gebruiker om de accountpagina te openen.
  3. Klik in de accountpagina van de gebruiker op Groepen. Alle groepen waar de gebruiker bij hoort, worden weergegeven.
  4. Klik op Toevoegen "".
  5. Zoek en selecteer de groep die u heeft gemaakt voor gebruikers met quarantainerechten.
  6. Klik op Toevoegen.

Stap 5: Een groep toevoegen aan een quarantaine  

  1. Ga naar Appsand thenGoogle Workspaceand thenGmail. De pagina met Gmail-instellingen wordt geopend.
  2. Selecteer Quarantaines beheren. Klik vervolgens naast de juiste quarantaine op Bewerken.
  3. Klik in het venster 'Quarantaine bewerken' op Groepen en selecteer de groep die u heeft gemaakt voor gebruikers van de beheerdersquarantaine.
  4. Klik op Opslaan.

Wanneer u de stappen hierboven heeft uitgevoerd, kunnen gebruikers inloggen en hebben ze toegang tot de quarantaine die aan ze is toegewezen. Gebruikers met beheerdersrechten zien de Beheerdersconsole als ze inloggen.  

Opmerking: Als e-mailberichten in quarantaine worden geplaatst, wordt er alleen een melding verzonden naar de hoofdgebruiker. Er worden geen quarantainemeldingen verzonden naar groepen met rechten voor de quarantaine.

De toegang van gebruikers tot quarantaines beheren

Wanneer u een gebruiker beheerdersrechten heeft gegeven voor een quarantaine, kan hij berichten openen en beheren in de quarantaine die aan hem is gekoppeld.   

Ga als volgt te werk om berichten in een quarantaine te beheren:

  1. Log in op uw Google Workspace-account.
  2. Ga in een webbrowser naar https://email-quarantine.google.com/adminreview. Afhankelijk van de beheerdersrol die aan u is toegewezen, worden alle quarantaines weergegeven die zijn gekoppeld aan een groep waarvan u lid bent.
  3. Selecteer de juiste quarantaine aan de linkerkant. Daarna kunt u berichten in de quarantaine bekijken en beheren
Aanvullende regels voor quarantaines en beheerders

Welke berichten gebruikers in de quarantaine zien, is gebaseerd op de beheerdersrechten van de gebruikers en het beleid dat is geconfigureerd voor de quarantaine. De volgende richtlijnen gelden voor quarantaines en de daaraan gekoppelde gebruikers. Met deze richtlijnen kunt u veelvoorkomende problemen met quarantaines oplossen.

Berichten in de standaardquarantaine

Berichten in de standaardquarantaine zijn geïdentificeerd als spam of komen overeen met een beleid dat u heeft geconfigureerd. Daarnaast kunnen om de volgende redenen nog meer berichten in de standaardquarantaine verschijnen:

  • Als u een quarantaineregel configureert maar niet aan een quarantaine koppelt, worden berichten in de standaardquarantaine geplaatst.  
  • Als een quarantaine wordt verwijderd, worden alle berichten uit die quarantaine in de standaardquarantaine geplaatst. 

Berichten in de map 'Alle quarantaines'

Welke berichten gebruikers in de map 'Alle quarantaines' zien, is gebaseerd op de beheerdersrechten van de gebruikers.

  • Beheerdersquarantaine openen: E-mails in alle quarantaines, inclusief de standaardquarantaine, worden weergegeven. 
  • Beperkte quarantaine openen: E-mails in de beperkte quarantaines waaraan de beheerder is gekoppeld, worden weergegeven. Berichten in de standaardquarantaine worden niet weergegeven. 

Belangrijk: Als welke beheerder dan ook berichten weigert in de map 'Alle quarantaines', gelden de instellingen voor de standaardquarantaine, zelfs als deze verschillen van de instellingen voor de huidige quarantaine. 

Berichten in de mappen 'Geweigerd' en 'Toegestaan'

Welke berichten gebruikers in de mappen 'Geweigerd' en 'Toegestaan' zien, is gebaseerd op de beheerdersrechten van de gebruikers.

  • Beheerdersquarantaine openen: E-mails in de mappen 'Geweigerd' en 'Toegestaan' worden weergegeven, inclusief berichten in de standaardquarantaine.  
  • Beperkte quarantaine openen: Alleen e-mails in de mappen 'Geweigerd' en 'Toegestaan' van de quarantaines waaraan de beheerder is gekoppeld, worden weergegeven. Berichten in de standaardquarantaine worden niet weergegeven. 

Berichten in een beperkte quarantaine

Berichten in beperkte quarantaines kunnen alleen worden beheerd (toegestaan of geweigerd) door gebruikers met beheerdersrechten voor die quarantaines. Berichten in de standaardquarantaine worden niet weergegeven. 

Beheerder verwijderd uit een groep

Als een gebruiker met beheerdersrechten wordt verwijderd uit een groep die is gekoppeld aan een quarantaine, worden berichten in die quarantaine niet meer weergegeven voor en kunnen deze niet meer worden beheerd door de gebruiker. Als de gebruiker probeert een quarantaine te laden of de berichtbezorging te beheren, wordt er een foutmelding weergegeven.  

Groepen verwijderd uit een quarantaine  

Als een groep niet meer is gekoppeld aan een quarantaine, hebben beheerders met beperkte quarantainerechten geen toegang meer tot die quarantaine. 

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?

Meer hulp nodig?

Log in voor extra supportopties om uw probleem snel op te lossen