Sie müssen als Super Admin angemeldet sein, um diese Aufgaben auszuführen.
Als Administrator können Sie Einstellungen erstellen, um Nachrichten unter Quarantäne zu stellen, die an Ihre Organisation bzw. von dieser gesendet wurden. Sie können auch bestimmten Nutzern Administratorberechtigungen zuweisen, damit sie unter Quarantäne gestellte Nachrichten verwalten können.
Mithilfe der Quarantäne können Spam verhindert, das Risiko von Datenverlust minimiert und vertrauliche Informationen geschützt werden. Quarantänen helfen auch bei der Verwaltung von Nachrichtenanhängen, damit Nutzer keine unerlaubten Inhalte öffnen oder senden. Eine unter Quarantäne gestellte Nachricht wird in die Administratorquarantäne verschoben. Sie haben dann folgende Möglichkeiten:
- Regel anzeigen, wegen der die Nachricht unter Quarantäne gestellt wurde
- Zustellung der Nachricht an den Empfänger zulassen
- Zustellung der Nachricht ablehnen
- Nichts unternehmen
Sie können Quarantänebenachrichtigungen einrichten, um regelmäßig benachrichtigt zu werden, wenn neue Nachrichten unter Quarantäne gestellt werden. Nachrichten in der Quarantäne werden auf den Servern von Google gespeichert, bis eine Aktion ausgeführt wird.
Wichtig:
- Sie können nur bei Nachrichten in Quarantäne aktiv werden, die von oder an Nutzer in Ihrem Google Workspace-Konto gesendet werden.
- Sie können keine Aktionen für Nachrichten ausführen, die mit gesperrten oder deaktivierten Konten verknüpft sind.
- Nur Nachrichten an Nutzer werden unter Quarantäne gestellt. An Gruppen gesendete Nachrichten können nicht unter Quarantäne gestellt werden.
Unter Quarantäne gestellte Nachrichten für Empfänger und Absender
- Unter Quarantäne gestellte eingehende Nachrichten: Der vorgesehene Empfänger wird nur dann über die Nachricht informiert, wenn Sie sie für die Zustellung freigeben.
- Unter Quarantäne gestellte ausgehende Nachrichten: Diese Nachrichten werden im Ordner „Gesendet“ des Absenders angezeigt. Die Nachrichten werden nur dann an den Empfänger zugestellt, wenn ein Administrator sie aus der Quarantäne entfernt. Löscht der Absender die Nachricht aus dem Ordner „Gesendet“, wird sie nach 30 Tagen aus der Quarantäne entfernt, sofern Sie vorher keine anderen Maßnahmen ergreifen.
E-Mail-Quarantäne und Vault
Unter Quarantäne gestellte Nachrichten werden aufbewahrt und sind unabhängig von der Einstellung für die Vault-Aufbewahrungsdauer bis zu 30 Tage nach der Zustellung in der Administratorquarantäne verfügbar. Sie werden nach 30 Tagen automatisch aus der Administratorquarantäne entfernt.
Wenn Ihre Vault-Aufbewahrungsdauer länger als 30 Tage ist, sind unter Quarantäne gestellte Nachrichten, die älter als 30 Tage sind, in Vault verfügbar, bis die Aufbewahrungsdauer abläuft. Weitere Informationen finden Sie unter Gmail-Nachrichten mit Vault aufbewahren.
E-Mail-Quarantänen einrichten und verwalten
Mit diesen Richtlinien und Einstellungen können Sie in der Admin-Konsole Quarantänen erstellen. Sie haben auch die Möglichkeit, bestimmten Nutzern Administratorberechtigungen zuzuweisen, damit sie auf E-Mails in einer oder mehreren Quarantänen zugreifen und sie verwalten können.
Quarantänen hinzufügen, bearbeiten, löschen und prüfenIn der Admin-Konsole können Sie E-Mail-Quarantänen hinzufügen, bearbeiten, löschen und prüfen.
So fügen Sie eine Quarantäne hinzu:
-
Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.
Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.
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Klicken Sie in der Admin-Konsole auf Apps
Google Workspace
Gmail
Quarantänen verwalten.
-
Klicken Sie auf Quarantäne hinzufügen.
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Konfigurieren Sie die Quarantäneeinstellungen:
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Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein.
-
Legen Sie für eingehende und ausgehende Nachrichten fest, ob der Absender eine Ablehnungsnachricht erhalten soll, wenn Sie die Zustellung der unter Quarantäne gestellten Nachricht ablehnen.
-
Optional: Wählen Sie Regelmäßig benachrichtigen, wenn Nachrichten unter Quarantäne gestellt werden aus.
-
- Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Sie können eine Gruppe von Quarantäneprüfern einrichten, damit andere Nutzer in Ihrer Organisation Quarantänen prüfen können. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mails unter Quarantäne stellen.
So bearbeiten Sie eine Quarantäne:
- Klicken Sie im Dashboard der Admin-Konsole auf Apps
Google Workspace
Gmail
Quarantänen verwalten.
- Suchen Sie den Namen der Quarantäne
klicken Sie auf Bearbeiten.
-
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor
Speichern.
So löschen Sie eine Quarantäne:
Alle Nachrichten in der Quarantäne werden in die Standardquarantäne verschoben.
- Klicken Sie im Dashboard der Admin-Konsole auf Apps
Google Workspace
Gmail
Quarantänen verwalten.
- Suchen Sie den Namen der Quarantäne
klicken Sie auf Löschen
Löschen bestätigen.
Alle Nachrichten in der Quarantäne werden in die Standardquarantäne verschoben.
So prüfen Sie die Einstellungen für unter Quarantäne gestellte Nachrichten:
- Gehen Sie im Dashboard der Admin-Konsole zu Quarantäne verwalten.
- Klicken Sie auf Quarantäne verwalten.
- Klicken Sie auf Zur Administratorquarantäne.
- Alle unter Quarantäne gestellten Nachrichten werden angezeigt, einschließlich der Nachrichten in der Standardquarantäne.
- Befindet sich eine Nachricht in einer benutzerdefinierten Quarantäne, wird der Name der Quarantäne neben dem Betreff der E-Mail angezeigt.
- Klicken Sie auf den Namen einer Quarantäne. Ein Pop-up-Fenster mit den Details zur Quarantäne wird geöffnet.
- Optional: Klicken Sie auf In Admin-Konsole bearbeiten, um die Einstellungen der Quarantäne über diese Seite zu bearbeiten.
In der Admin-Konsole können Sie über folgende Gmail-Einstellungen festlegen, nach welchen Kriterien Nachrichten unter Quarantäne zu stellen sind:
Sie können Nachrichten, die die Konfigurationskriterien erfüllen, bei jeder Einstellung in die Quarantäne verschieben und anschließend die Quarantäne für diese Nachrichten auswählen.
Bei den Compliance- und Routingeinstellungen lässt sich auch festlegen, ob die internen Absender benachrichtigt werden sollen, wenn ihre ausgehenden und intern gesendeten Nachrichten unter Quarantäne gestellt werden.
Nachdem Sie die Richtlinien für eine Quarantäne konfiguriert haben, können Sie sich die Nachrichten darin ansehen und sie verwalten.
So gelangen Sie zur Administratorquarantäne:
-
Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.
Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.
-
Klicken Sie im Dashboard der Admin-Konsole auf Apps
Google Workspace
Gmail
Quarantänen verwalten.
-
Klicken Sie auf Zur Administratorquarantäne, um alle Quarantänen aufzurufen.
Eingehende und ausgehende Nachrichten
Nachrichten werden mit dem Namen der Quarantäne sowie der Richtung für eingehende und ausgehende Nachrichten angezeigt.
- Wenn eine eingehende Nachricht an mehrere Empfänger gerichtet ist, wird sie in der Quarantäne einmal pro Empfänger angezeigt. Beispielsweise ist eine Nachricht an fünf Empfänger fünfmal in der Quarantäne zu sehen.
- Eine ausgehende Nachricht, deren Zustellung Sie erlauben, wird nur einmal in die Quarantäne verschoben, bevor sie zugestellt wird. Wenn Sie die Quarantäne auf interne Nachrichten anwenden möchten, sollten Sie die Option daher auf Intern – Senden anstatt auf Intern – Empfangen setzen. Dann wird nur eine Nachricht in die Quarantäne verschoben, bevor sie an die Empfänger zugestellt wird.
Tipp: Um zu vermeiden, dass viele Nachrichten in die Quarantäne verschoben werden, senden Sie keine externen Nachrichten an große E-Mail-Listen.
Unter Quarantäne gestellte Nachrichten ansehen und verwalten
Aktion | Vorgehensweise |
Unter Quarantäne gestellte, zur Prüfung ausstehende, abgelehnte und zugelassene Nachrichten aufrufen |
Standardmäßig werden alle unter Quarantäne gestellten Nachrichten aufgelistet. Sie können Nachrichten nach Quarantäne oder Status filtern.
Nur Nachrichten, die innerhalb der Vault-Aufbewahrungsdauer zugestellt werden, werden unter Abgelehnt oder Zugelassen angezeigt. Wenn Sie eine Nachricht nicht ablehnen oder keine weitere Aktion ausführen, wird sie automatisch gelöscht, wenn die Aufbewahrungsdauer abläuft. Die standardmäßige Aufbewahrungsdauer beträgt 30 Tage ab Versand oder Empfang der Nachricht. |
Nachricht und Regeldefinition ansehen, durch die die Quarantäne ausgelöst wurde |
Klicken Sie auf die Nachricht in der Liste, um sie sich samt Regeldefinition anzusehen, durch die die E-Mail in die Quarantäne verschoben wurde.
Wichtig: Angaben zur Quelle und zum übereinstimmenden String werden nur angezeigt, wenn sie verfügbar sind. In Gmail wird versucht, die mit einer Nachricht verknüpfte Regel anzuzeigen. Bei einigen Nachrichten wird allerdings möglicherweise keine Regel angezeigt. |
Metadaten der angezeigten Nachricht |
Klicken Sie auf die Nachricht Zeigt die Darstellung einer Gmail-Nachricht in Textform an |
Nachrichten suchen |
Klicken Sie in der Filterleiste auf Suchen, geben Sie einen Suchbegriff in das Badge ein und klicken Sie auf „Suche enthält...“ Die Suche erfolgt anhand des aktuellen Filterstatus. Der gesamte Inhalt der Nachricht wird durchsucht, einschließlich der E-Mail-Adresse des Absenders und des Empfängers, Betreffzeile und Nachrichtentext. Sie können erweiterte Suchoperatoren verwenden, damit nur ein bestimmter Teil der Nachricht durchsucht wird. |
Zustellung einer oder mehrerer unter Quarantäne gestellter Nachrichten zulassen |
Klicken Sie auf das Kästchen links neben dem Namen der Empfänger Falls ein Nutzer eine zugelassene E-Mail nicht im Posteingang sieht, bitten Sie ihn, in allen Ordnern danach zu suchen, auch im Papierkorb. Hinweis: Einige Spamnachrichten werden möglicherweise abgelehnt, wenn Gmail eine Verbindung zum Übertragen der Nachricht herstellt. Derartige Nachrichten werden auch dann nicht unter Administratorquarantäne gestellt, wenn Sie in den Spameinstellungen die Option Spam unter Administratorquarantäne stellen ausgewählt haben. |
Zustellung einer oder mehrerer unter Quarantäne gestellter Nachrichten ablehnen |
Klicken Sie auf das Kästchen links neben dem Namen der Empfänger Hinweise zu Ablehnungsnachrichten:
|
Falls Sie sich beim Ablehnen einer unter Quarantäne gestellten Nachricht dafür entscheiden, eine entsprechende Nachricht zu senden, sollten Sie Folgendes beachten:
- Wenn Sie eine eingehende Nachricht ablehnen, die an mehrere Empfänger in Ihrer Domain adressiert ist, erhält der Absender jedes Mal eine Ablehnungsnachricht, wenn Sie eine abzulehnende Gruppe von Empfängern auswählen.
Das lässt sich vermeiden, indem Sie die Kästchen für alle Nachrichtenempfänger anklicken. So erhält der Absender nur eine einzige Ablehnungsnachricht, in der alle abgelehnten Empfänger aufgeführt sind. Wenn Sie nicht alle Empfänger auswählen und dieselbe Nachricht später für weitere Empfänger ablehnen, erhält der Absender eine zweite Mitteilung.
- Der Text der Ablehnungsnachricht enthält den Betreff der ursprünglichen Nachricht. Falls die ursprüngliche Nachricht aufgrund ihres Betreffs unter Quarantäne gestellt wurde, kann daher auch die Ablehnungsnachricht unter Quarantäne gestellt werden. Das hängt davon ab, wie Sie die Quarantäne einrichten. Dabei werden Nachrichten der Kategorien Ausgehend und Intern – Senden berücksichtigt.
- Wenn Sie eine eingehende Gruppennachricht ablehnen, wird die Ablehnungsnachricht gelöscht und nicht an den Absender zugestellt.
S/MIME-Signierung und -Verschlüsselung:
- Wenn ein Absender fordert, dass ausgehende Nachrichten mit S/MIME signiert und verschlüsselt werden, wird die Nachricht abgelehnt und nicht an die Quarantäne gesendet.
- Wenn ein Administrator Compliance- und Weiterleitungsregeln für die S/MIME-Signierung und -Verschlüsselung für ausgehende Nachrichten erstellt, haben diese Regeln keinen Einfluss auf die Nachricht und sie wird unter Quarantäne gestellt.
Wenn Sie beim Hinzufügen oder Bearbeiten einer Quarantäne in der Admin-Konsole die Option Regelmäßig benachrichtigen, wenn Nachrichten unter Quarantäne gestellt werden auswählen, erhalten Sie regelmäßig entsprechende Benachrichtigungen.
In den Quarantänebenachrichtigungen wird Folgendes angezeigt:
- Anzahl der pro Quarantäne eingegangenen Nachrichten
- Gesamtzahl der im Benachrichtigungszeitraum unter Quarantäne gestellten Nachrichten
Sie werden innerhalb einer Stunde benachrichtigt, wenn E-Mails in die Administratorquarantäne verschoben wurden. Wann solche Benachrichtigungen eingehen, richtet sich danach, wie oft neue E-Mails unter Quarantäne gestellt werden. Sie erhalten jedoch maximal eine Mitteilung pro Stunde.
E-Mail-Quarantänen von Nutzern verwalten lassen
Super Admins haben die Möglichkeit, bestimmten Nutzern Administratorberechtigungen zuzuweisen, damit sie Nachrichten in der Standardquarantäne und anderen benutzerdefinierten Quarantänen verwalten können.
Hinweis: Bei diesen Schritten wird davon ausgegangen, dass Sie Richtlinien für Ihre Quarantänen erstellt und konfiguriert haben. Weitere Informationen finden Sie oben im Artikel E-Mail-Quarantänen einrichten und verwalten.
Administratorrollen und Quarantänen zuweisenDie Administratorrolle, die Sie einem Nutzer zuweisen, bestimmt, welche Quarantänen er aufrufen und verwalten kann.
- Administratorquarantäne aufrufen: Nutzer dürfen Nachrichten in allen Quarantänen, einschließlich der Standardquarantäne, aufrufen und verwalten.
- Zugriff auf eingeschränkte Quarantänen: Nutzer dürfen Nachrichten in eingeschränkten Quarantänen aufrufen und verwalten.
Aus Datenschutzgründen werden die Nachrichten-ID und der Name der Quarantäne jedes Mal aufgezeichnet, wenn sich ein Nutzer mit einer dieser Administratorrollen anmeldet, um E-Mails zu verwalten. Diese Ereignisse werden in den Administrator-Protokollereignissen erfasst. Dort können Sie nachsehen, welche Aktion ausgeführt wurde.
Hinweise
Als Administrator richten Sie Administratorrollen ein und weisen sie bestimmten Nutzern zu, damit diese Zugriff auf Nachrichten in einer Quarantäne erhalten und sie verwalten können. Dazu müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
Schritt 1: Neue Rolle mit Berechtigungen für Quarantänen erstellen
- Klicken Sie in der Admin-Konsole auf Admin-Rollen
Neue Rolle erstellen.
- Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein
klicken Sie auf Erstellen.
- Klicken Sie auf dem Tab „Berechtigungen“ unter Gmail auf das Kästchen neben Administratorquarantäne aufrufen oder neben Zugriff auf eingeschränkte Quarantänen.
- Klicken Sie auf Speichern. Die neue Rolle wird ausgewählt und unter Von Nutzern erstellte Rollen angezeigt.
Schritt 2: Nutzern Administratorrollen zuweisen
- Klicken Sie bei ausgewählter Rolle auf den Tab Administratoren
Administratoren zuweisen. Geben Sie einen Nutzernamen oder eine E-Mail-Adresse ein.
Bei der Eingabe eines Nutzernamens wird automatisch die entsprechende E-Mail-Adresse angezeigt.
- Wenn Sie einer Rolle mehrere Nutzer zuweisen möchten, klicken Sie auf Weitere zuweisen. Nachdem Sie die Nutzernamen eingegeben haben, klicken Sie auf Zuweisung bestätigen.
Schritt 3: Gruppe für Nutzer erstellen
- Klicken Sie in der Admin-Konsole auf Gruppen
.
- Geben Sie einen Namen, eine E-Mail-Adresse und eine Beschreibung für die Gruppe ein.
- Wählen Sie für „Zugriffsebene“ die Option Eingeschränkt aus.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Als Nächstes fügen Sie der Gruppe die Nutzer hinzu.
Schritt 4: Nutzer zur Gruppe hinzufügen
- Gehen Sie in der Admin-Konsole zu Nutzer.
- Finden Sie das Nutzerkonto in der Liste und klicken Sie auf den Namen, um die Kontoseite zu öffnen.
- Klicken Sie auf der Kontoseite auf Gruppen. Jetzt werden alle Gruppen angezeigt, zu denen der Nutzer gehört.
- Klicken Sie auf
.
- Suchen Sie die Gruppe, die Sie für Nutzer mit Berechtigungen für Quarantänen erstellt haben, und wählen Sie sie aus.
- Klicken Sie auf
.
Schritt 5: Eine Gruppe zu einer Quarantäne hinzufügen
- Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.
- Klicken Sie im Dashboard der Admin-Konsole auf Apps
Google Workspace
Gmail-Einstellungen:
- Wählen Sie Quarantänen verwalten
aus und klicken Sie neben der gewünschten Quarantäne auf Bearbeiten.
- Klicken Sie im Bereich „Quarantäne bearbeiten“ auf Gruppen auswählen und wählen Sie die Gruppe aus, die Sie für Administratoren mit Berechtigungen für Quarantänen erstellt haben.
-
Klicken Sie auf Speichern.
Nachdem Sie die oben aufgeführten Schritte ausgeführt haben, können sich Nutzer anmelden und auf die Quarantäne zugreifen, der sie zugewiesen wurden. Nutzer mit Administratorberechtigungen sehen nach der Anmeldung die Admin-Konsole.
Hinweis: Wenn E-Mails unter Quarantäne gestellt werden, werden Benachrichtigungen nur an den Super Admin gesendet. Gruppen mit Quarantäneberechtigung erhalten keine Quarantänebenachrichtigungen.
Nachdem Sie einem Nutzer Administratorberechtigungen für eine Quarantäne zugewiesen haben, kann er auf Nachrichten darin zugreifen und sie verwalten.
So verwalten Sie Nachrichten in einer Quarantäne:
- Melden Sie sich in Ihrem Google Workspace-Konto an.
- Gehen Sie im Webbrowser zu https://email-quarantine.google.com/adminreview. Wenn Sie die entsprechende Administratorrolle haben, werden Ihnen alle Quarantänen einer Gruppe angezeigt, in der Sie Mitglied sind.
- Wählen Sie die gewünschte Quarantäne in der Filterleiste
Nachrichten in der Quarantäne aufrufen und verwalten aus.
Nachrichten in Quarantänen werden auf Grundlage der Administratorberechtigungen eines Nutzers und der für die Quarantäne konfigurierten Richtlinien angezeigt. Die folgenden Richtlinien gelten für Quarantänen und die ihnen zugewiesenen Nutzer und können Ihnen dabei helfen, häufige Probleme mit der Quarantäne zu lösen.
Nachrichten in der Standardquarantäne
Nachrichten in der Standardquarantäne wurden als Spam erkannt oder entsprechen Richtlinien, die Sie selbst konfiguriert haben. Sie können darüber hinaus aus folgenden Gründen in die Standardquarantäne verschoben werden:
- Wenn Sie eine Quarantäneregel konfigurieren, diese jedoch keiner Quarantäne zuweisen, werden Nachrichten an die Standardquarantäne gesendet.
- Wenn eine Quarantäne gelöscht wird, werden alle Nachrichten darin an die Standardquarantäne gesendet.
Nachrichten im Ordner Prüfung ausstehend
Welche Nachrichten im Status „Prüfung ausstehend“ angezeigt werden, hängt von den Administratorberechtigungen eines Nutzers ab.
- Administratorquarantäne aufrufen: E-Mails in allen Quarantänen werden angezeigt, einschließlich der Standardquarantäne.
- Zugriff auf eingeschränkte Quarantänen: E-Mails in eingeschränkten Quarantänen, denen der Administrator zugewiesen ist, werden angezeigt. Das gilt nicht für Nachrichten in der Standardquarantäne.
Wichtig: Wenn ein beliebiger Administrator die Zustellung von Nachrichten aus dem Ordner „Prüfung ausstehend“ verweigert, gelten die Einstellungen der Standardquarantäne, auch wenn sie sich von den Einstellungen der aktuellen Quarantäne unterscheiden.
Nachrichten in den Ordnern „Verweigert“ und „Erlaubt“
Die Administratorberechtigung des Nutzers bestimmt, welche Nachrichten in den Ordnern „Verweigert“ und „Erlaubt“ angezeigt werden.
- Administratorquarantäne aufrufen: E-Mails in den Ordnern „Verweigert“ und „Erlaubt“ werden angezeigt, einschließlich der Standardquarantäne.
- Zugriff auf eingeschränkte Quarantänen: Nur E-Mails in den Ordnern „Verweigert“ und „Erlaubt“ mit Quarantänen, denen der Nutzer zugewiesen ist, werden angezeigt. Das gilt nicht für Nachrichten in der Standardquarantäne.
Nachrichten in eingeschränkten Quarantänen
Nur Nutzer mit Administratorberechtigungen für eingeschränkte Quarantänen können Nachrichten in diesen Quarantänen verwalten (zulassen oder ablehnen). Das gilt nicht für Nachrichten in der Standardquarantäne.
Administrator wurde aus einer Gruppe entfernt
Wenn ein Nutzer mit Administratorberechtigungen aus einer Gruppe entfernt wird, die einer Quarantäne zugewiesen ist, werden Nachrichten in dieser Quarantäne nicht mehr angezeigt und können von diesem Nutzer nicht mehr verwaltet werden. Wenn der Nutzer versucht, eine Quarantäne zu laden oder die Nachrichtenzustellung zu verwalten, tritt ein Fehler auf.
Gruppen wurden aus einer Quarantäne entfernt
Wenn die Zuweisung einer Gruppe zu einer Quarantäne aufgehoben wird, verlieren Administratoren mit Berechtigungen für eingeschränkte Quarantänen den Zugriff auf diese Quarantäne.