Als Super Admin können Sie Richtlinien und Einstellungen konfigurieren, um Nachrichten unter Quarantäne zu stellen, die an Ihre Organisation bzw. von dieser gesendet wurden. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, vordefinierte Administratorrollen zuzuweisen, damit sie Nachrichten in einer Quarantäne verwalten können.
Mithilfe der Quarantäne können Spam verhindert, das Risiko von Datenverlust minimiert und vertrauliche Daten geschützt werden. Außerdem erhalten Sie dadurch die Möglichkeit, den Umgang mit E-Mail-Anhängen zu steuern, damit Nutzer keine unerwünschten Anhänge senden, öffnen oder anklicken. Eine unter Quarantäne gestellte Nachricht wird in die Administratorquarantäne verschoben. Sie haben dann folgende Möglichkeiten:
- Regel anzeigen, wegen der die Nachricht unter Quarantäne gestellt wurde
- Zustellung der Nachricht an den Empfänger zulassen
- Zustellung der Nachricht ablehnen
- Nichts unternehmen. Nachrichten werden automatisch gelöscht, wenn die Vault-Aufbewahrungsdauer abläuft. Die standardmäßige Aufbewahrungsdauer beträgt 30 Tage ab dem Zeitpunkt, an dem die Nachricht gesendet oder empfangen wurde.
Sie können auch regelmäßige Quarantänebenachrichtigungen erhalten. Nachrichten in der Quarantäne werden auf den Google-Servern gespeichert, bis eine Aktion ausgeführt wird.
Was ist mit Empfängern und Absendern von unter Quarantäne gestellten Nachrichten?
- Wird eine eingehende Nachricht in die Quarantäne verschoben, erfährt der Empfänger nicht von dieser Nachricht, es sei denn, Sie erlauben die Zustellung.
- Wird eine ausgehende Nachricht in die Quarantäne verschoben, ist sie beim Absender im Ordner "Gesendet" zu sehen. Die Zustellung an den Empfänger erfolgt jedoch nur, wenn ein Administrator die Quarantäne aufhebt. Löscht der Absender die Nachricht aus dem Ordner "Gesendet", wird sie nach 30 Tagen aus der Quarantäne entfernt, sofern Sie vorher keine anderen Maßnahmen ergreifen.
Hinweise
- Sie können bei Nachrichten in Quarantäne aktiv werden, die von registrierten Google Workspace-Nutzern kommen.
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Es können nur Nachrichten für einzelne Nutzer unter Quarantäne gestellt werden, nicht für Gruppen.
E-Mail-Quarantänen einrichten und verwalten
In der Google Admin-Konsole können Sie Quarantänen erstellen sowie Richtlinien und Einstellungen einrichten. Sie haben auch die Möglichkeit, bestimmten Nutzern Administratorberechtigungen zuzuweisen, damit sie auf E-Mails in einer oder mehreren Quarantänen zugreifen und sie verwalten können.
Quarantänen hinzufügen, bearbeiten, löschen und prüfenIn der Admin-Konsole können Sie E-Mail-Quarantänen hinzufügen, bearbeiten, löschen und prüfen.
So fügen Sie eine Quarantäne hinzu:
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Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.
Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.
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Klicken Sie in der Admin-Konsole auf Apps
Google Workspace
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Klicken Sie auf Quarantäne hinzufügen.
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Konfigurieren Sie die Quarantäneeinstellungen:
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Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein.
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Legen Sie für eingehende und ausgehende Nachrichten fest, ob der Absender eine Ablehnungsnachricht erhalten soll, wenn Sie die Zustellung der unter Quarantäne gestellten Nachricht ablehnen.
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Optional: Wählen Sie Regelmäßig benachrichtigen, wenn Nachrichten unter Quarantäne gestellt werden aus.
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- Klicken Sie auf Speichern.
So bearbeiten Sie eine Quarantäne:
- Klicken Sie in der Admin-Konsole auf Apps
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Klicken Sie neben der gewünschten Quarantäne auf Bearbeiten.
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Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.
So löschen Sie eine Quarantäne:
- Klicken Sie in der Admin-Konsole auf Apps
- Klicken Sie rechts neben dem Namen der Quarantäne auf Löschen. Alle Nachrichten in der Quarantäne werden in die Standardquarantäne verschoben.
So prüfen Sie die Quarantäneeinstellungen:
- Klicken Sie in der Admin-Konsole auf Apps
- Klicken Sie auf Zur Administratorquarantäne. Daraufhin werden alle Quarantänen einschließlich der Administratorquarantäne angezeigt.
- Klicken Sie rechts neben dem Namen der gewünschten Quarantäne auf das Dreipunkt-Menü
und danach auf Einstellungen, um die aktuellen Einstellungen aufzurufen.
- Optional: Wenn Sie die Einstellungen der Quarantäne über diese Seite bearbeiten möchten, klicken Sie auf Zum Bearbeiten zur Google Workspace Admin-Konsole.
In der Admin-Konsole können Sie über folgende Gmail-Einstellungen festlegen, nach welchen Kriterien Nachrichten unter Quarantäne zu stellen sind:
Sie können Nachrichten, die den Konfigurationskriterien entsprechen, bei jeder Einstellung in die Quarantäne verschieben und anschließend die Quarantäne für diese Nachrichten auswählen. Bei den Compliance- und Routingeinstellungen lässt sich auch festlegen, ob die internen Absender benachrichtigt werden sollen, wenn ihre ausgehenden und intern gesendeten Nachrichten unter Quarantäne gestellt werden.
Nachdem Sie die Richtlinien für eine Quarantäne konfiguriert haben, können Sie sich die Nachrichten darin ansehen und sie verwalten.
So gelangen Sie zur Administratorquarantäne:
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Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.
Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.
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Klicken Sie im Dashboard der Admin-Konsole auf Apps
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Klicken Sie auf Zur Administratorquarantäne, um alle Quarantänen aufzurufen.
und anschließend auf Einstellungen klicken.Eingehende und ausgehende Nachrichten
Neben den Nachrichten werden der Name der Quarantäne sowie der Status "Eingehend" bzw. "Ausgehend" angezeigt.
- Wenn eine eingehende Nachricht an mehrere Empfänger gerichtet ist, wird sie einzeln für jeden Empfänger in die Quarantäne verschoben. Beispielsweise ist eine Nachricht an fünf Empfänger fünfmal in der Quarantäne zu sehen.
- Eine ausgehende Nachricht, deren Zustellung Sie erlauben, wird nur einmal in die Quarantäne verschoben, bevor sie zugestellt wird. Wenn Sie die Quarantäne auf interne E-Mails anwenden möchten, sollten Sie die Option daher auf Intern – Senden anstatt auf Intern – Empfang setzen. So wird die Nachricht nur einmal in die Quarantäne verschoben, bevor sie an die einzelnen Empfänger gesendet wird.
Tipp: Damit nicht so viele Nachrichten in die Quarantäne verschoben werden, sollten Sie bei umfangreichen E-Mail-Listen eingehende öffentliche E-Mails nicht berücksichtigen.
Unter Quarantäne gestellte Nachrichten verwalten und ansehen
| Aktion | Vorgehensweise |
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Unter Quarantäne gestellte, erlaubte und verweigerte Nachrichten aufrufen |
Standardmäßig werden alle unter Quarantäne gestellten Nachrichten aufgelistet, wenn Sie sich anmelden. Um die Nachrichten zu sortieren, klicken Sie links auf ein Label. Wenn Sie die Quarantäneliste links nicht sehen, klicken Sie auf das Dreistrich-Menü Nur Nachrichten, die innerhalb der Vault-Aufbewahrungsdauer zugestellt werden, werden unter Verweigert oder Erlaubt angezeigt. Wenn Sie eine Nachricht nicht ablehnen oder keine weitere Aktion ausführen, wird sie automatisch gelöscht, wenn die Aufbewahrungsdauer abläuft. Die standardmäßige Aufbewahrungsdauer beträgt 30 Tage ab dem Zeitpunkt, an dem die Nachricht gesendet oder empfangen wurde. |
| Nachricht und Regeldefinition ansehen, durch die die Quarantäne ausgelöst wurde |
Klicken Sie auf die Nachricht in der Liste, um sie sich samt Regeldefinition anzusehen, durch die die E-Mail in die Quarantäne verschoben wurde.
Befindet sich der übereinstimmende String oder Ausdruck im sichtbaren Teil der Nachricht, d. h. in den Feldern für Absender, Empfänger, Betreff oder Nachrichtentext, wird er hervorgehoben. Wichtig: Angaben zur Quelle und zum übereinstimmenden String werden nur angezeigt, wenn sie verfügbar sind. Es ist nicht garantiert, dass bei jeder Nachricht die entsprechende Regel angezeigt wird. |
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Nachrichten suchen |
Geben Sie im Suchfeld einen Suchbegriff ein. In den Suchergebnissen werden Nachrichten angezeigt, die sich aktuell in der Standardquarantäne oder in den von Ihnen erstellten Quarantänen befinden. Nachrichten in den Kategorien Verweigert oder Erlaubt werden von der Suche ausgeschlossen. Der gesamte Inhalt der Nachricht wird durchsucht, einschließlich der E-Mail-Adresse des Absenders und des Empfängers, Betreffzeile und Nachrichtentext. Sie können erweiterte Suchoperatoren verwenden, damit nur ein bestimmter Teil der Nachricht durchsucht wird. |
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Zustellung einer oder mehrerer unter Quarantäne gestellter Nachrichten zulassen |
Klicken Sie auf das Kästchen links neben dem Namen der Empfänger und anschließend auf Zulassen. Falls ein Nutzer eine zugelassene E-Mail nicht im Posteingang sieht, bitten Sie ihn, in allen Ordnern danach zu suchen, auch im Papierkorb. Hinweis: Einige Nachrichten mit besonders ausgeprägten Spam-Merkmalen werden bereits beim Verbindungsaufbau abgelehnt. Derartige Nachrichten werden auch dann nicht in die Administratorquarantäne umgeleitet, wenn Sie in den Spameinstellungen die Option "Spam unter Administratorquarantäne stellen" ausgewählt haben. |
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Zustellung einer oder mehrerer unter Quarantäne gestellter Nachrichten ablehnen |
Klicken Sie auf das Kästchen links neben dem Namen der Empfänger und anschließend auf Ablehnen. Klicken Sie zur Bestätigung noch einmal auf Ablehnen. Hinweise zu Ablehnungsnachrichten:
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Bulk-Aktionen |
Sobald Sie mehrere Nachrichten auswählen, wird die Option für Bulk-Aktionen verfügbar. Anders als beim Kästchen "Alle auswählen", das nur für Nachrichten der aktuellen Ansicht gilt, können Sie mithilfe von Bulk-Aktionen alle Nachrichten in den Suchergebnissen oder in der ausgewählten Quarantäne ablehnen oder zulassen. |
Falls Sie sich beim Ablehnen einer unter Quarantäne gestellten Nachricht dafür entscheiden, eine entsprechende Nachricht zu senden, sollten Sie Folgendes beachten:
- Wenn Sie eine eingehende Nachricht ablehnen, die an mehrere Empfänger in Ihrer Domain adressiert ist, erhält der Absender jedes Mal eine Ablehnungsnachricht, wenn Sie eine abzulehnende Gruppe von Empfängern auswählen. Das lässt sich vermeiden, indem Sie die Kästchen für alle Nachrichtenempfänger anklicken. So erhält der Absender nur eine einzige Ablehnungsnachricht, in der alle abgelehnten Empfänger aufgeführt sind. Wenn Sie nicht alle Empfänger auswählen und dieselbe Nachricht später für weitere Empfänger ablehnen, erhält der Absender eine zweite Mitteilung.
- Ablehnungsnachrichten enthalten im Textteil den Betreff der ursprünglichen Nachricht. Falls die ursprüngliche Nachricht aufgrund ihres Betreffs unter Quarantäne gestellt wurde, könnte daher auch die Ablehnungsnachricht unter Quarantäne gestellt werden, je nachdem, ob Sie Nachrichten der Kategorien Ausgehend und Intern – Senden in Ihre Quarantäneeinstellungen eingeschlossen haben.
- Wenn Sie eine eingehende Gruppennachricht ablehnen, wird dem Absender keine Ablehnungsnachricht zugestellt. Die Ablehnungsnachricht wird einfach verworfen.
S/MIME-Signierung und -Verschlüsselung:
- Wenn ein Absender fordert, dass ausgehende Nachrichten mit S/MIME signiert und verschlüsselt werden, wird die Nachricht abgelehnt und nicht an die Quarantäne gesendet.
- Wenn ein Administrator Compliance- und Weiterleitungsregeln für die S/MIME-Signierung und -Verschlüsselung für ausgehende Nachrichten erstellt, haben diese Regeln keinen Einfluss auf die Nachricht und sie wird unter Quarantäne gestellt.
Wenn Sie beim Hinzufügen oder Bearbeiten einer Quarantäne in der Admin-Konsole die Option Regelmäßig benachrichtigen, wenn Nachrichten unter Quarantäne gestellt werden auswählen, erhalten Sie regelmäßig entsprechende Benachrichtigungen.
In den Quarantänebenachrichtigungen wird Folgendes angezeigt:
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Anzahl der pro Quarantäne eingegangenen Nachrichten
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Gesamtzahl der im Benachrichtigungszeitraum unter Quarantäne gestellten Nachrichten
Sie werden innerhalb einer Stunde benachrichtigt, wenn E-Mails in die Quarantäne verschoben wurden. Wann solche Benachrichtigungen eingehen, richtet sich danach, wie oft neue E-Mails unter Quarantäne gestellt werden. Sie erhalten jedoch maximal eine Mitteilung pro Stunde.
E-Mail-Quarantänen von Nutzern verwalten lassen
Super Admins haben die Möglichkeit, bestimmten Nutzern Administratorberechtigungen zuzuweisen, damit sie Nachrichten in der Standardquarantäne und anderen benutzerdefinierten Quarantänen verwalten können.
Hinweis: In den Schritten dieses Abschnitts wird vorausgesetzt, dass Sie Richtlinien für Ihre Quarantänen erstellt und konfiguriert haben. Wenn Sie Hilfe benötigen, lesen die Anleitung E-Mail-Quarantänen einrichten und verwalten im oberen Teil dieses Artikels.
Administratorrollen und Quarantänen zuweisenDie Administratorrolle, die Sie einem Nutzer zuweisen, bestimmt, welche Quarantänen er aufrufen und verwalten kann.
- Administratorquarantäne aufrufen: Nutzer dürfen Nachrichten in allen Quarantänen, einschließlich der Standardquarantäne, aufrufen und verwalten.
- Zugriff auf eingeschränkte Quarantänen: Nutzer dürfen Nachrichten in eingeschränkten Quarantänen aufrufen und verwalten.
Aus Datenschutzgründen werden die Nachrichten-ID und der Name der Quarantäne jedes Mal aufgezeichnet, wenn sich ein Nutzer mit einer dieser Administratorrollen anmeldet, um E-Mails zu verwalten. Diese Ereignisse werden in den Administratorberichten erfasst. Dort können Sie nachsehen, welche Aktion ausgeführt wurde.
Hinweis
Als Administrator richten Sie Administratorrollen ein und weisen sie bestimmten Nutzern zu, damit diese Zugriff auf Nachrichten in einer Quarantäne erhalten und sie verwalten können. Dazu müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
Schritt 1: Neue Rolle mit Berechtigungen für Quarantänen erstellen
- Klicken Sie in der Admin-Konsole auf Admin-Rollen und dann auf Neue Rolle erstellen.
- Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein und klicken Sie auf Erstellen.
- Klicken Sie auf dem Tab "Berechtigungen" unter Gmail auf das Kästchen neben Administratorquarantäne aufrufen oder neben Zugriff auf eingeschränkte Quarantänen.
- Klicken Sie auf Speichern. Die neue Rolle wird ausgewählt und unter Von Nutzern erstellte Rollen angezeigt.
Schritt 2: Nutzern Administratorrollen zuweisen
- Wenn Sie die Rollen ausgewählt haben, klicken Sie auf den Tab Administratoren und dann auf Administratoren zuweisen. Geben Sie einen Nutzernamen oder eine E-Mail-Adresse ein. Bei der Eingabe eines Nutzernamens wird automatisch die entsprechende E-Mail-Adresse angezeigt.
- Wenn Sie einer Rolle mehrere Nutzer zuweisen möchten, klicken Sie auf Weitere zuweisen. Geben Sie die gewünschten Nutzernamen ein und klicken Sie auf Zuweisung bestätigen.
Schritt 3: Gruppe für Nutzer erstellen
- Klicken Sie in der Admin-Konsole auf Gruppen und dann auf "Hinzufügen"
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- Geben Sie einen Namen, eine E-Mail-Adresse und eine Beschreibung für die Gruppe ein.
- Wählen Sie für "Zugriffsebene" die Option Eingeschränkt aus.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Als Nächstes fügen Sie der Gruppe die Nutzer hinzu.
Schritt 4: Nutzer zur Gruppe hinzufügen
- Gehen Sie in der Admin-Konsole zu Nutzer.
- Finden Sie das Nutzerkonto in der Liste und klicken Sie auf den Namen, um die Kontoseite zu öffnen.
- Klicken Sie auf der Kontoseite auf Gruppen. Jetzt werden alle Gruppen angezeigt, zu denen der Nutzer gehört.
- Klicken Sie auf "Hinzufügen"
- Suchen Sie die Gruppe, die Sie für Nutzer mit Berechtigungen für Quarantänen erstellt haben, und wählen Sie sie aus.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
Schritt 5: Eine Gruppe zu einer Quarantäne hinzufügen
- Klicken Sie auf Apps
- Wählen Sie Quarantänen verwalten aus und klicken Sie neben der gewünschten Quarantäne auf Bearbeiten.
- Klicken Sie im Bereich "Quarantäne bearbeiten" auf Gruppen auswählen und wählen Sie die Gruppe aus, die Sie für Administratoren mit Berechtigungen für Quarantänen erstellt haben.
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Klicken Sie auf Speichern.
Nachdem Sie die oben aufgeführten Schritte ausgeführt haben, können sich Nutzer anmelden und auf die Quarantäne zugreifen, der sie zugewiesen wurden. Nutzer mit Administratorberechtigungen sehen nach der Anmeldung die Admin-Konsole.
Hinweis: Wenn E-Mails unter Quarantäne gestellt werden, werden Benachrichtigungen nur an den Super Admin gesendet. Gruppen mit Quarantäneberechtigung erhalten keine Quarantänebenachrichtigungen.
Nachdem Sie einem Nutzer Administratorberechtigungen für eine Quarantäne zugewiesen haben, kann er auf Nachrichten darin zugreifen und sie verwalten.
So verwalten Sie Nachrichten in einer Quarantäne:
- Melden Sie sich in Ihrem Google Workspace-Konto an.
- Gehen Sie im Webbrowser zu https://email-quarantine.google.com/adminreview. Wenn Sie die entsprechende Administratorrolle haben, werden Ihnen alle Quarantänen einer Gruppe angezeigt, in der Sie Mitglied sind.
- Wählen Sie links die gewünschte Quarantäne aus. Anschließend können Sie Nachrichten in der Quarantäne aufrufen und verwalten.
Nachrichten in Quarantänen werden auf Grundlage der Administratorberechtigungen eines Nutzers und der für die Quarantäne konfigurierten Richtlinien angezeigt. Die folgenden Richtlinien gelten für Quarantänen und die ihnen zugewiesenen Nutzer und können Ihnen dabei helfen, häufige Probleme mit der Quarantäne zu lösen.
Nachrichten in der Standardquarantäne
Nachrichten in der Standardquarantäne wurden als Spam erkannt oder entsprechen Richtlinien, die Sie selbst konfiguriert haben. Sie können darüber hinaus aus folgenden Gründen in die Standardquarantäne verschoben werden:
- Wenn Sie eine Quarantäneregel konfigurieren, diese jedoch keiner Quarantäne zuweisen, werden Nachrichten an die Standardquarantäne gesendet.
- Wenn eine Quarantäne gelöscht wird, werden alle Nachrichten darin an die Standardquarantäne gesendet.
Nachrichten im Ordner "Alle Quarantänen"
Welche Nachrichten im Ordner "Alle Quarantänen" angezeigt werden, hängt von den Administratorberechtigungen eines Nutzers ab.
- Administratorquarantäne aufrufen: E-Mails in allen Quarantänen werden angezeigt, einschließlich der Standardquarantäne.
- Zugriff auf eingeschränkte Quarantänen: E-Mails in eingeschränkten Quarantänen, denen der Administrator zugewiesen ist, werden angezeigt. Das gilt nicht für Nachrichten in der Standardquarantäne.
Wichtig: Wenn ein beliebiger Administrator die Zustellung von Nachrichten aus dem Ordner "Alle Quarantänen" verweigert, gelten die Einstellungen der Standardquarantäne, auch wenn sie sich von den Einstellungen der aktuellen Quarantäne unterscheiden.
Nachrichten in den Ordnern "Verweigert" und "Erlaubt"
Welche Nachrichten in den Ordnern "Verweigert" und "Erlaubt" angezeigt werden, hängt von den Administratorberechtigungen eines Nutzers ab.
- Administratorquarantäne aufrufen: E-Mails in den Ordnern "Verweigert" und "Erlaubt" werden angezeigt, einschließlich der Standardquarantäne.
- Zugriff auf eingeschränkte Quarantänen: Nur E-Mails in den Ordnern "Verweigert" und "Erlaubt" mit Quarantänen, denen der Nutzer zugewiesen ist, werden angezeigt. Das gilt nicht für Nachrichten in der Standardquarantäne.
Nachrichten in eingeschränkten Quarantänen
Nachrichten in eingeschränkten Quarantänen können nur von Nutzern mit Administratorberechtigungen verwaltet werden (erlaubt/verweigert), die für diese Quarantänen gelten. Das gilt nicht für Nachrichten in der Standardquarantäne.
Administrator wurde aus einer Gruppe entfernt
Wenn ein Nutzer mit Administratorberechtigungen aus einer Gruppe entfernt wird, die einer Quarantäne zugewiesen ist, werden Nachrichten in dieser Quarantäne nicht mehr angezeigt und können von diesem Nutzer nicht mehr verwaltet werden. Wenn der Nutzer versucht, eine Quarantäne zu laden oder die Nachrichtenzustellung zu verwalten, tritt ein Fehler auf.
Gruppen wurden aus einer Quarantäne entfernt
Wenn die Zuweisung einer Gruppe zu einer Quarantäne aufgehoben wird, verlieren Administratoren mit Berechtigungen für eingeschränkte Quarantänen den Zugriff auf diese Quarantäne.
