E-Mail-Quarantänen einrichten und verwalten

G Suite-Super-Admins können Richtlinien und Einstellungen konfigurieren, um Nachrichten unter Quarantäne zu stellen, die an Ihre Organisation bzw. von dieser gesendet wurden. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, bestimmten Nutzern Administratorberechtigungen zuzuweisen, damit sie Nachrichten in einer Quarantäne verwalten können.

Mithilfe der Quarantäne lässt sich Spam verhindern, das Risiko von Datenverlusten minimieren und der Schutz vertraulicher Daten verbessern. Außerdem erhalten Sie dadurch die Möglichkeit, den Umgang mit E-Mail-Anhängen zu steuern, damit Nutzer keine unerwünschten Anhänge senden, öffnen oder anklicken. Eine unter Quarantäne gestellte Nachricht wird in die Administratorquarantäne verschoben. Sie haben dann folgende Möglichkeiten:

Regel anzeigen, wegen der die Nachricht unter Quarantäne gestellt wurde
Die Zustellung der Nachricht an den Empfänger zulassen
Die Zustellung der Nachricht ablehnen
Nichts unternehmen – die Nachricht wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht

Sie können auch regelmäßige Quarantänebenachrichtigungen erhalten. Nachrichten in der Quarantäne werden auf den Servern von Google gespeichert, bis eine Aktion ausgeführt wird.

Was ist mit Empfängern und Absendern von unter Quarantäne gestellten Nachrichten?

Wird eine eingehende Nachricht in die Quarantäne verschoben, erfährt der Empfänger nicht von dieser Nachricht, es sei denn, Sie erlauben die Zustellung.
Wird eine ausgehende Nachricht in die Quarantäne verschoben, ist sie beim Absender im Ordner "Gesendet" zu sehen. Die Zustellung an den Empfänger erfolgt jedoch nur, wenn ein Administrator die Quarantäne aufhebt. Löscht der Absender die Nachricht aus dem Ordner "Gesendet", wird sie nach 30 Tagen aus der Quarantäne entfernt, sofern Sie vorher keine anderen Maßnahmen ergreifen.

Hinweise

Sie können nur Aktionen an Nachrichten in Quarantäne vornehmen, die von registrierten G Suite-Nutzern stammen.
Es können nur Nachrichten für einzelne Nutzer unter Quarantäne gestellt werden, nicht für Gruppen.

E-Mail-Quarantänen einrichten und verwalten

In der Google Admin-Konsole lassen sich Quarantänen erstellen sowie Richtlinien und Einstellungen einrichten. Sie haben auch die Möglichkeit, bestimmten Nutzern Administratorberechtigungen zuzuweisen, damit sie auf E-Mails in einer oder mehreren Quarantänen zugreifen und sie verwalten können.

Quarantänen hinzufügen, bearbeiten, löschen und überprüfen

In der Google Admin-Konsole können Sie E-Mail-Quarantänen hinzufügen, bearbeiten, löschen und überprüfen.

So fügen Sie eine Quarantäne hinzu:

Anmeldung in Ihrer Google Admin-Konsole
Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.
Gehen Sie in der Admin-Konsole zu Apps > G Suite > Gmail > Quarantänen verwalten.
Klicken Sie auf Quarantäne hinzufügen.
Konfigurieren Sie die Quarantäneeinstellungen:
- Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein.
- Legen Sie für eingehende und ausgehende Nachrichten fest, ob der Absender eine Ablehnungsnachricht erhalten soll, wenn Sie die Zustellung der unter Quarantäne gestellten Nachricht ablehnen.
- Optional: Wählen Sie Regelmäßig benachrichtigen, wenn Nachrichten unter Quarantäne gestellt werden aus.
Klicken Sie auf Speichern.

So bearbeiten Sie eine Quarantäne:

Gehen Sie in der Admin-Konsole zu Apps G Suite Gmail Quarantänen verwalten.
Klicken Sie neben der gewünschten Quarantäne auf Bearbeiten.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.

So löschen Sie eine Quarantäne:

Gehen Sie in der Admin-Konsole zu Apps G Suite Gmail Quarantänen verwalten.
Klicken Sie rechts neben dem Namen der Quarantäne auf Löschen. Alle Nachrichten in der Quarantäne werden in die Standardquarantäne verschoben.

Hinweis: Quarantänen, für die eine oder mehrere Richtlinieneinstellungen verwendet werden, können nicht gelöscht werden. Sie können lediglich in den Einstellungen jeden Bezug auf die Quarantäne, die gelöscht werden soll, durch einen Verweis auf eine andere ersetzen.

So überprüfen Sie die Quarantäneneinstellungen:

Gehen Sie in der Admin-Konsole zu Apps G Suite Gmail Quarantänen verwalten.
Klicken Sie auf Zur Administratorquarantäne. Daraufhin werden alle Quarantänen einschließlich der Administratorquarantäne angezeigt.
Klicken Sie rechts neben dem Namen der gewünschten Quarantäne auf das Dreipunkt-Menü und danach auf Einstellungen, um die aktuellen Einstellungen aufzurufen.
Optional: Wenn Sie die Einstellungen der Quarantäne über diese Seite bearbeiten möchten, klicken Sie auf Zum Bearbeiten Google Admin-Konsole aufrufen.

Richtlinien zum Verschieben von Nachrichten in die Quarantäne konfigurieren

In der Admin-Konsole können Sie über folgende Gmail-Einstellungen festlegen, nach welchen Kriterien Nachrichten unter Quarantäne zu stellen sind:

Sie können Nachrichten, die die Konfigurationskriterien erfüllen, bei jeder Einstellung in die Quarantäne verschieben und anschließend die Quarantäne für diese Nachrichten auswählen. Bei den Compliance- und Routingeinstellungen lässt sich auch festlegen, ob die internen Absender benachrichtigt werden sollen, wenn ihre ausgehenden und intern gesendeten Nachrichten unter Quarantäne gestellt werden.

Unter Quarantäne gestellte Nachrichten verwalten

Nachdem Sie die Richtlinien für eine Quarantäne konfiguriert haben, können Sie sich die Nachrichten darin ansehen und sie verwalten.

So gelangen Sie zur Administratorquarantäne:

Anmeldung in Ihrer Google Admin-Konsole
Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.
Gehen Sie auf der Startseite der Admin-Konsole zu Apps G Suite Gmail Quarantänen verwalten.
Klicken Sie auf Zur Administratorquarantäne, um alle Quarantänen aufzurufen.

Tipp: Sie können die aktuellen Einstellungen der Quarantäne aufrufen, indem Sie neben dem Namen auf das Dreipunkt-Menü

und anschließend auf Einstellungen klicken.

Eingehende und ausgehende Nachrichten

Neben den Nachrichten werden der Name der Quarantäne sowie der Status "Eingehend" bzw. "Ausgehend" angezeigt.

Wenn eine eingehende Nachricht an mehrere Empfänger gerichtet ist, wird sie einzeln für jeden Empfänger in die Quarantäne verschoben. Beispielsweise ist eine Nachricht an fünf Empfänger fünfmal in der Quarantäne zu sehen.
Eine ausgehende Nachricht, deren Zustellung Sie erlauben, wird nur einmal in die Quarantäne verschoben, bevor sie zugestellt wird. Wenn Sie die Quarantäne auf interne E-Mails anwenden möchten, sollten Sie die Option daher auf Intern – Senden anstatt auf Intern – Empfang setzen. So wird die Nachricht nur einmal in die Quarantäne verschoben, bevor sie an die einzelnen Empfänger gesendet wird.

Tipp: Damit nicht so viele Nachrichten in die Quarantäne verschoben werden, sollten Sie bei umfangreichen E-Mail-Listen eingehende öffentliche E-Mails nicht zulassen.

Unter Quarantäne gestellte Nachrichten aufrufen und verwalten

Aktion	Vorgehensweise
Unter Quarantäne gestellte, zugelassene und abgelehnte Nachrichten aufrufen	Standardmäßig werden alle unter Quarantäne gestellten Nachrichten aufgelistet, wenn Sie sich anmelden. Sie können sie sortieren, indem Sie links auf eines der Labels klicken. Wenn die Quarantäneliste dort nicht angezeigt wird, klicken Sie auf das Dreistrich-Menü . Unter Abgelehnt und Zugelassen sind jeweils nur die innerhalb der letzten 30 Tage eingegangenen Nachrichten zu sehen. Wenn Sie Nachrichten nicht innerhalb von 30 Tagen ablehnen oder anderweitig damit verfahren, werden sie automatisch aus der Quarantäne gelöscht.
Nachricht und Regeldefinition ansehen, durch die die Quarantäne ausgelöst wurde	Klicken Sie auf die Nachricht in der Liste, um sie sich samt Regeldefinition anzusehen, aufgrund derer die E-Mail in die Quarantäne verschoben wurde. Regelbeschreibung: Name oder Beschreibung der Regel Quelle: Der Teil der Nachricht, durch den die Regel ausgelöst wurde, z. B. der Nachrichtentext Übereinstimmender String: String oder Ausdruck, der in der E-Mail gefunden wurde Befindet sich der übereinstimmende String oder Ausdruck im sichtbaren Teil der Nachricht, d. h. in den Feldern für Absender, Empfänger, Betreff oder Nachrichtentext, wird er hervorgehoben. Wichtig: Angaben zur Quelle und zum übereinstimmenden String werden nur bei Verfügbarkeit angezeigt. Es ist nicht garantiert, dass immer die entsprechende Regel einer Nachricht angezeigt werden kann.
Nachrichten suchen	Geben Sie im Suchfeld einen Suchbegriff ein. In den Suchergebnissen werden Nachrichten angezeigt, die sich aktuell in der Standardquarantäne oder in den von Ihnen erstellten Quarantänen befinden. Nachrichten in den Kategorien Abgelehnt oder Zugelassen werden von der Suche ausgeschlossen. Der gesamte Inhalt der Nachricht wird durchsucht, einschließlich der E-Mail-Adresse des Absenders und des Empfängers, Betreffzeile und Nachrichtentext. Sie können erweiterte Suchoperatoren verwenden, damit nur ein bestimmter Teil der Nachricht durchsucht wird.
Zustellung einer oder mehrerer unter Quarantäne gestellter Nachrichten zulassen	Klicken Sie auf das Kästchen links neben dem Namen der Empfänger und anschließend auf Zulassen. Falls ein Nutzer eine zugelassene E-Mail nicht im Posteingang sieht, bitten Sie ihn, in allen Ordnern danach zu suchen, auch im Papierkorb. Hinweis: Einige Nachrichten mit besonders ausgeprägten Spam-Merkmalen werden bereits beim Verbindungsaufbau abgelehnt. Derartige Nachrichten werden auch dann nicht in die Quarantäne umgeleitet, wenn Sie in den Spameinstellungen die Option "Spam unter Administratorquarantäne stellen" ausgewählt haben.
Zustellung einer oder mehrerer unter Quarantäne gestellter Nachrichten ablehnen	Klicken Sie auf das Kästchen links neben dem Namen der Empfänger und anschließend auf Ablehnen. Klicken Sie zur Bestätigung noch einmal auf Ablehnen. Hinweise zu Ablehnungsnachrichten: Je nachdem, welche Quarantäne Sie ausgewählt haben, werden die von Ihnen abgelehnten Nachrichten entweder verworfen oder es wird dazu eine Standard-Ablehnungsnachricht versendet. Wenn eine Nachricht in mehreren Quarantänen zu finden ist, richtet sich die jeweilige Aktion nach der aktuell ausgewählten Quarantäne, selbst wenn in den übrigen Quarantänen andere Aktionen festgelegt sind. Alle Nachrichten werden in der Standardquarantäne angezeigt. Wenn Sie eine Nachricht in der Standardquarantäne ablehnen, wird die Aktion durchgeführt, die in der Standardquarantäne für eine Ablehnung festgelegt ist.
Bulk-Aktionen	Sobald Sie mehrere Nachrichten auswählen, wird die Option für Bulk-Aktionen verfügbar. Anders als beim Kästchen "Alle auswählen", das nur für Nachrichten der aktuellen Ansicht gilt, können Sie mithilfe von Bulk-Aktionen alle Nachrichten in den Suchergebnissen oder in der ausgewählten Quarantäne ablehnen oder zulassen.

Ablehnungsnachrichten senden

Falls Sie sich beim Ablehnen einer unter Quarantäne gestellten Nachricht dafür entscheiden, eine entsprechende Nachricht zu senden, sollten Sie Folgendes beachten:

Wenn Sie eine eingehende Nachricht ablehnen, die an mehrere Empfänger in Ihrer Domain adressiert ist, erhält der Absender jedes Mal eine Ablehnungsnachricht, wenn Sie eine abzulehnende Gruppe von Empfängern auswählen. Dies lässt sich vermeiden, indem Sie die Kästchen für alle Nachrichtenempfänger anklicken. So erhält der Absender nur eine einzige Ablehnungsnachricht, in der alle abgelehnten Empfänger aufgeführt sind. Wenn Sie nicht alle Empfänger auswählen und dieselbe Nachricht zu einem späteren Zeitpunkt für weitere Empfänger ablehnen, erhält der Absender eine zweite Mitteilung.
Ablehnungsnachrichten enthalten im Textteil den Betreff der ursprünglichen Nachricht. Falls die ursprüngliche Nachricht aufgrund ihres Betreffs unter Quarantäne gestellt wurde, könnte daher auch die Ablehnungsnachricht unter Quarantäne gestellt werden, je nachdem, ob Sie Nachrichten der Kategorien Ausgehend und Intern – Senden in Ihre Quarantäneeinstellungen eingeschlossen haben.
Wenn Sie eine eingehende Gruppennachricht ablehnen, wird dem Absender keine Ablehnungsnachricht zugestellt. Die Ablehnungsnachricht wird einfach verworfen.

Nicht unterstützte Nachrichtentypen identifizieren

S/MIME-Signierung und -Verschlüsselung:

Wenn ein Absender fordert, dass ausgehende Nachrichten mit S/MIME signiert und verschlüsselt werden, wird die Nachricht abgelehnt und nicht an die Quarantäne gesendet.
Wenn ein Administrator Compliance- und Weiterleitungsregeln für die S/MIME-Signierung und -Verschlüsselung für ausgehende Nachrichten erstellt, bleibt die Nachricht davon unberührt und wird an die Quarantäne gesendet.

Quarantänebenachrichtigungen erhalten

Wenn Sie beim Hinzufügen oder Bearbeiten einer Quarantäne in der Admin-Konsole die Option Regelmäßig benachrichtigen, wenn Nachrichten unter Quarantäne gestellt werden auswählen, erhalten Sie regelmäßig entsprechende Benachrichtigungen.

In den Quarantänebenachrichtigungen wird Folgendes angezeigt:

Anzahl der pro Quarantäne eingegangenen Nachrichten
Gesamtzahl der im Benachrichtigungszeitraum unter Quarantäne gestellten Nachrichten

Sie werden innerhalb einer Stunde benachrichtigt, wenn E-Mails in die Quarantäne verschoben wurden. Wann solche Benachrichtigungen eingehen, richtet sich danach, wie oft neue E-Mails unter Quarantäne gestellt werden. Sie erhalten jedoch maximal eine Mitteilung pro Stunde.

Hinweis: Der Bericht "Quarantänezusammenfassung" und die Administratorquarantäne sind nicht dasselbe. Weitere Informationen

Nutzer E-Mail-Quarantänen verwalten lassen

G Suite-Super-Admins haben die Möglichkeit, bestimmten Nutzern Administratorberechtigungen zuzuweisen, damit sie Nachrichten in der Standardquarantäne und anderen benutzerdefinierten Quarantänen verwalten können.

Hinweis: In den Schritten dieses Abschnitts wird vorausgesetzt, dass Sie Richtlinien für Ihre Quarantänen erstellt und konfiguriert haben. Wenn Sie Hilfe beim Einrichten und Konfigurieren von Quarantänen benötigen, lesen Sie die Anleitung oben in diesem Artikel.

Administratorrollen und Quarantänen zuweisen

Die Administratorrolle, die Sie einem Nutzer zuweisen, bestimmt, welche Quarantänen er aufrufen und verwalten kann.

Administratorquarantäne aufrufen: Nutzer dürfen Nachrichten in allen Quarantänen, einschließlich der Standardquarantäne, aufrufen und verwalten.
Zugriff auf eingeschränkte Quarantänen: Nutzer dürfen Nachrichten in eingeschränkten Quarantänen aufrufen und verwalten.

Aus Datenschutzgründen werden die Nachrichten-ID und der Name der Quarantäne jedes Mal aufgezeichnet, wenn sich ein Nutzer mit einer dieser Administratorrollen anmeldet, um E-Mails zu verwalten. Diese Ereignisse werden in den Administratorberichten erfasst. Dort können Sie nachsehen, welche Aktion ausgeführt wurde.

Hinweis

Als G Suite-Administrator richten Sie Administratorrollen ein und weisen sie bestimmten Nutzern zu, damit diese Zugriff auf Nachrichten in einer Quarantäne erhalten und sie verwalten können. Dazu müssen Sie die folgenden Schritte ausführen.

Schritt 1: Neue Rolle mit Berechtigungen für Quarantänen erstellen

Klicken Sie in der Admin-Konsole auf Admin-Rollen und dann auf Neue Rolle erstellen.
Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein und klicken Sie auf Erstellen.
Klicken Sie auf dem Tab "Berechtigungen" unter Gmail auf das Kästchen neben Administratorquarantäne aufrufen oder neben Zugriff auf eingeschränkte Quarantänen.
Klicken Sie auf Speichern. Die neue Rolle wird ausgewählt und unter Von Nutzern erstellte Rollen angezeigt.

Schritt 2: Nutzern Administratorrollen zuweisen

Wenn Sie die Rollen ausgewählt haben, klicken Sie auf den Tab Administratoren und dann auf Administratoren zuweisen. Geben Sie einen Nutzernamen ein. Daraufhin wird automatisch die dazugehörige E-Mail-Adresse angezeigt. Alternativ können Sie auch direkt eine E-Mail-Adresse eingeben.
Wenn Sie einer Rolle mehrere Nutzer zuweisen möchten, klicken Sie auf Weitere zuweisen. Geben Sie die gewünschten Nutzernamen ein und klicken Sie auf Zuweisung bestätigen.

Schritt 3: Gruppe für Nutzer erstellen

Klicken Sie in der Admin-Konsole auf Gruppen und dann auf das Pluszeichen .
Geben Sie einen Namen, eine E-Mail-Adresse und eine Beschreibung für die Gruppe ein.
Wählen Sie für "Zugriffsebene" die Option Eingeschränkt aus.
Klicken Sie auf Erstellen.

Als Nächstes fügen Sie der Gruppe die Nutzer hinzu.

Schritt 4: Nutzer zur Gruppe hinzufügen

Gehen Sie in der Admin-Konsole zu Nutzer.
Suchen Sie den gewünschten Nutzer in der Liste und klicken Sie auf seinen Namen, um die Kontoseite zu öffnen.
Klicken Sie auf der Kontoseite auf Gruppen. Jetzt werden alle Gruppen angezeigt, zu denen der Nutzer gehört.
Klicken Sie auf das Pluszeichen .
Suchen Sie die Gruppe, die Sie für Nutzer mit Berechtigungen für Quarantänen erstellt haben, und wählen Sie sie aus.
Klicken Sie auf Hinzufügen.

Schritt 5: Eine Gruppe zu einer Quarantäne hinzufügen

Gehen Sie zu Apps > G Suite > Gmail, um die Seite mit den Gmail-Einstellungen aufzurufen.
Wählen Sie Quarantänen verwalten aus und klicken Sie neben der gewünschten Quarantäne auf Bearbeiten.
Klicken Sie im Bereich "Quarantäne bearbeiten" auf Gruppen auswählen und wählen Sie die Gruppe aus, die Sie für Administratoren mit Berechtigungen für Quarantänen erstellt haben.
Klicken Sie auf Speichern.

Nach Abschluss der oben aufgeführten Schritte können sich Nutzer anmelden und auf die Quarantäne zugreifen, der sie zugewiesen wurden. Nutzer mit Administratorberechtigungen sehen nach der Anmeldung die Admin-Konsole.

Zugriff von Nutzern auf Quarantänen verwalten

Nachdem Sie einem Nutzer Administratorberechtigungen für eine Quarantäne zugewiesen haben, kann er auf Nachrichten darin zugreifen und sie verwalten.

So verwalten Sie Nachrichten in einer Quarantäne:

Melden Sie sich in Ihrem G Suite-Konto an.
Gehen Sie im Webbrowser zu https://email-quarantine.google.com/adminreview. Wenn Sie die entsprechende Administratorrolle haben, werden Ihnen alle Quarantänen einer Gruppe angezeigt, in der Sie Mitglied sind.
Wählen Sie links die gewünschte Quarantäne aus. Anschließend können Sie Nachrichten in der Quarantäne aufrufen und verwalten.

Weitere Quarantäne- und Administratorregeln

Nachrichten in Quarantänen werden auf Grundlage der Administratorberechtigungen eines Nutzers und der für die Quarantäne konfigurierten Richtlinien angezeigt. Die folgenden Richtlinien gelten für Quarantänen und die ihnen zugewiesenen Nutzer und können Ihnen dabei helfen, häufige Probleme mit der Quarantäne zu lösen.

Nachrichten in der Standardquarantäne

Nachrichten in der Standardquarantäne wurden als Spam erkannt oder entsprechen Richtlinien, die Sie selbst konfiguriert haben. Sie können darüber hinaus aus folgenden Gründen in die Standardquarantäne verschoben werden:

Wenn Sie eine Quarantäneregel konfigurieren, diese jedoch keiner Quarantäne zuweisen, werden Nachrichten an die Standardquarantäne gesendet.
Wenn eine Quarantäne gelöscht wird, werden alle Nachrichten darin an die Standardquarantäne gesendet.

Nachrichten im Ordner "Alle Quarantänen"

Welche Nachrichten im Ordner "Alle Quarantänen" angezeigt werden, hängt von den Administratorberechtigungen eines Nutzers ab.

Administratorquarantäne aufrufen: E-Mails in allen Quarantänen werden angezeigt, einschließlich der Standardquarantäne.
Zugriff auf eingeschränkte Quarantänen: E-Mails in eingeschränkten Quarantänen, denen der Administrator zugewiesen ist, werden angezeigt. Das gilt nicht für Nachrichten in der Standardquarantäne.

Wichtig: Wenn ein beliebiger Administrator die Zustellung von Nachrichten aus dem Ordner "Alle Quarantänen" verweigert, gelten die Einstellungen der Standardquarantäne, auch wenn sie sich von den Einstellungen der aktuellen Quarantäne unterscheiden.

Nachrichten in den Ordnern "Verweigert" und "Erlaubt"

Welche Nachrichten in den Ordnern "Verweigert" und "Erlaubt" angezeigt werden, hängt von den Administratorberechtigungen eines Nutzers ab.

Administratorquarantäne aufrufen: E-Mails in den Ordnern "Verweigert" und "Erlaubt" werden angezeigt, einschließlich der Standardquarantäne.
Zugriff auf eingeschränkte Quarantänen: Nur E-Mails in den Ordnern "Verweigert" und "Erlaubt" mit Quarantänen, denen der Nutzer zugewiesen ist, werden angezeigt. Das gilt nicht für Nachrichten in der Standardquarantäne.

Nachrichten in eingeschränkten Quarantänen

Nachrichten in eingeschränkten Quarantänen können nur von Nutzern mit Administratorberechtigungen verwaltet werden (erlaubt/abgelehnt), die für diese Quarantänen gelten. Das gilt nicht für Nachrichten in der Standardquarantäne.

Administrator wurde aus einer Gruppe entfernt

Wenn ein Nutzer mit Administratorberechtigungen aus einer Gruppe entfernt wird, die einer Quarantäne zugewiesen ist, werden Nachrichten in dieser Quarantäne nicht mehr angezeigt und können von diesem Nutzer nicht mehr verwaltet werden. Wenn der Nutzer versucht, eine Quarantäne zu laden oder die Nachrichtenzustellung zu verwalten, tritt ein Fehler auf.

Gruppen wurden aus einer Quarantäne entfernt

Wenn die Zuweisung einer Gruppe zu einer Quarantäne aufgehoben wird, verlieren Administratoren mit Berechtigungen für eingeschränkte Quarantänen den Zugriff auf diese Quarantäne.

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