يجب تسجيل الدخول بحساب المشرف المتميز لإعداد وحدة عزل الرسائل الإلكترونية.
وحدة عزل الرسائل الإلكترونية هي عبارة عن ميزة في "أداة الإشراف على Google Workspace". يمكن لمشرفي Google Workspace باستخدام وحدة عزل الرسائل الإلكترونية ضبط إعدادات لإرسال الرسائل الإلكترونية الواردة منها والصادرة إلى وحدة العزل قبل تسليمها إلى المستلمين. مزيد من المعلومات حول أداة الإشراف.
عند عزل الرسائل الإلكترونية، يمكنك أنت والمشرفين الآخرين في مؤسستك مراجعتها قبل تسليمها إلى المستلمين. تساعد وحدة عزل الرسائل الإلكترونية في منع الرسائل غير المرغوب فيها، وتقليل فقدان البيانات، وحماية المعلومات السرية. تساعدك وحدة عزل الرسائل الإلكترونية أيضًا في إدارة مرفقات الرسائل، حتى لا يفتح أول يرسل المستخدمون في مؤسستك ملفات يُفترض ألا يفتحوها أو يُرسلوها.
بصفتك مشرفًا، يمكنك إضافة الإعدادات المُخصّصة في "وحدة تحكُّم المشرف في Google" التي تحدِّد الرسائل المعزولة. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى عزل الرسائل الصادرة التي تحتوي على معلومات سرية، أو الرسائل الواردة التي تحتوي على روابط أو مرفقات مريبة، أو جميع الرسائل التي تتضمن معلومات شخصية أو حساسة، مثل أرقام بطاقات الائتمان أو المعرّفات الضريبية.
عند عزل رسالة، يمكنك اتخاذ أي من الإجراءات التالية:
- تحديد الإعداد الذي يرسل الرسالة إلى وحدة العزل.
- تحرير الرسالة من وحدة العزل حتى يتم تسليمها إلى المستلم الأصلي.
- حظر تسليم الرسالة إلى المستلِم، ويمكنك إبلاغ المرسِل اختياريًا بأنّه تم حظرها.
تُخزّن الرسائل المعزولة حتى يتم اتخاذ إحدى الإجراءات. إذا لم يُتّخذ أي إجراء بشأن رسالة معزولة، ستُحذف الرسالة نهائيًا بعد 30 يومًا. تعرَّف على مزيد من المعلومات في المقالة إدارة الرسائل المعزولة.
ميزات وحدة العزل وحدودها
يوضّح هذا القسم السلوك والقيود التي يجب أن تكون على دراية بها عند استخدام وحدة عزل الرسائل الإلكترونية.
فترة الاحتفاظ بالبيانات في وحدة العزلتُخزّن الرسائل المعزولة في وحدة العزل لمدة تصل إلى 30 يومًا بعد إرسالها. وتُحذف الرسائل تلقائيًا وبشكل نهائي بعد 30 يومًا. ولا يتمكن المشرفين أو المستخدمين من استرداد الرسائل المحذوفة من وحدة العزل.
إذا استخدمت مساحة تخزين إضافية للبريد الإلكتروني مع فترة احتفاظ أطول، على سبيل المثال Google Vault، ستتوفر الرسائل المعزولة التي مر عليها أكثر من 30 يومًا في مساحة التخزين الإضافية إلى أن تنتهي فترة الاحتفاظ بالبيانات. لمعرفة المزيد من المعلومات عن فترات الاحتفاظ بالبيانات في أداة Vault، يُرجى الانتقال إلى مقالة الاحتفاظ برسائل Gmail باستخدام Vault.يتضمّن حسابك على Google Workspace وحدة عزل واحدة معدَّة مسبقًا. وتسمى هذه الوحدة وحدة العزل الافتراضية. وتُسمى وحدات العزل التي تنشئها وحدات العزل المخصَّصة. إذا أضفت إعدادات لعزل الرسائل، ولكن لم تحدّد وحدة عزل مخصّصة، يتم إرسال الرسائل المعزولة من خلال هذه الإعدادات إلى وحدة العزل الافتراضية.
إذا حذفت وحدة عزل مخصَّصة تحتوي على رسائل معزولة، تُنقل الرسائل في وحدة العزل التي حذفت إلى وحدة العزل الافتراضية.
يمكن للمشرفين المتميّزين إنشاء وحدات عزل مخصَّصة من أجل:
- دعم احتياجات النشاط التجاري المحددة. على سبيل المثال، قد ترغب في عزل جميع الرسائل الصادرة التي تحتوي على عبارة "سرّية للشركة".
- منح إذن الوصول إلى وحدة العزل لمجموعات محددة من المستخدمين. ويُطلق على ذلك اسم وحدة العزل المقيدة.
- يمكنك إرسال إشعار رفض إلى المُرسِلين عند حظر تسليم رسائلهم المعزولة.
- يمكنك إرسال إشعارات تلقائية إلى المشرفين حول الرسائل المعزولة.
يمكنك إنشاء وحدات عزل مخصصة متعددة. على سبيل المثال، قد ترغب في إنشاء وحدة عزل واحدة خاصة بالرسائل الصادرة التي تحتوي على محتوىً حساس، ووحدة عزل مختلفة خاصة بالرسائل الواردة التي تحتوي على مرفقات من المحتمل أن تكون خطيرة.
يمكن إرسال الرسائل إلى أكثر من وحدة عزل واحدة. يحدث ذلك عندما يكون لديك وحدات عزل متعددة وإعدادات متعددة ترسل رسائل إلى وحدات عزل مختلفة. عندما تتطابق رسالة مع أكثر من إعداد واحد لوحدة العزل، يتم إرسالها إلى جميع وحدات العزل المحدَّدة في الإعدادات المطابقة.
يمكنك اتخاذ إجراءات فقط بشأن الرسائل المعزولة الواردة أو الصادرة من مستخدمين مُسجَّلين في حسابك على Google Workspace. لا يمكن عزل أنواع الرسائل التالية:
- الرسائل المُرسَلة إلى "مجموعات Google"
- الرسائل الصادرة أو الواردة من الحسابات المعلَّقة أو غير المفعَّلة
- تظهر الرسائل الصادرة المعزولة في مجلد البريد المُرسَل الخاص بالمُرسِل. لا يؤثر حذف الرسالة من مجلد البريد المُرسَل في حالة الرسالة في وحدة العزل.
- لتجنب إرسال عدد كبير من الرسائل إلى وحدة العزل، لا ترسل رسائل خارجية إلى قوائم عناوين بريد إلكتروني كبيرة. عند عزل مجموعة أو قائمة رسائل، تُعزل نسخة من الرسالة لكل مستلم. وقد يؤدي ذلك إلى عزل عدد كبير من الرسائل.
يمكنك تفعيل الإشعارات من إعدادات وحدة العزل:
- لإبلاغ المُرسِلين عند عزل رسالتهم، يمكنك استخدام خيار إعدادات وحدة العزل إرسال رسالة الرفض الافتراضية.
- لإبلاغ المشرفين بشكل دوري بالرسائل المعزولة حديثًا، يمكنك استخدام خيار إعدادات وحدة العزل إرسال إشعار دوري عند عزل الرسائل.
لا يتم مطلقًا إشعار المُستلِمين عند عزل رسالة.
- إذا طلب المُرسِل تشفير S/MIME لرسالة صادرة تتطابق مع إعدادات وحدة العزل، تُرفض الرسالة ولا تُرسل إلى وحدة العزل.
- في حال ضبط المشرف قواعد التوجيه والامتثال لمعيار S/MIME للرسائل الصادرة، يتم إرسال الرسائل التي تُطابِق الإعدادات إلى وحدة العزل.
إعداد وحدة عزل الرسائل الإلكترونية
تتضمن Google Workspace وحدة عزل رسائل إلكترونية افتراضية يمكنك استخدامها لجميع الرسائل المعزولة. إذا كانت مؤسستك صغيرة نسبيًا أو لا ترسِل أو تستقبل الكثير من الرسائل الإلكترونية، قد تستوفي وحدة العزل الافتراضية متطلبات العزل.
يمكن للمشرفين إنشاء وحدات عزل مخصّصة لمزيد من المرونة ولنطاق أوسع. يمكنك إنشاء وحدات عزل مخصصة متعددة. على سبيل المثال، قد ترغب في إنشاء وحدة عزل واحدة خاصة بالرسائل الصادرة التي تحتوي على محتوىً حساس، ووحدة عزل مختلفة خاصة بالرسائل الواردة التي تحتوي على مرفقات من المحتمل أن تكون خطيرة.
يمكنك باستخدام وحدات العزل المخصَّصة إجراء ما يلي:
- منح إذن الوصول إلى وحدة العزل لمجموعات محددة من المستخدمين، ويسمى وحدة العزل المقيّدة.
- إرسال إشعار رفض إلى المُرسِلين عند رفض تسليم الرسائل المعزولة.
- إرسال رسالة تلقائية عند رفض تسليم الرسائل المعزولة.
لإعداد وحدة عزل رسائل إلكترونية مخصَّصة، عليك أولاً إضافة وحدة عزل جديدة، ثم إضافة الإعدادات التي تُرسِل الرسائل إلى وحدة العزل.
الخطوة 1: إضافة وحدة عزل الرسائل الإلكترونية
يمكنك إعداد وحدة عزل واحدة أو أكثر في "وحدة تحكُّم المشرف في Google".
عليك إجراء هذه الخطوة قبل إضافة إعدادات عزل الرسائل، لأنه يتعين عليك تحديد وحدة العزل في الإعدادات.
لإضافة وحدة عزل:
-
سجِّل الدخول إلى وحدة تحكم المشرف في Google.
يُرجى تسجيل الدخول باستخدام حساب المشرف (لا ينتهي بالنطاق gmail.com@).
-
In the Admin console, go to Menu
Apps
Google Workspace
- انقر على إضافة وحدة عزل.
- في مربع إعدادات إضافة وحدة عزل، اتّبِع الخطوات التالية:
خيار الإعدادات الإجراء المطلوب الاسم أدخِل اسمًا لوحدة العزل. قد تحتاج إلى استخدام اسم يصف نوع القاعدة التي ترسل الرسائل إلى وحدة العزل هذه، على سبيل المثال، المرفقات المريبة. يظهر هذا الاسم بجانب كل رسالة في لوحة بيانات وحدة العزل.
الوصف (اختياري) يمكنك إضافة المزيد من التفاصيل حول وحدة العزل. يُعرض الوصف على لوحة بيانات وحدة العزل. مجموعة مراجعي وحدة العزل (اختياري) يمكنك السماح لمستخدمين آخرين في مؤسستك بالوصول إلى وحدة العزل. ويجب أن يكونوا ضمن مجموعة أعددتها لهذا الغرض. في حال عدم اختيار مجموعة، يقتصر الوصول إلى وحدة العزل على المشرفين المتميّزين والمشرفين الذين تم منحهم امتياز الوصول إلى وحدة عزل المشرف في Gmail.
لإنشاء مجموعة جديدة للوصول إلى وحدة العزل، انقر في مربّع إضافة وحدة عزل على إدارة المجموعات. لمعرفة الخطوات التفصيلية، يُرجى الانتقال إلى السماح للمستخدمين بالوصول إلى وحدة عزل الرسائل الإلكترونية.
لمنح مجموعة حالية إذن الوصول إلى وحدة العزل:
- انقر على اختيار المجموعات.
- في نافذة اختيار المجموعات ، انتقِل إلى مجموعة أو ابحث عنها.
- انقر على اسم المجموعة لاختيارها.
- في أعلى يسار نافذة اختيار مجموعة، انقر على X لإغلاق النافذة وحفظ المجموعة في إعدادات وحدة العزل.
- لمنح إمكانية الوصول إلى المزيد من المجموعات، كرِّر الخطوات من أ إلى د.
نتيجة رفض الرسائل الإلكترونية الواردة عليك اختيار إجراءً لاتخاذه عند منع تسليم الرسائل الواردة المعزولة باستخدام هذا الإعداد:
- تجاهل الرسالة: لن تُسلم الرسالة إلى المستلمين ويتم حذفها. ولا يتلقّى المُرسِل إشعارًا بهذا.
- إرسال رسالة الرفض التلقائية: لن تُسلم الرسالة إلى المستلمين ويتم حذفها. ويتسلم المُرسِل رسالة الرفض.
تعرَّف على مزيد من المعلومات حول سلوك رفض الرسالة في استخدام رسائل الرفض التلقائية.
نتيجة رفض البريد الإلكتروني الصادر عليك اختيار إجراءً لاتخاذه عند منع تسليم الرسائل الصادرة المعزولة باستخدام هذا الإعداد:
- تجاهل الرسالة: لن تُسلم الرسالة إلى المستلمين ويتم حذفها. ولا يتلقّى المُرسِل إشعارًا بهذا.
- إرسال رسالة الرفض التلقائية: لن تُسلم الرسالة إلى المستلمين ويتم حذفها. ويتسلم المُرسِل رسالة الرفض.
تعرَّف على مزيد من المعلومات حول سلوك رفض الرسالة في استخدام رسائل الرفض التلقائية.
الإبلاغ بصورة دورية عند عزل الرسائل (اختياري) يمكنك تحديد هذا الخيار لإرسال إشعارات تلقائية ودورية إلى المشرفين المتميّزين عند عزل الرسائل.
محتوى الإشعار: تتضمن الإشعارات عدد الرسائل المضافة إلى كل وحدة عزل وإجمالي عدد الرسائل المعزولة خلال فترة الإشعار.
التوقيت: تُرسل الإشعارات في غضون ساعة بعد عزل رسالة. يستند معدل تكرار الإشعارات وتوقيتها إلى عدد مرات عزل الرسائل الجديدة. ويوجد إشعار واحد كحد أقصى في الساعة.
المستلِمون: تُرسل الإشعارات إلى المشرفين المتميّزين فقط. ولا تُرسل إلى المستخدمين الذين لديهم امتيازات دور المشرف "الوصول إلى وحدة عزل المشرف"، أو إلى المجموعات التي لديها امتيازات وحدة العزل.
- في أسفل مربّع إضافة إعداد، انقر على حفظ. تضاف وحدة العزل الجديدة إلى جدول إدارة وحدات العزل.
قد يستغرق تطبيق التغييرات مدة تصل إلى 24 ساعة، ولكن عادةً ما يتم تطبيقها بسرعة أكبر. مزيد من المعلومات - ولإضافة المزيد من وحدات العزل، كرِّر هذه الخطوات.
لحذف وحدة عزل أو تعديلها، في جدول إدارة وحدات العزل، اختَر الإجراء من عمود الإجراءات.
استخدام رسائل الرفض التلقائية
يحتوي هذا القسم على معلومات مهمة بشأن خيار إرسال رسالة الرفض التلقائية في إعدادات وحدة العزل.
- عند رفض رسالة جماعية واردة، يتم تجاهل رسائل الرفض (لا يتم تسليمها إلى المُرسِل)، حتى في حال تحديد هذا الخيار في إعداد وحدة العزل.
- في كل مرة ترفض فيها رسالة واحدة أو أكثر في إجراء واحد، يتلقى المُرسِل رسالة رفض. على سبيل المثال، إذا اخترت 3 رسائل من أحد المُرسلين ونقرت على رفض، ثم اختَرت 5 رسائل من المُرسِل نفسه ونقرت على رفض، سيتلقّى المُرسِل رسالتَي رفض. ولتقليل عدد رسائل الرفض إلى المُرسِلين، اختَر جميع الرسائل الواردة من مُرسِل واحد في آنٍ واحد، ثم انقر على رفض. يتلقى المرسِل رسالة رفض واحدة تسرد جميع الرسائل المرفوضة ومستلميها.
- تتضمن رسائل الرفض موضوع الرسالة الأصلية والرسالة المعزولة في نص الرسالة. لذلك، إذا تسبب الموضوع في عزل الرسالة الأصلية، تكون رسالة الرفض معرّضة أيضًا للعزل. ولحل هذه المشكلة، عليك تعديل إعدادات وحدة العزل لاستبعاد الرسائل من النوع "صادرة" أو "داخلية - يجري إرسالها".
الخطوة 2: إضافة الإعدادات إلى رسائل وحدة العزل
يمكنك بعد إنشاء وحدة عزل واحدة أو أكثر إضافة الإعدادات التي تحدِّد الرسائل التي ستعزل.
تُرسل الرسائل إلى وحدة العزل بناءً على الإعدادات التي تضيفها في "وحدة تحكُّم المشرف في Google". تشتمل إعدادات Gmail في الجدول أدناه على خيار عزل الرسائل التي تستوفي المعايير المحددة في الإعدادات. تُحدِّد الإعدادات أيضًا رسائل وحدة العزل التي تُرسل إليها. يمكنك إرسال الرسائل إلى وحدة العزل الافتراضية أو إلى وحدة عزل مخصّصة أنشأتها.
لمعرفة الخطوات التفصيلية لإضافة أو حذف أو تعديل إعدادات عزل الرسائل الإلكترونية، يُرجى الانتقال إلى الصفحة المرتبطة من عمود الإعداد في الجدول أدناه:
| الإعدادات | الوصف |
|---|---|
| امتثال المُرفقات |
عزل الرسائل استنادًا إلى اسم ملف المرفق أو نوع ملف المرفق أو إجمالي حجم الرسالة (بما في ذلك المرفقات). على سبيل المثال، قد تحتاج إلى عزل الرسائل الواردة والصادرة التي تحتوي على مرفقات بتنسيق .exe لأحتمالية أن يكون المرفق برنامجًا خطيرًا. الإشعارات: يتضمن هذا الإعداد خيار إرسال إشعار إلى المُرسلين في مؤسستك عندما يُرسلون رسالة داخلية تم عزلها بهذا الإعداد. |
| امتثال المحتوى |
عزل الرسائل إذا كانت تحتوي على نوع المحتوى الحسّاس الذي تحدده، وتحدد مكان المحتوى الحسّاس في الرسالة. على سبيل المثال، قد ترغب في عزل الرسائل الصادرة التي تحتوي على رقم بطاقة ائتمان في نص الرسالة. الإشعارات: يتضمن هذا الإعداد خيار إرسال إشعار إلى المُرسلين في مؤسستك عندما يُرسلون رسالة داخلية تم عزلها بهذا الإعداد. |
| المحتوى غير المقبول | عزل الرسائل استنادًا إلى ما إذا كانت تتضمن كلمات معيّنة تحدّدها بنفسك، وذلك من خلال قائمة الكلمات المُخصَّصة التي تنشئها. على سبيل المثال، قد ترغب في عزل الرسائل الواردة التي تحتوي على لغة نابية. |
| التوجيه |
عزل الرسائل استنادًا إلى من هم المرسلين أو المستلمين. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى عزل جميع الرسائل الواردة من نطاق أرسل رسائل إلكترونية ضارة إلى المستخدمين في الماضي. الإشعارات: يتضمن هذا الإعداد خيار إرسال إشعار إلى المُرسلين في مؤسستك عندما يُرسلون رسالة داخلية تم عزلها بهذا الإعداد. |
| الرسائل غير المرغوب فيها | عزل الرسائل الواردة التي يحددها Gmail على أنها رسائل غير مرغوب فيها. |
