Configurer les options de visibilité et de partage dans Agenda

En tant qu'administrateur G Suite, vous déterminez dans quelle mesure les personnes de votre organisation sont autorisées à partager des informations d'agenda avec des personnes extérieures. Vous pouvez également définir le niveau de partage par défaut au sein de votre organisation.

Pour partager votre propre agenda, consultez plutôt l'article Partager votre agenda avec d'autres internautes.

Configurer les options de partage

Étape 1 : Configurer les options de partage pour les utilisateurs
  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Applications puis G Suite puis Agenda.
  3. Cliquez sur Paramètres de partage.
  4. Si vous gérez plusieurs unités organisationnelles, sélectionnez celle dont vous souhaitez configurer les paramètres de partage.

  5. Dans la section Options de partage externe, indiquez dans quelle mesure vos utilisateurs peuvent partager leurs agendas avec des personnes extérieures à votre organisation.
    • Informations de disponibilité uniquement (masquer les détails de l'événement) : les utilisateurs peuvent transmettre leurs informations de disponibilité aux personnes extérieures à votre organisation. Les détails de l'événement sont toutefois masqués. Les adresses privées sont masquées dans les agendas des utilisateurs.
    • Partager toutes les informations, sans que les utilisateurs externes puissent modifier l'agenda : les utilisateurs peuvent partager les données de leur agenda avec des personnes extérieures à votre organisation, y compris la liste des invités, le lieu et la description. Les adresses privées sont masquées dans les agendas des utilisateurs.
    • Partager toutes les informations et autoriser les utilisateurs externes à modifier les agendas : les utilisateurs peuvent partager toutes les données de leur agenda avec des personnes extérieures à votre organisation, y compris la liste des invités, le lieu et la description. Les adresses privées sont affichées.
    • Partager toutes les informations et autoriser la gestion des agendas : les utilisateurs peuvent partager des informations d'agenda avec des personnes extérieures à l'organisation. Ils peuvent également autoriser des personnes extérieures à gérer leurs agendas. Les adresses privées sont affichées.

    Si vous abaissez le niveau de partage externe, les personnes extérieures à votre organisation risquent de ne plus avoir accès à des agendas qu'ils pouvaient auparavant consulter.

  6. Dans la section Options de partage interne, indiquez dans quelle mesure les agendas de vos utilisateurs sont partagés par défaut avec les autres membres de votre organisation. Les utilisateurs peuvent modifier les paramètres de leurs propres agendas.
    • Sans partage : les agendas ne sont pas partagés tant que les utilisateurs ne les partagent pas eux-mêmes.
      Remarque : Si vous choisissez l'option Sans partage, vos utilisateurs n'auront pas accès à la fonctionnalité Rechercher un horaire dans l'application mobile.
    • Informations de disponibilité uniquement (masquer les détails de l'événement) : seules les informations de disponibilité s'affichent.
    • Partager toutes les informations : toutes les informations sont publiques, sauf si les utilisateurs modifient leurs propres paramètres. Les utilisateurs peuvent également rendre certains événements privés.

    Si vous modifiez le niveau de partage interne, la modification s'applique aux nouveaux agendas et aux agendas existants (si l'utilisateur n'a pas personnalisé les paramètres de son agenda).

  7. Dans la section Appels vidéo, cochez ou non l'option Ajouter automatiquement des appels vidéo aux événements créés par un utilisateur. Si vous sélectionnez cette option, les utilisateurs pourront néanmoins supprimer les appels vidéo des événements individuels.
  8. Dans la section Invitations externes, indiquez si vous souhaitez ou non avertir les utilisateurs lorsqu'ils invitent des personnes extérieures. En savoir plus
  9. Activez ou désactivez l'option Activer les heures de travail. Si l'option "Activer les heures de travail" est activée, les utilisateurs de votre organisation peuvent définir leurs heures de travail dans leurs agendas. Dans le cas contraire, ce paramètre n'est pas disponible pour les utilisateurs.
  10. Cliquez sur Enregistrer.
  11. (Facultatif) Pour configurer les options de partage externe des agendas secondaires, cliquez sur G Suite > Agenda > Paramètres généraux.

    Vous verrez les mêmes options que pour les agendas principaux. Vous ne pouvez pas les configurer individuellement pour chaque unité organisationnelle.

La prise en compte des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures.

Étape 2 : Mettre à jour les options de partage interne pour les agendas existants (facultatif)

Vous pouvez modifier les options de partage interne à l'aide d'API pour en modifier le niveau par défaut.

Pour mettre à jour les agendas existants :

  1. Utilisez l'API Directory pour récupérer et analyser la liste de tous vos utilisateurs.
  2. Utilisez l'API Google Calendar pour mettre à jour les listes de contrôle d'accès des agendas.

Remarque : Vous ne pouvez pas modifier les options de partage interne à l'aide de la console d'administration. 

Fonctionnement du partage des agendas

Vous pouvez restreindre le contenu que vos utilisateurs peuvent partager avec des personnes extérieures

Dès lors que vous limitez le partage externe au sein de votre organisation, les utilisateurs ne peuvent pas dépasser cette limite lorsqu'ils partagent des événements individuels. Par exemple, si vous choisissez de limiter le partage externe aux informations de disponibilité, seules les informations de disponibilité des événements publics sont partagées.

Remarque : Les utilisateurs extérieurs à l'organisation qui ont précédemment synchronisé des événements sur leur appareil mobile verront peut-être des informations dont l'accès est limité. Ils n'y auront plus accès dès que leur appareil aura été effacé et resynchronisé.

Les utilisateurs contrôlent le contenu qu'ils partagent en interne

Lorsqu'ils partagent leurs agendas avec d'autres membres de l'équipe, les utilisateurs peuvent choisir les modalités de partage. Les options de partage interne définies pour votre organisation sont appliquées automatiquement si l'utilisateur n'a pas personnalisé les paramètres de son agenda.

Les super-administrateurs ont accès à tous les agendas

Les super-administrateurs ont accès à tous les détails des événements figurant dans les agendas de tous les utilisateurs, quelles que soient les modalités de partage de ces agendas.
Remarque : Lorsqu'un utilisateur devient super-administrateur, il peut s'écouler jusqu'à deux semaines avant que ces autorisations ne prennent effet.
Pour ce faire, vous devez être connecté en tant que super-administrateur.

Pour voir l'agenda d'un utilisateur :

  1. Connectez-vous en tant que super-administrateur.
  2. Accédez à Google Agenda.
  3. À gauche, sous Autres agendas, saisissez l'adresse e-mail de l'utilisateur concerné.

L'agenda de cet utilisateur apparaît alors dans votre liste Mes agendas, quelles que soient ses modalités de partage.

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