Configurer les options de visibilité et de partage dans Agenda

Cet article s'adresse aux administrateurs. Pour partager votre propre agenda, consultez plutôt Partager votre agenda.

En tant qu'administrateur, vous pouvez contrôler le niveau d'informations que les membres de votre organisation sont autorisés à partager avec des utilisateurs extérieurs. Vous pouvez également définir le niveau de partage par défaut pour les utilisateurs de votre organisation.

Lorsque vous limitez le partage externe pour votre organisation, les utilisateurs ne peuvent pas dépasser les limites fixées lorsqu'ils partagent des événements individuels. Par exemple, si vous choisissez de limiter le partage externe aux informations de disponibilité et qu'un agenda est partagé avec d'autres personnes, celles-ci verront uniquement la mention "occupé" à la place des événements.

Conseil : Les utilisateurs externes à l'organisation qui ont précédemment synchronisé des événements sur leur appareil mobile voient peut-être encore des informations dont l'accès est désormais limité. Révoquez cet accès en effaçant les données d'agenda et en resynchronisant leur appareil.

Sélectionner les données partageables 

Vous pouvez partager les agendas de votre organisation avec tout le monde, mais pas avec un domaine externe spécifique. Les utilisateurs peuvent choisir les modalités de partage de leurs agendas avec les autres membres de leur organisation. 

Remarque : Les super-administrateurs et les administrateurs dotés de l'autorisation Gestion du matériel Meet ont accès aux détails des événements dans les agendas de tous les utilisateurs, quels que soient les paramètres de partage.

Autoriser ou limiter le partage externe
  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à ApplicationspuisGoogle WorkspacepuisGoogle Agenda.
  3. Cliquez sur Paramètres de partage.
  4. Pour appliquer le paramètre à tous les utilisateurs, vérifiez que l'unité organisationnelle racine est sélectionnée. Sinon, sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou un groupe de configuration.
  5. Dans la section Options de partage externe, indiquez dans quelle mesure vos utilisateurs peuvent partager leurs agendas avec des personnes externes à votre organisation. 
    Si vous abaissez le niveau de partage externe, les personnes externes à votre organisation risquent de ne plus avoir accès à des agendas qu'ils pouvaient auparavant consulter.
    • Informations de disponibilité uniquement (masquer les détails de l'événement) : pour consulter les informations de disponibilité de votre agenda, sans voir les noms ni les détails des événements.
    • Partager toutes les informations, sans que les utilisateurs externes puissent modifier les agendas : pour consulter les détails de tous les événements, sauf ceux marqués comme privés.
      • Accédez au paramètre de fuseau horaire de l'agenda.
      • Abonnez-vous aux alertes par e-mail pour être informé quand des événements sont créés, modifiés, annulés, quand leur date approche ou que des réponses sont reçues.
    • Partager toutes les informations et autoriser les utilisateurs externes à modifier les agendas : pour consulter les détails de tous les événements, y compris privés. 
      • Ajoutez et modifiez des événements.
      • Restaurez ou supprimez définitivement des événements depuis la corbeille de l'agenda.
      • Accédez au paramètre de fuseau horaire de l'agenda.
      • Abonnez-vous aux alertes par e-mail pour être informé quand des événements sont créés, modifiés, annulés, quand leur date approche ou que des réponses sont reçues.
    • Partager toutes les informations et autoriser la gestion des agendas : pour accéder aux détails de tous les événements, même privés. 
      • Ajoutez et modifiez des événements.
      • Restaurez ou supprimez définitivement des événements depuis la corbeille de l'agenda.
      • Accédez au paramètre de fuseau horaire de l'agenda.
      • Modifiez les paramètres de partage.
      • Abonnez-vous aux alertes par e-mail pour être informé quand des événements sont créés, modifiés, annulés, quand leur date approche ou que des réponses sont reçues.
      • Supprimez définitivement l'agenda.
  6. (Facultatif) Pour configurer les options de partage externe des agendas secondaires créés par les utilisateurs, accédez à Google WorkspacepuisAgendapuisParamètres généraux.

    Vous voyez les mêmes options que pour les agendas principaux. Vous ne pouvez pas les configurer pour une unité organisationnelle individuelle.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

La prise en compte des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures.

Articles associés

Définir des options de partage interne par défaut
Les options de partage interne définies pour votre organisation sont appliquées automatiquement si l'utilisateur n'a pas personnalisé les paramètres de son agenda.
  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à ApplicationspuisGoogle WorkspacepuisGoogle Agenda.
  3. Cliquez sur Paramètres de partage.
  4. Dans les options de partage interne des agendas principaux, indiquez les modalités de partage par défaut des agendas de vos utilisateurs avec les autres membres de l'organisation.
    Si vous modifiez le niveau de partage interne, la modification s'applique aux nouveaux agendas et aux agendas existants dont l'utilisateur n'a pas personnalisé les paramètres.
    • Sans partage : les agendas ne sont pas partagés tant que les utilisateurs ne les partagent pas eux-mêmes. La fonctionnalité Rechercher un horaire n'est pas disponible dans l'application mobile des utilisateurs.
    • Informations de disponibilité uniquement (masquer les détails de l'événement) : seules les informations de disponibilité s'affichent.
    • Partager toutes les informations : toutes les informations sont publiques, sauf si les utilisateurs modifient leurs propres paramètres. Les utilisateurs peuvent également rendre certains événements privés.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Articles associés

(Avancé) Modifier le partage interne des agendas via l'API

Les API vous permettent de changer les options de partage interne en modifiant le niveau par défaut. Pour modifier les agendas existants :

  1. Récupérez et analysez la liste de tous vos utilisateurs. Consultez la procédure sur la page de l'API Directory.
  2. Modifiez les listes de contrôle d'accès des agendas. Consultez la procédure sur la page de l'API Google Calendar.

Aide pour vos utilisateurs

Si vos utilisateurs souhaitent comprendre pourquoi leurs options de partage sont limitées ou comment rendre un agenda public, renvoyez-les vers les ressources suivantes :

 

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