Este artículo está dirigido a administradores. Si quieres compartir un calendario personal, consulta el artículo Compartir tu calendario con otra persona.
Como administrador, puedes controlar cuánta información de los calendarios pueden compartir las personas de tu organización con usuarios externos. También puedes elegir el nivel predeterminado de acceso a las opciones para compartir de los usuarios de la organización.
Una vez que limites la información que se puede compartir con personas ajenas a tu organización, tus usuarios no podrán superar ese límite cuando compartan eventos concretos. Por ejemplo, supongamos que en tu organización solo permites que se comparta información de libre/ocupado con personas externas. En ese caso, si se comparte un calendario con usuarios externos, esos usuarios no verán directamente tus eventos, sino que en el calendario solo les aparecerá que esas horas están ocupadas.
Es posible que los usuarios externos que utilicen dispositivos móviles y hayan sincronizado eventos antes de que limitaras los datos que se comparten sigan viendo la información restringida. Para que no tengan acceso a esa información, borra los datos de calendario de sus dispositivos y haz que vuelvan a sincronizarlos.
Decidir lo que pueden compartir los usuarios
Puedes compartir los calendarios de tu organización públicamente, pero no con un dominio externo concreto. Los usuarios pueden elegir cómo comparten sus calendarios con otros usuarios de la misma organización.
Nota: Los superadministradores y los administradores que tienen el permiso Gestión de hardware de Meet pueden consultar los detalles de todos los eventos de los calendarios de todos los usuarios, independientemente de cómo se hayan compartido.
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
Aplicaciones
Google Workspace
- Haz clic en Opciones para compartir.
- Si quieres que el ajuste que elijas a continuación se aplique a todos los usuarios, deja seleccionado el nivel organizativo superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.
- En la sección Opciones para compartir de forma externa, selecciona qué nivel de información sobre sus calendarios pueden compartir tus usuarios con personas ajenas a la organización.
Si restringes los permisos para compartir calendarios externamente, los usuarios ajenos a tu organización pueden perder el acceso a calendarios que antes podían ver.- Compartir solo información de libre/ocupado (ocultar detalles del evento): los usuarios externos pueden ver si una persona está ocupada o no, pero no pueden ver el nombre ni los detalles de los eventos.
- Compartir toda la información, pero no permitir que los usuarios externos modifiquen los calendarios: los usuarios externos pueden ver los detalles de todos los eventos, salvo los que están marcados como privados.
- Pueden buscar el ajuste de zona horaria del calendario.
- Pueden suscribirse para recibir alertas por correo cuando se creen, cambien, cancelen o se acerquen eventos, o cuando alguien responda a ellos.
- Compartir toda la información y permitir que los usuarios externos puedan modificar los calendarios: los usuarios externos pueden consultar los detalles de todos los eventos, incluidos los privados.
- También pueden añadir y editar eventos.
- Pueden restaurar o eliminar definitivamente eventos que estén en la papelera del calendario.
- Pueden buscar el ajuste de zona horaria del calendario.
- Pueden suscribirse para recibir alertas por correo cuando se creen, cambien, cancelen o se acerquen eventos, o cuando alguien responda a ellos.
- Compartir toda la información y permitir la gestión de los calendarios: los usuarios externos pueden consultar los detalles de todos los eventos, incluidos los privados.
- También pueden añadir y editar eventos.
- Pueden restaurar o eliminar definitivamente eventos que estén en la papelera del calendario.
- Pueden buscar el ajuste de zona horaria del calendario.
- Pueden cambiar las opciones para compartir.
- Pueden suscribirse para recibir alertas por correo cuando se creen, cambien, cancelen o se acerquen eventos, o cuando alguien responda a ellos.
- Pueden eliminar el calendario definitivamente.
- (Opcional) Si quieres configurar las opciones para compartir de forma externa los calendarios secundarios que crean los usuarios, ve a Google Workspace
Verás que hay las mismas opciones que para configurar los calendarios principales. La única diferencia es que no podrás configurarlas en unidades organizativas concretas.
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Haz clic en Guardar. Si has configurado una unidad organizativa o un grupo, puedes heredar o anular una unidad organizativa superior, o bien no definir ninguna opción en el caso de los grupos.
Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en Configuración para compartir.
- En la sección Opciones para compartir de forma interna los calendarios principales, elige cómo se comparten de forma predeterminada los calendarios de tus usuarios con otras personas de tu organización.
Cuando cambias el nivel de uso compartido interno de los calendarios, el cambio se aplica tanto a los calendarios nuevos como a los que ya están creados si sus propietarios no han personalizado su configuración.- No compartir: los calendarios no se comparten a menos que los usuarios propietarios decidan hacerlo. Los usuarios de la aplicación móvil no pueden utilizar la función Encontrar un hueco.
- Solo información de disponibilidad (ocultar detalles del evento): solo se muestra la información de disponibilidad.
- Compartir toda la información: toda la información es pública a menos que los usuarios cambien sus propios ajustes. Los usuarios también pueden hacer que determinados eventos sean privados.
- Haz clic en Guardar.
Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información
(Avanzado) Cambiar las opciones de uso compartido interno de los calendarios mediante APIs
Puedes cambiar las opciones de uso compartido interno de los calendarios mediante APIs para modificar el nivel de acceso predeterminado. Para modificar calendarios ya creados, sigue estos pasos:
- Genera y analiza la lista de todos tus usuarios. Consulta cómo hacerlo en el artículo sobre la API de Directory.
- Actualiza la Lista de control de acceso de los calendarios. Consulta cómo hacerlo en el artículo sobre la API de Google Calendar.
Ayudar a los usuarios
Si tus usuarios se preguntan por qué no pueden compartir el calendario con todo el mundo o quieren saber cómo publicar un calendario, remítelos a estos artículos:
