Informes de usuario: seguridad

Ver la configuración de las cuentas de tus usuarios y su exposición a riesgos de seguridad

Como administrador de una organización, puedes abrir un informe de seguridad para supervisar la exposición de tus usuarios a riesgos relacionados con los datos. En Informes de usuario, el informe "Seguridad" te ofrece un resumen completo de cómo comparten datos los usuarios, cómo acceden a ellos y si toman las precauciones de seguridad necesarias. En él puedes consultar, por ejemplo, quiénes instalan aplicaciones externas, comparten muchos archivos, se saltan la verificación en dos pasos o usan llaves de seguridad.

Paso 1: Abre el informe de seguridad

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve aInformes y luego Informes de usuario y luego Seguridad.

Paso 2: Revisa los datos

El informe "Seguridad" se basa en los siguientes datos de usuario.

Nota: El acceso a algunos de los informes de actividad depende de la edición de Google Workspace que tengas.

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General
Columna del informe Descripción
Aplicaciones externas

El número de aplicaciones de terceros con autorización para acceder a los datos de un usuario.

Nota: Si quieres saber cómo puedes ver los nombres de las aplicaciones de cada usuario y revocar el acceso de aplicaciones externas, consulta el artículo Gestionar la configuración de seguridad de los usuarios.

Registro en la verificación en dos pasos

Indica si un usuario se ha registrado en la verificación en dos pasos.

Nota: Estos datos podrían tener un retraso de hasta 48 horas. Para ver en tiempo real cuál es el estado del registro de cada usuario en la verificación en dos pasos, consulta el artículo Gestionar la configuración de seguridad de los usuarios.

Implementación obligatoria de la verificación en dos pasos Indica si un usuario está obligado a registrarse en la verificación en dos pasos.
Conformidad con la política de longitud de la contraseña Indica si el usuario cumple o no los requisitos de longitud de la contraseña. Para saber cómo definir requisitos de contraseñas, consulta el artículo Aplicar y supervisar los requisitos de las contraseñas de los usuarios.
Nivel de seguridad de la contraseña Indica si el usuario tiene una contraseña segura o poco segura según los requisitos de las contraseñas definidos por un administrador. Para saber cómo definir requisitos de contraseñas, consulta el artículo Aplicar y supervisar los requisitos de las contraseñas de los usuarios.
Estado de la cuenta del usuario

El estado de la cuenta del usuario (Activas, Bloqueadas o Suspendidas).

Nota: El estado de las cuentas de usuario Activas incluye los usuarios eliminados de forma no definitiva.

Estado del administrador El acceso de administrador de un usuario: Superadministrador, Administrador o Ninguno.
Acceso a aplicaciones poco seguras Indica si el usuario puede bloquear o permitir el acceso de las aplicaciones poco seguras a sus propias cuentas (Denegado o Permitido, respectivamente).
Llaves de seguridad registradas El número total de llaves de seguridad registradas por los usuarios de este dominio.
Gmail
Columna del informe Descripción
Gmail (POP): usado por última vez La última vez que el usuario usó el protocolo de oficina postal (POP) para acceder a Gmail.
Gmail (IMAP): usado por última vez La última vez que el usuario usó el protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP) para acceder a Gmail.
Gmail (Web): usado por última vez La última vez que el usuario usó la versión web de Gmail. Ten en cuenta que esta marca de tiempo no está sincronizada con la de Último acceso.
Drive

En las nuevas métricas se incluye el concepto "añadido" porque ahora también se cuentan los eventos en los que se añade algo (incluidas la creación y la subida de archivos, la recuperación de archivos de la papelera o la transferencia de propiedad). En métricas anteriores no se contaban todos estos eventos. Estas acciones se registran independientemente del estado final del elemento. Si se producen diferentes eventos de adición en un mismo archivo, no se incrementa el total acumulado; el informe solo refleja el número diario de cambios con respecto al total.

Columna del informe Descripción
Archivos compartidos con usuarios externos El número de eventos que se registran cuando el usuario comparte archivos con usuarios externos.
Archivos compartidos con usuarios internos El número de eventos que se registran cuando el usuario comparte archivos con usuarios internos.
Público El número de eventos que se registran cuando el usuario del dominio comparte archivos que están disponibles públicamente.
Cualquier usuario con el enlace El número de eventos que se registran cuando el usuario del dominio comparte archivos que están disponibles para todos los usuarios que dispongan del enlace.
Archivos compartidos con cualquier usuario del dominio que tenga el enlace El número de eventos que se registran cuando el usuario del dominio comparte archivos que están disponibles para todos los usuarios del dominio que dispongan del enlace.
Archivos compartidos con cualquier usuario del dominio El número de eventos que se registran cuando el usuario del dominio comparte archivos que pueden ver todos los usuarios del dominio.
Fuera del dominio El número de eventos que se registran cuando el usuario del dominio comparte archivos explícitamente con personas o grupos que están fuera del dominio.
Archivos compartidos en el dominio El número de eventos que se registran cuando el usuario del dominio comparte archivos explícitamente con personas o grupos del dominio.
Archivos compartidos de forma privada El número de archivos de Drive que no se comparten.

 

Nota: Las métricas de las actividades anteriores registran el número de cambios diarios correspondientes.

Paso 3: Personaliza los datos del informe

  1. Abre el informe tal como se indica más arriba.
  2. Haz clic en Configuración ""
  3. (Opcional) Para añadir columnas al gráfico, haz clic en la flecha hacia abajo "" que hay junto a Añadir columna y, a continuación, selecciona las opciones de la lista.
  4. (Opcional) Para quitar un elemento del gráfico, junto a su nombre, haz clic en Quitar "".
  5. (Opcional) Para reorganizar las columnas, arrastra y suelta un elemento a otra posición.
  6. Haz clic en Guardar.

Paso 4: Filtra los datos y exporta el informe

Filtrar por usuario o actividad

Puedes acotar el informe para que se muestren usuarios o eventos específicos. Por ejemplo, puedes crear un filtro para encontrar a todos los usuarios que utilizan la verificación en dos pasos o un filtro para mostrar una lista de las personas que comparten muchos enlaces externos.

  1. Abre el informe tal como se indica en el paso 1 de este artículo.
  2. En la parte superior del informe, haz clic en Añadir un filtro.
  3. Haz clic en uno de los filtros de la lista, introduce los criterios y haz clic en Aplicar.

Filtrar por unidad organizativa

Puedes filtrar por unidad organizativa para comparar estadísticas de diferentes organizaciones secundarias de un dominio.

  1. Abre el informe tal como se indica más arriba.
  2. En la parte superior del informe, haz clic en Unidad organizativay luegoselecciona una unidad de la lista.
  3. Haz clic en Aplicar.

Aunque estés buscando datos antiguos, solo puedes hacerlo en la jerarquía de organización actual. Los datos anteriores al 20 de diciembre del 2018 no aparecerán en los resultados filtrados.

Filtrar por grupo

También puedes filtrar los datos del informe por grupo. Para que aparezca un grupo en este filtro, debes incluirlo en la lista de permitidos:

  1. Abre el informe tal como se indica más arriba.
  2. En la parte superior del informe, haz clic en Filtro de grupos.
  3. Haz clic en Incluir grupos en la lista de permitidos.
    Se mostrará la página Incluir grupos en la lista de permitidos.
  4. Haz clic en Añadir grupos.
  5. Selecciona un grupo de la lista o escribe texto para buscar su nombre.
  6. Haz clic en Añadir para añadir grupos concretos a la lista.
  7. Haz clic en Guardar.
    Nota: Una vez que has añadido un grupo a la lista de permitidos, los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.
  8. Para personalizar los datos del informe, vuelve al informe y haz clic en Filtro de grupos para filtrar por grupo.

Mostrar datos de una fecha determinada

Selecciona Ver por fecha y usa el selector de fechas para mostrar datos de una fecha concreta. Si quieres ver los datos más recientes de cada aplicación, selecciona Más recientes. En muchas métricas están disponibles los datos de los últimos seis meses, aunque en otras el periodo de tiempo es menor.

Exportar los datos de un informe

Puedes exportar los datos del informe a una Hoja de cálculo de Google o descargarlos en un archivo CSV.

  1. Abre el informe tal como se indica en el paso 1 de este artículo.
  2. (Opcional) Cambia los datos que se incluirán en la exportación según se describe en el paso 3 de este artículo.
  3. En el informe, haz clic en Descargar "".
  4. Selecciona las columnas que quieres incluir y el formato del informe.
  5. Haz clic en Descargar.

Puedes exportar hasta 210.000 celdas. La cantidad máxima de filas depende del número de columnas que selecciones.

¿Qué antigüedad tienen los datos que se muestran?

No aparecerán los datos completos hasta la fecha actual, sino que aparecerá la fecha más reciente de los datos de esa columna debajo del título del gráfico. En la tabla situada debajo del gráfico se muestran los datos de la fecha más reciente.

Es posible que a veces aparezca un asterisco (*) junto al nombre de una columna, lo que indica que los datos de esa columna podrían estar obsoletos en comparación con los de otras columnas.

Para saber cuándo se obtienen los datos y durante cuánto tiempo se conservan, consulta el artículo Plazos de conservación y periodos de retraso de los datos.

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