Log di controllo di Drive

Visualizzare le attività degli utenti con i file di Drive

Questa funzionalità è disponibile con le versioni G Suite Business, G Suite for Education, G Suite Enterprise e Drive Enterprise. Confronta le versioni

Puoi utilizzare il log di controllo di Google Drive per registrare le attività degli utenti della tua organizzazione. Nel log di controllo di Google Drive sono inclusi i contenuti creati dagli utenti in Documenti, Fogli e Presentazioni Google e in altre applicazioni G Suite, nonché i contenuti creati altrove e caricati su Drive dagli utenti, ad esempio file PDF e Microsoft® Word®. 

Le organizzazioni con qualsiasi versione di G Suite possono utilizzare l'API Activity per accedere ai dati dei rapporti di base di G Suite a livello di programmazione, mentre le organizzazioni con G Suite Enterprise, G Suite Business o Drive Enterprise possono utilizzare una nuova API Reports per accedere ai dati dei rapporti avanzati di G Suite.

Importante: gli eventi di controllo di Drive vengono registrati solo per i file di proprietà degli utenti con G Suite Enterprise, G Suite Business o Drive Enterprise.

Passaggio 1: apri il log di controllo di Drive

  1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (non termina con @gmail.com).

  2. Nella home page della Console di amministrazione, vai a Rapporti.

    Per visualizzare Rapporti potrebbe essere necessario fare clic su Altri controlli in fondo alla pagina.

  3. A sinistra, sotto Controllo, fai clic su Drive.

    Potrebbe essere necessario scorrere per vedere Controllo.

  4. (Facoltativo) Accanto alle colonne, fai clic su Gestisci colonne Gestisci colonne e seleziona quelle che vuoi visualizzare o nascondere.

Passaggio 2: interpreta i dati del log di controllo di Drive

Dati che puoi visualizzare

I log di controllo di Drive nella Console di amministrazione Google si basano sui seguenti dati utente:

Tipo di dati Descrizione Filtraggio all'interno della Console di amministrazione
Nome evento

Azione eseguita dall'utente, ad esempio: azioni di visualizzazione, ridenominazione, creazione, modifica, anteprima, stampa, aggiornamento, eliminazione, caricamento, download o condivisione di un file di Drive.

La maggior parte delle azioni viene registrata nel log immediatamente. Tuttavia, gli eventi in anteprima nel visualizzatore di Drive possono essere ritardati di 12 ore o più dal momento dell'evento. Gli altri eventi, come il caricamento di un file, vengono registrati una volta completati. 

Copia di file 

Quando copi file, il tipo di azione registrata nel log dipende dal tipo di file:

  • Documenti, Fogli o Presentazioni: vengono registrate le azioni Crea e Modifica per i nuovi file.
  • File in formato Microsoft® Office® e in formati non Google: vengono registrati gli eventi Crea per i nuovi file

Se l'utente utilizza la voce di menu "Crea una copia" in Documenti, Fogli o Presentazioni, viene registrato anche un evento Visualizza per il nuovo file perché viene mostrato all'utente.

File di Drive condivisi

Le azioni di visualizzazione del Cestino e di modifica del tema in un Drive condiviso non vengono registrate nel log.

Stampa di file

Gli eventi di stampa non vengono registrati per i formati file Google (Documenti, Fogli, Presentazioni, Disegni e Moduli). Gli eventi di stampa possono essere registrati come eventi di download durante la stampa di file con l'app Drive da dispositivi Apple® iOS® o Android. 

Download di file

I download dalle seguenti fonti non vengono inclusi nel log:

  • Download di Google Takeout
  • Download nella cache del browser offline
  • Foto sincronizzate per il download da o la visualizzazione in Google Foto
  • Elementi di Drive inviati come allegati email e scaricati mediante il client di posta del destinatario

Visualizzazione dei file

La visualizzazione di file che utilizzano i parametri "/htmlview URL" non viene registrata.

Pubblicazione di file

La pubblicazione sul Web per Documenti, Fogli, Presentazioni e Moduli Google non viene registrata.

Utenti anonimi

Vengono registrate solo le seguenti azioni per gli utenti anonimi, che non hanno eseguito l'accesso a un Account Google e che stanno visualizzando un file con link condiviso:

  • Visualizzazione o modifica di file in Documenti, Fogli, Presentazioni, Disegni e Moduli. Le visualizzazioni di altri tipi di file in Drive non vengono registrate.

Sincronizzazione dei client

Gli eventi di download vengono registrati quando i file vengono copiati tra Drive e un dispositivo locale utilizzando Drive File Stream o Backup e sincronizzazione.

 Filtrabile
Descrizione evento Riepilogo dell'evento, ad esempio: "Mario ha creato un elemento". Non filtrabile
Tipo di elemento Il formato di file previsto dall'attività, ad esempio Documenti, Fogli e Presentazioni Google, JPEG, PDF, PNG, MP4, Microsoft Word, Excel®, PowerPoint®, TXT, HTML, audio MPEG, video QuickTime®, cartella o Drive condivisi. Filtrabile
ID elemento Identificatore univoco dell'elemento di Drive associato all'attività, come memorizzato nel link URL del file. Filtrabile
Visibilità Visibilità dell'elemento di Drive associato all'attività. Filtrabile
Visibilità precedente Visibilità dell'elemento di Drive prima dell'attività. Filtrabile
Utente Indirizzo email principale dell'utente che ha eseguito l'attività. Gli utenti esterni al dominio che avviano gli eventi sono visualizzati come utenti anonimi, tranne se visualizzano o modificano un documento che è stato condiviso esplicitamente con loro (in qualità di singoli utenti o di membri di un gruppo specifico). Filtrabile; funziona anche se viene inserito solo il nome del dominio
Proprietario Utente proprietario del file. Filtrabile
Intervallo data e ora

La data e l'ora in cui si è verificato l'evento, riportati nel fuso orario predefinito del browser.

Nota: la maggior parte degli eventi viene registrata non appena è completata. In alcuni casi, ad esempio per i caricamenti di grandi dimensioni, l'operazione potrebbe richiedere alcuni minuti.

 Filtrabile
Indirizzo IP

Indirizzo dal quale l'utente ha eseguito l'attività. Potrebbe trattarsi della posizione fisica dell'utente, ma anche, ad esempio, di un server proxy o un indirizzo VPN (Virtual Private Network, rete privata virtuale). 

Non viene registrato alcun indirizzo IP per:

  • Eventi avviati da utenti esterni al dominio.
  • Eventi dei servizi che non registrano l'indirizzo IP nelle richieste.
  • Eventi relativi alla ridenominazione o eliminazione di un Drive condiviso.
 Non filtrabile
Fatturabile (Solo per Drive Enterprise) Indica se l'azione dell'utente è un'attività soggetta a fatturazione. Non filtrabile
Visibilità e autorizzazioni di condivisione per i file

Quando un utente del dominio condivide un file, viene aggiunto al log di controllo un evento "Modifica autorizzazioni di condivisione utente".

Per vedere i file condivisi con utenti al di fuori del dominio, in Visibilità, seleziona Condiviso esternamente.

  • Per condividere un file con una persona esterna al dominio che non ha un Account Google, è necessario che l'invitato crei un account. L'evento di modifica delle autorizzazioni di condivisione non viene visualizzato nel log di controllo finché l'invitato non crea l'account e apre il file.
  • Se disattivi la condivisione esterna e un utente condivide una risorsa con un gruppo in cui sono ammessi gli utenti esterni, i dati saranno contrassegnati nel log come Condiviso esternamente. Tuttavia, gli utenti esterni del gruppo non potranno accedere alla risorsa condivisa. Inoltre, questo si verificherà anche se il gruppo non contiene utenti esterni.

Passaggio 3: personalizza ed esporta i dati del log di controllo

Filtrare i dati del log di controllo per utente o attività

Puoi filtrare il log di controllo in modo da visualizzare eventi o utenti specifici. Ad esempio, puoi trovare tutti gli eventi del log relativi all'aggiornamento o all'eliminazione di un file di Drive oppure trovare tutte le attività svolte in Fogli da un utente specifico.

  1. Apri il log di controllo di Drive come descritto sopra.
  2. Fai clic su Aggiungi un filtro.
  3. Seleziona e inserisci i criteri per il filtro e, se necessario, fai clic su Applica.
  4. Per filtrare in base all'unità organizzativa, fai clic su Filtro per organizzazione in alto a destra e seleziona l'unità organizzativa, quindi fai clic su Applica. (facoltativo)
  5. Per specificare un intervallo di date in cui cercare, fai clic su Intervallo di date e seleziona un periodo dall'elenco o inserisci una data e un'ora di inizio e di fine. (facoltativo) Se necessario fai clic su Applica.

Filtrare per unità organizzativa

Puoi filtrare per unità organizzativa per confrontare le statistiche tra le unità organizzative secondarie di un dominio.

  1. Apri il rapporto come descritto sopra.
  2. In alto, fai clic su Filtro per organizzazione.
  3. Seleziona un'unità organizzativa e fai clic su Applica.

Filtrare per data

  1. Apri il rapporto come descritto sopra.
  2. In alto, fai clic su Intervallo di date.
  3. Seleziona un periodo dall'elenco o inserisci una data e un'ora di inizio e di fine.
  4. Se necessario fai clic su Applica.

Anche se cerchi dati precedenti, puoi filtrare solo la gerarchia attuale delle unità organizzative. I dati precedenti al 20 dicembre 2018 non vengono visualizzati nei risultati filtrati.

Esportare i dati del log di controllo

Puoi esportare i dati del log di controllo su Fogli Google o in un file CSV.

  1. Apri il log di controllo come descritto sopra.
  2. (Facoltativo) Per cambiare i dati da includere nell'esportazione, fai clic su Gestisci colonne Gestisci colonne, quindi seleziona o rimuovi le colonne che vuoi esportare e fai clic su Salva.
  3. Fai clic su Scarica Scarica.
  4. In Seleziona colonne, fai clic su Colonne attualmente selezionate o su Tutte le colonne.
  5. In Seleziona formato, fai clic su Fogli Google o su Valori separati da virgole (.csv).
  6. Fai clic su Scarica.

Puoi esportare fino a 100.000 righe in Fogli o in formato CSV.

A quando risalgono i dati che visualizzo?

Per maggiori dettagli sul momento preciso in cui i dati diventano disponibili e sulla durata del periodo in cui vengono conservati, vedi Conservazione dei dati e tempi di attesa.

Passaggio 4: configura gli avvisi email

Puoi tenere traccia di attività specifiche svolte su Drive impostando avvisi. Ad esempio, puoi ricevere un avviso ogni volta che qualcuno crea o elimina un documento.

  1. Apri il log di controllo di Drive come descritto sopra.
  2. Fai clic su Aggiungi un filtro.
  3. Inserisci o seleziona i criteri per il filtro e fai clic su Crea avviso.
  4. Inserisci un nome per l'avviso.
  5. (Facoltativo) Per inviare l'avviso a tutti i super amministratori, in Destinatari, fai clic su Attiva Attiva.
  6. Inserisci gli indirizzi email dei destinatari degli avvisi.
  7. Fai clic su Crea.

Per modificare gli avvisi personalizzati, vedi Avvisi email per gli amministratori.

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