Журнал аудита Диска

Как отслеживать действия пользователей с файлами на Google Диске

Эта функция доступна в версиях Frontline; Business Standard и Business Plus; в одной или нескольких версиях Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade и Plus; G Suite Business; Essentials. Сравнение версий


С помощью журнала аудита Диска администратор может отслеживать действия пользователей из числа сотрудников организации. В журнале содержатся сведения о файлах, созданных пользователями в Google Документах, Таблицах, Презентациях и других приложениях Google Workspace, а также о файлах, загруженных на Диск (например, PDF-файлы или файлы Microsoft Word). 

Вы можете использовать Activity API для программного доступа к базовым данным отчетов. Если ваша версия Google Workspace поддерживает такую возможность, воспользуйтесь новым Reports API для доступа к дополнительным данным отчетов Google Workspace.

Важная информация

  • Подробная информация о сроках хранения данных в журнале и задержках приведена в этой статье
  • События аудита Диска регистрируются только для файлов, принадлежащих пользователям с поддерживаемыми версиями. 

Как открыть журнал аудита Диска

  1. Войдите в консоль администратора Google.

    Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Отчеты.
  3. В левой части страницы нажмите Аудита затемДиск.
  4. Чтобы выбрать данные для отображения справа, нажмите "Управление столбцами" "". Укажите, какие столбцы должны отображаться, а какие следует скрытьа затемнажмите Сохранить.

Как интерпретировать данные в журнале аудита Диска

Доступная информация

Журналы аудита Диска создаются на основе перечисленных ниже данных.

Тип данных Описание Фильтрация в консоли администратора
Название события

Действие пользователя, например просмотр, переименование, создание, редактирование, предварительный просмотр, печать, обновление, удаление, загрузка, скачивание файла Диска или предоставление к нему доступа.

Большинство действий регистрируются сразу. Если файл открывали с помощью средства просмотра документов на Google Диске, запись об этом появится в течение 12 часов. Сведения об автоматическом удалении файлов Google Диском и очистке корзины записываются в журнал. Другие события, такие как загрузка файла, регистрируются после их завершения.

Копирование файлов 

Действия, которые регистрируются в журнале аудита при копировании файлов, зависят от их типа:

  • Файлы Документов, Таблиц и Презентаций: для нового файла регистрируются действия "Создание" и "Изменение".
  • Файлы Microsoft Office и других форматов (не Google): регистрируется только действие "Создание".

Если пользователь выполняет действие "Создать копию" в Документах, Таблицах или Презентациях, действие "Просмотр" также регистрируется, так как сделанная копия открывается у пользователя.

Файлы общего диска

Просмотр корзины и изменение темы на общем диске не регистрируется.

Печать файлов

Печать файлов в формате Google (Документы, Таблицы, Презентации, Рисунки и Формы) не регистрируется. Если файл распечатывали с помощью приложения "Диск" на устройстве iPhone, iPad или Android, это событие может быть зарегистрировано как скачивание. 

Скачивание файлов

В журнале не регистрируются следующие действия:

  • скачивание данных через Google Архиватор;
  • сохранение данных в офлайн-кеш браузера
  • скачивание фотографий из Google Фото, их просмотр и синхронизация;
  • отправка файлов Диска по электронной почте и скачивание этих документов через почтовый клиент получателя.

Просмотр файлов

Просмотр файлов с использованием параметров /htmlview, /embed, /revisions и других специальных URL теперь регистрируется как событие просмотра.

Публикация файлов

Публикация в Интернете файлов Google Документов, Таблиц, Презентаций и Форм не регистрируется.

Анонимные пользователи

Для анонимных пользователей, которые не вошли в аккаунт Google и просматривают файл с доступом по ссылке, регистрируются только следующие действия:

  • редактирование файлов в Документах, Таблицах, Презентациях, Рисунках и Формах.

Не регистрируется:

  • просмотр файлов других типов на Диске;
  • скачивание файлов любых типов.

Клиенты синхронизации

Когда файлы копируются между Диском и локальным устройством с помощью приложения "Google Диск для компьютеров" или "Автозагрузка и синхронизация", регистрируются действия скачивания.

Да
Описание события Краткое описание события, например "Пользователь Иван создал объект". Нет
Тип объекта Тип файла, с которым связано действие, например файл Google Документов, Таблиц или Презентаций, файл JPEG, PDF, PNG, MP4, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, TXT или HTML, аудиофайл MPEG, видео QuickTime, папка или общий диск. Да
Идентификатор объекта Указанный в URL идентификационный номер объекта на Диске, с которым связано действие. Да
Доступ Параметры доступа к объекту на Диске, с которым связано действие. Да
Предыдущие настройки доступа Параметры доступа к объекту на Диске до выполнения действия. Да
Пользователь Основной адрес электронной почты пользователя, совершившего действие. Внешние пользователи, инициирующие события, регистрируются как анонимные, за исключением случаев, когда они просматривают или редактируют документ, к которому им был предоставлен доступ явным образом (как отдельному пользователю или участнику определенной группы). Да; фильтрация также работает, если указано только доменное имя
Посетитель Значение "Да" указывает, что действие выполнено пользователем, не выполнившим вход в аккаунт Google. "Нет" означает, что действие выполнено пользователем Google.Подробнее о том, как предоставлять посетителям доступ к документам Да
Владелец Пользователь, которому принадлежит файл. Да
Дата

Дата и время события (указываются в часовом поясе, используемом по умолчанию в браузере).

Примечание. Большинство событий регистрируются сразу после их завершения. Однако регистрация некоторых событий, например больших загрузок, может занять некоторое время.

Да
IP-адрес

Адрес, с которого пользователь совершил действие. Обычно IP-адрес соответствует физическому местоположению пользователя, но это может быть и адрес прокси-сервера или виртуальной частной сети (VPN). 

IP-адреса не регистрируются в журнале, если события:

  • инициированы внешними пользователями;
  • исходят от сервисов, которые не включают IP-адрес в запросы;
  • относятся к переименованию или удалению общего диска.
Нет
Оплачивается Вниманию подписчиков Essentials: является ли действие пользователя платным. Нет

Настройка разрешений для совместного доступа к файлам

Когда пользователь в домене предоставляет доступ к файлу, в журнале аудита регистрируется событие "Изменение разрешений на общий доступ для пользователей".

Чтобы узнать, какие файлы доступны за пределами домена, в раскрывающемся списке Доступ выберите Доступно за пределами домена.

  • Если у внешнего пользователя, который получил доступ к файлу, нет аккаунта Google, он не сможет поделиться этим файлом. В журнале аудита событие "Изменение разрешений на общий доступ для пользователей" отобразится, только когда такой пользователь создаст аккаунт и откроет файл.
  • Если вы отключите предоставление внешнего доступа к файлам, документ, отправленный группе, которая открыта для внешних пользователей, будет помечен в журнале как Доступно за пределами домена. Однако получить к нему доступ внешние участники группы не смогут. Эта пометка в журнале отобразится, даже если в группе нет внешних участников.

Названия событий

Чтобы отфильтровать данные по событию, на панели Добавить фильтр выберите Название события. В журнале аудита будут показаны все записи об этом событии за указанный вами период времени. События имеют понятные названия, разъясняющие их суть.

Когда данные становятся доступны и как долго они хранятся?

Подробная информация приведена в статье Сроки хранения данных и задержки.

Статьи по теме

 


Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.

 

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?

Требуется помощь?

Войдите в свой аккаунт, чтобы мы могли предоставить вам дополнительные варианты поддержки и быстрее решить вашу проблему.

Поиск
Удалить поисковый запрос
Закрыть поиск
Приложения Google
Главное меню
Поиск по Справочному центру
true
73010
false