Cómo funciona la estructura organizativa

Inicialmente, en la consola de administración de Google, todos los usuarios y dispositivos se colocan en una sola unidad organizativa. Los ajustes que establezcas en la consola de administración se aplican a esta organización de nivel superior y, por lo tanto, a todos los usuarios y dispositivos de tu cuenta.

Aplicar ajustes a grupos de usuarios o dispositivos

Para aplicar ajustes diferentes a determinados usuarios o dispositivos, colócalos en una organización secundaria, debajo del nivel superior. Los ajustes que se definen en una organización se aplican a los usuarios y dispositivos que hay en ella. Por lo tanto, para evitar que una organización secundaria herede los ajustes de la principal, debes aplicar a la secundaria cualquier ajuste que sea específico de ella.

  • Ejemplo: Los usuarios de la organización de nivel superior tienen que usar Gmail, Hangouts de Google y Google Drive. Los usuarios de la organización secundaria deben heredar Gmail y Drive, pero tener Hangouts de Google desactivado.
  • Recomendación: Crea las organizaciones de usuarios por un lado, y las de dispositivos por otro. De este modo, podrás personalizar los ajustes de los dispositivos gestionados y los usuarios gestionados según sea necesario.

Aplicar ajustes a un usuario o dispositivo

Para cambiar la configuración de un único usuario o dispositivo, crea una organización que solo lo incluya a él. El usuario o dispositivo pertenecerá a una sola unidad organizativa y heredará la configuración de dicha organización.

Opciones para grandes empresas

Si gestionas una gran cantidad de usuarios o sincronizas tu directorio LDAP, usa grupos de acceso para activar servicios en las organizaciones. Por ejemplo, supongamos que has desactivado YouTube en todas las unidades organizativas, pero algunos usuarios de los departamentos de marketing y ventas necesitan utilizarlo. Tienes dos opciones:

  • Mover los usuarios a otra organización y activar el servicio en ella.  
  • Añadir los usuarios a un grupo de acceso que tenga activado el servicio.
    De este modo, todos los usuarios del grupo pueden acceder al servicio, incluso si está desactivado en su organización o los usuarios forman parte de organizaciones distintas. Con los grupos de acceso, puedes activar servicios sin tener que cambiar tu estructura organizativa. Para obtener información sobre cómo utilizar los grupos de acceso, consulta el artículo Controlar el acceso a G Suite y servicios de Google con grupos.

Construir una jerarquía

Puedes crear tantas unidades organizativas como quieras, ya sea al mismo nivel o como parte de una jerarquía. Cada organización secundaria hereda los ajustes de la principal, pero puedes personalizarlos después. Al cambiar un ajuste en un nivel superior, cambia también en todas las organizaciones secundarias que lo heredan. No obstante, los ajustes personalizados no se modifican.

Si tienes varios dominios

Puedes incluir usuarios de todos tus dominios en una unidad organizativa. De hecho, todos estos usuarios están inicialmente en la misma organización de nivel superior. Para cambiar los ajustes de los usuarios de un dominio determinado, crea una organización únicamente para ellos.

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