新增或刪除備用電子郵件地址 (電子郵件別名)

我們需要確認您瀏覽的是正確頁面。 這些步驟的適用對象是負責為公司、學校或其他團體管理 Gmail 帳戶的管理員。如要透過個人 gmail.com 帳戶使用電子郵件別名,請按照這個網頁的步驟操作

本文內容:

管理員可以為使用者建立備用電子郵件地址 (即「電子郵件別名」),讓使用者可以透過其他地址收發電子郵件。您最多可為每位使用者新增 30 個電子郵件別名,不需額外付費。
 

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有了電子郵件別名,使用者就能輕鬆在 Google Workspace 帳戶中讀取及寄發傳送至其他電子郵件地址的郵件。舉例來說,如果銷售和支援人員想要一個簡單好記的公開電子郵件地址 (例如 sales@solarmora.com 或 support@solarmora.com),這時別名就能派上用場。

使用者登入的是 Google Workspace 帳戶,而非電子郵件別名。舉例來說,Solarmora.com 的管理員為小蜜指派了 support@solarmora.com 這個電子郵件別名,她只要登入自己的帳戶 (emily@solarmora.com),即可閱讀及回覆傳送至 support@solarmora.com 的郵件。

何時該使用備用電子郵件地址 (電子郵件別名)?

電子郵件別名對於剛起步的小型企業來說相當實用。舉例來說,一人公司可以建立像 info@solarmora.com、billing@solarmora.com、sales@solarmora.com 這樣的三個別名,分別用來回應客戶諮詢、處理帳單及管理銷售事宜。由於電子郵件別名僅指派給一名使用者,寄到別名的電子郵件會傳送至該使用者的主要電子郵件收件匣。

以下提供一些例子:

  • 貴機構的某位使用者同時擔任多個角色:您可以為多個角色建立別名,這樣就不必使用不同電子郵件帳戶,在多個收件匣之間切換。舉例來說,阿力的電子郵件地址是 alex@solarmora.com。他想要使用另一個電子郵件地址來回覆行銷問題,因此建立了 marketing@solarmora.com 這個電子郵件別名。這樣一來,阿力就能在收件匣中查看傳送至這兩個地址的郵件。
  • 需要臨時電子郵件地址:使用別名註冊特定服務或執行臨時專案。
  • 某位員工已離職,而您刪除了對方的帳戶:如要接收傳送至舊員工電子郵件地址的任何郵件,請將對方的舊電子郵件地址對應至您要接收相關郵件的地址。瞭解詳情

 
提示:如果您需要讓多位使用者共用電子郵件地址,建議您改用「Gmail 委派功能」。瞭解如何「委派使用者的電子郵件地址」。

事前須知

  • 多位使用者無法共用電子郵件別名。
  • 備用電子郵件地址 (別名) 不是 Google 帳戶,因此您無法透過電子郵件別名地址登入及存取 Google 服務,例如 Google 雲端硬碟。
  • 您不能使用與機構現有 Google 帳戶相同的名稱來建立別名。舉例來說,如果您建立了名為 sales@solarmora.com 的 Google 帳戶,則無法建立 sales@solarmora.com 這個別名。
  • 您最多可為每位使用者新增 30 個別名,不需額外付費。
  • 電子郵件別名並非私人資料,其他使用者有時也會看到這項資訊。舉例來說,當收件者在 Gmail 中搜尋來自 bill@solarmora.com 的郵件時,搜尋結果中可能也會包含來自該帳戶別名 (sales@solarmora.com) 的郵件。

為使用者新增電子郵件別名

提示:您可以試著使用首頁快速連結,在管理控制台首頁中點選「建立備用電子郵件地址 (電子郵件別名)」接下來 輸入使用者名稱 接下來 按一下「繼續」接下來 執行下方的步驟 5。

  1. 登入 Google 管理控制台

    請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台首頁中前往 [使用者]
  3. 如要開啟使用者設定頁面,請按一下使用者名稱。

    如需在清單中尋找使用者的相關說明,請參閱「尋找使用者帳戶」。

  4. 按一下「新增備用電子郵件地址」
  5. 按一下「備用電子郵件」,輸入別名的名稱 (也就是地址中 @ 符號前面的部分),然後視需要選取網域。

    針對您要為使用者新增的每個別名重複上述步驟。

  6. 按一下「儲存」

在 24 小時內 (通常會更快),使用者就會開始收到傳送至這個地址的電子郵件。

移除使用者的電子郵件別名

  1. 登入 Google 管理控制台

    請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台首頁中前往 [使用者]
  3. 如要開啟使用者設定頁面,請按一下使用者名稱。

    如需在清單中尋找使用者的相關說明,請參閱「尋找使用者帳戶」。

  4. 按一下「新增備用電子郵件地址」
  5. 按一下別名旁邊的「移除」圖示 ""

    注意:如果您沒有看到「移除」選項,表示該別名已自動新增為網域別名。由於網域別名適用於所有使用者,您無法只為單一使用者移除網域別名,而必須改為直接移除網域別名。詳情請參閱「將網域從 Google Workspace 帳戶中移除」。

  6. 按一下「儲存」

系統最多可能需要 24 小時才會移除別名。

在管理控制台中找出使用者的電子郵件別名

  1.  
    登入 Google 管理控制台

    請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台首頁中前往 [使用者]
  3. 依序按一下使用者 接下來「新增備用電子郵件地址」

    如需在清單中尋找使用者的相關說明,請參閱「尋找使用者帳戶」。

  4. 按一下「顯示所有備用電子郵件地址」

使用者如何透過別名傳送電子郵件

如要透過別名傳送電子郵件,使用者必須在 Gmail 中設定自訂「寄件者」地址。這項工作是由使用者執行,不會在管理控制台中顯示。如要設定「寄件者」地址,您可以請使用者參閱「透過不同地址或別名傳送電子郵件」一文。

雖然只有一位使用者可以使用別名接收郵件,但如果多位使用者設定了自訂「寄件者」地址,他們還是可以透過別名傳送電子郵件。視您的使用者身分而定,您必須在 Gmail 中勾選或取消勾選「視為別名」方塊。詳情請建議使用者參閱「我該在 Gmail 中取消勾選『視為別名』嗎?

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