本文內容:
管理員可以為使用者建立備用電子郵件地址 (即「電子郵件別名」),讓使用者可以透過其他地址收發電子郵件。您最多可為每位使用者新增 30 個電子郵件別名,不需額外付費。
有了電子郵件別名,使用者就能輕鬆在 Google Workspace 帳戶中讀取及寄發傳送至其他電子郵件地址的郵件。舉例來說,如果銷售和支援人員想要一個簡單好記的公開電子郵件地址 (例如 sales@solarmora.com 或 support@solarmora.com),這時別名就能派上用場。
使用者登入的是 Google Workspace 帳戶,而非電子郵件別名。舉例來說,Solarmora.com 的管理員為小蜜指派了 support@solarmora.com 這個電子郵件別名,她只要登入自己的帳戶 (emily@solarmora.com),即可閱讀及回覆傳送至 support@solarmora.com 的郵件。。
何時該使用備用電子郵件地址 (電子郵件別名)?
電子郵件別名對於剛起步的小型企業來說相當實用。舉例來說,一人公司可以建立像 info@solarmora.com、billing@solarmora.com、sales@solarmora.com 這樣的三個別名,分別用來回應客戶諮詢、處理帳單及管理銷售事宜。由於電子郵件別名僅指派給一名使用者,寄到別名的電子郵件會傳送至該使用者的主要電子郵件收件匣。
以下提供一些例子:
- 貴機構的某位使用者同時擔任多個角色:您可以為多個角色建立別名,這樣就不必使用不同電子郵件帳戶,在多個收件匣之間切換。舉例來說,阿力的電子郵件地址是 alex@solarmora.com。他想要使用另一個電子郵件地址來回覆行銷問題,因此建立了 marketing@solarmora.com 這個電子郵件別名。這樣一來,阿力就能在收件匣中查看傳送至這兩個地址的郵件。
- 需要臨時電子郵件地址:使用別名註冊特定服務或執行臨時專案。
- 某位員工已離職,而您刪除了對方的帳戶:如要接收傳送至舊員工電子郵件地址的任何郵件,請將對方的舊電子郵件地址對應至您要接收相關郵件的地址。瞭解詳情
提示:如果您需要讓多位使用者共用電子郵件地址,建議您改用「Gmail 委派功能」。瞭解如何「委派使用者的電子郵件地址」。
事前須知
- 多位使用者無法共用電子郵件別名。
- 備用電子郵件地址 (別名) 不是 Google 帳戶,因此您無法透過電子郵件別名地址登入及存取 Google 服務,例如 Google 雲端硬碟。
- 您不能使用與機構現有 Google 帳戶相同的名稱來建立別名。舉例來說,如果您建立了名為 sales@solarmora.com 的 Google 帳戶,則無法建立 sales@solarmora.com 這個別名。
- 您最多可為每位使用者新增 30 個別名,不需額外付費。
- 電子郵件別名並非私人資料,其他使用者有時也會看到這項資訊。舉例來說,當收件者在 Gmail 中搜尋來自 bill@solarmora.com 的郵件時,搜尋結果中可能也會包含來自該帳戶別名 (sales@solarmora.com) 的郵件。
為使用者新增電子郵件別名
提示:您可以試著使用首頁快速連結,在管理控制台首頁中點選「建立備用電子郵件地址 (電子郵件別名)」 輸入使用者名稱
按一下「繼續」
執行下方的步驟 5。
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- 在管理控制台首頁中前往 [使用者]。
- 如要開啟使用者設定頁面,請按一下使用者名稱。
如需在清單中尋找使用者的相關說明,請參閱「尋找使用者帳戶」。
- 按一下「新增備用電子郵件地址」。
- 按一下「備用電子郵件」,輸入別名的名稱 (也就是地址中 @ 符號前面的部分),然後視需要選取網域。
針對您要為使用者新增的每個別名重複上述步驟。
- 按一下「儲存」。
在 24 小時內 (通常會更快),使用者就會開始收到傳送至這個地址的電子郵件。
移除使用者的電子郵件別名
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- 在管理控制台首頁中前往 [使用者]。
- 如要開啟使用者設定頁面,請按一下使用者名稱。
如需在清單中尋找使用者的相關說明,請參閱「尋找使用者帳戶」。
- 按一下「新增備用電子郵件地址」。
- 按一下別名旁邊的「移除」圖示
。
注意:如果您沒有看到「移除」選項,表示該別名已自動新增為網域別名。由於網域別名適用於所有使用者,您無法只為單一使用者移除網域別名,而必須改為直接移除網域別名。詳情請參閱「將網域從 Google Workspace 帳戶中移除」。
- 按一下「儲存」。
系統最多可能需要 24 小時才會移除別名。
在管理控制台中找出使用者的電子郵件別名
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- 在管理控制台首頁中前往 [使用者]。
- 依序按一下使用者
「新增備用電子郵件地址」。
如需在清單中尋找使用者的相關說明,請參閱「尋找使用者帳戶」。
- 按一下「顯示所有備用電子郵件地址」。
使用者如何透過別名傳送電子郵件
如要透過別名傳送電子郵件,使用者必須在 Gmail 中設定自訂「寄件者」地址。這項工作是由使用者執行,不會在管理控制台中顯示。如要設定「寄件者」地址,您可以請使用者參閱「透過不同地址或別名傳送電子郵件」一文。
雖然只有一位使用者可以使用別名接收郵件,但如果多位使用者設定了自訂「寄件者」地址,他們還是可以透過別名傳送電子郵件。視您的使用者身分而定,您必須在 Gmail 中勾選或取消勾選「視為別名」方塊。詳情請建議使用者參閱「我該在 Gmail 中取消勾選『視為別名』嗎?」