Ten artykuł nie dotyczy przenoszenia treści z dysków współdzielonych ani na te dyski. Więcej informacji: Przenoszenie treści na dysk współdzielony.
Foldery udostępnione różnią się od dysków współdzielonych. Przeniesienie elementu z folderu udostępnionego może zmienić ustawienia jego widoczności i dotyczące go uprawnienia. Zamiast korzystać w organizacji z folderów udostępnionych, rozważ używanie dysków współdzielonych.
Uwaga: jeśli przeniesiesz foldery zawierające dużo plików lub podfolderów, to przesłanie wszystkich elementów do nowej lokalizacji może trochę potrwać.
Zanim zaczniesz
Aby przenieść pliki lub foldery z folderu udostępnionego na Mój dysk:
- Pamiętaj, żeby udostępniać elementy z uprawnieniem Może edytować.
- Włącz dla pliku lub folderu ustawienie Edytorzy mogą udostępniać pliki i zmieniać uprawnienia do nich. Instrukcje znajdziesz w artykule Ograniczanie opcji udostępniania plików z Dysku.
Uprawnienia do plików
Gdy przenosisz plik lub folder z folderu udostępnionego do Mojego dysku, zostaje on przeniesiony, a nie skopiowany. Przenoszona treść jest więc usuwana z folderu udostępnionego. W efekcie:
- Wszystkie uprawnienia odziedziczone przez przenoszoną treść z folderu udostępnionego zostaną usunięte. Treść odziedziczy nowe uprawnienia z folderu docelowego (oprócz innych ustawionych uprawnień).
- Przeniesione pliki lub foldery nie będą już widoczne dla użytkowników w folderze udostępnionym.
Przykład
- Plik został udostępniony użytkownikom A i B.
Użytkownicy A i B mają dostęp do pliku bez względu na miejsce, w którym się znajduje. - Plik przechowywany w folderze X został udostępniony użytkownikom A i C.
Dostęp do pliku mają użytkownicy A, B i C. - Plik udostępniony użytkownikowi D został przeniesiony do folderu Y.
Użytkownicy A, B i D mają dostęp do pliku, ale użytkownik C nie widzi go już w folderze X ani nie ma do niego dostępu.
Powiadomienia o przenoszeniu plików
Gdy użytkownik będzie przenosić plik z folderu udostępnionego na Mój dysk, przed dokonaniem przeniesienia zobaczy komunikat. Pomaga to zmniejszyć ryzyko przypadkowego przeniesienia plików przez użytkownika i usunięcia dostępu do plików dla innych osób.
Jeśli użytkownik będzie kontynuował przenoszenie, zobaczy kolejny komunikat powiadamiający o zmianie i umożliwiający cofnięcie operacji.
Użytkownicy mogą też śledzić aktywność związaną z plikami i folderami w Moim dysku – mają możliwość zobaczyć historię wprowadzonych zmian, w tym informacje o przeniesieniu plików. Oznacza to, że jeśli udostępnisz folder z Mojego dysku i ktoś przeniesie plik z folderu udostępnionego, to w historii aktywności znajdziesz informację o usunięciu pliku. W ramach tych informacji zawarte są dane osoby przenoszącej oraz czas przeprowadzenia tej operacji.
Co powinna zrobić Twoja organizacja?
Jeśli Twoja organizacja nie korzysta z rozległej struktury folderów udostępnionych, najprawdopodobniej nie musisz podejmować żadnych działań. Organizacje, które intensywnie korzystają z folderów udostępnionych, mogą:
- Rozważyć używanie w organizacji dysków współdzielonych zamiast folderów udostępnionych – zapoznaj się z artykułem Co to są dyski współdzielone?.
- Ograniczyć foldery udostępnione tylko do ustawienia dostępu Może wyświetlać – jeśli użytkownik ma uprawnienia tylko do wyświetlania folderu, nie może dodawać do niego plików ani ich usuwać. W ten sposób najłatwiej zapobiec dodawaniu treści do folderu i ich usuwaniu. Opracuj też proces biznesowy pozwalający na identyfikowanie osób z ustawieniem udostępniania Może edytować dla folderu udostępnionego. Możesz też poinformować użytkowników, aby ostrożnie przyznawali dostęp do folderów udostępnionych.
- Dodawać skróty (a nie przenosić pliki) – poinstruuj użytkowników, aby dodawali skróty do plików, jeśli chcą mieć do nich dostęp z innego folderu. Poproś ich o przeczytanie sekcji Tworzenie skrótu do pliku lub folderu artykułu o porządkowaniu plików na Dysku Google, a także artykułu Znajdowanie plików i folderów za pomocą skrótów Dysku Google.
Wskazówka: jeśli w katalogu głównym Mojego dysku pojawił się element, którego w nim wcześniej nie było, zapoznaj się z sekcją Znajdź plik, który Twoim zdaniem nie został usunięty artykułu o znajdowaniu i przywracaniu plików.
