Dit artikel gaat niet over content verplaatsen uit of naar gedeelde Drives. Zie Content verplaatsen naar een gedeelde Drive.
Gedeelde mappen zijn niet hetzelfde als gedeelde Drives. Als u een item verplaatst uit een gedeelde map kan dit gevolgen hebben voor wie het item kan zien en welke rechten er op het item zijn toegepast. We raden u aan gedeelde Drives te gebruiken in uw organisatie in plaats van mappen te delen.
Opmerking: Als u mappen met veel bestanden of submappen verplaatst, kan het even duren voordat alle items naar de nieuwe locatie zijn verplaatst.
Voordat u begint
Ga als volgt te werk om bestanden of mappen te verplaatsen van een gedeelde map naar Mijn Drive:
- Deel het item met bewerkingsrechten.
- Zet de instelling Bewerkers kunnen rechten wijzigen en items delen aan voor het bestand of de map. Zie Opties voor delen beperken voor Drive-bestanden voor instructies.
Bestandsrechten
Als u een bestand of map vanuit een gedeelde map naar Mijn Drive verplaatst, is dit een verplaatsing, geen kopieeractie. De verplaatste content staat dan niet meer in de gedeelde Drive. Dit zijn hiervan de gevolgen:
- De rechten die de verplaatste content had overgenomen van de gedeelde map, worden verwijderd. De rechten van de nieuwe bestemmingsmap worden overgenomen. Expliciet voor de content ingestelde rechten worden behouden.
- Gebruikers zien de verplaatste bestanden of mappen niet meer in de gedeelde map.
Voorbeeld
- Een gebruiker deelt een bestand met gebruikers A en B.
Beide gebruikers hebben toegang tot het bestand, ongeacht de locatie. - Een gebruiker deelt een bestand in map X met gebruikers A en C.
Gebruikers A, B en C hebben nu toegang tot het bestand. - Een bestand dat is gedeeld met gebruiker D, wordt verplaatst naar map Y.
Nu hebben gebruikers A, B en D toegang tot het bestand, maar gebruiker C kan het bestand niet meer zien in map X en heeft geen toegang meer tot het bestand.
Meldingen bij het verplaatsen van bestanden
Als een gebruiker een bestand vanuit een gedeelde map naar Mijn Drive verplaatst, ziet deze een waarschuwing voordat het bestand wordt verplaatst. Hierdoor is er minder kans dat een gebruiker bestanden per ongeluk verplaatst en daarmee de toegang tot die bestanden door anderen onmogelijk maakt.
Als de gebruiker de bestanden toch verplaatst, verschijnt er een ander bericht, dat de gebruiker informeert over de gevolgen hiervan en de mogelijkheid biedt de actie ongedaan te maken.
Gebruikers kunnen ook de activiteit bijhouden van bestanden en mappen in Mijn Drive voor een overzicht van alle gemaakte wijzigingen, inclusief meldingen als bestanden worden verplaatst. Als u dus een map deelt vanuit Mijn Drive en iemand een item uit de gedeelde map verplaatst, ziet u in de activiteitsgeschiedenis de melding dat het bestand is verwijderd. In de melding staat ook wie het bestand heeft verplaatst en wanneer.
Wat moet uw organisatie doen?
Als uw organisatie geen uitgebreide gedeelde-mapstructuur heeft, hoeft u mogelijk niets te doen. Als uw organisatie echter veel gedeelde mappen gebruikt, raden we u aan het volgende te doen:
- Gedeelde Drives gebruiken in uw organisatie in plaats van mappen te delen: Zie Wat zijn gedeelde Drives?
- Alleen het recht 'Mag bekijken' instellen voor gedeelde mappen: Als gebruikers alleen weergaverechten hebben voor een map, kunnen ze er geen bestanden uit verwijderen of aan toevoegen. Dit is de veiligste manier om te voorkomen dat iemand content aan een gedeelde map toevoegt of eruit verwijdert. We raden u wel aan om een bedrijfsprocedure te maken zodat de juiste mensen de deelinstelling Mag bewerken krijgen voor een gedeelde map. Als alternatief kunt u gebruikers vragen voorzichtig te zijn met anderen bewerkingstoegang te geven tot gedeelde mappen.
- Snelkoppelingen toevoegen in plaats van bestanden te verplaatsen: Vraag uw gebruikers een snelkoppeling te maken als ze een bestand uit een andere map makkelijk willen openen. Vraag ze Een snelkoppeling maken voor een bestand of map en Bestanden en mappen vinden met snelkoppelingen in Google Drive te lezen.
Tip: Als u een item in de hoofdmap in Mijn Drive ziet dat er eerder niet stond, bekijkt u Een bestand terugvinden waarvan je denkt dat je het niet hebt verwijderd.
