Questo articolo non descrive lo spostamento di contenuti da o verso Drive condivisi. Per maggiori dettagli, vedi Spostare contenuti su un Drive condiviso.
Le cartelle condivise sono diverse dai Drive condivisi. Quando si sposta un elemento da una cartella condivisa, gli utenti che possono visualizzarlo e le autorizzazioni applicate all'elemento potrebbero subire variazioni. Valuta l'utilizzo di Drive condivisi nella tua organizzazione anziché la semplice condivisione delle cartelle.
Nota: se sposti cartelle che contengono molti file o sottocartelle, potrebbe essere necessario un po' di tempo per spostare tutti gli elementi nella nuova posizione.
Prima di iniziare
Per spostare file o cartelle da una cartella condivisa in Il mio Drive:
- Accertati di aver condiviso l'elemento con l'accesso Può modificare.
- Attiva l'impostazione Gli editor possono modificare le autorizzazioni e condividere per il file o la cartella. Per le istruzioni, vedi Limitare le opzioni di condivisione sui file di Drive.
Autorizzazioni relative ai file
Quando sposti un file o una cartella da una cartella condivisa a Il mio Drive, gli elementi non vengono copiati ma trasferiti. Ciò significa che i contenuti spostati non si trovano più nella cartella condivisa. Di conseguenza:
- Le eventuali autorizzazioni che i contenuti spostati avevano ereditato dalla cartella condivisa vengono rimosse. I contenuti ereditano nuove autorizzazioni dalla cartella di destinazione, oltre ad altre autorizzazioni impostate esplicitamente.
- Gli utenti non possono più visualizzare i file o le cartelle spostati nella cartella condivisa.
Esempio
- Un utente condivideva un file con gli utenti A e B.
Gli utenti A e B hanno accesso al file, indipendentemente dalla sua posizione. - Un utente condivideva un file memorizzato nella cartella X con gli utenti A e C.
Gli utenti A, B, e C hanno accesso al file. - Un file condiviso con l'utente D viene spostato nella cartella Y.
Gli utenti A, B e D hanno accesso al file, ma l'utente C non lo vede più nella cartella X e non può più accedervi.
Notifiche per lo spostamento dei file
Quando un utente sposta un file da una cartella condivisa a Il mio Drive, vedrà un avviso prima che lo spostamento venga eseguito. Ciò consente di ridurre il rischio di spostamenti accidentali di file da parte dell'utente e di annullamento dell'accesso di altri utenti.
Se l'utente procede con lo spostamento, vedrà un altro messaggio con la notifica della modifica e avrà la possibilità di annullarla.
Inoltre, gli utenti possono monitorare l'attività per file e cartelle in Il mio Drive per verificare la cronologia delle modifiche effettuate, inclusi gli avvisi per gli spostamenti. Pertanto, se condividi una cartella da Il mio Drive e un altro utente sposta un elemento dalla cartella condivisa, verrà visualizzata una notifica relativa alla rimozione del file nella cronologia attività. Nella notifica vengono indicati anche autore e data dello spostamento.
Cosa deve fare la tua organizzazione?
Se la struttura delle cartelle condivise della tua organizzazione non è estesa, potresti non dover fare nulla. Tuttavia, se la tua organizzazione utilizza in modo esteso le cartelle condivise, potresti:
- Valutare l'utilizzo di Drive condivisi nell'organizzazione anziché la semplice condivisione delle cartelle. Leggi Cosa sono i Drive condivisi?
- Bloccare le cartelle condivise esclusivamente sull'accesso "Può visualizzare": se un utente ha l'accesso di sola visualizzazione a una cartella, non può rimuovere o aggiungere file a tale cartella Questo è il modo più sicuro per garantire che nessuno possa aggiungere o rimuovere contenuti da una cartella condivisa. Tuttavia, potrebbe essere necessario implementare una procedura aziendale per identificare le persone che dispongono dell'impostazione di condivisione Può modificare per una cartella condivisa. In alternativa, potresti invitare i tuoi utenti a essere cauti quando concedono l'accesso alle cartelle condivise in modalità di modifica.
- Aggiungere scorciatoie anziché spostare i file: chiedi agli utenti di aggiungere scorciatoie ovunque vogliano accedere a un file da un'altra cartella. Invitali a consultare gli argomenti Creare una scorciatoia per un file o una cartella e Trovare file e cartelle con le scorciatoie di Google Drive.
Suggerimento: se nel livello principale di Il mio Drive è presente un elemento che in precedenza non c'era, leggi Trovare un file che non pensi di avere eliminato.
