透過電子郵件紀錄搜尋功能尋找郵件

支援這項功能的版本:Frontline;Business Starter、Business Standard 和 Business Plus;Enterprise Standard 和 Enterprise Plus;Education Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade 和 Education Plus;Nonprofits;G Suite Business 和 G Suite Basic。 版本比較

本文專供 Google Workspace 管理員參考

本文適用對象為管理員或負責管理機構 (例如公司或學校) 電子郵件系統的使用者。如果您使用的是個人 Gmail 帳戶,且需要協助尋找遺失的 Gmail 郵件,請參閱「Gmail 郵件遺失」一文。

電子郵件記錄搜尋功能 (ELS) 可用來搜尋及查看貴機構使用者收發的電子郵件。您可以搜尋所有郵件,也可以依寄件者、日期或郵件 ID 搜尋特定郵件。您可以選擇將 ELS 結果下載為 Google 試算表或 .csv 檔案。

如要透過 ELS 功能搜尋郵件,您可以利用預先定義的搜尋條件 (使用已為您定義的預設搜尋條件),或利用自訂搜尋 (使用您自己的搜尋條件)。

ELS 不適用於管理客戶 Google Workspace 訂閱方案的經銷商。進一步瞭解 Google Workspace 經銷商

使用 ELS 搜尋郵件

ELS 可協助您尋找遺失的電子郵件,並排解郵件未如預期送達的問題。您也可以檢查郵件傳送後的狀態資訊,包括郵件標籤、郵件位置、郵件是否標示為垃圾郵件,以及郵件是否在傳送後遭到刪除。

ELS 可讓您使用不同類型的條件搜尋郵件:

  • 根據貴機構的寄件者或收件者。
  • 依電子郵件地址、IP 位址或網域。
  • 在預先定義的時間範圍內或指定自訂日期範圍內。
  • 傳送至貴機構的 Google 網路論壇或其他郵寄清單。
使用 ELS 進行搜尋的相關提示

以下是使用 ELS 搜尋郵件的一些實用提示。

搜尋 30 天前郵件的限制

搜尋 30 天前的郵件時,ELS 有以下限制:

  • 無法使用 Google 網路論壇電子郵件地址搜尋郵件。
  • 必須提供收件者電子郵件地址和郵件 ID。
  • ELS 只提供郵件傳送後的狀態。如果是 30 天以前的郵件,您無法查看郵件傳送狀態

搜尋結果上限

ELS 搜尋一次最多可顯示的結果上限:

  • 1,000 封郵件
  • 每封郵件 15,000 個紀錄項目

郵件的記錄項目會顯示每封郵件的傳送步驟狀態。每封郵件中,每位收件者通常會有 5 到 7 個記錄項目。因此,如果郵件傳送給有多位收件者的大型群組,可能會有超過 15,000 個記錄項目。

收到搜尋結果所需的時間取決於搜尋作業傳回的郵件數量。如有大量郵件,ELS 結果最多可能需要 1 個小時才會顯示。

縮小搜尋範圍

如果使用 ELS 搜尋郵件時收件者較多,您可能會收到這則訊息:「傳回的郵件搜尋結果過多,無法全部顯示。建議您限縮搜尋條件。」

如要縮小搜尋範圍,請將郵件收件者做為唯一的搜尋條件。如果您要尋找寄給多位收件者的特定郵件,請使用郵件 ID 和特定收件者進行搜尋。

您也可以新增其他搜尋條件或縮小時間範圍,藉此縮小搜尋範圍。

使用 ELS 預先定義的搜尋條件尋找郵件

  1. 登入 Google 管理控制台

    請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台中,依序點選「選單」圖示  接下來 「報告」接下來「電子郵件記錄搜尋」
  3. 按一下「預先定義的搜尋」分頁標籤。下次使用 ELS 時,系統會預設選取「預先定義的搜尋」分頁。
  4. 在「預先定義的搜尋」分頁中,從「預先定義的搜尋」選單中選取所需選項:
     
    選項 說明
    今天的所有郵件 搜尋今天當地時間凌晨 12 點開始貴機構全體使用者收發的所有郵件。
    從昨天至今的所有郵件 搜尋過去 48 小時內貴機構全體使用者收發的所有郵件。48 小時的時間範圍是從前一天的當地時間凌晨 12 點開始起算。
    過去 7 天內的所有郵件

    搜尋過去 7 天內貴機構全體使用者收發的所有郵件。7 天的時間範圍是從今天的 7 天前當地時間凌晨 12 點開始起算。

    您網域從昨天至今傳送的郵件 搜尋過去 48 小時內從您網域寄出的所有外寄郵件。
    您網域從昨天至今收到的郵件 搜尋過去 48 小時內傳送給您網域中收件者的所有郵件。
  5. 按一下「搜尋」。系統會根據在搜尋結果中傳回的郵件數量,在 1 分鐘到 1 小時內傳回搜尋結果。

使用 ELS 自訂搜尋功能尋找郵件

  1. 登入 Google 管理控制台

    請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台中,依序點選「選單」圖示  接下來 「報告」接下來「電子郵件記錄搜尋」
  3. 按一下「自訂搜尋」分頁標籤。下次使用 ELS 時,系統會預設選取「自訂搜尋」分頁。
  4. 在「自訂搜尋」分頁中,在一或多個欄位中輸入搜尋條件。除了「日期」以外,其他皆為選填欄位,除非所選日期範圍是 30 天前
    欄位 說明
    日期

    選取要搜尋的日期範圍選項 (必填):

    • 現在
    • 從昨天起
    • 最近 7 天
    • 指定範圍:指定過去 30 天內的自訂日期範圍。
    • 超過 30 天:如果選取這個選項,您必須輸入收件者的完整電子郵件地址和郵件 ID
    寄件者

    輸入寄件者的完整電子郵件地址、部分電子郵件地址或回覆路徑地址。回覆路徑電子郵件地址會顯示在郵件標頭中。進一步瞭解郵件標頭

    注意事項:

    • 這個欄位不支援萬用字元。
    • 如要使用部分電子郵件地址進行搜尋,至少必須輸入 3 個字元。
    • 如要搜尋完全符合的電子郵件地址,請輸入完整地址並加上引號,例如 "john@solarmora.com"。
    收件者

    搜尋傳送給特定收件者或 Google 網路論壇的郵件。

    如果是收件者,請輸入收件者的完整或部分電子郵件地址:

    • 這個欄位不支援萬用字元。
    • 如要使用部分電子郵件地址進行搜尋,至少必須輸入 3 個字元。
    • 如要搜尋完全符合的電子郵件地址,請輸入完整地址並加上引號,例如 "john@solarmora.com"。

    如果是網路論壇,請使用郵件 ID 搜尋傳送至群組電子郵件地址的郵件。群組電子郵件地址搜尋中的 ELS 結果,不包含傳送給個別群組成員的郵件資訊。

    寄件者 IP

    輸入郵件寄件者的完整 IP 位址。這個欄位不支援萬用字元。

    注意:使用寄件者 IP 位址進行搜尋時,ELS 結果可能會顯示 Google 外寄 IP 位址,而不是您網域的公開外寄 IP 位址。這是因為 Gmail 是透過 Gmail 伺服器傳送外寄郵件,而該伺服器使用的是 Google 外寄 IP 位址

    收件者 IP

    輸入郵件收件者的完整 IP 位址。這個欄位不支援萬用字元。

    主旨

    輸入郵件主旨行或部分主旨行。這個欄位不區分大小寫。

    郵件 ID

    輸入郵件 ID。

    使用郵件 ID 進行搜尋時,系統會忽略您選取的日期範圍。即使郵件不在所選時間範圍內,系統仍會傳回所有相符的郵件。

    每封電子郵件都會有專屬的郵件 ID。郵件 ID 會顯示在郵件標頭中,並加上郵件 ID 標籤。進一步瞭解郵件標頭
  5. 按一下「搜尋」。系統會根據在搜尋結果中傳回的郵件數量,在 1 分鐘到 1 小時內傳回搜尋結果。

後續步驟

如要瞭解如何解讀 ELS 結果,請參閱「瞭解電子郵件記錄搜尋結果」。

如需匯出 ELS 結果的相關說明,請參閱「匯出電子郵件記錄搜尋結果」。

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